문서관리절차서

1. 목 적/적용범위

각 조직간의 업무 연결은 대부분 문서에 의하여 처리 하여야 한다.

여기서 문서의 역할은 본부와 팀과의 정확한 의사전달, 차기 프로젝트를 위한 자료화, 계약이행여부판단 등을 위하여 필수적이다.

따라서 각 조직은 이러한 문서의 작성, 접수, 발송, 분류, 활용, 유지관리를 함에 있어 본 절차서를 적용한다

 

2. 책임과 권한

2.1 사업 본부

각 조직의 문서관리가 합리적인 기준에 따라 수행될 수 있도록 기준을 제정하고 관리할 책임과 권한이 있다.

2.5 사업팀장

본 절차서에 따라 문서업무를 수행하고 팀내 문서를 제정하여 활 용한다.

 

3. 용어의 정의

없음

 

4. 본 문

 

4.1 문서의 범위

① 교신 문서 : 사업수행과 관련하여 유관조직과의 의사교환을 위 해 발생하는 계약서, 협조문, 통지서등으로 한다.

② 자료 : 사업을 수행하면서 발생한 기록물중 교신문서를 제외한 모든 기록물을 의미한다.

③ 팀 내부 문서 : 팀내부에서 생산된 문서.

4.2 문서의 분류

① 본 항에서 제시된 이외의 문서는 회사내에서 기 사용되고 있는 각종 문서를 말한다.

② 각 문서의 분류번호는 본 절차서에서 부여한 코드를 사용한다

③ 모든 문서에는 프로젝트번호를 부여하되 번호만으로도 각종 통 계 작업에 사용 될 수 있도록 작성한다.

4.3 문서의 접수

① 각 조직이 접수하는 문서는 문서분류기준에 따라 지정된 문서 번호를 부여한뒤 접수한다.

② 각 조직이 송부하는 문서는 문서분류기준에 따라 지정된 문서 번호를 부여한뒤 발송한다.

③ 문서의 보관은 대분류를 기준으로 하여 한 개의 파일로 관리하 고 문서목록을 전산화 하여 사내자료관리전산화 프로그램에 사용할 수 있도록 한다.

 

5. 관련 문서

별표 1 : 문서 접수 대장

별표 2 : 문서 발송 대장

별표 3 : 협조문