계약관리절차서

 

A. 작성, 검토 및 승인

 

▣ 문서 식별

 

관 리 본	Q M -
비관리본	관리처 :

 

 

▣ 본 품질절차서는 강하넷의 품질경영 방침에 따라 다음 책임자에 의해 작성(개정), 검토 및 승인이 되어야 효력이 있다.

 

구  분	부 서 명	직    책	성    명	서    명	일    자
작성(개정)	국내영업부	부 서 장			04. 07. 01.
검     토		품질경영대리인			04. 07. 01.
승     인		대표이사			04. 07. 01.

 

 

▣ 합       의

 

부  서  명
성      명
서      명
일      자

 

 

▣ 회       람

 

성      명
서      명
일      자
성      명
서      명
일      자

 

 

 

B. 목차 및 개정 현황

 

개정번호	개정일자	개정내용	개정사유

 

 

 

 

1. 목적

 

당사와 고객간의 계약에 있어 표준화된 절차를 수립 적용함으로써 계약 시 누락되는 내용이 없고, 고객의 요구사항을 충분히 반영할 수 있고 계약내용을 충분히 검토함으로써 고객만족을 달성하는데 그 목적이 있다.

 

 

2. 적용범위

 

본 절차서는 당사와 고객간에 체결되는 수주계약 업무수행에 따른 입찰 및 계약관리에 적용된다.

 

 

3. 용어의 정의

 

3.1.  입찰
고객이 발주하는 제품을 수주하기 위해 적정한 금액을 투찰하는 행위를 말한다.

3.2.  계약검토
고객의 요구사항이 적절히 정해지고, 이를 이행하기 위한 당사의 수행가능 여부를 검토하고, 제작 능력을 고려하여 고객의 요구사항에 부합될 수 있도록 당사가 계약 체결 전에 행하는 체계적인 활동을 말한다.

3.3.  계약
입찰 또는 협약 후 공사 진행을 위하여 구체적이고 확정적인 조건 및 금액 등을 상호 합의하에 문서로 체결하는 행위를 말한다.

 

4. 책임과 권한

 

4.1.  국내영업부, 미국지사 (이하 “영업부”라 한다)

 

4.1.1.  수주계약에 대한 영업 활동을 주관하며 수집 작성된 수주관련 업무를 분석, 검토한다.

4.1.2.  당사와 고객간의 계약내용에 대한 조정, 계약수립 및 확정

4.1.3.  수주관련 정보를 수집하고 고객의 제시조건과 당사의 견적/입찰가능 여부를 관련부서에 의뢰하여 체계적인 계약검토 및 수주 업무절차를 수행한다.

 

4.2.  각 부서장

 

4.2.1.  영업부의 요청시 제품의 생산 일정 및 제작 가능한 제품인지를 확인하여 그 결과를 회신한다.

 

 

5. 업무절차

 

5.1.  수주 및 입찰정보 수집

 

5.1.1.  영업부서장은 고객으로부터 당사의 생산 제품에 대한 발주의향 및 계획 등의 정보를 수집한다.

5.1.2.  영업 담당자는 공고, 신문광고, 직접방문 및 각종 관련 정보지를 통해 입찰 및 수주관련 정보를 수집한 후 영업부서장에게 보고한다.

 

5.2.  견적 제출 또는 입찰

 

5.2.1.  고객으로부터 유·무선, FAX 또는 직접 방문 등의 방법이나 영업 담당자의 방문을 통한 수주 의사를 접수하면 견적서(첨부 1) 또는 OFFER SHEET(첨부2)를 작성하여 영업부서장의 검토 및 대표이사의 승인을 득한후 입찰에 참여하거나 고객에게 제출한다.

5.2.2.  견적서 작성 시 검증되지 않은 기술적인 문제 등이 있다면 관련부서에 이러한 내용에 대해 당사의 수행가능 여부를 확인하여야 한다.

5.2.3.  입찰의 경우 영업부서장은 입찰공고 내용에 따라 업무처리를 하여야 하며 투찰금액에 대한 대표이사의 최종 승인을 득한 후 입찰행위에 참가하는 것을 원칙으로 한다. 단 금액이 1천만원 이하의 경우는 영업부서장이 승인한다.

 

5.3.  계약검토 및 계약

 

5.3.1.  영업부서장은 고객의 발주서 또는 구두주문 사항 접수하였을 경우 주문의 수락 전에 계약검토를 실시하고 검토기록을 주문서, 수주현황표 등에 작성한다. 고객과 계약서를 작성해야 하는 경우 또는 제품사양 등이 복잡한 경우는 계약검토 결과를 계약검토서(첨부 2)를 작성하여 유지 관리한다.

5.3.2.  입찰에서 낙찰되었을 경우는 계약서 작성 전에 계약검토를 실시하고 검토기록을 계약서(안)에 작성한다.  입찰전 계약검토를 실시하였다면 입찰전 요구사항과 계약에서 요구하는 사항의 차이점을 검토한다.  계약검토는 필요시 관련부서에 검토 의뢰한다.

5.3.3.  계약검토서로 관련조직에 검토를 의뢰하였다면, 검토의뢰 받은 관련부서는 해당사항의 검토 의견을 작성하여 영업부서장에 회신한다.

5.3.4.  영업부서장은 계약검토가 완료되고 문제가 해결되면 고객과 계약을 실시한다.

 

5.4.  사후관리

 

5.4.1.  영업부서장은 계약 완료되고 주문사항이 수락된 수주사항은 특별한 계약검토 기록을 포함하여 관련부서에 통보하여야 한다.

5.4.2.  영업부서장은 고객의 요구 또는 제품의 생산도중 발생되는 계약변경 사항을 고객으로부터 접수하면 관련부서의 협조를 받아 고객과 협의하며, 계약변경 절차는 처음 계약절차에 준하여 수행한다.

5.4.3.  영업부서장은 기 승인된 계약변경 관련서류를 확인 후 계약 체결하고, 관련부서에 변경된 계약 내용을 통보한다.

 

 

6. 품질기록

 

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(문서번호 : QP-MS-3)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

기   록   명	양식 번호	보존년한	보관 부서
견적서	QF-PR-21	3년	영업부
OFFER SHEET	QF-PR-22	"	"

 

 

7. 관련문서

 

7.1.  기록관리 절차서 (문서번호 QP-MS-3)

7.2.  공정관리 절차서 (문서번호 QP-PR-1)

 

 

8. 첨 부

 

8.1.  견적서 (첨부 1)

8.2.  OFFER SHEET (첨부 2)