기록관리절차서

강하넷	식품안전절차서	문서번호	P-9021
		제정일자	2016. 02. 01.
		개정일자	-
	기 록 관 리
		개정번호	0	Page	1/4

 

- 제∙개정∙폐지 이력

번호	제∙개정일자	제∙개정 사유	제∙개정 내용 요약
0	2016. 02. 01	ISO 시스템 도입	신 규 제 정

 

결     재	구 분	작 성	검 토	승 인
	성 명
	서 명
	일 자

 

 

 

강하넷	식품안전절차서	문서번호	P-9021
		제정일자	2016. 02. 01.
		개정일자	-
	기 록 관 리
		개정번호	0	Page	2/4

 

1. 목적

규정된 요구 사항의 적합성과 식품안전경영시스템의 효과적인 운영을 실증하는데 그 목적이 있다.

 

2. 적용 범위

본 절차서는 식품안전 기록의 식별, 색인 , 열람, 파일링 및 보관 유지에 대하여 적용한다.

 

3. 책임과 권한

3.1 관리부서장

식품안전경영시스템에 관련된 식품안전 기록들에 대하여 관리 체계를 수립하고, 식품안전 기록서가유지, 관리되도록 해야 한다.

3.2 각 부서장

해당 부서 식품안전 기록의 지정, 작성, 식별, 보존 기간, 설정, 수집, 파일링, 보관 및 유지 관리를 할 책임이 있다.

 

4. 식품안전 기록의 작성 및 수정

 

4.1 각 부서장은 해당 부서의 식품안전 기록을 담당자에 의해 읽기 쉽고 정확하게 작성되도록 하여야 한다.

4.2 식품안전 기록의 유효성은 담당자에 의해 작성되어 권한 및 자격이 있는 자의 서명 및 날인이 된 것에 한하여 유효성이 인정된다.

4.3 식품안전 기록의 수정은 원칙적으로 불가하다. 단, 오자, 탈자, 바로잡기, 인쇄 교정 등 내용에 영향을 주지 않는 기록에 대하여 작성 부서의 부서장 책임 하에 유색선(=)을 긋고 수정사항을 기록 후 수정자가 날인하여 수정 할 수 있으며, 수정전의 내용에 대한 식별이 가능해야 한다.

4.4 식품안전 기록의 분류 및 파일링은 문서 관리 담당자가 관리하고 보존 기간을 명기하여야 한다.

 

5. 식별, 수집, 색인 및 파일링

 

5.1 각 부서장은 해당 부서가 관리하여야 할 식품안전 기록을 관련 절차서에 설정하여야 하며, 해당 식품안전기록에 식품안전 기록명, 작성자, 작성 일자 등을 표기하여 식별하여야 한다.

강하넷	식품안전절차서	문서번호	P-9021
		제정일자	2016. 02. 01.
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5.2 각 부서장은 식품안전 보증의 증빙 자료가 될 수 있는 식품안전 기록을 수집하여 목록별로 분류하여야 하며, 검색이 용이하도록 파일링을 하여야 한다.

5.3 수집된 기록은 쉽게 식별할 수 있도록 파일명, 발행년도, 보관부서명 등을 표시하여야 한다.

5.4 파일 종류는 기록 화일명과 내용의 량에 따라 크기를 정하여 파일링 할 수 있다.

5.5 식품안전 기록이 디스켓에 입력되어 있는 것은 디스켓 표지에 기록의 제목, 발행년도, 디스켓 NO. 보존 기간 등을 표시하여 디스켓 관리 대장에 등록, 관리하여야 한다.

 

5.6 기록을 파일링 하고자 할 때는 유사기록이나 보존 기간 등을 고려하여 파일링 하여야 한다.

 

6. 보관 및 열람

 

6.1 모든 식품안전 기록은 원본 및 복사본으로 보존할 수 있으며, 원본은 작성 부서에 보관, 관리 되어야 한다.

6.2 각 부서장은 식품안전 기록을 보관하기 위한 적합한 시설 및 환경을 갖춘 장소를 지정하여 기록이 분실 또는 훼손 등이 되지 않도록 관리하여야 한다.

6.3 보존기간의 변경이 필요할 경우에는 관련 부서와 협의하여 기간을 연장 또는 단축 할 수 있다.

6.4 식품안전 기록의 열람은 기록서의 작성 부서원만이 열람이 가능하고 기타 인원에 대해서는 각 부서장이 열람 여부를 결정한 후 열람 할 수 있다.

6.5 각 부서는 관련 요구 처로부터 식품안전 기록에 대한 열람 또는 대출 요청이 있을 경우, 부서장의 승인을 득하여야 한다.

6.6 식품안전 기록문서의 열람자는 열람 시 기록의 변경 또는 기타 표시를 해서는 안 된다.

6.7 회사 기밀에 속하는 경우 원칙적으로 열람을 제외하며, 부득이한 경우 관리부서장의 사전 승인이 있어야 한다.

 

7. 이관 및 폐기

 

7.1 해당 부서장은 보존기간이 만료된 식품안전기록 중 업무에 활용할 수 있다고 판단되는 기록에 대해서는 ‘참고용’ 등의 식별 표시한 후 연장 보관할 수 있다.

 

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7.2 해당 부서장은 식품안전 기록의 보관 기간이 만료된 것에 대하여 해당 부서장의 권한으로 폐기할 수 있다. 그러나 기록의 중요성 및 관련부서와의 연계성이 있다고 판단될 경우에는 관련 부서장 또는 상위의 직급 체제의 승인을 득한 후 폐기하여야 한다.

 

8. 관련 절차서

 

8.1 문서 및 자료 관리 절차서

 

9. 기록 및 보관

 

양 식 명	양 식 번 호	보 관 부 서	보 존 년 한
보존문서 관리대장	F902-1	관리부	3년

 

 

 

 

보존 문서 기록대장

일련번호	보존기간	문서철		보관장소	폐기 (년 월 일)
		번호	제목(수량)

F902-1(0) (주)강하넷 A4(210X297mm)

www.kangha.net