구매업무절차서

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  목         차

1.     목          적

2.      적  용  범  위

3.     용 어 의 정 의

4.     책 임 과 권 한

5.     업  무  절  차

6.     기 록 및 보 관

7.     관련 사내 표준

8.     첨 부 및 양 식

개 정     이 력	개정번호		제.개정 일자		개        정        사        유
결       재	구 분	작       성		검                     토			승       인
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1.   목적.

본 절차서는 당사에서 경영활동에 필요한 자재의 구매업무 처리기준을 정하여 구매업무의 효율화와 합리화를 도모하고 나아가 적정가격, 적정품질의 자재를 적절한 시기에 조달하여 생산활동의 운영을 원활히 하고 원가절감을 통한 이익증대에 기여함을 목적으로 한다.

 

2.   적용범위.

본 절차서는 당사에서 사용되는 원·부자재를 구매하는 구매품에 관한 구매업무의 처리 방법과 그 절차에 대해서 적용한다.

 

3.   용어의 정의.

3.1   협력업체.

구매자(수요자)에게 제품을 제공하는 조직을 협력업체라 한다.

3.2   시방서.

당사업무의 구매품에 대한 요구사항을 기술한 검토, 승인된 구매문서를 말한다.

3.3   구매품.

제품의 조립에 필요한 원·부자재를 구매품이라 한다.

3.4   일반 구매품.

제품을 생산하는데 있어서 생산활동에 연관된 부서에서의 생산활동을 위해 상대의 시방 또는 합의적 시방에 의해 구매되는 소모품, 공구류, 설비 및 기계장치 등을 말한다.

 

4.   책임과 권한.

4.1   대표이사.

4.1.1   협력업체 승인 및 취소.

4.2   품질보증부서장.

4.2.1   수입검사 업무.

4.2.2   부적합품의 기록, 보전 관리.

4.2.3   시정조치 의뢰 업무.

4.2.4   협력업체 평가.

4.2.5   설비구매의 평가.

4.3   업무부서장.

4.3.1   협력업체 평가 선정 및 변경 의뢰업무.

4.3.2   구매문서의 발행, 변경, 회수와 승인.

4.3.3   부적합품 발생에 대한 조치 및 예방.

4.3.4   구매 DATA 검토 확인.

4.3.5   물품 대금 지불 의뢰.

4.4   생산부서장.

4.4.1   생산에 관련된 일반 구매품의 구매요청.

4.4.2   자재 및 제품 입고, 보관 및 출고, 창고관리 업무.

4.4.3   자재 입고 검사 의뢰 업무.

 

5.   업무절차.

5.1   발주.

5.1.1   업무담당은 생산계획이 확정되면 부족한 원·부자재를 확인하여 구매계획 수립 후 원판출고의뢰서(Q-0601-0100) 또는 구매 발주서(Q-0601-0200)를 작성하여 시행한다.

5.1.2   원판출고의뢰서 또는 구매발주서는 FAX, E-Mail 또는 우편 등을 통하여 업체에 전달한다.

5.1.3   “원판출고의뢰서”, "구매발주서"에 다음 사항이 명기되어야 한다. (품명, 규격, 단위, 수량, 납기)

5.1.4   긴급을 요하거나 당사 구매 사정상 소액, 소량의 자재를 구매하는 경우에도 같다.

5.2   납기관리.

5.2.1   구매담당은 자재의 납기가 엄수되도록 확인하여 구매 요구부서에 지장을 초래하지 않도록 관리한다.

5.2.2   납기가 지연될 경우에는 구매 요청부서와 협의하여 처리한다.

5.3   수입검사 의뢰.

5.3.1   구매품은 주문서와 구매업체의 제품발송장 또는 거래명세서를 대조하여 일치여부를 확인하고 품질보증부서에 검사 의뢰한다.

5.3.2   설비 및 기계장치 구입시 요청부서에서 시방서와의 비교 및 성능검사를 실시하고, 부서장의 승인 후 업무부서로 통보하며, 업무부서장은 대표이사의 승인을 받는다.

5.4   지불의뢰.

5.4.1   자재담당은 구매품 입고 거래명세표를 매월말 입고분의 세금계산서를 업체로부터 접수하여 구매품에 대한 대금지불을 한다.

5.5   구매품에 대한 고객의 검증.

고객이 당사 제품에 대한 품질보증을 검증하기 위해 고객의 요구에 따라 당사 및 구매품의 협력업체를 방문하여 구매품을 검증할 수 있으며 당사 고객에 대한 검증이 이루어진 경우에도 구매품은 "검사업무절차서"(Q-1001)에 따라 처리된다.

5.6   시장정보 파악.

구매담당자는 구매품에 대한 시장의 정보를 명확히 파악하여 가격의 폭등이나 품귀 현상에 대비할 수 있는 방법을 강구하고 대책을 세워야 한다.

5.7   구매문서 관리.

협력업체로부터 접수되거나 협력업체로 발송되는 문서는 품질기록관리절차서(Q-1601)에 따른다.

 

6.   기록 및 보관.

6.1   모든 전산자료의 기록보관 및 확인방법은 전산기록 매체에 의한 처리방법에 준한다. 단, 구매발주서는 기록 관리한다.

No	기        록        명	보 관 부 서	보존기간
1	원판출고의뢰서	업 무 부 서	1년
2	구매발주서	“	1년

 

7.   관련사내표준.

7.1   검사업무 절차서.(Q-1001)

7.2   부적합처리 절차서.(Q-1301)

7.3   자재 및 제품관리 절차서.(Q-1501)

7.4   품질기록관리 절차서.(Q-1601)

7.5   협력업체평가절차서.(Q-06A1)

 

8.   첨부 및 양식.

8.1   (첨부1) 구매업무 흐름도.

8.2   원판출고의뢰서(Q-0601-01)

8.3   구매발주서. (Q-0601-02)

 

 

 

 

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