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절차서: 문서화된 정보관리 절차서

1.   개 요

1.1.   이 절차서는 경영 시스템의 문서에 대한 기록 및 문서 관리 요구 사항을 정의한다.

1.2.   문서 관리는 활동 및 작업을 수행하는 방법에 대해 담당 직원의 지침 문서에 적용되며 이 범위 이외의 문서 관리는 필요로 하지 않는다.

1.3.   기록관리는 고객 요구사항에 부합하는지 또는 아닌지 그 증거자료를 제공하는 것이다. 여기에는 검사와 관련된 요구 사항, 구매 요구 사항, 계약 요구 사항 등을 포함 할 수 있다

2.   관리 프로세스

2-1   문서 관리

1)   문서에 대한 관리 요구 사항은 내부 및 외부 문서에 대해 적용된다.

2)   원본은 화면으로 출력되어야 하며, 대리인에 의해 PDF 파일로 보호 및 유지되어야 한다

3)   문서의 복사는 허용되지만 발행하기 전에 대리인에게 승인을 받아야 한다.

4)   원래의 화상 출력은 변경이 필요함에 따라 참고로 사용하는 문서 관리에 의해 유지된다.

5)   화상 출력은 적절한 방법 및 백업 시스템으로 유지돼야 하며, 외부 하드 디스크 나 USB 드라이브 또는 기타 적절한 방법을 통해 활성화 되어야 한다.

6)   하드 카피는 허용되지 않는다. 대리인은 만약 관리되고 있는 하드카피가 필요하고, 품질경영 시스템이 온전한 상태가 아니라면 배포 방법을 정당화 해야 한다.

7)   이력의 첫 페이지에 빨간색으로 관리되고 있음이 표시되어야 한다.

8)   배포 사본은 개정 관리되고 있는 문서가 제3자에게 배포 될 필요가 있을 경우, 이는 대리인에게 승인 받아야 하며, 비관리본으로 표시되어야 한다.

9)    

2-1-1   문서제정

1)   관리가 요구되는 문서는 품질 매뉴얼의 문서화된 정보 7.5항에 정의된 대로 관리되어야 한다

2)   제안된 모든 새로운 문서는 대리인의 승인을 받아야 한다. 필요한 경우 경영진이 승인할 수 있다.

3)   승인된 모든 문서는 문서 관리대장에 정리해야 한다

4)   개정 내역은 다음을 통해 결정되어야 한다;

A.   문서 첫 페이지의 개정 이력표 (예를 들어; 절차나 작업 지시서)

B.   문서의 다른 유사한 유형이나 양식의 경우 문서의 바닥글에 처리한다.

5)   문서는 대리인에 의해 보관되어야 하며, 공식적으로 PDF 버전으로 포맷되어 유지해야 한다.

6)   문서는 이 절차서에서 관리되고 있는 문서 관리 부분으로 통제되어야 한다.

2-1-2   문서의 개정

1)   현존 문서의 어떤 개정 제안은 담당자를 통해 이루어져야 한다. 그것은 문서화된 정보 유형 1및 2에 적용된다. 

2)   그러한 개정은 양식에 대해 이루어지고, 기존 구문서는 개정 문서 사용 전에 우선 정리될 필요가 있다.  적용 가능한 경우, 질 좋은 서비스 적합성을 반영했다면, 문서관리자 또는 담당자는 구문서 사용을 금지할 권한을 보유한다.   

3)   3) 새로운 문서 제정에서 결정된 개정이력은 업데이트돼야 한다.

2-2 기록 관리 

이 적용범위 이외의 기록은 관리를 요구하지 않지만, 그러나 경영진의 재량으로 관리될 수 있다.

2-2-1 기록의 식별 및 추적성  

1.   모든 기록은 용이한 식별 및 회수,검색이 가능하도록 순차적으로 및/또는 날짜 별로 파일화 되어야 한다. 

2.   제품, 서비스 또는 회의 출력을 참조하기 위한 고유한 식별은 본 품질매뉴얼의 8.5.2항 식별 및 추적성을 참조할 수 있다.

3.   담당자는 기록 목록표를 유지해야 하는 책임이 있다. 그 목록표에 변경사항이 잇는 경우에는, 그 목록표는 업데이트되어야 한다.

4.   기록들은 추적성 및 책임자가 정의됐음을 입증하기 위해 계획된 장소에(정해진 장소에) 보관돼야 한다. 

2-2-2 저장, 보호 및 보유  

1.   모든 기록들은 관련 기능 (부서)에 의해 저장, 유지 및 회수 및 탐색돼야 한다. 

2.   기록의 읽기 쉽게 보존돼야 한다.  

3.   기록들은 적절한 대로 출력된 인쇄본 및 /또는 소프트 카피 (하드카피 등 인쇄본과 달리 기록으로 남지 않는 디스플레이 장치로의 출력물)로 저정되어야 한다. 중요하지 않은 기록에 대해선, 정상적인 화일 캐비넷의 보관으로 충분하다.

주요한 기록에 대해선, 해당 기록이 있을 경우, 그 기록들은 잠재적인 화재, 절도 (분실), 승인받지 않은 제거 및 기타 손상 등으로 부터 보호돼야 한다. 

4.   또한, 전자매체로 된 주요 기록들은 무심코 저지른 삭제, 컴퓨터 바이러스 및 화일 손상으로 부터 보호돼야 하며, 하드 카피들 (인쇄본)은 별도 장소/구역에 적절하게 보관돼야 한다.

5.   소프트 카피형태의 기록들은 백업되야 하고, 백 업된 기록들은 손상 또는 손실(분실)로 부터 보호돼야 한다. 

6.   모든 기록들은 기록 목록표 (기록대장)에 규정된 대로 최소한의 기간 동안 보유돼야 한다. 담당 책임자 (문서화된 정보관리 담당자)는 기록들에 대한 보유기간을 설정할 책임이 있다. 

2-2-3 회수 및 폐기  

1.   모든 기록들은 경영위원회에 의한 검증 또는 외부관계자의 기록에 대한 요청 시에는 이해관계자에 의해 요청된 대로 유용해야 한다. 

2.   그 기록들은 검토를 위해 쉽게 회수할 수 잇는 그러한 방법으로 저장돼야 한다.

3.   외부 관계자에 의해 기록에 대한 어떤 요청이 있을 경우엔, 일단, 담당자의 승인을 득하면, 기록들은 단지 폐기될 수 있다. 

4.   기록들은 어떠한 적절한 수단으로 폐기돼야 한다. 기밀 기록들은 문서파쇄에 의해서 폐기처리 돼야 한다. 

3.   관련 문서

1)   문서관리 대장 (04PF-01)

2)   양식관리 대장 (04PF-02)

3)   자료관리 대장 (04PF-03)

4)   기록물 관리 대장  (04PF-04)

문서 관리 대장

(04PF-01)

양식 관리 대장

(04PF-02)

자료 관리 대장

(04PF-03)

기록물관리대장

(04PF-04)

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1. 적용범위

당사의 전 조직에서 품질경영 시스템에 대한 운영에 있어 내부 의사 소통 절차에 대하여 적용한다.

2. 목적

이 절차는 당사의 전 조직의 의사소통을 원활히 함으로서 효과적인 품질경영시스템을 구축하는 것을 목적으로 한다.

3. 용어의 정의

3. 1 품질정보

품질경영시스템과 관련된 업무, 법규 및 요건, 고객불만, 조직, 신기술, 시정조치 등의 제반 정보를 말한다.

4. 책임과 권한

4. 1 공장장

회사경영에 관한업무를 기획, 조사, 보고, 통보, 조정하는 업무를 각 팀장에게 구두 및 서류로 전달할 책임과 회사조직 활동 전체에 의사소통할 책임과 권한이 있다.

4. 2 품질경영팀장

각 팀장으로부터 통보된 품질정보의 분석, 조치 부서를 결정하고 공장장에게 보고하고 그 조치에 따른다.

4. 3 각 팀장

(1) 입수된 품질정보에 대하여 품질경영팀장에게 통보할 책임이 있다.

(2) 조치 결정된 품질정보에 대하여 조치방안의 강구 및 실행할 책임이 있다.

5. 업무처리 절차

5. 1 의사소통매체

의사소통 매체는 다음과 같은 방법으로 이루어지며, 품질정보에 따라 정해진 매체를 이용한다.

(1) 정기, 비정기 간행물

(2) 공문(대내․외 업무연락 등)

(3) 교육 및 훈련

(4) 회 의

(5) 통신기기

(6) 간담회

(7) 게시판

5. 2 품질정보의 수집

각 팀장은 다음과 같은 품질경영정보를 수집한다.

(1) 품질방침 및 품질목표

(2) 품질경영시스템(품질문서, 관련법규 등)

(3) 방침 및 목표관리계획

(4) 부적합 및 고객불만

(5) 지시사항 및 협조 사항

(6) 기타 품질관련정보

5. 3 품질정보의 처리

품질정보를 입수한 각 팀장은 품질정보를 다음과 같이 품질문서에 업무절차가 정해진 품질정보는 해당 절차서에 따르며, 5. 1항의 의사소통 매체를 이용하여 관련팀에 통보한다.

5. 4 회신

각 팀장은 이해관계자의 회신요구시 조치결과에 대하여 대외공문 또는 해당문서를 통하여 회신하여야 한다.

6. 관련문서

(1) 문서 및 자료관리절차서(QP-4201)

(2) 목표관리절차서(QP-5401)

(3) 불만처리 절차서(QP-7202)

(4) 부적합 관리절차서(QP-8301)