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품질기록관리규정

1. 적용범위

본 규정은 당사 품질경영활동에서 발생한 각종 품질기록 관리에 대하여 적용한다

2. 목 적

본 규정은 요구되는 품질의 달성을 실증하고 품질경영시스템을 효율적으로 운영한다는

것을 보증하기 위하여 품질경영시스템과 관련된 모든 기록의 작성, 식별, 보관, 보호,

검색, 보유기간 및 처분에 대한 방법에 대하여 기술하고 품질 기록을 효율적으로 활용

하는 것을 그 목적으로 한다.

3. 용어의 정의

3.1 품질기록

품질시스템 전반에 대한 각 업무요소가 효과적으로 수행되었음을 증빙하는 서류를 말한다. 기록은 인쇄본 또는 전자매체등 어떠한 형태로도 가능하다.

4. 책임과 권한

4.1 각 부서장

4.1.1 해당부서의 품질기록이 고의 또는 과실에 의한 훼손 및 분실되지 않도록 유지,

관리.

4.1.2 해당부서 품질기록의 작성, 식별, 보관, 보호, 검색, 보유기간 및 처분관리.

5. 업무절차

5.1 품질기록의 작성 및 수정

5.1.1 각 부서장은 해당 부서의 품질기록 담당자에 의해 읽기 쉽고, 정확하게 작성

되도록 하여야 한다.

5.1.2 품질기록의 유효성은 담당자에 의해 작성되어 부서장의 서명 및 날인 된 것에

한하여 유효성이 인정된다.

5.1.3 품질기록의 수정은 원칙적으로 불가하다. 단, 내용에 영향을 주지 않는 “오자”에

대하여는 두줄(=)로 긋고 수정사항을 기록후 수정자가 날인하여 수정할수 있으며

수정전의 내용은 지워서도 안되며, 수정전의 내용에 대한 식별이 가능하여야 한다.

5.2 식별 및 검색

5.2.1 각 부서장은 해당부서에서 관리하여야 할 품질기록을 설정하여 식별 분류하고

품질기록서명, 담당자를 설정하여 품질기록 목록표(QP-02-1)에 작성 관리

하여야 한다.

5.2.2 각 부서장은 품질보증의 증빙자료가 될 수 있는 품질기록을 수집하여 목록별로

분류하여 파일링을 하고 검색이 용이하도록 파일안쪽에 색인목록을 부착한다.

5.2.3 파일에는 품질기록명, 보유기간, 작성년도, 분류번호 등을 명기한다.

5.3 보관 및 보호

5.3.1 모든 품질기록은 일반문서에 의한 원본 또는 사본으로 보유하고 관리한다.

5.3.2 각 부서장은 품질기록을 보관하기 위하여 적절한 시설 및 환경을 갖춘 장소를

지정하여 기록이 분실 또는 훼손등이 되지 않도록 보관 및 보호하여야 한다.

5.3.3 해당부서는 보유중인 품질기록에 대하여 목록을 유지하고 분실 또는 훼손 등이

되지 않도록 관리하여야 한다.

5.4 파일링 및 관리번호 부여 관리

품질기록에 대한 파일링은 일기쉽고 식별하기 쉽게 파일링 되어야 하며 품질기록 목록표상에 부여된 관리번호를 기록하여 관리한다.

5.5 품질기록 보유기간

5.5.1 해당부서장은 법규, 계약사항등의 요건과 제품책임의 예방조건등을 고려하여

보유기간을 설정한다.

5.5.3 보유기간은 특별한 언급이 없는 한 문서 발행년도를 제외한 기간으로 산정한다.

5.5.4 품질기록의 보유기간은 해당 규정의 기록 및 보관에 따른다.

5.6 유지 및 처분

5.6.1 품질기록발생부서는 보유기간이 만료된 품질기록에 대해서는 해당부서에서 자체

폐기처리한다. 단, 보유기간 연장이 필요한 경우 적절한 식별표시를 하여 보유

한다.