엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

엑셀 발주서 프로그램 V27 :

회사에서 사용하는 (원)자재의 구매시 사용하는 구매발주서 양식을 프로그램화 한 것입니다. 

발주서 양식에 발주데이터(업체명, 납기, 품명, 규격, 수량, 단가, 금액, 검사방법 및 특기사항)를 작성하면, 데이터를 별도로 보관 관리하는 형태로, 보관된 데이터는 언제든지 다시 찾아볼 수 있읍니다.

발주 품목별, 업체별, 청구자별의 데이터를 기간별로 발주된 내역을 검색할 수 있으며, 상세 분류별로 내역을 분류합니다.

적용하는 단가는 3가지로 분류하여 거래업체별로 각각 다르게 설정할 수도 있으며 단가표를 적용하지 않을 경우에는 직접 입력하여도 됩니다.

* 파일 실행 시 주의사항 (실행메뉴 나타내기)

1. 각 시트의 도움말은 (A1셀)에 메모로 작성되어 있습니다.

   (1) (A1셀)에 마우스를 올리면 나타납니다.

   (2) 기타 중요한 셀에도 메모가 작성되어 있습니다.

2. 파일을 실행 시 "매크로포함(이콘텐츠 사용)"으로 파일을 열어야 정상적으로 작동 합니다.

3. 파일을 실행하면 수식줄 아래 보안경고(옵션) 단추가 나타납니다.

    이 때 '옵션'을 누르고 "이콘텐츠 사용" 하여야 상단 메뉴의 [추가기능] 메뉴를 볼 수 있습니다.

4. 만약 보안경고(옵션)가 나타나지 않으면

   (1) 보안센터에서 설정을 변경하여야 합니다.

   (2) 리본메뉴 - Excel옵션 - 보안센터 - 보안센터설정 - 매크로설정 - 모든 매크로포함

   (3) (2)의 내용이 어려우면 홈페이지의 공지사항을 참조하세요.

5. 본 파일은 엑셀2007 이상에서 사용 가능합니다.

    2003이하는 다운그레이드 하여야 합니다.

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* 파일의 처음 실행순서

1. 샘플데이터로 충분한 연습을 합니다.

2. [설정하기]-[샘플내용 삭제]를 실행하여 기존의 샘플을 삭제합니다.

    일부 집계/분석 내용은 지워지지 않을수도 있으나 데이터 입력 후 집계/분석 실행하면 값이 변경됩니다.

3. {설정}시트에 설정내용 입력

4. [설정하기] 실행

5. {발주서} 데이터 작성-저장....

발주서 시트 :

0. 메뉴버튼 :

   (1) [새로작성] : 새로 작성할 수 있는 형태로 나타냅니다.

   (2) [저장하기] : 작성한 내용을 저장시트에 저장합니다.

   (3) [찾아보기] : 저장된 내용을 찾아 옵니다.

   (4) [계산수식] : 발주서의 금액 등 계산식을 나타냅니다.

   (5) [송부용 파일] : {발주서} 시트만 다른파일로 저장합니다.

   (6) [품명/규격으로 작성] : 품명/규격을 이용하여 작성시 (수정할 때)

   (7) [발주서 삭제] : 저장된 발주서를 삭제합니다.

1. 작성순서

   (1) [새로작성]

   (2) 내용작성

        ① 검수방법 : 풀다운 메뉴입니다. 내용은 데이터-유효성검사에서 변경 가능

        ② 코드번호를 입력하면 품명/규격/단위/단가가 작성되어 집니다.

        ③ 코드번호를 모르는 경우에는

            ⓐ [품명/규격으로 작성]을 실행

            ⓑ 품명+규격 선택

                ※ 규격 : 품명(B21:B70셀)이 작성(입력)되어야 해당되는 규격이 나타납니다.

        ④ 품명 및 규격은 {설정} 시트에 작성한 내용만 입력 가능합니다.

        ⑤ 만약 {설정}시스에 입력되지 않은 내용을 입력시는 

             ⓐ 유효성검사를 해제하시기 바랍니다.

             ⓑ 데이터의 집계 등은 되지 않습니다.

   (3) [저장하기]

2. [새로작성]

   (1) 현재의 내용을 지우고 빈 양식으로 나타냅니다.

   (2) 번호는 자동으로 증가되며, 일련번호로 나타냅니다.

   (3) 적용단가

        ① {설정}시트에서 3가지로 구분합니다.(적용단가 A,B,C)

        ② 해당 거래업체별로 {설정}시트에서 설정한 단가를 찾아 적용합니다.

        ③ 업체명(C9셀)을 다시 선택하면 선택한 업체의 적용단가가 계산됩니다.

   (4) 업체명(C9셀)을 선택하면 연락처 등 정보를 찾아 나타냅니다.

   (5) 청구자(J11셀)를 입력하면 담당자(H11셀)를 찾아옵니다. 청구팀/현장명/사용처 등으로 사용하세요.

   (6) 코번번호를 입력하면 품명/코드번호/단위/단가/금액/VAT 등은 수식에 의해서 자동으로 나타냅니다.

3. [저장하기] 

   (1) 발주내용을 {발주목록} 시트에 저장합니다.

   (2) 이미 작성된 내역이 있을경우, 기존의 작성된 내역을 수정하여 저장합니다.

4. [찾아보기] 

   (1) {발주목록} 시트에 저장된 내용을 찾아 옵니다.

   (2) [스핀단추(화살표)]를 클릭하면 작성된 내용을 순서대로 보여줍니다.

   (3) 우측의 (작성된 리스트)는 지금까지 작성 저장된 내용으로 참조를 위한 것입니다.

   (4) 번호(F7셀)를 직접 입력하고 [찾아보기]를 실행해도 됩니다.

5. [계산수식]

   (1) 거래업체 관련내용 및 금액 등의 계산식을 나타냅니다.

   (2) 이미 저장된 내용을 찾아와 수정할 경우에 사용하세요.

6. 기타

   (1) [발송용 파일]

        ① {발주서} 시트만 (다른이름으로 저장) 합니다.

        ② 거래업체에 이메일 등으로 발주서를 송부할 때 사용하세요.

        ③ 업체별로 파일을 만듭니다. (없으면 자동생성)

        ④ 파일이 있으면 기존 파일에 시트만 추가 생성합니다.

        ⑤ 시트의 기준은 작성일자를 기준으로 합니다. 작성이 같으면 기존 내용을 덮어쓰기 합니다.

        ⑥ 발송용 파일에는 코드번호를 숨기기 합니다. 

   (2) [품명/규격으로 작성]

        ① 사용범위 : 21행~70행

        ② 품명 및 규격을 선택하면 코드번호/단위/단가/금액/VAT등의 수식이 나타납니다.

        ③ 작성된 내용을 변경할 경우 사용하세요.

   (3) [발주서 삭제]

        ① 현재 번호로 등록된 내용을 {발주목록}시트에서 삭제합니다.

        ② 번호는 삭제하지 않습니다.

   (4) 발주서 내용의 수정

        ① [찾아보기] 또는 스핀단추로 해당 발주서를 찾습니다.

        ② [품명/규격으로 작성] 또는 [계산수식]을 실행

        ③ (내용수정)

        ④ [저장하기] 순으로 하세요.

   (5) (내역입력란)의 숨기기 조절

        ① 우측에 있는 스핀단추(화살표) 버튼을 클릭

        ② 행 숨기기가 한줄씩 실행됩니다.

        ③ 행이 숨기기되어 있어도 내용이 작성되었다면 저장/찾기/계산을 합니다.

        ④ 31행~70행까지만 숨기기 가능합니다.

   (6) 형식의 변경

        ① 이 파일의 모든 셀서식은 사용자에 맞게 설정변경 하세요. (셀서식, 숨기기, 창고정 등)

        ② 단 행/열/셀의 추가 삽입/삭제는 금지합니다.

발주목록 시트 : (내용작성 없음)

0. 메뉴버튼 : 없슴

1. 데이터의 저장 공간입니다.

2. 데이터의 수정은 {발주서}시트에서 하여야 합니다.

3. 여기의 데이터를 임의로 삭제하면 {발주서}시트에서 찾아올 수 없습니다. 

분류_업체.품목.청구 시트 : (내용작성 없음)

0. 메뉴버튼

   (1) [업체 전체] : 저장된 발주내역을 작성일/납기일 기준하여 발주업체별로 분류합니다.

   (2) [업체 상세] : 저장된 발주내역을 작성일/납기일 기준하여 발주업체별로 분류합니다.

   (3) [품목 전체] : 저장된 발주내역을 작성일/납기일 기준하여 품목별로 분류합니다.

   (4) [품목 상세] : 저장된 발주내역을 작성일/납기일 기준하여 품목별로 분류합니다.

   (5) [청구자 전체] : 저장된 발주내역을 작성일/납기일 기준하여 청구팀(프로젝트/현장)별로 분류합니다.

   (6) [청구자 상세] : 저장된 발주내역을 작성일/납기일 기준하여 청구팀(프로젝트/현장)별로 분류합니다.

1. 분류방법

   (1) 분류기간(G2:H2셀) 입력 하세요.

   (2) 작성일별 및 납기일별 두가지로 분류합니다.

   (3) 분류기간을 월단위로 입력할 경우에는 스핀단추(화살표) 버튼을 활용하세요. 

2. 상세분류의 항목은 반드시 (J2셀)을 선택하고 실행 하세요.

   (1) (J2셀)값이 없는 경우에는 {설정}된 값 중 11행에 있는 값을 나타냅니다.

실적_업체, 실적_품목, 실적_청구 시트 : (작성내용 없음)

0. 메뉴버튼

   (1) [업체별(작성일)] : 저장된 데이터를 작성일 기준으로 협력업체별로 집계합니다.

   (2) [업체별(납기일)] : 저장된 데이터를 납기일 기준으로 협력업체별로 집계합니다.

   (3) [품목별(작성일)] : 저장된 데이터를 작성일 기준으로 품목별로 집계합니다.

   (4) [품목별(납기일)] : 저장된 데이터를 납기일 기준으로 품목별로 집계합니다.

   (5) [청구별(작성일)] : 저장된 데이터를 작성일 기준으로 청구자별로 집계합니다.

   (6) [청구별(납기일)] : 저장된 데이터를 납기일 기준으로 청구자별로 집계합니다.

1. 우선 (D8셀)에 해당년도를 입력합니다.

2. 수량은 전체의 합계이므로 참조하시기 바랍니다.

설정시트 : (작성내용 있음)

0. 메뉴버튼

   (1) [설정하기] : {설정}시트에 작성한 내용을 다른 시트에서 편리하게 사용할 수 있도록 설정함

   (2) [샘플내용 삭제] : 최초 샘플로 저장된 내용을 삭제

1. 설정방법 

   (1) 사용 전 이 시트의 내용을 우선적으로 먼저 실행하여야 합니다.

   (2) 설정 순서

        ① [샘플내용 삭제] 실행

        ② 코드번호 사용/미사용 선택 : O 또는 X

            ⓐ O 이면 코드번호(D열)을 입력합니다.

            ⓑ X 이면 코드번호(D열)를 입력하지 않습니다.

        ③ 품명/업체등의 정보 입력            

        ④ [설정하기] 순으로 하세요.

   (3) 새로운 품목 및 협력업체의 추가/수정을 할 경우에도 [설정하기]를 실행하여야 합니다.

2. 적용단가

   (1) 거래업체별로 다른 단가를 적용할 수 있도록 되어 있습니다.

   (2) 거래업체별로 적용단가(W열) A,B,C를 입력합니다.

   (3) A,B,C는 F,G,H열의 값 입니다.

3. 기타 

   (1) 입력된 내용은 {발주서}시트 등 작성 및 관리시 편리하게 사용할 수 있습니다.

   (2) (J열) : 품명은 좌측(B열)의 값을 나타냅니다. (값을 입력하는 곳이 아니고 자동으로 작성됨)

   (3) 발주리스트 (AB11:AD20셀)

       - 자동으로 작성됩니다.

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