자재구매관리절차서

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개정 현황

개정번호	개정일자	개정내용
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02
03
04
05

문서 승인

구분	작성	검토	승인
서명일
서명
직책

목적

구매되는 자재가 품질요구사항을 만족할 수 있도록 효율적인 구매절차를 확립하고 협력업체를 선정, 평가하여 안정적인 거래처를 확보하며, 품질향상을 목적으로 한다.

적용범위

제작에 투입되는 원자재, 기자재구매, 협력업체 평가 등 품질에 영향을 미치는 모든 구매활동에 적용한다.

용어의 정의

규격품목

표준품으로 각종 규격에 따라 대량 생산되는 일반 품목

제작품

구매시방서에 의거하여 제작되거나 비규격품으로 특수 품목

협력업체

협력업체 관리 절차서(문서번호 SQP-06-2)에 따라 등록되어 강하넷 (이하 ‘당사’라 한다)에 자재를 공급하는 업체

견적

제작에 필요한 자재의 구매, 입찰, 실행예산 편성 등을 목적으로 협력업체들로부터 절차에 따라서 당사가 필요로 하는 가격정보를 획득하는 것과 이에 관련된 일체의 행위

자재

제작에 투입되는 원․부자재, 공기구, 검사용 시험 및 계측 장비

책임과 권한

영업부서장

협력업체 선정, 평가 및 구매

자재단가 관리 및 시장조사

발주된 품목의 납기 관리

자재구매의 최종승인

생산부서장

구매품에 대한 수입/반입검사 실시할 책임과 권한

요구 납기관리에 대하여 해당부서와 협의

업무절차

협력업체 평가, 등록/승인

협력업체의 평가, 등록/승인의 관리 등은 협력업체 관리 절차서(문서번호 SQP-06-2)에 의한다.

구매 계획

영업부서장은 설계문서(도면, 시방서, 작업지시서 및 적용기술, 규격 등)에 따라 생산의 제작납기, 재고현황 등을 고려하여 협력업체에 발주를 하여야 한다.

영업부서장은 자재품귀가 예상되거나 기타 필요한 경우 언제든지 년간 수주 예상량을 파악하여 관련되는 자재를 구매하여야 한다.

견적의뢰 및 구매품의

일반적으로 많이 사용되는 자재는 협력업체와의 년간단가계약을 체결하고 이에 따라 발주하여야 한다.단, 일반 시중구매품, 특수자재 등 일반 구매품 및 고객의 요구에 의하여 특별히 구매해야하는 자재는 단가계약을 체결하지 않을 수 있다.

단가계약은 협력업체로 등록된 업체 중에서 가능한 한 2개 이상의 업체로부터 동일방법, 동일조건을 제시하여 견적을 받는다.

협력업체로 등록되지 않은 경우 및 단일견적으로도 구매할 수 있는 경우는 다음과 같다.

(1) 구매하는 자재가 독과점 품목으로 업체가 한정된 경우

(2) 고객이 지정한 업체로써 타업체가 납품할 수 없는 경우

(3) 자재의 특성상 지역이 국한된 경우

(4) 긴급을 요하는 자재

(5) 당사의 경영전략상 경영진이 지정한 경우

구매담당자는 견적에 참여한 업체 중에서 가격, 납기, 품질, 지불조건 등을 감안하여 동일조건에서는 절충(NEGO)을 통하여 최적업체를 선정한다.

구매 결의는 자재구매결의 및 검수서(첨부 2)에 구매처, 구입금액을 기록하여 영업부서장의 최종 결재를 득한다.

발주 및 계약

단가계약은 최적업체가 선정되면 구매 담당자는 발주서(첨부 1)를 작성하여 영업부서장의 승인을 득한 후 협력업체에 송부한다. 단, 설비 및 제작 등 특수자재인 경우는 대표이사의 승인을 득해야 한다.

계약서는 일반적으로 발주서로 대신할 수 있으며 다음 각 호의 경우에는 납품계약서를 작성 사용하여야 한다.

(1) 년간 단가계약

(2) 주문제작품으로 납기가 장기간 소요되는 품목

(3) 기타 품목 특성상 계약서의 작성이 필요한 경우

구매품의 변경에 의한 변경계약 또는 변경발주서도 신규계약과 동일한 방법으로 진행하며 변경계약서 또는 변경발주서에는 원계약과 상이한 내용이 식별되어야 한다.

납품관리

구매담당은 자재발주 후 납품, 설치가 완료될 때까지 전화, FAX, 업체방문 등 적절한 방법으로 납기 관리를 한다.

납기상 차질이 예상되면 영업부서장은 생산부서장에게 사전에 통보하고 납기지연으로 인한 대책을 수립한다.

검사 및 시험

영업부서장은 계약서에 정하는 바에 따라 검사 장소 및 수입/반입검사 시기를 협력업체와 협의 결정하여 검사원에게 검사를 의뢰해야 하며, 지정된 검사자는 검사 및 시험 절차서에 따라 검사 및 시험을 실시한다.

계약에 규정된 경우, 고객 또는 고객 대리인은 협력업체의 현장 및 당사의 공장에서 외주품이 규정된 요구사항에 적합하다는 것을 검증할 권리를 부여받아야 한다.

생산부서장의 책임하에 공장에서 실시하며 검사원은 다음 사항을 확인하여 적합/부적합 여부를 판정후 입고하여야 한다.

(1) 계약서와 일치 여부

(2) 수량 및 규격의 정확성 여부

(3) 제품의 파손 여부

(4) 기타 필요한 사항

품질기록

자재구매 관리에 대한 기록은 품질기록 관리 절차서(문서번호 SQP-16-1)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

 

기록명	양식번호	보존년한	보관부서	비고
자재발주서	SQF-06-11	10 년	영업부
자재구매결의 및 검수서	SQF-06-12	2 년	영업부

 

관련문서

7.1. 품질시방서 (문서번호 SQS-01-1)

7.2. 협력업체 관리 절차서 (문서번호 SQP-06-2)

7.3. 검사 및 시험 절차서 (문서번호 SQP-10-1)

첨 부

자재발주서 (첨부 1)

자재구매결의 및 검수서 (첨부 2)

첨 부1

발 주 서

 

 

문서번호 :		자-
수 신 :
참 조 :
TEL :			FAX :
발주일자 :
납기일자 :
납품장소 :
결재방법 :

번호	품명	규격	수량	단이	금액	비고
-. 주의사항 1. 납품시 본 발주서를 지참해 주시기 바랍니다. 2. 납품시 거래명세서 및 세금계산서 제출. 3. 납품기간이 지체된 경우 지체1일당 3/1000에 해당하는 지체보상금을 대금지불시공제한다. (단, 천재지변등 불가항력적인 사항이나 당사의 사유로 인한 때에는 제외함) 4. 검수는 당사규정에 따른다. 위와 같이 발주하오니 납기 준수하여 납품해 주시기 바랍니다.

 

 

 

 

 

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