양식관리절차서

양식관리절차서

 

1.      목적.

본 지침서는 당사에서 사용하는 양식의 제정, 개정, 사용, 폐기 등의 관리절차 및 방법을 정의하여 업무 수행할 때 효율성을 제고하는 데 그 목적이 있다.

 

2.      적용범위.

본 지침서는 당사의 모든 공통양식을 관리하는 데 적용한다. 양식의 배포절차는 사내표준관리 절차서(SJ-QSP-0201)에 따른다.

 

3.      용어의 정의.

해당 없음.

 

4.      책임과 권한.

4.1    업무부서장.(이하”주관부서”)

전사적인 양식의 관리 및 이행상태의 점검, 등록관리에 대한 책임 및 권한을 갖는다.

4.1.1  사내표준 또는 기타 문서에서 정한 전사 공통양식의 활용상태의 점검에 대한 책임이 있다

4.1.2  반복적으로 사용하거나, 정확성을 요구하는 업무에서 가능한 한 표준양식을 활용하도록 감독하여야 한다.

4.1.3  공통양식 이외의 양식에 대한 관리기준 정립 및 이행에 대한 책임이 있다.

 

5.      업무절차.

5.1    제정, 개정 및 폐기 의뢰.

부서장은 공통양식의 제정, 개정 또는 폐기사유 발생시 업무협조 또는 구두로 주관부서에 송부한다.

5.2    검토 및 승인.

주관부서장은 양식의 제정, 개정 또는 폐기 사유가 타당하다고 판단되는 경우에는 다음과 같이 필요한 사후 조치를 취한다.

5.2.1  양식 제정 또는 개정의 경우에는 양식등록부(QSP-05A1-01)에 등록하여 양식번호를 부여한다.

5.2.2  양식 폐기의 경우에는 양식등록부에서 삭제한다

5.2.3  양식의 제정, 개정 또는 폐기로 인해 사내표준의 변경이 필요한 경우에는 해당 주관부서에 통보하여 개정을 요구한다

5.2.4  공통양식의 관리번호를 부여하는 방법은 다음과 같다.

사내표준번호 –  OO  OO

                           개정번호(00~99)

                      양식별 일련번호 (01~99)

           사내표준번호(사내표준이 없는 경우에는 “QSP-0000”)

5.3    양식의 활용.

5.3.1  부서에서는 양식등록부(QSP-05A1-01)에 등록된 공통양식을 활용하는 것을 원칙으로 한다. 단, 단순 개정의 경우 기존 양식은 재고가 소진될 때까지 사용 가능하며, 고객이 요구하는 양식이 있을 경우 그 양식에 따른다.

5.3.2  부서장은 "5.3.1"항에 해당하지 않는 구본 양식은 즉시 폐기하여야 한다.

 

6.      기록 및 보관.

No	기           록           명	보 관 부 서	보존기간
1	양식등록부	업 무 부 서	영구

 

7.      관련사내표준

7.1    사내표준관리절차서.(SJ-QSP-0201)

 

8.      첨부 및 양식.

8.1    양식등록부.(QSP-05A1-01)