문서 및 데이터관리 지침서

 (강하넷)

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문서 및 데이터관리 지침서

 

강하넷	문 서 및 데 이 터 관 리	문서번호	KI-4051	페이지
		제 정 일	1996. 09. 02	1 / 11
	지 침 서	개 정 일	2001. 01. 02
		개정번호	3
1. 적용범위 본 지침서는 당사의 문서 및 데이터관리 절차서에서 시행하도록 명시한 부분에 대해 적용한다. 2. 목 적 문서관리 매뉴얼이나 절차서에서 세부활동 내용을 구체적이고 명확하게 명시 되어 효율적인 문서관리가 되기 위함이다. 3. 양식 등록 및 번호부여 3.1 두개 이상의 조직 단위에서 사용되는 양식은 반드시 등록한 후 등록번호가 부여되는 것을 인쇄 또는 복사하여 사용하여야 하며 한부서에서 사용하더 라도 번번히 사용하는 양식은 등록후 사용하는 것이 좋다. 3.1.1 양식의 구성 1) 규정,규격,시방서,매뉴얼,절차서,지침서,시험성적서,점검표,도면,작업 지도서,발주서 용지를 사용하여 세우거나 눕혀서 외곽선을 표시 하고 하단 왼쪽끝의 양식 등록번호 및 종이 SIZE를 기록,하단 오른쪽 끝에는 년 월 일 및 개정번호 (REV.NO)를 기록하며 중앙에 회사명을 표시한다. 단,전표나 전산용지 등은 예외로 한다. 2) 외곽선 표시는 A4용지 상부로부터 25 mm, 하부로부터 25 mm, 왼쪽은 20 mm, 오른쪽은 20 mm의 여백을 두어야 한다. 3.1.2 등록절차 1) 품질 및 일반문서(이하문서)의 양식을 등록하고자 할때는 양식2부를 작성하여 신청서 2부(KI-4051-001)와 함께 주관부서 문서관리 담당자에 제출한다. 2) 문서관리 담당자는 작성원칙과 내용등을 검토하여 타당성이 인정될 경우 승인권자의 결재를 득한후 원칙에 의거 신청서에 신규등록 번호 을 부여한 후 작성의뢰부서에 통보하고 양식등록대장(KP-4050 -001)에 기록한다. 3) 등록번호부여가 된 신청서와 양식 등록을 통보받은 작성담당자는 이를 근거로 인쇄의뢰 및 PC를 이용 인쇄하여 사용하도록 한다.

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강하넷	문 서 및 데 이 터 관 리	문서번호	KI-4051	페이지
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		제 정 일	1996. 09. 02
	지 침 서	개 정 일	2001. 01. 02
		개정번호	3
3.2 양식 등록 번호 부여 방법 3.2.1 양식 번호는 표준관리 지침서 5.3항에 “일반문서 번호부여 방법”과 5.4항 “품질문서 번호부여 방법“에 의거 부여된 번호뒤에 제정되는 일련번호 세자리 숫자를 추가하여 구성된다. 단 지도서와 기준서의 경우 일련번호 세자리 숫자 뒤에 알파벳 순서를 추가하여 표시한다. 0 0 0 - 0 0 0 0 - 0 0 0 ( 0 ) 󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 󰠏󰠏󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏 󰠇 󰠐 󰠐 알파벳 대문자 순서(지도서,기준서만해당) 󰠐 󰠌󰠏󰠏󰠏󰠏 제정순 일련번호 󰠌󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 관련 일반문서 및 품질문서 번호 3.2.2 양식부여 표시“예” 예) 일반문서중 “인사고과 운영규칙”(IGr-2021)에 관련된 양식의 종류가 nnn(n=1,2,3.....0까지의 정수)가지인 경우의 표준번호 표시방법 ․ 첫번째 등록 양식 : IGr-2021-001 ․ 두번째 등록 양식 : IGr-2021-002 ․ nnn번째 등록 양식 : IGr-2021-nnn 예) 품질문서중 “표준관리 지침서”(KI-4021)에 관련된 양식,서식의 종류가 nnn(n=1,2,3.....9까지의 정수)가지인 경우의 표준번호 표시방법 ․ 첫번째 등록 양식 : KI-4021-001 ․ 두번쨰 등록 양식 : KI-4021-002 ․ nnn번째 등록 양식 : KI-4021-nnn 4. 문서등록 및 번호부여 4.1 문서번호 부여는 문서작성자가 승인권자의 결재를 받으면 아래 문서번호 부여 요령에 의거 문서번호를 기록한다. 4.2 문서등록비고란에는 품의서, 협조전, 보고서, FAX등 문서구분을 명기한다. 4.3 문서번호 부여원칙 4.3.1 문서번호는 부서명 및 사업장표시 두자리 or 세자리,년도 두자리, 월표시 두자리,세자리 총 9~10자리의 문서와 숫자로 구성되며 각 부서별 업무 특성에 맞도록 각 부서에서 정하여 운영한다.

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강하넷		문 서 및 데 이 터 관 리			문서번호	KI-4051		페이지
					제 정 일	1996. 09. 02		3 / 11
		지 침 서			개 정 일	2001. 01. 02
					개정번호	3
	부 서 명		업무기능	등록번호구성예
	총 무 부		총무	총무 0101 - 001
			무역	무역 0101 - 001
			경리	경리 0101 - 001
	영 업 부		영업	영업 0101 - 001
			개발	개발 0101 - 001
	구 매 부		구매	구매 0101 - 001
			자재	자재 0101 - 001
	생 산 부		생산	생산 0101 - 001
			외주	외주 0101 - 001
	품질관리부		품관	품관 0101 - 001
4.3.2 문서번호 부여 xx p xxxx - xxx 󰠏󰠏󰠇 󰠏󰠏 󰠏󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏󰠏 󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏󰠏 󰠐 󰠐 󰠐 󰠌󰠏󰠏󰠏 일련번호 󰠐 󰠐 󰠌󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 연도 두자리와 월 두자리 󰠐 󰠌󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 공장(P)에만 적용 󰠌󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 부단위별 코드 예) 품질관리부에서 2001년 1월 첫번째로 업무연락을 작성하여 승인권자의 결재를 득했을때 품관 0101-001로 표기한다. 예) 생산부에서 2001년 1월 두번쨰 발행한 회의록의 경우 생산P 0101-002로 표기 한다. 5. 문서종류 및 작성 5.1 공통 사항 5.1.1 모든 문서는 한글사용을 원칙으로 하고 그 뜻을 이해하기 곤란한 경우는 한글을 명시하고 ( )안에 한자 또는 영문으로 표기하는것을 원칙으로 한다. 5.1.2 문서는 정자로 자필 또는 타자,PC로 좌측에서 우측으로 횡서한다. 5.1.3 년,월,일 표시는 1996. 01.04. (1996.1.4)로 표기한다.

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		제 정 일	1996. 09. 02	4 / 11
	지 침 서	개 정 일	2001. 01. 02
		개정번호	3
5.1.4 시간 표시는 오전 9시 50분 일 경우 09:50 또는 AM 9:50이고 오후 9시 50분 일 경우는 21:50 또는 PM 9:50으로 표기한다. 5.1.5 기술 및 특수 용어는 국가 기관이나 전문 기관의 심의회에서 제정한 용어를 사용하는 것을 원칙으로 한다. 5.1.6 대외문서나 기안, 보고문, 협조문, 통신문, FAX 등은 문서 말미에 --입니다. ---합니다. ---바랍니다로 하고 하달문(기사문)에는 간략한 용어인 --임 함,바람등으로 표기한다. 5.1.7 글씨, 그림, 도표, 양식 등은 문장 구성에 따른다. 5.1.8 번호 부여방법 1) 조항 번호는 1. 2. 3. 으로 한다. 2) 조항에 이은 세별 번호는 1.1, 2.1, 3.1, ․․로 한다. 3) 세별 번호에 이은 내용번호 1.1.1, 2.1.1, 3.1.1, ․․로 한다. 4) 내용에 이은 내용번 번호는 1), 2), 3), ․․로 한다. 5) 내용에 이은 세부내용 번호는 ①, ②, ③, ․․로 한다. 예) 1. 문서관리 (조항번호) 1.1 문서구분 (세별번호) 1.1.1 관 리 본 (내용번호) 1) 규 정 (내용번호) ① 규 칙 (세부 내용 번호) 5.2 문서의 구성 및 작성법 5.2.1 품의서, 협조전 1) 기안문서의 작성은 양식등록대장에 의한 양식을 사용한다. 2) 작성일자는 문서를 작성한 일자를 쓴다. 3) 문서번호부여는 문서작성자가 승인권자의 결재를 받으면 상기 4.3 항의 원칙에 의거 문서번호란에 기재하고 문서등록대장에 기록한다. 4) 제목 : 본문의 내용을 요약하여 간단 명료하게 표현해야 한다. 5) 내용 : 표현하고자 하는 내용을 쉬운말로써 논리적으로 작성하여야 하며 본문이 끝나면 끝글자에서 한자 띄우고 ‘끝’자를 쓰며 명부나 서식 또는 통계표로 된것은 그 소요사항이 끝난줄의

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			제 정 일	1996. 09. 02		5 / 11
		지 침 서	개 정 일	2001. 01. 02
			개정번호	3
바로 아랫줄 우측에 ‘끝’자를 쓴다. 6) 관계서류의 첨부 : 본문이 끝난 다음줄에 ‘별첨’이라 표시하고 첨부물의 명칭을 쓴다. 5.2.2 대외공문, FAX(사외) 1)대외공문 ① 수신 : 문서를 받아 최종 처리 권한이 있는 수신처의 직책을 쓴다. ② 발신 : 문서를 송부하는 부서장의 직책을 쓴다.(대외공문은 제외) ③ 참조 : 문서를 받아 처리할 수 있는 실무책임자의 직책을 쓴다.
	주식회사강하넷 (전화번호) 문서번호 : 일자 : 수 신 : 참 조 : 제 목 : X X X X X 1. 근거(문서번호,일자)에 의거 X X X X X X X X X X X X X X니다. 첨부 : X X X X X X X1부. 끝. 주소 회사이름 보내는 사람(부서/이름)
·
2) FAX(사외) ① 대외공문의 양식를 사용하지않고 문서를 대외적으로 보낼때는 FAX 표지양식(KI-4051-003)를 사용한다 ② FAX표지양식밑에 보내는 사람의 서명를하고 보내는 것이 좋다. 5.2.3 계획서,보고서 가) 기안 용지를 사용하지 않고 계획서나 보고서를 작성할때는 A4를 세우거나 눕혀서 작성한다. 나) 겉표지에는 문서번호 결재인(작성자,검토자,승인권자)문서명,작성일 제정일,결재일등을 표기하여야 한다.

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1996. 09. 02

6 / 11

지 침 서

개 정 일

2001. 01. 02

개정번호

3

5.2.4 문서의 발,수신,도장표기 1) 문서 발송 도장 (적색) 2) 문서 접수 도장 (청색) 5.2.5 문서구분 및 폐기도장 표기 (적색) 1) 관리본 도장

관 리 본

NO

①부서명 ②관리번호

(주) 강하넷

① ②

2) 비관리본 도장

비 관 리 본 본 자료를 사용전 최신본인지 확인 하시오 (주) 강하넷

3) 폐기 도장

폐 기

(주)강하넷

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제 정 일

1996. 09. 02

7 / 11

지 침 서

개 정 일

2001. 01. 02

개정번호

3

5.2.6 관리본번호 부여방법 1) 관리번호 ① X - XXX 󰠏󰠇󰠏 󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏 󰠐 󰠌→일련번호(예 : 001. 002 ․․ ) 󰠌→ M. P. I. W. A. I. Q. S. F 구분 ( M : MANUAL / p : 절차서 / I : 지침서 / W : 작업지도서(가공) A : 작업지도서 (ASS'Y) / B : 업무 설명서.사업계획서 Q : 검사지도서 / S : 표준공정도 / F : 생산공정도 / R : 규정 ) ② 배포부서명 6. 결재의 종류 및 방법 6.1 결재는 작성자가 담당자(작성자)란에 서명하고 상위자에게 결재를 올리면 문서 내용과 위임 전결에 의거 결재권자를 정하여 결재란에 서명 또는 날인 하여 결재하는 것으로 전결,대결,후결,협조사인등으로 구분한다. 6.2 전 결 (예 : 전결권자가 부장인 경우)

결

담 당

상위자(대리)

과 장

부 장

전 무

사 장

전결

재

6.2.1 담당자는 담당자란에 날인과 날짜를 명기하고 상위자(대리)에게 결재 를 올린다. 6.2.2 상위자는 문서의 내용을 검토하고 전결권자를 결정하여 전결도장을 날인하거나 쓴다. 6.2.3 과장이 결재를 완료후 부장은 자기 전결 사항이므로 전무란은 대각선 을 긋고 사장란에 서명한다. 6.3 대 결 (예 : 결재권자인 전무가 부재인 경우)

결

담 당

상위자(대리)

과 장

부 장

전 무

사 장

대결

재

KI-4021-002 A4 (주)강하넷 1996. 03. 04. (Rev. 0)

 

 

 

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문서번호

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페이지

제 정 일

1996. 09. 02

8 / 11

지 침 서

개 정 일

2001. 01. 02

개정번호

3

6.3.1 정규의 결재권자가 출장,휴가 기타 사유로 부재중일때 정식으로 직무 대리를 임명받은자가 결재하는 것으로 결재권자와 동일한 효력을 발 휘한다. 6.3.2 전무가 부재중이고 부장에게 권한을 위임했을 경우 전무란에 대결이 라쓰고 서명하거나 날인한다. 6.4 후 결 (예 : 결재권자인 사장이 부재인 경우)

결

담 당

상위자(대리)

과 장

부 장

전 무

사 장

후결

재

6.4.1 정규의 결재권자가 출장,휴가 기타 사유로 부재중일때 대리 결재가 어려운때 결재란에 후결이라 표기한다. 6.4.2 후결은 결재권자에게 다시 결재를 받아야하고 결재권자가 수정 결재후 부터 효력을 발생한다. 6.5 문서처리인 (결재인) 결재란이 인쇄되어 있지 않은 문서에 결재인을 날인하는 경우로 다음과 같이 날인한다. 6.5.1 겉표지가 있는 경우 상단우측 여백이 있는 곳에 날인한다. 6.5.2 대외 공문이나 FAX등과 같이 문서 앞면에 내용이 가득한 경우 상단 우측 여백이 있는 곳에 날인하거나 여의치 못한 경우는 하단 또는 여유공간에 날인한다. 6.5.3 문서처리인 (결재인)은 부서별 업무위임전결 사항에 맞게 사용되어야 한다. 6.6 협조서명 6.6.1 문서내용이 타부서와 관련되어 있을경우에는 승인권자의 결재를 득하기 전에 관련부서장의 협조서명을 받아야한다. 6.7 문서보존기간 6.7.1 보존기간의 구분은 문서보존기간 설정기준 (별첨 #1) 따른다. 6.2.2 전항의 문서보존기간의 기산일은 법령에 따로 정하여 진것을 제외 하고는 사업년도 종료일로한다.

KI-4021-002 A4 (주)강하넷 1996. 03. 04. (Rev. 0)

 

 

강하넷

문 서 및 데 이 터 관 리

문서번호

KI-4051

페이지

제 정 일

1996. 09. 02

9 / 11

지 침 서

개 정 일

2001. 01. 02

개정번호

3

7. 문서의 편철 및 분류 7.1 문서의 결재 및 처리가 끝난 경우에는 각 부서별로 해당문서의 종류, 내용별로 분류 편철하여야 한다. 7.2 문서의 Index 기재 요령 7.2.1 관리번호 : 위 4.3.1항의 업무기능의 첫자를 딴후 각 부서별로 일련 번호를 부여한다. 7.2.2 연 도 : 해당연도를 기재한다. 7.2.3 보존기간 : 위 6.7항의 기간을 기재한다. 7.2.4 제 목 : 문서분류 내용에 적절한 제목을 기재한다. 7.2.5 부 서 명 : 해당서류의 부서명을 기재한다. 7.3 문서의 Index의 양식은 별도 정함이 없이 각종 File의 형태에 따라 7.2항의 내용이 기재 된것으로 한다. 7.4 각 부서는 문서 편철을 위한 관리번호 부여 후 문서관리 번호대장(KI-4051 -002)을 작성 비치하고,정해진 서류함에 보관토록한다. 서류함 배치도는 별첨#2와 같다. 7.5 문서의 Index 부착요령 7.5.1 일반 File : File의 왼쪽 상단에서 하단까지의 길이로 작성 부착한다.

→

1.2cm

←

↑

관 리 번 호

↑

2.4

cm

↓

←

12cm

→

제 목

·

↓

↓

3.5

cm

2 2.4 cm

연 도

↑

↑

보 존 기 간

↑

26.5 cm

2.4

cm

↓

↓

1.2cm

제 목

↑

↑

12.2cm

↓

← 8 cm →

↓

↓

2.5

cm

부 서 명

1.2cm

부서명

↑

↑

↑

4.2cm

↓

↓

(측 면)

(전 면)

KI-4021-002 A4 (주)강하넷 1996. 03. 04. (Rev. 0)

 

강하넷

문 서 및 데 이 터 관 리

문서번호

KI-4051

페이지

제 정 일

1996. 09. 02

10 / 11

지 침 서

개 정 일

2001. 01. 02

개정번호

3

7.5.2 면장철 형 File

→

2.5cm

←

→

4cm

←

↓

↓

제목

관 리 번 호

3cm

연 도

6.5cm

↑

보 존 기 간

제 목

3.5cm

↑

↓

↑

←

9 cm

→

↓

→

2.5cm

←

부서명

6.5cm

→

9 cm

부 서 명

↑

3.5cm

↓

↑

(측 면)

(전 면)

7.5.3 전산용지 File

→

4cm

←

↓

관 리 번 호

연 도

3cm

↑

보 존 기 간

제 목

3.5cm

↑

↓

→

←

9 cm

→

9 cm

←

부 서 명

↑

3.5cm

↓

KI-4021-002 A4 (주)강하넷 1996. 03. 04. (Rev. 0)

 

강하넷		문 서 및 데 이 터 관 리			문서번호		KI-4051		페이지
					제 정 일		1996. 09. 02		11 / 11
		지 침 서			개 정 일		2001. 01. 02
					개정번호		3
8. 기록과 보관
	양 식 번 호		양 식 명	작성부서		보관부서		보존년한
	KI-4051-001		양식(제정,개정)신청서	전부서		품질관리부		3년
	KI-4051-002		문서관리번호 대장	전부서		전부서		1년
	KI-4051-003		FAX문서 표지	전부서		전부서		1년
9. 관련 표준 9.1 표준관리 지침서(KI-4021) 9.2 문서 및 데이터 관리 절차서(KI-4050)

KI-4021-002 A4 (주)강하넷 1995. 03. 04. (Rev. 0)

 

 

 

 

 

별첨 #1

 

* 문서보존기간 설정기준 *
구 분	설 정 기 준	예	비 고
영구	- 회사가 존속하는 한 동시에 있어야 될 문서 - 임원 및 종업원의 인사문서 - 효력이 계속되는 문서 - 기타 중요하다고 인정되는 문서	- 품질매뉴얼 절차서, 지침서 - 회사발전 사료 - 정관 - 인사관계 서류
10년	- 예산 결산 또는 회계에 관한 증빙서류 - 사내 전반에 관한 지시문서 및 조사문서 - 급여 및 후생관리문서 - 관공서 제출문서 및 시달명령 문서 - 계약서류	- 전표, 원장, 결산보고서 - 설계도면, 규격, 지도서등
5년	- 세무관련 중요문서 - 업무상 사고 관련문서 - 완․반제품 및 원․부자재 입․출고 전표 - 설비도입 관련문서	- 세금계산서, 매출장, 거래 내역서 및 증빙서류 - 전표류 - 설비도입 검토,도입 품의서
3년	- 보고서 (통지 및 조사서류) 품의서 - 법령에 정해진 문서 - 품질 중장기 계획	- 안전, 공해 관련문서 - 중요품질 기술품의서, 보고서 - 품질 중장기 계획서 - 년간 사업계획서 - 검․교정 DATA점검표
1년	- 일반 회의록 - 업무연락문서 - 원본이 있는 사본 - 기술,작업방법 및 작업조건 개선자료	- 회의록 - 시험검사 성적서 - 이상발생 통보서, 개선대책서 - 통신문, 협조전, FAX

 

 

 

 

 

 

 

양 식 등 록 대 장

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NO	양식번호	양 식 명	의뢰부서	의뢰일자	승인일자	비 고

KP-4050-001 A4 (주)강하넷 1996. 03. 04 (Rev. 0)

 

 

문 서 관 리 번 호 대 장

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부 서 명 :

관리번호	연 도 별	보존기간	제 목	보 관 처

KP-4051-002 A4 (주)강하넷 1996. 03. 04 (Rev. 0)

 

 

 

 

 

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