계약검토절차서

계약검토절차서

 

1. 적용범위

본 절차서는 (주)깅히넷 (이하 “당사”라 한다)와 고객과 거래를 하기위한 계

약체결에 관한 업무에 대하여 적용한다.

 

2. 목적

고객과 당사간 계약내용을 확인하고 검토 조정하는 절차를 수립하여 서로의 요

구사항을 최대한 충족시키고 관리하기 위함이다.

 

3. 용어정의

3.1 수주 : 고객으로 부터 주문(제품이나 부품의 판매를 요청하는 것)을 받는 것

을 통칭하며, 고객이 당사에 주문을 하는 방법으로는 주문서송부 FAX송신

유선통보 근거리통신망(VAN)등을 이용할 수 있다.

3.2 계약 : 기본계약과 개별계약으로 분류되며 기본계약은 업체와 업체간에 거래

를 하기위하여 기본적인 거래조건을 합의 계약한 것을 말하며, 개별계약은 기

본계약내용의 범위 안에서 건별로 이루어지는 계약으로서 고객으로부터 판매

요청을 받아 판매에 합의한 것을 말한다.

3.3 사양승인원 : 고객으로부터 접수한 사양을 검토 확인하고 서류로 작성하여 고

객에게 제출하여 승인 을 받은 서류를 말하며 작업도면 기술자료 부품LIST

이력 등이 포함되어 있다.

 

4. 책임과 권한

4.1 개발 영업부서

4.1.1 계약사항의 상담 및 검토

4.1.2 계약체결 및 계약문서의 확보

4.1.3 계약내용의 관련부서 통보

4.1.4 계약내용의 이행여부 확인 및 조치

4.1.5 계약변경사항의 검토 및 관련부서 통보

4.2 관련부서

4.2.1 고객요구사항 검토 및 통보

4.2.2 계약내용의 이행

 

 

5. 운영절차

5.1 계약검토

5.1.1 기본계약

고객과 기본계약 검토는 아래의 순서와 계약점검표(IQP-4030-001)

에 의해 검토한다.

1) 고객가 신규 거래시 영업담당자는 고객과 상담하여 고객이 요구하는

내용과 당사의 요구 사항을 확인하고 부서장에게 보고한다.

2) 영업부서장은 고객의 요구사항을 검토하고 다음의 내용을 재 검토하여

확인 후 전무이사에게 보고한다.

(주요 업체는 대표이사에게 보고 : 매출액 10억이상 /년)

3) 전무이사는 영업부서장으로 부터 보고받은 내용을 검토한 후 기본계약

체결을 지시하고 이의가 있을 시 재 검토를 지시한다.

4) 1년 이하의 단발성 거래나 기존 고객의 사양으로 신규고객과 거래하는

경우 주문서로 기본 계약을 대체할 수 있다.

5.1.2 개별계약

기본계약을 체결한 후 제품별 개별계약의 검토는 다음의 순서에 따른다.

1) 영업담당자는 고객이 제품의 사양을 제시하고 판매를 요청하는 경우에

제품사양의 결정 후(사양승인원) 견적서(IQI-4030-003)를 영업 부장의

승인을 득한후 고객에게 제출하여 단가를 협의하고 영업부서장에게 보

고후 승인을 득하여 단가를 결정하며 전무 이사에게 단가 결정 사항을 보고한다. 제품의 사양에 대한 결정절차는 개발업무지침서(IQI-4041)

에 따라 처리한다.

 

2) 제품 단가를 결정시 영업 담당자는 공정을 분석하고 적정 원가표에

의거하여 제품 가격을 산출한다. 단 수량과 제품 사양을 고려하여

제품 단가를 결정한다.

3) 연속적으로 고객에게 판매되고 있는 제품에 대하여 고객이 판매를 요청

하는 경우에는 영업담당자가 수주받은 내용이 이전의 내용과 다른점이

없는지 확인하고 변경사항이 있을시 고객에게 확인하여 부서장에게

보고하고 부서장은 이에 따른 제반조치를 취한다.

 

5.2 계약체결

5.2.1 기본계약체결

영업부서장은 전무이사의 지시를 받아 고객과 계약을 체결하고 전무이사

는 이를 승인한다. (주요업체 대표이사 승인 : 매출액 10억이상 / 년)

5.2.1 개별계약체결

영업담당자는 고객으로부터 주문수량 규격 납기 가격 등을 명시한 주문서

또는 이와 동일하게 인정되는 문서(VAN포함)를 접수하여 영업부서장이

이를 검토 승인하며 전무이사에게 보고함으로서 계약체결이 된 것으로

간주한다.

 

5.3 계약의 유지관리

5.3.1 계약의 유지

1) 기본계약 : 고객과 당사간에 체결된 기본계약 기간은 쌍방간에 체결한

계약서에 명시한 내용으로 한다.

2) 개별계약 : 고객이 제시한 납기를 계약의 유지기간으로 하며 쌍방

합의 후 조정 할수 있다.

5.3.2 계약의 변경

1) 기본계약 : 고객이 계약의 내용변경을 요청하는 경우에 영업부서장은 고

객의 요청사항을 확인 후 협의를 진행하고 , 고객과 협의된 사항을 전무

이사의 승인을 득한 후 고객과 계약내용을 변경한다.

(주요업체 대표이사 승인 : 매출액 10억이상 / 년)

 

  

2) 개별계약 : 고객이 계약의 내용변경을 요청하는 경우에는 다음의 순서에

따라 계약을 변경한다.

① 영업담당자는 고객이 요청하는 사항을 고객과 협의한 후 계약변경 검

토서(IQP-4030-002)에 기입후 이것을 개발 부서에 통보하고 개발

부서에서는 통보받은 내용을 관련부서와 협의 검토하여 영업담당자

에게 통보한다.

② 개발부서로 부터 검토결과를 통보받은 영업담당자는 고객과 협의하여

변경사항을 합의하고 개발 부서에 통보한다. 개발 부서는 변경 승인원

을 작성하여 영업부서장에게 보고한다.

③ 영업부서장은 변경내용을 검토하고 단가 변동이 없는 단순 변경일때 는 전결 처리 하고 중요 변동이 예상되는 계약 변경일때는 전무

이사의 승인을 득한 후 고객과 계약내용을 변경한다.

3) 공통사항

①　영업담당자는 변경된 계약내용을 개발부서와 협의 관련부서에

통보하여야한다.

② 당사에서 고객에게 계약내용 변경을 요청한 경우에는 전무이사에게 보고 후 고객과 협의를 하여 계약내용을 변경한다.

5.3.3 계약의 종료

기본거래계약은 고객과 거래가 중지되면 계약이 종료되며 제품별 개별계

약은 고객이 요청한 제품의 납품이 완료되면 계약이 종료된다.