엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

1.    목적

본 지침서는 전산업무의 효율적인 운영으로 당사의 업무처리 및 사무 능률이 향상될 수 있도록 하는 것을 목적으로 한다.

2.    적용범위

본 지침서는 당사의 전산 시스템 운영의 전반적인 업무 절차에 대하여 적용한다.

3.    용어의 정의

3.1    전산요원

시스템 운영을 담당하는 자를 말한다.

3.2    시스템(System)

전산 시스템에 관련된 하드웨어, 소프트웨어를 말한다.

3.3    전산실

전산시스템 관련 업무개발 및 운영, 자료의 보관 관리 등을 총괄 관리하는 부서를 말한다.

3.4    파일(File)

정보처리 목적상 조직적으로 수집된 정보, 즉 레코드의 모임으로서 하나의 단위로 취급되는 연관된 레코드의 집합

3.5    Manual

규칙화 된 작업 순서를 기술한 자료집

3.6    하드웨어[Hard Ware(H/W)]

컴퓨터 시스템을 구성하는 부분 중에 기계적으로 구성되는 기기

3.7    소프트웨어[Soft Ware(S/W)]

컴퓨터를 작동시키기 위한 이용 기술의 총칭

4.    책임과 권한

4.1    대표이사

4.1.1    전산화계획과 H/W, S/W 도입 및 사용계획 검토와 승인

4.1.2    전산System개발 및 결과 승인

4.2    업무부서장

4.2.1    원·부자재 구매단가, 매출단가는 대표이사 승인을 득한 후 등록한다.

4.2.2    전산에 대한 전반적인 운영, 전산DATA 관리의 제반 사항을 관리한다.

4.2.3    전산 운영에 대해 업무 협조가 필요한 경우 운영계획 수립하여 대표이사에게 보고하며, 전산 기록된 자료를 보관, 보존할 책임이 있다.

4.3    관련부서

관련부서는 전산운영에 협조가 필요할 때는 해당 요건에 맞는 관련서류를 작성하여 업무부서에 협조 요청한다.

5.    업무절차

5.1    전산 개발 업무

5.1.1    전산 개발 과정에서 필요한 전산개발 양식은 발췌하여 사용한다.

5.1.2    년간 업무방침 계획에 의거하여 필요에 따라서 개발팀을 구성 활용할 수 있으며, 문제점을 파악하여 전산 개발할 때 문제점을 최소화한다.

5.1.3    Operation Manual을 작성 부서에 숙달 교육을 실시하며, System Test 및 부서 주관으로 시행한다.

5.2    Program수정, 보완

사용 중에 업무처리 방법 변경, Program 오류에 따른 문제점이 발생할 때 업무부서에서는 문제점 내역을 검토 후 대표이사에게 보고하고, 사안에 따라서 자체 또는 외부에 즉시 수정 보완 조치한다.

5.3    출력물 관리

업무부서에서 출력 작업에 필요한 출력물을 배포한다.

5.4    전산장비 유지 보수

5.4.1    문제점이 발생되면 대표이사가 검토 후 사안에 따라 조치한다.

5.4.2    대표이사가 조치 불가능한 경우에는 장비 유지보수 업체에게 통보하여 문제점을 조치하고 조치 내역을 확인하고 승인한다.

5.5    전산 BACK-UP

BACK-UP DATA 내용은 해당 System별로 한다. BACK-UP 주기는 월간, 년간으로 구분한다.

5.5.1    월간 BACK-UP은 해당월의 마지막 일자에 실시한다.

5.5.2    년간 BACK-UP은 년 마감 완료 이후에 SYSTEM FULL BACK-UP을 실시한다.

5.5.3    매출, 회계 등 년 마감 처리나 담당자가 필요하다고 판단되면 해당 테이프에 BACK-UP 후 대표이사에게 승인을 득한다.

5.6    자료관리

5.6.1    하드 디스크(이하 “HD”라 한다)는 즉각적인 처리, 정확성과 유용성을 감안하여 HD관리에 있어 항상 양질의 상태를 유지한다.

5.6.2    HD 목록은 해당 HD가 관리되는 한 목록에 기록 관리한다.

5.6.3    모든 라이브러리(Library)는 업무부에서 일괄 처리하는 것을 원칙으로 하고 각 라이브러리에 등록하는 멤버는 그 성격에 따라 다음과 같이 구분하여 등록한다.

가.    프로그램 소스 라이브러리 (Program Source Library)

나.    DATA라이브러리(Data Library)

5.7    소모품관리

5.7.1    소모품 관리자는 항상 적정 재고량을 체크하여 부족한 양식 및 기타 부족한 물품 등을 해당부서로 통보하여 구입하도록 한다.

5.7.2    모든 전산 소모품은 업무부서에서 일괄 관리하는 것을 원칙으로 하며 소모품 관리자가 재고량을 수시로 체크하여 소모품으로 인한 업무 중단이 없도록 한다.

5.8    기계실(전원장치, HD)관리

5.8.1    먼지가 적고, 기계실은 항상 적정온도 23±5℃, 습도 65RH 이하로 유지하고, 직사광선을 피하는 장소로 한다.

5.8.2    기계실 장비의 정도 유지에 저해가 되는 장소를 피하고 도난, 분실, 파손 등의 재난을 사전에 방지하여야 한다.

5.8.3    전원공급장치의 이상 유무를 수시로 확인하여야 한다.