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시정조치  및 예방조치절차서

목 차

1. 적용범위 및 목적

2. 책임과 권한

3. 업무처리 절차

4. 기록 및 보관

5. 관 련 문 서

* 시정 및 예방조치 업무 흐르도

1. 적용범위 및 목적

본 절차서는 경영검토 공정 및 제품, 부적합품, 고객불만, 내부심사 및 고객불만 등에서 발견된 부적합 사항의 시정조치 및 예방조치 절차에 대하여 적용하며 발생된 부적합품이나 부적합 사항을 효과적으로 처리하여 재발 방지 및 사전 예방하는데 목적이 있다.

2. 책임과 권한

2.1 기획팀장

2.1.1 부적합 사항에 대한 시정조치/예방조치 요구서 발행 및 조치결과/유효성 확인

2.1.2 부적합 사항에 대한 예방조치 계획 수립 및 결과 확인

2.1.3 시정조치 및 예방조치와 관련된 사항은 경영검토를 위해 제출

2.2 관련팀장

2.2.1 부적합 사항에 대한 시정조치/예방조치 요구서 발행 및 결과 확인

2.2.2 시정조치/예방조치 요구에 따른 시정조치 및 예방조치의 계획 수립 및 수행

2.3 심사원/검사원

해당 부적합 사항에 대한 시정조치/예방조치 요구서 발행 및 조치 결과/유효성 확인

3. 업무처리 절차

3.1 시정조치/예방조치 요구서는 다음 사항과 관련된 경우에 발행되어야 한다.

3.2 시정조치/예방조치 요구서 발행

3.2.1 해당팀장, 기획팀장 및 검증 인원은 부적합 사항이 발생되면 부적합 내용을 파악하고 시정조치/예방조치 요구서에 부적합 내용을 기록한다.

3.2.3 작성된 시정조치/예방조치 요구서는 대상 부서에 송부하고 시정조치/예방조치 발행대장에 관련 사항을 기록한다.

3.3 시정조치 계획 및 실행

3.3.1 시정조치/예방조치 요구서를 접수한 관련팀장은 발생 원인을 파악하고 시정조치 계획 수립 또는 조치를 실행하여 발행부서로 송부한다.

3.3.2 시정조치 계획은 근본 원인을 제거할 수 있도록 작성되고 시정조치가 가능하여야 하며 완료 예정일을 명확히 명시한다.

3.3.3 관련팀장은 시정조치 계획에 따라 시정조치 하여야 하며 시정조치 중 완료 예정일자에 시정조치가 불가능한 경우에는 발행팀장과 협의하여 조정한다.

3.4 시정조치 결과 확인

3.4.1 발행 팀장은 시정조치 계획 및 조치 결과를 확인하고 시정조치/예방조치 요구서 발행대장에 관련사항을 기록한 후 관리부로 송부한다.

3.4.2 발행 팀장은 시정조치 결과의 확인 중 시정조치 요구내용이 미흡한 경우에는 시정조치/예방조치 요구서를 재발행 하여야 하며 그에 따른 업무절차는 3.2항 이하와 동일하게 처리되어야 한다.

3.4.3 발행 팀장은 시정조치/예방조치 요구서를 근거로 시정조치 결과에 대한 적합성 및 효율성 검증은 시정조치 완료 1개월 후 또는 차기 심사 시 유효성 확인으로 대체한다.

3.5 시정조치 결과 보고

3.5.1 기획팀장은 시정조치 결과를 경영대리인에게 보고하여 종결 처리한다.

3.5.2 기획팀장은 종결 처리된 시정조치 결과를 수집하여 경영검토 시 보고한다.

3.6 예방조치

3.6.1 기획팀장은 반기 단위로 부적합 사항을 파악하여 부적합의 잠재 원인을 도출하여 문제점을 제거하기 위한 예방조치 요구서를 발행하여 해당부서로 송부한다.

3.6.2 해당팀장은 예방조치 요구서에 따라 예방조치 계획을 수립하여 효율적인 예방조치를수행하여야 하며 예방조치 활동에 영향을 미치는 품질경영시스템에 대하여 개정이 필요한지의 여부를 확인한 후 필요한 경우 문서관리 절차서에 따라 개정되어야 한다.

3.6.3 기획팀장은 예방조치 요구서를 근거로 예방조치 결과를 확인한다.

3.6.4 예방조치에 대한 적합성 및 효율성 검증은 예방조치 완료 1개월 후 또는 차기 심사 시 유효성 확인으로 대체한다.

3.6.5 기획팀장은 예방조치 결과를 확인하고 결과를 경영대리인에게 보고한다.

3.6.6 기획팀장은 종결 처리된 예방조치 결과를 수집하여 경영검토 시 보고한다.

4. 기록 및 보관

5. 관련문서

5.1 문서관리 절차서(QP-401)

5.2 문서관리 및 기록관리 절차서(QP-401)

5.3 경영검토 절차서(QP-502)

5.4 내부심사 절차서(QP-802)

5.5 부적합품관리 절차서(QP-804)

시정조치 및 예방조치 관리규정

- 제∙개정∙폐지 이력

1. 적용범위

본 절차서는 조직이 식품안전방침, 식품안전목표, 감사결과, 데이터 분석, 시정 및 예방조치, 경영검토 등을 통하여 식품안전경영시스템의 지속적 개선이 이루어질 수 있음을 평가하는데 적용한다.

2. 목적

본 절차서는 고객의 불만해소, 예방활동을 통한 재발방지, 기술축적과 식품안전안정을 도모하고 식품안전경영시스템을 지속적으로 개선하기 위함에 목적이 있다.

3. 책임과 권한

3.1 생산부서장

3.1.1 부적합사항 정보수집 및 관련부서 FEED BACK 한다.

3.1.2 부적합품에 대한 추적관리 및 대책수립을 주관한다.

3.1.3 부적합품에 대한 검토 및 개선 대책 실시를 주관한다.

3.1.4 재발 방지 및 표준화(작업표준, 규격보완 등)를 주관한다.

3.1.5 대책 실시에 대한 확인점검을 실시한다.

3.1.6 공정 중 중대 식품안전문제 발생 시 생산중단 및 개선대책을 강구한다.

3.1.7 시정 및 예방조치에 대한 현장적용 및 결과를 통보한다.

3.1.8 식품안전문제 발생 시 현상파악 보고, 조치를 실시하여야 한다.

3.1.9 재발방지 대책 및 예방활동을 주관한다.

3.1.10 변경사항에 대한 시정, 예방조치 결과의 확인을 주관한다.

3.2 관련부서장

4.2.1 원인분석 및 대책에 대한 기술협조를 지원한다.

4.2.2 변경 사항에 대한 시정 및 예방조치, 결과를 식품안전팀장에게 통보한다.

4. 시정조치

4.1 부적합 사항에 대한 시정조치

4.1.1 검사원은 수입, 중간, 최종검사 시 발견된 부적합 사항 중 중대한 식품안전문제라고 판단되는 경우 『시정 및 예방조치의뢰, 결과보고서』를 작성(필요한 경우 시험 성적서 첨부), 식품안전팀장의 승인을 득 한 후 해당 부서에 통보하여야 한다. (필요한 경우구매업체 포함)

4.1.2 『시정 및 예방조치의뢰, 결과보고서』를 통보 받은 관련 부서는 해당 사항에 대한 시정조치를 실시하고 식품안전팀장에게 통보하여야 한다.

4.2 내부심사 결과에 따른 시정조치

내부심사 시 발견된 부적합 사항에 대한 시정 및 예방조치사항을 의뢰받은 부서는 요구사항 에 적합한 시정 및 예방조치를 실시하고 결과를 해당 내부심사팀장 또는 식품안전팀장에게 통보하여야 한다.

4.3 고객불만사항에 대한 시정조치

4.3.1 영업/무역부서장은 고객의 불만사항 중 근본적인 조치가 필요한 경우 『시정 및 예방조치의뢰, 결과보고서』를 작성 부서장의 승인을 득한 후 해당부서에 통보하여야 한다.

4.3.2 해당부서장은 고객 불만사항에 대하여 원인분석 및 처리방안을 수립하고 관련부서에 고객불만사항 처리를 통보하여야 한다.

4.3.3 불만사항에 대한 처리는 재발방지 및 식품안전안정을 위한 근본적인 대책이 되도록 수립 적용되어야 한다.

4.3.4 고객불만사항을 처리한 부서는 관련결과를 승인권자에게 보고하여야 한다.

4.4 식품안전시스템의 부적합 사항에 대한 시정조치

4.4.1 당사의 모든 조직원은 당사 조직의 구조, 업무절차, 공정, 책임 및 권한 등에 부적합 사항이 발생 또는 발견한 경우 『시정 및 예방조치 의뢰, 결과보고서』에 작 성한 후 부서장의 검토를 거쳐 식품안전팀장에게 보고하여야 한다.

4.4.2 식품안전팀장은 필요한 경우 관련부서장과 부적합 사항에 대한 처리방향을 결정하고 당사 식품안전시스템에 적합하도록 관련 부서에 시정조치를 의뢰하여야 한다.

4.4.3 식품안전팀장은 시정조치의 실행성과 및 유효성을 파악하고 해당결과를 경영검토시 대표이사에게 보고하여야 한다.

5. 예방조치

5.1 각 부서장은 부적합 발생 가능성이 있는 잠재적인 요인을 파악, 기록 정리하여 경영검토시 예방조치 활동을 위한 기초 자료로 제출하여야 한다.

5.2 기초자료를 구성하기 위해서는 공정관리일보, 각 검사성적서, 고객불만 및 부적합 사항 처리 결과, 내부심사 결과 등의 기록서를 참조할 수 있다.

5.3 식품안전팀장은 제출된 예방조치 안건에 대하여 시급성, 중요성, 안정성 등을 고려하여 예방 조치의 필요성을 결정하여야 하며, 관련부서장과 협의 후 예방조치를 전개, 실행하여 야 한다.

5.4 실행되는 예방조치 활동은 충분한 기간동안 관련 업무에 적용되어야 하고, 또한 효과성이 검토되어야 하며, 해당 결과는 경영자 검토 시 대표이사에게 보고되어야 한다.

6. 시정 및 예방조치 발행의 제한

6.1 피상적이면 안된다. 구체적이고 객관적이어야 한다.

6.2 충분한 검토를 통해 현상 분석 및 해결의 방한을 검토하여 첨부한다.

6.3 일상적으로 발생되는 동일 부적합 사항 중 근본적으로 해결 불가능한 사항에 대하여는 우선순위를 정해 순차적으로 해결해나가도록 한다.

6.4 회사 경영에 관련된 사항은 발행을 금한다.

7. 관련문서

7.1 내부심사 절차서

7.2 기록관리 절차서

7.3 부적합제품의 관리절차서

8. 기록 및 보관