엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

1.          목적

본 절차는 강하넷(주) 자동화장비 사업부 (이하 ‘당사’라 한다)의 품질과 관련된 모든 표준문서 및 자료가 적합한 승인절차를 거쳐 사용 유지되도록 하는데 그 목적이 있다.

2.          적용범위

당사의 품질시스템 업무를 수행하기 위해 사용되는, 도면을 제외한 모든 표준문서와 사외출처문서 또는 자료에 대하여 적용한다.

단, 품질매뉴얼 및 규정은 별도 관리 규정에 따른다. 

3.          용어의 정의

3.1             표준문서

품질시스템 관련 매뉴얼, 절차서, 규정, 지침서, 기준서, 도면, 규격, 품질에 영향을 주는 관련 사양서, CAD자료 등을 표준문서라 하며 전자매체도 포함한다.

3.2             품질자료

문서들을 운영,관리하면서 발생되는 모든 기록 및 데이터 등을 의미하며 전자매체 내 자료도 포함한다.

4.          책임과 권한

4.1             경영자 대리인

4.1.1  품질매뉴얼과 절차서, 규정의 개정, 폐기 등에 대한 최종 승인권을 갖는다.

4.1.2  내부품질감사를 통하여 사내문서 및 자료의 운영관리 상태를 점검하여 결과를   대표이사에게 보고한다.

4.2             품질관리부서장

4.2.1       본 절차서를 수립하고 운영할 책임이 있다.

4.2.2       표준문서의 등록, 배포, 회수, 폐기 및 보관에 대한 책임이 있으며 필요시 문서보관부서를 지정할 수 있다.

4.2.3       등록신청된 표준문서에 대한 검토와 관련부서에 검토 요청할 책임이 있다.

4.2.4       제정된 표준문서 중 매뉴얼과 절차서에 대한 교육을 실시할 책임이 있다.

4.3             각 부서장

4.3.1       부서내 표준문서 및 사외출처 문서를 보관, 유지, 관리할 책임이 있다.

4.3.2       표준문서의 개정 또는 폐기를 기안부서에 요청할 수 있다.

4.3.3       품질관리 부서장의 요청에 따라 표준문서를 검토할 책임이 있다.

4.3.4       표준문서가 부서내에서 효율적으로 수행될 수 있도록 교육, 감독할 책임이 있다.

4.3.5       사외출처 문서 또는 자료의 활용 및 폐기에 대한 승인을 한다.

5.          업무 절차

5.1             문서의 작성방법

5.1.1       문서의 배열순서

[표 1]의 항목 및 배열순서에 따라 기술하여야 하며, 용어의 정의, 책임과 권한, 기록 및 양식, 관련절차 항목에 해당되는 사항이 없는 경우 ‘해당없음’ 또는 ‘N/A’로 표기해야 한다.

       [표 1] 항목 및 배열순서

5.1.2       문서번호 부여방법

1)     본 절차서의 적용을 받는 문서는 다음의 예에 따라 문서번호를 부여한다.

에)           F Q   -    Q M   -   0 2   0 1 

                       ⑴        ⑵ ⑶      ⑷    ⑸  

(1)  강하넷(주)의 품질시스템을 표현하는 것으로 고정불변이다.

(2)  문서작성부서 또는 실무부서를 나타낸다.  구분은 다음과 같다.

① 영업부 : S              ② 기술부 : P                          ③ 자재관리부 : M

④ 관리부 : C             ⑤ 품질관리부 : Q       ⑥ 개발부(설계실) : D ⑦ 공통 : G

(3)  문서분류를 나타낸다.  구분은 다음과 같다. 

① 매뉴얼 : M             ② 절차서 : P     ③ 지침서(공정도) : T         ④ 기준서 : S

⑤ 양식 : F                  ⑥ 규정 : R                   ⑦ 리스트 : L

(4)  해당문서가 속하는 ISO요건의 번호를 나타낸다. (01~20까지)

(5)  문서 일련번호 = 제정순서를 나타낸다.

5.1.3       개정번호 부여방법

개정번호는 제정시 00을 사용하고 1차 개정부터 01을 사용하며, 그 이력관리는 표지양식 FQ-QF-0508을 이용하여 관리한다.

5.1.4       조항번호 및 각종번호 부여방법

별도의 제목이 필요한 경우 조항으로 분류하며, 별도의 제목이 없는 것은 세별번호로 부여한다.

1)      대 조항은                      N.

2)      중 조항은                                   N.N

3)      소 조항은                                               N.N.N

4)     세별번호 위치는 조항끝 번호 다음 위치부터 쓴다.

예)                         1)   2)

  (1)   (2)

     ①   ②

5)   예시의 표시방법은 예)을 문장의 말미에 표시할 수 있으며, 여러 개인 경우 예1), 예2)등 일련번호를 부여하고 기재한다.

6)      그림 및 표의 사용은 하단 중앙에 순번과 제목을 표기한다.

7)      페이지번호 부여방법은 첨부를 페이지로 인정하여 처음인 목차 페이지부터 상단 오른쪽에 번호를 부여한다.

5.2             문서의 검토, 승인

5.2.1       작성되거나 입수된 문서와 자료는 유효성과 적합성을 인정받기 위하여 각 관련 절차서에 정하여진 대로 검토되고 승인되어야 한다.

5.2.2       검토 및 승인되었음을 증명할 수 있는 검토 및 승인자의 날인, 도장, 일자 등이 표기되어야 한다.

5.2.3       문서 및 자료의 개정 시에는 별도의 지정이 없는 한 처음 검토되고 승인된 동일한 조직이나 인원에 의해서 검토되고 승인되어야 한다.

5.3             개정

5.3.1       관련규격/법규/절차의 개정이나 품질시스템의 개선이 필요할 경우에는 문서의 변경이 되어야 한다. 

기록과 DATA, 외부자료는 개정될 수 없다.  단, 오.탈자 등의 실수에 의한 기록과 자료는 최초 내용이 구분될 수 있도록 수정되어 최초 승인된 인원에 의하여 재 승인 받을 수 있다.

5.3.2       발주 후 변경

담당자는 관련부서의 변경신청에 의거 기발행 되어진 발주서상에 변경자의 확인(SIGN)DMF 받은 후 해당업체에 구두 또는 FAX로 발주 변경내용을 유선으로 통보하고 전산처리 한다.

5.4             문서의 배포

5.4.1       품질관리부서는 등록된 문서의 또는 첫 페이지에 청색 STAMP로 “원본”도장(첨부 도장견본표 참조)을 찍는다.

5.4.2       문서의 배포는 COPY한 사본에 적색으로 “관리본” 또는 “비관리본” 도장을 찍고(첨부 도장견본표 참조) 해당 배포처를 지정한 후 원본의 배포처 해당란에 수령확인을 받고 배포한다.

5.4.3       배포된 문서가 최신본 일때는 구문서의 원본은 “폐기” 도장을 찍어 별도 보관하고 그 사본은 각 부서별 자체 폐기한다.  (5.7.4참조)

5.5             문서보관

5.5.1       문서의 원본은 품질관리부서 또는 품질관리부서가 지정한 부서에서 보관한다.

5.5.2       문서의 보관은 다음 경우를 제외하고 원본은 영구 보관하되, 사본은 자체 폐기시킴을 원칙으로 한다.

1)      문서자체에 보관에 관한 별도의 규정이 있는 경우

2)   문서의 개정 횟수가 많거나 개정기간이 상당기간 경과하여 보관의 필요성이 없다고 품질관리부서장이 판단한 경우

5.5.3       문서는 폐기 전까지 원래의 상태가 유지될 수 있도록 최선을 하여야 한다. 

5.6             문서의 개정, 수정

5.6.1       문서의 수정은 기안부서에서 하되 수정자는 수정된 부분에 자필 서명 또는 인장을 날인하고 수정된 사항을 품질관리부서로 통보한다.

5.6.2       품질관리부서는 기안부서의 통보에 따라 문서의 원본을 수정하고 수정사유를 여백에 기록한 후 배포된 문서가 있을 경우 업무협조전으로 통보하여 원본과 일치시키도록 한다.

5.6.3       품질관리부서장은 문서의 수정이 문서내용의 중요변경에 해당할 경우 문서개정 절차에 따르도록 하여야 한다.

5.6.4       문서의 개정은 기안부서 또는 기안부서의 승인을 득한 부서에서 문서등록 신청서의 개정 사유란에 개정내용을 명시 또는 첨부하여 품질관리부서로 신청한다.

5.6.5       개정에 따른 승인, 변경등록, 배포, 보관 등은 5.2항부터 5.5항까지의 문서 개정절차를 따른다.

5.6.6       개정승인을 득한 구문서는 별도의 폐기신청 없이 자동 폐기된다.

5.7             문서의 회수 및 폐기

5.7.1    개정으로 인한 자동폐기를 제외한 문서의 폐기는 기안부서(최초등록신청부서)   또는 기안부서의 승인을 득한 부서에서 문서등록신청서 상에 폐기사유를 명시하여 품질관리부서로 신청한다.

5.7.2    품질관리부서는 폐기신청용 문서등록신청서의 적합성을 검토한 후 최종승인권자의 승인을 득한다.

5.7.3    품질관리부서는 폐기대상이 된 문서의 원본과 문서등록대장에 적색으로 “폐기” 표시를 하고 다른 지정이 없는 한 폐기원본은 영구보관된다.

5.7.4    문서가 폐기되면 승인된 폐기신청용 문서등록신청서를 각 부서에 배포하여 확인한 후 해당문서의 사본은 자체폐기한다.

5.8             사외출처문서의 관리

5.8.1    사외출처문서 또는 자료(이하 “사외문서”라 한다. )를 당사의 품질업무에 활용코저 하는 부서는 해당부서장의 승인을 득한 후 품질관리부서에 사외문서로 등록한 후 회수하여 폐기한다.

5.8.2    사외문서 등록신청은 별도의 양식을 필요로 하지 않으나 해당부서장 승인사항과 관리번호를 확인할 수 있도록 한다.

5.8.3    품질관리부서는 등록신청된 사외문서에 청색 STAMP로 “사외문서등록” 도장을 (첨부 도장견본표 참조) 찍고 사외문서 등록대장에 배포처 내용과 함께 등록한 후 배포한다.

5.8.4    사외문서의 관리는 각 활용부서에서 하되 등록되지 않은 사외문서를 품질업무에 사용하여서는 아니되며, 사외문서의 발행처 또는 작성처와 연계채널을 구성하거나 정기적으로 확인하여 항상 최신본이 사용될 수 있도록 하여야 한다.

5.8.5    사외문서의 폐기는 최초 등록신청한 부서의 요청으로 품질관리부서에서 관련 사외문서를 회수하여 폐기시키고 그 사실을 사외문서 등록대장에 기록한다. 

문서관리규정

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 당사에서 사용하는 각종 문서의 작성, 처리 및 관리, 보존에 관한 사항을 규정함으로써 사무합리화와 업무의 표준화를 기함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 문서의 작성, 처리 및 관리, 보존에 관한 사항은 다른 규정에서 별도로 정한 경우를 제외하고는 이 규정에 따른다. 다만, 긴급 또는 불가피한 사유가 있는 경우에는 임시처리하고 사후 이 규정에 의한 절차를 거친다.

제3조(용어의 정의) 이 규정에서 사용되는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “문서”라 함은 회사의 내부조직 상호간이나 대외적으로 업무상 작성, 시행되는 문서 및 회사에서 접수한 모든 문서를 말한다.

2. “문서주관부서”라 함은 당해 문서의 처리를 담당하는 부서를 말한다.

3. “문서처리부서”라 함은 당해 문서의 처리를 담당하는 부서를 말한다.

제4조(문서화의 원칙) ① 제반사무의 처리는 문서에 의함을 원칙으로 한다.

② 전화 또는 구두로 전언, 조회, 회답 또는 협조가 있는 경우에도 즉시 문서화 하여야 한다.

제5조(주관부서의 업무) 주관부서는 문서에 관하여 다음 각 호와 같은 업무를 처리한다.

1. 문서의 접수 및 발송

2. 문서의 이관 및 보존, 관리

3. 품의문서 및 수발문서의 기장 관리

4. 각 부서에 대하여 문서관리에 관한 지시, 협력, 교육의 실시에 관한 사항

5. 기타 제1조의 목적달성에 필요한 사항

제6조(문서취급자) ① 문서를 적절하고 능률적으로 처리하도록 각 부서장은 당해 부서의 문서취급자를 지정하여 주관부서에 등록하여야 한다.

② 문서취급자의 직무는 다음 각 호와 같다.

1. 문서의 수발과 처리

2. 정당한 결재권자의 결재여부 확인

3. 타부서와의 관련여부 확인

4. 전결구분의 착오여부 확인

5. 문서처리기한의 경과 여부 확인

6. 문서의 분류정리 및 보관에 관한 사항

7. 기타 문서의 취급관리에 있어서 필요한 사항

제7조(문서의 종류) 문서는 그 내용의 중요성과 가치의 정도에 따라 다음과 같이 구분한다.

1. 기밀문서

가. 경영정책상 극비처리가 필요한 문서

나. 업무운영계획 및 방침에 관한 문서와 인사기밀에 관한 문 서

다. 기타 사내에서 특정인 외에는 지득하여서는 아니되는 문서

2. 중요문서

가. 주주총회 의사록

나. 이사회 의사록 및 이사회 승인서

다. 감독관청에 대한 신청서 및 중요보고서와 동 관청으로부터 의 인허가서, 면허증

라. 영업에 관한 중요한 계획서, 협정서, 각서

마. 명령서

바. 정관, 제규정

사. 제권리증

아. 기타 특히 중요하다고 인정되는 중요문서

3. 일반문서

제8조(문서송달의 원칙) 모든 문서는 업무상의 필요에 의해서만 송달될 수 있으며, 정상적인 행정계통에 따라 송달됨을 원칙으로 한다.

제9조(문서의 성립 및 효력발생) 문서는 다른 규정에 특히 규정된 바를 제외하고는 결재권자의 결재로써 성립되고 상대방에 도달함으로써 효력이 발생된다.

제2장 문서의 작성

제10조(용지의 규격 및 여백) ① 문서의 용지는 도면, 통계표 기타 별도로 정한 사항을 제외하고는 A4용지(가로 210mm × 세로 297mm)를 세워서 사용함을 원칙으로 한다.

② 문서의 여백은 위로부터 3cm, 왼쪽으로부터 2cm, 오른쪽 및 아래로부터 1.5cm씩 띄워서 쓴다.

제11조(문서상의 용서) ① 문서는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

② 한글 표기시 뜻이 혼동될 우려가 있는 용어에 관하여는 한자 및 외래어를 사용할 수 있다.

③ 문서에 사용하는 숫자는 아라비아식 표기를 쓰며, 계약서, 영수증등의 금액표시는 한자를 병기한다.

제12조(일시의 표시) 문서에 쓰이는 연, 월, 일의 문서는 생략하고 온점을 찍어서 구분한다.

제13조(항목구분) 문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음 각 호에 의하여 표시하여야 한다.

1. 첫째항목의 구분은 1.2.3.4. ·· ·· ·· 로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가. 나. 다. 라. ·· ·· ·· 로 나누어 표시한 다.

3. 세째항목의 구분은 ⑴. ⑵. ⑶. ⑷. ·· ·· ·· 로 나누어 표시한 다.

4. 네째항목의 구분은 ㈎. ㈏. ㈐. ㈑. ·· ·· ·· 로 나누어 표시한 다.

5. 다섯째항목의 구분은 1). 2). 3). 4). ·· ·· ·· 로 나누어 표시한 다.

6. 여섯째항목의 구문은 가). 나). 다). 라). ·· ·· ·· 로 나누어 표 시한다.

7. 제2호, 제4호 및 제6호의 경우에 하. (하). 하) 이상 계속될 때에는 거. (거). 거), 너. (너). 너) ·· ·· ·· 로 나누어 표시한 다.

제14조(문서의 수정) ① 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 삭제 또는 수정하는 자가 그 부분에 두줄을 긋고 날인하여야 하며, 원문을 식별할 수 있도록 남겨놓아야 한다. 다만, 계약서 기타 중요한 문서를 삭제, 수정할 때에는 그 삭제 또는 수정한 날인 밖에 기재자명을 표시하고 날인하여야 한다.

② 최종결재권자의 결재 후 수정이 불가피한 경우에는 그 사유를 보고하고 수정을 받거나 재결재를 받아야 한다.

제15조(용지와 글의 색깔) ① 문서의 용지는 원칙적으로 백색을 사용한다.

② 도표 및 기타 특수한 경우를 제외하고는 문서에 기입하는 글씨의 색채는 청색 또는 흑색을 사용한다. 적색은 수정 또는 주의, 환기등 특별한 표시를 할 필요가 있을 경우에만 사용한다.

③ 문서작성시 특별한 사유가 있는 외는 소정서식에 PC 또는 WP를 이용, 문안을 기입한다.

제16조(면표시) 문서가 2매이상으로 계속될 때에는 하단 중앙에 전면수와 그 면의 일련번호를 써 넣는다. 다만, 첨부서류는 면의 표시를 따로 하여 전면수를 생략할 수 있다.

제17조(표시) ① “지급” 또는 “인비”등으로 처리하여야 할 문서에 문서의 상부 및 봉투의 좌측상부에 주인을 찍어 해당 표시를 한다.

제18조(요지표시) 문서의 내용이 복잡할 경우에는 부전지에 그 요지를 기록하여 좌측상단에 첨부한다.

제19조(문서의 간인) 결재권자가 다음 각 호에 해당하는 2장이상으로 이루어지는 문서를 결재할 때에는 간인함을 원칙으로 한다.

1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

3. 허가, 인가. 등록등에 관계되는 문서

제3장 문서의 수발 및 처리

제20조(문서수발부) ① 주관부서는 문서발송부와 문서접수부를 비치하여 문서의 접수와 발송상황을 기록 정리한다.

② 회보, 책자, 기타 간행물을 접수할 때에는 발송부의 기록을 생략하고 필요에 따라 간행물 배부표를 따로 비치하여 사용 할 수 있다.

③ 문서발송부의 발송 및 수신번호는 연도별 일련번호를 부여 한다.

제21조(문서의 발송) ① 사외로 발신할 문서는 담당부서장의 결재를 받은 후 주관부서에 제출, 주관부서에서 발송토록 하여야 한다.

② 전항의 발송에 있어서는 문서의 첫면 우측하부에 발송인을 찍은 후 우편 또는 인편으로 발송한다.

제22조(문서의 접수) ① 외부로부터 도착되는 문서는 주관부서에서 접수한다.

② 당직 근무중 접수한 문서는 다음날 출근시간 직후 주관부서에 인계하여야 한다.

③ 팩시밀리로 접수된 문서 또한 제 1,2항에 준한다.

제4장 문서의 통제

제23조(통제자) 문서의 통제를 위하여 주관부서의 장이 전체통제자, 처리부서의 장이 자체통제자가 된다.

제24조(통제방법) 문서를 통제할 때에는 다음 각 호의 사항을 검토하여야 한다.

1. 결재완료 및 전결구분의 적정여부

2. 다른문서의 내용과 중복여부

3. 서식의 적합여부

4. 기안문과 시행문의 대조

5. 탈자. 오자여부

6. 첨부물의 확인

7. 보고통제 범위의 위반여부

제5장 문서의 보존 및 폐기

제25조(보존원칙) 주관부서는 모든 문서철을 연도별, 분류번호별, 보존기간별로 구분하여 보존하여야 한다.

제26조(보존기간) ① 문서의 보존은 영구보존, 10년보존, 5년보존, 3년보존, 1년보존으로 구분한다.

② 문서별 보존기간의 기준은 별도로 정한다.

③ 경리, 자금등 장부, 전표의 보존기간은 각각 그 업무를 주관하는 부서에서 별로로 정할 수 있다.

제27조(보존기간의 산정) ① 보존기간은 처리, 종결된 다음해 1월 1일부터 기산한다. 다만, 기기, 비품등 고정자산 관련문서의 보존기간은 당해 고종자산의 구입, 폐기 또는 매각 후부터 기산한다.

② 처리, 종결이라 함은 다음 각 호와 같다.

가. 기한이 정해져 있는 협정서 또는 권리서류에 있어서는 그 기한이 종료된 것

나. 사고와 소송등에 있어서는 그 사건이 해결된 것

다. 장부류에 있어서는 폐쇄 또는 연도마감 처리된 것

라. 기타 문서의 내용 또는 사항의 효력이 상실 된 것

제28조(보존문서 기록대장) 보존되는 문서의 현황을 파악할 수 있도록 주관부서는 보존문서의 기록대장을 작성, 비치하여야 한다.

제29조(기록관리) 보존문서는 도난, 화재, 분실에 주의하며 환기가 양호한 문서고에 집중보관함을 원칙으로 한다.

제30조(폐기) ① 주관부서는 보존기간이 끝난 문서 또는 보존할 필요가 없는 문서를 조사하여 주무부서와 협의하여 매년 2월말까지 폐기하여야 한다.

② 폐기문서는 보존문서 기록대장에 폐기일자를 기록한 후 소각한다. 다만, 비밀문서나 중요문서를 제외하고는 재생활용할 수 있다.

③ 전항 단서의 규정에 의하여 재생활용하는 폐문서에는 별도로 정하는 폐기인을 날인하여 보존분과 명확히 구별되도록 한다.

부 칙

1. 이 규정은 〇〇년 〇월 〇일부터 시행한다.

(별지 제1호)

서 식 제 원