엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

1. 목 적 : 이 규정은 강하넷 (이하 당사라 함)에서 생산 되는 제품의

고객 주문 접수에서 출하까지의 영업업무 전반에 관한 절차를 마련 해

서 고객의 만족을 극대화하는 데 목적이 있다.

2. 적 용 범 위 : 이 규정은 당사의 영업 업무 전반에 대해 적용된다.

3. 용어의 정의

3.1 품질보증 : 제품 또는 서비스가 주어진 바의 품질요구를 충족시키고 있다는 것에 대

한 충분한 신뢰감을 주기 위하여 필요한 계획적 및 체계적인 활동의 모

든 것.

4. 책임과 권한

4.1 영업 부서장

4.1.1 고객으로부터 주문을 접수하여 생산부로 통보할 책임이 있다.

4.1.2 기존 제품의 납품계획에 대한 생산부의 검토결과를 토대로 이상이 있을

때에는 고객과 협의한다.

4.2 생산 부서장

4.2.1 기존제품에 대해 고객이 요청한 납기측면을 외주관리부와 협의, 생산량

및 납기를 검토할 책임이 있다.

4.3 외주 부서장

4.3.1 고객이 요청한 납기만족을 위한 외주, 구매품목의 납기를 검토할 책임이 있다.

4.4 품질 부서장

4.4.1 고객의 요구사항 중 품질측면의 해당사항을 검토할 책임이 있다.

4.5 각 부서장

4.5.1 각 부서장은 고객과의 계약사항을 이행할 책임이 있다.

5. 업 무 절 차

5.1 기존 제품의 영업관리

5.1.1 영업부서장은 고객의 익월 생산계획에 대한 정보를 입수하여 매월 20일까지

예시발주를 월 납품계획서(양식 1)에 표기하여 생산부 및 외주관리부에 통보한다.

5.1.2 영업부서장은 고객으로부터 고객의 익월 생산계획 및 익월 주문서 등을 접수

받아 기종, 품명, 수량, 납기, 납품장소등 주문조건을 검토하고 누락되었을 경우

협의하여 월 납품계획서(양식 1)에 표기하여 생산부 및 외주관리부로 통보한다.

5.1.3 영업부서장은 고객으로부터 구두 주문을 접수받을 경우 주문 내용을 생산부 및

외주 관리부에 통보하고 구두 주문보고서(양식2)에 접수내용을 기록하고 매월 말

공장장에게 보고한다.

5.1.4 생산 부서장은 주문 접수후 납기, 생산량을 결정하고 생산 계획서(DR-05(F 01)를

수립후 영업부서장에게 통보한다.

5.1.5 영업부서장은 고객으로부터 변경된 주문을 접수받을 경우 변경내용을 생산부 및

외주관리부에 문서로 통보하고 매월말 발주대비 납품실적(양식3)을 작성하여

주문변경 내용을 검토한다.

5.1.6 영업부서장은 고객으로부터 긴급 요청이 있을 경우 긴급주문 요청서(양식 4)를

작성하여 공장장에게 보고한 후 생산부 및 외주관리부로 통보해야 한다.

5.1.7 영업부서장은 주문서 접수 시 주문접수대장(양식 5)에 기록한 후 고객이 요청하는

품목이 모델 및 자재코드와 일치하는지 검토하여야 한다.

5.1.8 생산부서장은 생산관리규정에 따라 변경된 고객 요구사항을 외주부서장과 협의

하여 고객의 요구조건을 만족시키지 못할 경우 생산부 및 외주관리부는 각각

부서에서 만족시키지 못하는 이유를 영업부로 통보하여 고객과 조정하게 한다.

5.1.9 영업부서장은 생산부의 통보사실을 근거로 하여 문제가 없을시는 고객에게

그 내용을 통보하며, 고객의 요구조건을 만족시키지 못할 경우에는 고객에게

만족시키지 못하는 사항을 통보하고 재협의하여 조정한다.

5.2 계약 변경

5.2.1 영업부서장은 고객의 발주와 관련하여 고객의 요구나 당사 생산, 공정, 개발문제

등의 사유로 인해 계약변경이 필요한 경우 고객의 요구사항을 정확히 파악하여

관련 부서에 재검토 요청한다.

5.2.2 영업부서장은 검토결과를 토대로 필요한 경우 재계약을 체결하고 관련 부서에

통보하여 고객 요구사항이 만족될 수 있도록 한다.

5.3 생산 및 출하 절차

5.3.1 생산부서장은 생산이 가능하다고 수락한 주문서에 대해 생산관리규정에 의해

생산계획을 수립하여 생산을 실시한다.

5.3.2 외주부서장은 구매 가능하다고 수락한 주문서에 대해 구매업무 규정에 의해

구매계획을 수립하여 구매를 실시한다.

5.3.3 영업부서장은 출하예정인 제품에 대하여 외주관리부에 1일전 출고전표를 작성

하여 출하품의 수량을 확인하고 출하 시에는 제품관리규정에 의해 출고전표에

서명 날인 후 출하한다.

6. 기록 보존

6.1 본 규정을 실행중 발생되는 품질기록은 품질기록 관리규정에 따른다. 

1. 적용범위

당사의 고객관련 프로세스 및 고객만족에 대하여 적용한다.

2. 목적

제품과 관련된 고객의 요구사항, 법적 및 규제요구사항에 대한 결정 및 요구사항의 검토와 고객과의 의사소통 및 고객만족 절차를 체계적이고 효율적으로 관리하여 고객만족을 달성하는데 그 목적이 있다.

3. 고객관련 프로세스 개요

4. 용어의 정의

4. 1 계약

어떠한 형태로 전달되어 공급자와 고객사이에 합의된 요구사항을 말하며, 상황에 따라 주문 및 발주도 여기에 포함된다.

4. 2 계약검토

품질요구사항이 적절히 정해지고, 모호하지 않고, 문서화되고 그리고 공급자에 의해 실현될 수 있다는 것을 보장하기 위하여 공급자가 계약 체결전에 행하는 체계적 활동을 말한다.

4. 3 고객

공급자에 의해 제공된 제품의 수령자를 말한다.

4. 4 주문서

모델, 품명, 수량, 납기, 단가 등의 고객의 요구사항을 명시하고 제품의 납품을 요청한 주문형태를 말한다.

4. 5 표준품

표준품은 제품의 샘플이 승인되어 양산중인 제품을 말한다.

4. 6 비표준품(사내)

비표준품이란 시방변경 또는 개발이 필요한 제품을 말한다.

5. 책임과 권한

5. 1 영업팀장

(1) 고객으로부터 입수된 정보를 포함한 제품 주문사항(주문서/계약서)을 접수하여 제품과 관련된 요구사항을 결정할 책임과 권한이 있다.

(2) 필요한 경우 제품 요구사항에 대하여 견적서를 작성할 책임과 권한이 있다.

(3) 당사 자체에 의해 결정된 요구사항을 포함하여 고객의 요구사항을 검토할 책임과 권한이 있다.

(4) 고객으로부터 계약변경 사항의 접수시 관련부서에 통보 및 재검토를 의뢰하며, 계약변경 사항에 대한 고객과의 협의 또는 조정의 책임과 권한이 있다.

(5) 고객과의 의사소통을 위한 효과적인 방법을 결정하고 실행할 책임과 권한이 있다.

(6) 고객 만족도 조사에 대한 연간 계획을 수립하며, 필요한 경우 조사팀 구성을 품의하며, 필요한 자료를 수집, 분석 및 개선점을 파악하여 처리할 책임과 권한이 있다.

5. 2 관련부서장

영업팀장의 요청에 의하여 고객 요구사항에 대한 검토의 책임이 있다.

6. 고객관련 프로세스 절차

6. 1 정보수집

(1) 영업팀장은 고객의 제품개발과 관련된 계획 및 시장환경의 변화, 고객 환경의 변화 등에 대한 정보를 수집하여 사내로 반입하여야 하며, 필요시 보고서(QP-7201-01)를 작성하여 공장장의 검토를 거쳐 대표이사에게 보고되도록 한다.

(2) 영업팀장은 정기적으로 업체를 방문하여 정보수집에 관련된 업무를 추진한다.

6. 2 고객상담

(1) 영업팀장은 고객으로부터 표준품에 대한 수주를 포함하여 개발성 수주나 기양산품에 대한 변경사양 수주에 대한 요구시 고객의 구체적 내용을 접수하고 보고서(QP-7201-01)를 작성하여 공장장의 검토와 대표이사에게 보고한다.

(2) 영업팀장은 개발 수주의 구체적 업무진행을 위해 유선, 고객방문, 고객의 당사 내방 등을 추진한다.

(3) 영업팀장은 고객과의 기술적인 협의 내용은 보고서(QP-7201-01)에 기록하여 공장장에게 보고하여야 하며, 결정된 고객 요구사항 또는 제품 요구사항에 대하여 차질이 없도록 관리하여야 한다.

6. 3 견적제출

(1) 영업팀장은 고객으로부터 문의된 사항이나 견적 요청이 발생되는 경우 고객과의 협의된 일정에 따라 고객을 방문하여 당사의 홍보용 자료를 고객에게 제공하며, 견적여부를 파악한다.

(2) 영업팀장은 고객과의 상담내역을 종합하여 견적을 공문으로 제출하며, 필요한 경우 대표이사의 승인을 득한다.

(3) 영업팀장은 제출된 견적공문(QP-4201-07)의 견적 금액에 대하여 고객으로부터 NEGO를 요구받을 경우 견적 금액을 수정하고 고객의 요청이 있을시 수정한 부분에 사용인감을 날인하여 고객에게 제출하거나 NEGO된 견적 금액으로 재 작성하여 고객에게 제출한다.

6. 4 계약 문서의 접수 및 계약 발생

(1) 영업팀장은 고객의 문서(주문서, 계약서 등)를 접수시 고객 주문서를 관리한다.

(2) 유선 또는 FAX에 의한 고객주문시에도 동 절차서 6. 4. (1)항과 같이 관리한다.

(3) 당사의 경우 고객의 주문서의 접수로 계약이 발생된 것으로 갈음한다.

6. 5 계약 검토 실시

(1) 영업팀장은 고객의 주문건에 대하여 계약검토서(QP-7201-03)에 고객의 요구 사항을 기록하여 관련팀에 계약 검토를 의뢰한다.

(2) 영업팀장은 계약검토 의뢰시 관련문서를 첨부할 수 있다.

(3) 영업팀장으로 부터 계약검토를 의뢰 받은 관련팀장은 다음의 해당 검토항목에 따라 계약검토를 실시한다.

(가) 영업팀장

제품 요구사항, 결재방식, 제품의 인도방법, 제품의 포장방법

(나) 개발팀장

원부자재 확보여부, 품질특성 요구사항, 기술적 요구사항(개발일정 등)

(다) 생산팀장

생산능력(작업자, 설비, 작업방법 등), 납기 등

(4) 계약검토 결과는 계약검토서(QP-7201-03)에 해당팀장이 검토내용을 기록하여야 한다.

(5) 영업팀장은 다음과 같은 경우 계약검토를 생략한다.

표준품으로 등록되어 있는 제품으로 제품의 재고를 보유하고 있어 고객이 요청한 납품일자에 인도가 가능한 경우

(6) 영업팀장은 계약검토를 생략하는 경우에는 고객주문서의 “비고”란에 식별함으로써 계약검토를 생략한다.

6. 6 계약검토 결과의 조정 및 완료

(1) 영업팀장은 계약 사항을 만족시킬 수 없는 경우 고객과 협의하여 조정하고 필요한 경우 동 절차서의 6. 5항에 따라 재검토한다.

(2) 영업팀장은 고객과 협의한 경우 협의 및 승인내용을 계약검토서(QP-7201-03) 또는 표준품인 경우 생산의뢰서(QP7201-02)를 작성하여 생산팀에 통고한다.

(3) 영업팀장은 관련팀과의 계약검토 결과를 취합하여 대표이사의 최종 승인을 득하여 고객의 요구사항이 수락되었음을 보장한다.

6. 7 계약변경

(1) 고객으로부터 계약사항에 대한 변경 통보시 또는 계약 변경의 필요가 있는 경우 영업팀장은 고객과 협의하여 조정하여야 한다.

(2) 영업팀장은 계약 변경내용에 대하여 동 절차서 6. 5항과 같이 관련팀에 계약 검토를 의뢰하여야 하며, 계약검토서(QP-7201-03)에 변경 내용을 기록하여 유지 관리하여야 한다.

(3) 영업팀장은 계약 변경이 완료되면 관련팀장에게 계약 변경 내용을 통보하여야 한다.

6. 8 생산의뢰 및 계약내역에 대한 사후관리

(1) 영업팀장은 고객의 주문건에 대하여 개별 또는 취합하여 중일정 생산.판매 계획서(QP-7501-03)에반영 하여야 하며, 계획 추가 및 변경시 생산의뢰서(QP-7201-02)를 작성후 공장장이 검토한 후 생산팀장에 배포하여 생산을 의뢰한다.

(2) 영업팀장은 고객의 주문내역이 설계 및 개발 단계를 필요로 할 경우에는 설계관리 절차서(QP- 7301)에 의하여 개발팀에 의뢰하여야 한다.

(3) 영업팀장은 월간단위로 월 납품현황을 작성하여 월간 경영회의시 보고하여야 한다.

(4) 영업팀장은 납품 및 고객 요구사항 등 업무상 특이사항은 업무일지(QP-5501-03)에 기록 또는 주간경영회의시 보고한다.

6. 9 고객과의 의사소통

(1) 영업팀장은 다음사항과 관련된 고객과의 의사소통을 위한 효과적인 방법을 결정하고 실행한다.

(가) 제품정보와 관련된 고객과의 의사소통은 정보수집, 고객상담, 견적작성, 계약 전후 등 고객으로부터 제공된 문서를 활용하여 의사소통하며, 고객과의 회의를 통하여도 파악할 수 있다.

(나) 변경을 포함하여 문의, 계약 또는 주문의 변경에 대한 의사소통은 고객으로부터 요청된 변경문서의 접수 및 동 절차서의 6. 7항에 따라 의사소통한다.

(다) 고객불만에 대한 고객과의 의사소통은 불만처리 절차서(QP-7202)에 따라 처리한다.

(라) 고객만족과 관련된 고객과의 의사소통은 동 절차서의 7항에 따른다.

7. 고객만족에 대한 업무처리 절차

7. 1 고객만족에 대한 모니터링 방법

(1) 품질경영시스템 기획시(연간 목표관리계획 수립시 기획)

(2) 제품품질에 대한 결과

(3) 고객과의 직접적인 의사소통

(4) 동종업계를 통한 정보수집

(5) 설문조사

7. 2 고객만족 조사를 위한 기획

(1) 영업팀장은 필요한 경우 목표관리 절차서(QP-5401)에 의하여 고객만족에 모니터링 및 측정에 대한 기획을 실시할 수 있으며, 기안서(QP-4201-06)를 작성하여 기획, 실행, 결과보고를 실시한다.

(2) 영업팀장은 고객에게 제품의 인도시 또는 정기적으로 고객을 방문하여 고객만족에 대한 조사를 실시할 수 있으며, 조사결과는 보고서(QP-7201-01)으로 작성하여 보고한다.

(3) 영업팀장은 고객만족에 대한 조사시 다음사항을 파악하나 이에 국한하지는 않는다.

(가) 당사 제품품질 및 서비스의 문제점

(나) 당사 업무처리 절차의 문제점

(다) 당사 조직 및 구성원의 대응 문제점

(라) 기타 당사의 개선사항 등

7. 3 고객만족 조사에 대한 결과 보고 및 조치

(1) 영업팀장은 연간 계획에 의한 조사 또는 제품인도시 실시된 고객만족 조사 결과를 집계하여 요약하며, 기안서(QP-4201-06)에 작성하여 대표이사에게 보고한다.

(2) 고객만족 조사 결과에는 고객(현장, 대응자, 인원수)에 대한 현황과 조사내용 및 문제점과 문제점에 대한 향후 대책까지를 포함한다.

(3) 고객만족 조사 결과에 발생된 개선점은 해당부서에 시정조치 및 예방조치를 의뢰하여야 하며, 시정 및 예방조치 절차서(QP-8501)에 따른다.

(4) 품질경영부서장은 고객만족 조사 결과를 경영검토시 상정한다.

(5) 고객만족 결과는 전팀장에게 배포하여 회람한다.

8. 기록 및 보관

1. 목 적 : 이 규정은 강하넷(이하 당사라 함)에서 생산 되는 제품의

고객 주문 접수에서 출하까지의 영업업무 전반에 관한 절차를 마련 해

서 고객의 만족을 극대화하는 데 목적이 있다.

2. 적 용 범 위 : 이 규정은 당사의 영업 업무 전반에 대해 적용된다.

3. 용어의 정의

3.1 품질보증 : 제품 또는 서비스가 주어진 바의 품질요구를 충족시키고 있다는 것에 대

한 충분한 신뢰감을 주기 위하여 필요한 계획적 및 체계적인 활동의 모

든 것.

4. 책임과 권한

4.1 영업 부서장

4.1.1 고객으로부터 주문을 접수하여 생산부로 통보할 책임이 있다.

4.1.2 기존 제품의 납품계획에 대한 생산부의 검토결과를 토대로 이상이 있을

때에는 고객과 협의한다.

4.2 생산 부서장

4.2.1 기존제품에 대해 고객이 요청한 납기측면을 외주관리부와 협의, 생산량

및 납기를 검토할 책임이 있다.

4.3 외주 부서장

4.3.1 고객이 요청한 납기만족을 위한 외주, 구매품목의 납기를 검토할 책임이 있다.

4.4 품질 부서장

4.4.1 고객의 요구사항 중 품질측면의 해당사항을 검토할 책임이 있다.

4.5 각 부서장

4.5.1 각 부서장은 고객과의 계약사항을 이행할 책임이 있다.

5. 업 무 절 차

5.1 기존 제품의 영업관리

5.1.1 영업부서장은 고객의 익월 생산계획에 대한 정보를 입수하여 매월 20일까지

예시발주를 월 납품계획서(양식 1)에 표기하여 생산부 및 외주관리부에 통보한다.

5.1.2 영업부서장은 고객으로부터 고객의 익월 생산계획 및 익월 주문서 등을 접수

받아 기종, 품명, 수량, 납기, 납품장소등 주문조건을 검토하고 누락되었을 경우

협의하여 월 납품계획서(양식 1)에 표기하여 생산부 및 외주관리부로 통보한다.

5.1.3 영업부서장은 고객으로부터 구두 주문을 접수받을 경우 주문 내용을 생산부 및

외주 관리부에 통보하고 구두 주문보고서(양식2)에 접수내용을 기록하고 매월 말

공장장에게 보고한다.

5.1.4 생산 부서장은 주문 접수후 납기, 생산량을 결정하고 생산 계획서(DR-05(F 01)를

수립후 영업부서장에게 통보한다.

5.1.5 영업부서장은 고객으로부터 변경된 주문을 접수받을 경우 변경내용을 생산부 및

외주관리부에 문서로 통보하고 매월말 발주대비 납품실적(양식3)을 작성하여

주문변경 내용을 검토한다.

5.1.6 영업부서장은 고객으로부터 긴급 요청이 있을 경우 긴급주문 요청서(양식 4)를

작성하여 공장장에게 보고한 후 생산부 및 외주관리부로 통보해야 한다.

5.1.7 영업부서장은 주문서 접수 시 주문접수대장(양식 5)에 기록한 후 고객이 요청하는

품목이 모델 및 자재코드와 일치하는지 검토하여야 한다.

5.1.8 생산부서장은 생산관리규정에 따라 변경된 고객 요구사항을 외주부서장과 협의

하여 고객의 요구조건을 만족시키지 못할 경우 생산부 및 외주관리부는 각각

부서에서 만족시키지 못하는 이유를 영업부로 통보하여 고객과 조정하게 한다.

5.1.9 영업부서장은 생산부의 통보사실을 근거로 하여 문제가 없을시는 고객에게

그 내용을 통보하며, 고객의 요구조건을 만족시키지 못할 경우에는 고객에게

만족시키지 못하는 사항을 통보하고 재협의하여 조정한다.

5.2 계약 변경

5.2.1 영업부서장은 고객의 발주와 관련하여 고객의 요구나 당사 생산, 공정, 개발문제

등의 사유로 인해 계약변경이 필요한 경우 고객의 요구사항을 정확히 파악하여

관련 부서에 재검토 요청한다.

5.2.2 영업부서장은 검토결과를 토대로 필요한 경우 재계약을 체결하고 관련 부서에

통보하여 고객 요구사항이 만족될 수 있도록 한다.

5.3 생산 및 출하 절차

5.3.1 생산부서장은 생산이 가능하다고 수락한 주문서에 대해 생산관리규정에 의해

생산계획을 수립하여 생산을 실시한다.

5.3.2 외주부서장은 구매 가능하다고 수락한 주문서에 대해 구매업무 규정에 의해

구매계획을 수립하여 구매를 실시한다.

5.3.3 영업부서장은 출하예정인 제품에 대하여 외주관리부에 1일전 출고전표를 작성

하여 출하품의 수량을 확인하고 출하 시에는 제품관리규정에 의해 출고전표에

서명 날인 후 출하한다.

6. 기록 보존

6.1 본 규정을 실행중 발생되는 품질기록은 품질기록 관리규정에 따른다.

7. 관련 규정

7.1 생산 관리 규정 ( DR - 05 )

7.2 제품 관리 규정 ( DR - 21 )

7.3 검사 업무 규정 ( DR - 17 )

7.4 구매 업무 규정 ( DR - 09 )

8. 기 타

없 음