엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

1. 적용범위

본 절차서는 (주) 이노컴 (이하 “당사”라 한다)의 개발 및 생산에 소요되는 모

든 자재의 구매 및 관리에 대하여 적용한다.

2. 목적

양질의 자재를 적정가격으로 구매, 적기에 생산에 투입하여 고객이 요구하는

품질을 확보하고 생산효율을 극대화 하기 위함이다.

3. 용어의 정의

3.1 구매업체 : 당사에서 자재를 발주하여 구매하는 업체를 말한다.

3.2 자재 : 원자재, 부자재, 소모자재 등을 통칭한다.

3.3 원자재 : 제품을 구성하는 부품을 말한다.

3.4 부자재 : 제품을 상품화 하기 위해 필요한 부품(예:Solder,포장자재,---)

3.5 소모자재 : 생산활동에 필요한 소모성 자재(예:청소도구,사무도구,---)

4. 책임과 권한

4.1 개발 영업부서

4.1.1 고객의 품질규격 확보 및 전달

4.1.2 고객의 요구사양에 대한 기술적 검토

4.1.3 고객지급품의 조달

4.1.4 판매계획에 따른 자재구매요청

4.1.5 자재규격 관리

4.2 구매부서

4.2.1 시장조사 및 구매업체선정

4.2.2 구매소요량계산 및 구매계획수립

4.2.3 자재발주 및 조달

4.2.4 LOCAL구매 업무

4.3 품질관리부서

4.3.1 구매품의 검사 및 통보

4.3.2 부적합품의 시정조치

4.4 생산부서

4.4.1 소모성자재의 구매요청

4.4.2 손망실자재의 구매요청

4.5 자재부서

4.4.1 구매품의 입출고관리

4.4.2 구매품의 재고 관리

4.6 총무 경리부서

4.6.1 구매품의 대금지불

5. 운영절차

5.1 원.부자재의 구매요청

5.1.1 제품에 소요되는 원자재 및 부자재는 영업부서장이 판매계획을 수립하고 구매요청서(별첨 #1)을 발행하여 구매부서에 구매의뢰한다.

5.1.2 생산부서나 개발부서에서 필요한 원자재 및 부품을 구매요청할 때에는 협조전(IGr-3102)을 작성하여 내부결재를 거친 후 구매부서에 요청한다.

5.1.3 생산 부서의 자재 담당자는 생산 진행중 발생된 원자재 불량품을

불량(손ㆍ망실) 자재 청구서 (IQP-4130-002)를 작성하여 승인을 득한

후 품질 관리부서로 인계하여야 한다.

5.1.4 작업 부적합품에 대해서는 기안 품의서를 작성하여 전무이사의 승인을

득한 후에 구매부서에 구매 의뢰한다.

5.1.5 품질 관리부서의 수입검사 담당자는 청구서를 검토후 원자재 불량품을

자재 관리부서로 인계하여 납입 업체에 반품 될수 있도록 하여야 한다.

5.2 부자재 및 소모자재의 구매요청

5.2.1 소모성자재의 구매요청시에는 사용부서에서 기안품의서을 발행하여

전무이사의 승인을 득한 후 구매부서에 구매요청한다.

5.2.2 구매부서는 발주서를 발행하여 부서장의 승인을 받아 발주진행을 한다.

5.3 시장조사 및 구매업체 선정

5.3.1 구매담당자는 구매요청받은 자재가 기존에 등록되어 있지 않은 자재일 경우 자재의 규격을 확인하고 시장조사를 한다.

5.3.2 시장조사결과 규격에 적합한 자재를 공급할 수 있는 업체와 상담하여 해당자재에 대한 견적을 요구하여 견적서를 입수한다. 이때 가능하면 2 개 이상의 업체에서 견적을 입수하도록 한다.

5.3.3 견적내용을 검토한 구매담당자는 적정한 가격을 제시한 업체를 선정하여

단가결정품의서(IQP-4060-002)를 작성하여 부서장에게 보고한다.

5.3.4 구매부서장은 내용을 검토한 후 구매담당자에게 구매업체의 거래

등록을 지시한다.

5.3.5 구매담당자는 구매업체를 전산등록한다.

5.4 구매소요량 계산 및 구매계획 수립

5.4.1 구매담당자는 구매요청받은 자재의 소요량을 계산한다.

5.4.2 구매담당자는 계산된 소요량에 대비하여 창고재고 안전재고 등을

검토하여 업체별 자재별 입고계획을 수립한다.

5.5 구매품의 발주

5.5.1 구매담당자는 수립된 구매계획에 대하여 구매업체별로 발주등록을

하고 발주서를 발행하여 부서장의 승인을 득한후 발송한다.

5.5.2 LOCAL구매품은 상기5.4항 및 5.5.1항 진행후 구매업체로부터

OFFER SHEET를 접수하여 부서장의 승인을 득한후 업무를 진행한다. 5.5.3 다음의 경우에는 지출 품의서(IGr-4101)를 작성하여 전결권자의

승인 후 현금구매(시장구매)처리한다.

1) 구매품이 소량이어서 구매업체에 발주처리가 어려운 경우

2) 개발진행중인 자재의 구매요청을 받은 경우

3) 긴급구매요청으로 구매업체에 발주처리가 어려운 경우

4) 규격이 일반화 되어 있고 수시구매가 필요한 경우

5.5.4 고객지급품의 발주는 고객지급품관리 절차서(IQP-4070)에 따른다.

5.5.5 장납기 원자재에 대해서는 영업부의 요청 및 구매담당자의 판단으로

부서장의 승인을 득하여 발주 진행한다.

5.5.6 상기 5.2항 및 영업수주이외의 물품구매가 필요한 경우에는 소요량

계산을 하지 않고 임의 발주서를 발행하여 부서장의 승인을 받아

발주진행을 한다.

5.6 구매품의 입고 및 관리

구매품의 입고 및 관리는 자재관리지침서(IQI-4151)에 따른다.

5.7 구매품의 검사

구매품의 검사 및 절차는 수입검사지침서(IQI-4101)에 따른다.

5.8 구매계획대비 입고확인

5.8.1 구매담당자는 구매발주한 자재가 적기에 입고될 수 있도록 구매업체에 수

시로 확인하고 입고예정대로 입고가 불가능한 사항이 발생한 때는 즉시

부서장에게 보고하고, 부서장은 이를 확인하여 조치하여야 한다.

5.8.2 구매담당자는 영업부서로 부터 영업계획의 변경, 또는 조정요청을

문서로 받은 경우에는 이를 구매업체에 전달하고 조정한다.

5.9 구매발주의 취소 및 변경

5.9.1 구매업체로 부터 입고된 자재가 규격과 일치하지 않거나 품질에 중대한

품질문제가 발생한 경우에는 발주취소, 또는 변경할 수 있다.

5.9.2 구매업체에 발주한 자재의 납기가 지났음에도 자재의 공급이 이루어 지지

않은 경우 구매업체에 통보하고 영업부서와 협의한 후 납기를 재조정,

또는 취소한다.

5.9.3 고객의 요청으로 판매계획이 취소되거나 생산이 중단되어 소요자재가 필

요치 않게 된 경우 구매업체에 통보하고 협의하여 자재발주를 취소한다.

5.9.4 구매업체의 납품지연 및 공급불가의 경우에는 부서장의 승인을

득한후 업체를 변경하여 발주 진행한다.

5.9.5 본 5.9항에 의한 발주취소 및 변경사항이 발생될 경우, 구매담당자는

(변경,취소)발주서(IQP-4060-007)를 작성하여 전무이사의 승인을

득한후 해당업체에 통보하고, 전산 발주내역을 수정, 등록한다.

5.10 구매결산보고

구매담당자는 매월 구매 입고된 내역을 납입업체별로 정리 분석하여

부서장에게 보고하고, 부서장은 이를 검토확인한 후 승인한다.

5.11 구매품의 대금지급

5.11.1 매월 당사에 입고된 구매품은 당월 1일부터 31일까지 입고된 자재를

업체별로 집계한다. (업무 필요성에 따라 입고날짜는 변경될 수 있음)

5.11.2 구매담당자는 전산입고내역 및 거래명세서를 확인 후 내역에 근거한

세금계산서를 구매업체로 부터 접수받아 자재의 입고내역과 함께

경리담당부서에 자료를 인계한다.

5.11.3 경리담당부서에서는 당사규정에 따라 자재대금을 지급한다.

5.12 구매품의 단가결정 및 변경

구매담당자는 구매품의 단가결정시 구매업체로부터 견적서를 접수하여

전무이사의 승인을 득한후 매입하고, 단가변동요인이 발생된 경우에는

구매업체와 협의하여 재견적을 제출받아 부서장의 검토 및 전무이사의

승인을 득한후 단가를 변경하여 적용하며, 적용시점은 구매업체와 협의

하여 결정하여야 하며, 필요시 선매입하고 후조치를 할 수 있다.

5.13 구매업체 선정 및 평가

5.13.1 구매업체의 선정 및 유지 평가는 협력업체평가 및 등록현황 (IQP-4060

-008)에 준한다.( 고객이 지정한 구매업체도 포함한다,)

1) 업체선정평가 결과 B급 이상인 업체를 대상으로 부서장의 승인을

득하고, 업체관리대장(IQP-4060-005)에 등록한다.

2) 업체의 유지평가 결과에 따라 평가 주기는 5.13.4 에 따른다.

5.13.2 업체평가표에 관계없이 구매업체로 선정되는 경우는 다음에 한한다.

1) ISO 9000 / 14000 인증 획득업체 / 100 PPM 인증 획득업체

2) 고객이 지정한 제조 업체

3) 고객이 승인한 물품을 공급하는 대리점, 또는 수입 공급 업체

4)경쟁업체가 없는 특정제품의 생산업체

5) 기타, 국가가 인정 SYSTEM 인증 취득 업체

5.13.3 상기 5.13.2항에 의거 등록된 업체에서 중불량 이상의 품질문제가

월3회이상 주기적으로 발생되었을 경우에는 협력업체 평가를 실시

하여야 하고, 문제점 해결후 3개월이내에 동일 문제점이 발생하지

않을 경우에는 상기5.13.2항에 따르며, 고객이 지정한 업체일 경우,

고객에게 업체의 문제점을 통보할 수 있다.

5.13.4 구매업체 선정시 다음의 서류를 구비하여 부서장의 승인을 득한 후 선정

한다.

1) 사업자등록증 사본 2) 약도

3) 협력 업체 평가 및 등록 현황 (IQP-4060-008)

5.13.5 업체평가의 기준은 다음에 의한다.

구매관리절차서

1. 목적

본 절차서는 당사 고객의 요구사항을 만족시키는 품질 수준을 달성하기 위해서 사용되는 구매품이 규정된 요구조건에 적합하게 구매관리 되고 있다는 것을 보증하는데 목적이 있다.

2. 적용범위

본 절차서는 제품생산에 직접 또는 간접적으로 사용되는 원부자재, 설비 및 소모품 등의 모든 구매품에 적용된다.

3. 용어의 정의

3.1. 원자재

제품생산 시 완제품을 구성하는 성분배합비상의 재료

3.2. 부자재

포장지, BOX 등과 같이 제품을 보조하여 유통, 보관 등을 용이하게 하는 자재

3.3. 소모품

제품을 제조하는데 부수적으로 소모되는 재료와 공무환경 관련 자재

3.4. OEM 제품

외부 거래업체에서 당사의 상표를 부착 생산하여 당사에 납품하는 제품

3.5. 협력업체

당사에 제품을 제공하는 조직으로 해당 자재의 생산 및 공급능력이 있는 자

3.6. 구매부서장

관리부서장, 생산부서장, 영업부서장을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1. 관리부서장

4.1.1. 구매관리 업무를 주관

4.1.2. 원부자재 및 소모품의 가격동향 파악

4.1.3. 협력업체 선정 및 관리

4.2. 영업부서장

4.2.1. 상품(OEM) 구매

4.2.2. 상품 구매업체의 선정 및 평가

4.3. 생산부서장

4.3.1. 설비의 구매

4.3.2. 설비 협력업체의 선정 및 평가

4.3.3. 설비의 품질검사

4.4. 연구개발실장

4.4.1. 설비를 제외한 구매품에 대하여 품질검사를 수행

5. 업무절차

5.1. 구매의 기본방침

5.1.1. 구매품의 품질확보

5.1.2. 체계적 구매 계획에 의한 적정 재고유지

5.1.3. 구매 가격의 적절한 책정

5.2. 협력업체의 선정

협력업체관리 절차서(KH-QP-706)에 따른다.

5.3. 가격결정 및 조정

5.3.1. 신규 구매품 발주의 경우에는 복수의 거래업체로부터 견적서를 청구하여 가격 및 제반조건을 검토한 후 합리적이고 경제적인 입장에서 결정한다.

5.3.2. 기존 거래처의 구매품인 경우에 있어서 구매가격의 인하가 기대되는 경우에는 거래업체의 견적서를 검토하여 경제적인 가격 수준으로 조정하도록 한다. 단, 기존 거래처의 가격조정이 불가능한 경우 구매처의 변경을 고려할 수 있다.

5.3.3. 가격결정 및 조정 시 품질의 변화(품질저하)를 초래해서는 안된다.

5.4. 구매계획

구매부서장은 구매품별로 적정재고 및 월 소요량을 산출하고 재고를 파악하여 구매를 계획한다.

5.5. 구매 계약

5.5.1. 신규업체

구매계약 체결은 원칙적으로 계약서를 작성하여 구매계약을 체결한다. 구매계약 체결에는 다음 사항을 문서화 해야한다.

(1) 계약일자

(2) 품명, 수량, 단가, 금액

(3) 품질보증 조건 및 지불조건

(4) 품질규격 및 검사규격

(5) 군납 제품에 관련되는 구매품은 정부 품보원의 요구가 있을 경우 외주업체 시설에서의 정부품질보증활동 보장 내용 포함

(6) 기타 구매에 필요한 사항(납기, 출하방법 등)

5.5.2. 기존업체

(1) 협력업체의 사업자 등록 변경이나 품목 추가시 갱신 계약을 체결한다.

(2) 품질규격 및 검사규격 등 제품 품질에 영향을 미치는 조건이 변경되었을 경우 또는 별도의 계약 체결 없이 계속 거래해온 업체인 경우에는 서면으로 품질규격 및 검사규격을 통보해야 한다.

5.6. 발주 및 검증

5.6.1. 구매품의 사용부서는 구매요구서(첨부 1)를 작성하여 구매부서에 요청한다.

5.6.2. 구매부서장은 구매요구서에 의하여 구매품의서(첨부 2)를 작성하여 대표이사의 승인을 득하고 전화 또는 FAX로 구매처에 물품을 발주한다.

5.6.3. 구매부서장은 구매품의 입고수량을 구매계약과 일치하는지의 여부를 확인하여야 한다.

5.6.4. 모든 입고된 구매품은 검증을 위해 연구개발실장 또는 생산부서장에게 검증을 요청하여야 한다.

5.6.5. 군납 제품에 관련되는 구매품은 정부 품보원의 요구가 있을 경우 외주업체 시설에서 구매품의 품질을 정부품질보증 활동을 통하여 검증해야 한다.

6. 품질기록

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(문서번호 : KH-QP-403)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

7. 관련문서

7.1. 문서관리 절차서 (문서번호 KH-QP-402)

7.2. 기록관리 절차서 (문서번호 KH-QP-403)

7.3. 내부감사 절차서 (문서번호 KH-QP-802)

8. 첨부

8.1. 구매요구서 (첨부 1)

8.2. 구매품의서 (첨부 2)

8.3. 표준계약서 (첨부 3)