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회사업무절차서 문서번호 QP-05
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1.  
2. 적 용 범 위
3. 책 임 사 항
4. 일 반 사 항
5. 주요 관리문서의 작성, 검토 및 승인
6. 주요 관리문서의 개정
7. 주요 관리문서의 배포
8. 주요 관리문서의 접수
9. 주요 관리문서의 식별
10. 주요 관리문서별 관리절차
11.  
12. 첨 부







* 전 면 개 정



구 분 작 성 자 검 토 자 승 인 자
직 위



성명/서명



일 자




직 위



성명/서명



일 자



 

QP-06-04A-R.0 강하넷()

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1. 목 적

 

본 절차서는 강하넷()에서 발행 또는 적용하는 업무관련 주요 관리문서 및 데이터가 해당 업무에 수행되는 모든 분야(조직 / 인원)에서 올바르게 활용되게 하기 위함이다.

 

 

2. 적용범위

 

본 절차서는 강하넷()에서 활용하는 업무관련 주요관리문서 및 데이터(이하 주요 관리문서)의 작성, 검토, 승인, 배포, 변경 및 유지관리에 대한 방법을 기술한다.

 

 

3. 책임사항

 

3. 1 각 조직의 책임자는 주요 관리문서의 효율적인 관리를 위해 조직내 문서관리책임자를 임명하여 총괄관리하고, 해당 조직에서 발행하거나 접수된 주요 관리문서가 올바르게 활용되도록 교육을 실시할 책임이 있다.

 

3. 2 문서관리책임자는 주요 관리문서의 배포, 접수 등 조직의 Filing System에 대한 유지 관리 책임이 있다.

 

4. 일반사항

 

4. 1 본 절차서에 따라야 하는 주요 관리문서의 유형은 강하넷()에서 업무에 대한 기준 또는 지침으로 사용되는 문서로서, 업무가 수행되는 모든 장소에서 해당문서의 유효본이 사용됨을 보장하기위하여 적절한 관리가 필요한 문서이다.

 

4. 2 주요 관리문서에 관하여 보다 세부적인 관리가 필요하거나 특정적으로 계약상 요구될 경우 해당 부서 및 현장은 주요문서 관리를 위한 별도의 절차를 수립, 이행할 수 있다.

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4. 3 본 절차서에 따라 관리되어야 하는 주요 관리문서는 다음과 같으나 이에 제한되는 것은 아니며, 적용가능한 범위까지의 규격 및 발주처 도면과 같은 외부 문서가 포함된다.

 

(1) 사규

(2) 회사업무매뉴얼

(3) 회사업무절차서

(4) 부서업무절차서

(5) 업무지침서

(6) 공사(품질)관리계획서 / 작업지침서

(7) 발주처문서

(8) 구매문서

(9) 도면 / 시방서

(10) 협력업체 명부

(11) 법규 및 표준규격

(12) 개정관리되는 업무의 기준이 되는 문서 (데이터 포함)

 

4. 4 주요 관리문서는 읽기 쉽고, 날짜가 적히고, 식별이 용이하며 질서정연한 방법으로 관리되어야 한다.

 

4. 5 주요 관리문서는 인쇄본 형태이거나 전자매체와 같은 형태일 수 있다.

 

4. 6 회사업무매뉴얼 / 절차서를 포함한 주요관리문서는 항상 최신본으로 관리되어야 한다.

4. 7 본 절차서를 적용하는 주요 관리문서는 주요 관리문서 관리표(첨부 05-01)에 따라 작성자, 검토자, 승인자 및 배포처가 지정되어 발행되고 배포 관리되어야 한다.

 

4. 8 각 부서 / 현장에서 발행하거나 활용하는 조직내 주요 관리문서는 목록 및 개정현황을 나타내는 관리문서대장(첨부 05-02)에 등록하여 등록된 최신본만이 업무활동에 적용되여야 하며 도면은 별도대장으로 관리할 수 있다.

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4. 9 발행된 주요 관리문서는 최종 승인자가 별도로 지정하는 경우를 제외하고는 최종 승인시점부터 유효한 것으로 간주한다.

 

4. 10 무효화 / 폐기된 문서는 잘못 사용됨을 방지하기 위해 발행처 또는 사용처에서 신속히 제거되거나 파기되어야 한다. , 주요 관리문서중 무효화 / 폐기된 구문서를 법적, 지식보존을 목적으로 또는 품질기록으로 보관하고자 할 때는 참고용으로 식별표시를 하며, 주요 관리문서의 발행조직은 구문서원본에 대하여 보존년한을 명기한 후 일정기간 보관한다.

 

4. 11 주요 관리문서의 발행조직은 추후 개정 및 배포를 위해 승인된 원본을 적절히 관리하여야 하고, 회사업무매뉴얼 / 절차서 개정별 원본은 품질보증팀에서 관리한다.

 

4. 12 본사의 각 조직이나 현장이 더 이상 존재하지 않게되거나 공사가 완료되어 철수를 하게되면 당시까지 적용한 회사업무매뉴얼 / 절차서는 품질보증부로 반납되어 재활용되도록 하여야한다.

 

 

5. 주요 관리문서의 작성, 검토 및 승인

 

5. 1 품질요건을 명시하거나 품질에 영향을 미치는 업무를 규정한 주요 관리문서는 발행전에 충분한 능력이 있고 권한을 가진 자에 의해 적합성이 검토되고 승인을 받아야 하며, 필요시 관련조직의 검토 및 협의를 받을 수 있다.

 

5. 2 발행된 주요 관리문서는 업무시스템의 효과적인 기능발휘에 필수적인 업무가 수행되는 모든 조직에서 즉시 활용되도록 교육 또는 배포 관리되어야 한다.

 

 

 

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6. 주요 관리문서의 개정

 

6. 1 주요 관리문서의 개정은 특별히 지정을 하지 않는한 최초의 문서를 검토하고 승인했던 동일한 부서 / 조직에 의해 검토되고 승인되어야 한다.

 

6. 2 원래의 조직이 존재하지 않거나 기타 다른 이유로 지정된 조직이 문서의 개정을 검토, 승인하는 경우 문서작성 당시의 근거가 되는 기존자료를 확보하여야 한다.

 

6. 3 부분개정

 

6. 3. 1 원래의 목적과 의미가 크게 퇴색되지 않은 인쇄시의 오타나 기타 경미한 내용의 변경은 개정관리 절차를 밟지 않아도 되며, 관련 조 직에서 적절히 표시하여 적용하고 발행처 또는 배포처에 통보하여 추후 전면 개정시 참조하도록 하여야 한다.

 

6. 3. 2 개정의 내용이 1~2장에 국한되어 발생할 경우 업무의 효율성을 고 려하여 개정내용이 포함된 장만을 부분 개정하여 관리할수 있다.

 

6. 3. 3 부분개정이 발생하면 부분개정 목록표(첨부 06-02A)에 개정내역 및 필요한 기재사항을 기록한 후 문서 승인자의 승인을 득한후 부 분개정 목록표와 함께 배포하여 관리한다.

6. 3. 4 부분개정된 관리문서의 개정번호는 기존의 개정번호 뒤에 영문 알 파벳 대문자를 순서대로 부여하여 식별하며, 개정번호는 전면 개정 시에만 변경한다.

6. 3. 5 부분 개정 목록표는 목차와 본문 사이에 간지로 보관하고 전면 개 정시 개정내용을 반영한후 폐기한다.

 

6. 3. 6 이 외에 언급되지 않는 부분은 관리문서의 관리방법과 동일한 방법 으로 관리한다.

 

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6. 4 6. 3항과는 별도로 실무수행과 관련하여 타조직이 발행한 주요 관리문서의 개정이 요구되면 해당 조직이나 담당자는 회사업무 개정요청서(첨부 05-04)에 기록하여 개정요구 내용을 발행처에 요청하여야 하고, 발행처는 변경여부를 결정하여 그 결과를 요청조직에 통보하여야 한다.

 

6. 5 회사업무매뉴얼 / 공사관리계획서의 개정은 목록표와 함께 장(section)별로 수행되어야 하며, 회사업무절차서, 부서업무절차서, 품질관리계획서, 각종 지침서 등의 문서개정은 해당 절차서, 지침서별로 이루어져 발행 및 배포 관리되어야 한다.

6. 6 문서의 개정시 변경사항은 밑줄을 그어 식별하여야 하며 변경요약을 표지의 변경사유에 명기하고 전면 개정시는 이를 생략한다.

 

7. 주요 관리문서의 배포

 

7. 1 주요 관리문서중 관리본이 발행 또는 변경 되었을 때 해당조직의 최종승인자는 문서 관리자로 하여금 관리문서대장에 등록하여 개정관리하고 관리문서배포대장(첨부 05-03)을 작성케하여 관련업무가 수행되는 지정된 배포처 또는 책임하에 있는 세부조직이나 인원에게 배포 관리하여 그 문서가 즉시 활용될 수 있도록 하여야 한다.

7. 2 주요 관리문서의 배포관리는 관리문서배포대장에 기록하고 관리번호를 부여한후 협조전, 업무연락 등에 의해 수행되어야 하며, 필요시 교육을 실시하고 그 근거를 기록으로 남겨야 한다.

 

8. 주요 관리문서의 접수

 

8. 1 주요 관리문서가 접수되면 문서관리자는 관리문서대장에 등록하여 Filing System에 따라 관리한다.

8. 2 각 조직의 책임자는 접수된 주요 관리문서가 올바르게 활용되고 즉시 적용될 수 있도록 조직원에게 회람, 전달교육 등 적절한 방법으로 교육을 실시하고 그 근거를 기록으로 남겨야 한다.

 

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9. 주요 관리문서의 식별

 

9. 1 주요 관리문서는 독자적인 문서번호나 제목 등으로 구분되고 개정시에는 개정번호, 개정일자가 명확히 표시되어야 한다.

 

9. 2 주요 관리문서의 번호부여는 문서번호부여절차서(QP-07)에 따라 부여되고 식별되어야 한다.

 

9. 3 주요 관리문서중 관리본이라 함은 지속적으로 개정 관리하고 Up-Dating하여 지정된 배포처에 배포관리를 하여야 하며 업무에 바로 적용되는 문서를 말하고, 비관리본이라 함은 상기의 관리절차가 필요치 않고 업무에 적용시켜서는 안되며 단순히 업무 참고용으로 관리 되는 문서를 말한다.

 

9. 4 주요 관리문서의발행부서에서는 관리문서가 관리본일 경우 해당문서표지에 일련번호를 기입하고 관리본항에 표시를 하여 배포한다. , 비관리본일 경우 비관리본항에 표시를 하고 접수부서는 관리문서대장에 등록하지 않는다.

 

9. 5 국문본과 영문본으로 작성된 문서의 의미가 상충될 경우 국문본이 영문본에 우선한다.

 

10. 주요 관리문서별 관리절차

 

10. 1 회사업무매뉴얼

10. 1. 1 회사업무매뉴얼은 한권으로 합본되어 관리된다.

 

10. 1. 2 회사업무매뉴얼의 제정본 및 개정본은 품질보증부의 검토를 거쳐 품질보증팀장의 승인을 받는다.

10. 1. 3 관리본 회사업무매뉴얼은 항상 최신본으로 사용되어야 하고 원본은 품질보증부에서 관리한다.

 

 

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10. 1. 4 품질보증부 품질기획담당은 발행된 회사업무매뉴얼을 지정된 배포처에 배포하여야 하고 배포처, 배포일자, 일련번호 등을 관리문서배포대장에 기록하고 관리한다.

 

10. 1. 5 품질보증팀장은 발주처의 요구시나 참고 또는 홍보를 목적으로 하는 회사업무매뉴얼은 비관리본으로 배포할 수 있다.

 

10. 1. 6 회사업무매뉴얼의 개정은 내부검토결과, 대표이사 / 품질경영책임자의 지시가 있을 때 또는 각부서 / 현장에서의 변경요청시 품질보증팀장이 판단하여 효율적이고 합리적이라고 인정될 때 목록표와 함께 장(section)별로 이루어지며, 현 개정번호는 목차상의 개정번호로 표시된다. , 전면 개정시에는 새로운 개정번호를 일괄적으로 부여할 수 있다.

 

10. 1 7 품질보증팀장은 필요시 승인된 회사업무매뉴얼의 국문본을 영문본으로 번역하여 배포 관리할 수 있으며, 원본은 품질보증팀에서 관리한다.

 

10. 2 절차서 / 지침서

 

10. 2. 1 회사업무절차서는 ISO 9002 규격의 요건이 적용되는 모든 부서, 현장에 주요 관리문서로 배포되어야 한다.

10. 2. 2 만약 실무수행과 관련하여 회사업무절차서의 변경이 요청될 때 각 부서장 / 현장소장은 변경 이유와 내용을 품질보증팀장에게 요청해야 한다.

10. 2. 3 각 부서에서 발행되는 부서업무절차서나 각종 지침서는 그 조직책임자의 승인에 앞서 품질보증팀의 검토에 의해 회사업무매뉴얼 / 절차서와의 일관성 여부를 확인하여야 한다.

10. 2. 4 부서업무절차서나 각종 지침서는 개정시 지정된 배포처 및 관련 조직에 배포 관리되어야 한다.

 

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10. 3. 공사관리계획서 / 작업지침서

 

10. 3. 1 현장소장은 회사업무매뉴얼 / 절차서, 프로젝트 또는 계약요건에 따라 규정된 품질요건을 만족시키기 위한 공사관리계획서 및 필요시 현장작업지침서를 발행하고 본사관련 부서 / 현장에 배포하여야 하며, 발주처의 요구가 있거나 필요시 발주처에게도 배포할 수 있다.

 

10. 3. 2 계약서 검토후 특수공사와 관련된 특정의 품질수행, 인적, 물적자원 및 업무수행 등을 명시하는 별도의 절차가 요구될시 현장소장은 당사의 회사업무매뉴얼 / 절차서 및 해당 공사의 계약조건에 따라 공사관리계획서 외에 특수공정 계획서 또는 현장작업지침서 등을 작성하고 이행하여야 한다.

 

10. 3. 3 만약 공사관리계획서가 요구되지 않거나 필요하지 않으면 현장의 공사수행은 강하넷() 회사업무매뉴얼 / 절차서의 요건에 따라 수행한다.

 

10. 4 발주처문서

 

10. 4. 1 발주처에 의해 제공된 문서( : 계약서, 공사도면 / 시방서, 업무지시서 등)는 계약에 따른 공사 / 용역이 완료되는 시점까지 해당부서 / 현장에서 주요 관리문서로 취급 관리하여야 한다.

10. 4. 2 계약의 특성상 단기간 또는 사안에 따라 수시로 접수되어 관리되는 업무 / 작업지시서 등과 같은 발주처 문서는 관리문서대장에 기록하지 않고 별도의 절차를 수립하여 목록 및 접수 / 배포사항을 관리 할 수 있다.

10. 4. 3 발주처문서의 식별번호는 자체번호 사용을 원칙으로 하되 자체번호가 없을 경우 문서번호부여절차서(QP-07)에 따라 부여하거나 별도의 식별번호를 부여한다.

 

 

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10. 5 도면 / 시방서

 

10. 5. 1 설계담당자는 도면 / 시방서에 대하여 필요한 검증 및 승인을 받아야할 책임이 있고, 승인 / 배포 상태가 표시되어야 한다. 또한 작성부서는 현재의 문서 개정상태를 나타내는 색인목록을 유지하여야 한다.

 

10. 5. 2 설계에 의한 도면 / 시방서는 설계주관부서에서 주요 관리문서로서 관리해야하고 관련부서에서 보관하고 있는 발주처 제공 도면 / 시방서는 참고용으로 보관한다. , 현장은 해당 공사의 도면 / 시방서에 대하여 주요 관리문서로서 자체관리하여야 한다.

 

10. 6 구매문서 / 협력업체 명부

 

자재구매용 사양서 및 도면, 자재청구서 등의 구매문서와 협력업체명부는 관련 절차서, 해당 부서업무지침서에 따라 관리된다.

 

10. 7 법규 및 표준규격

 

10. 7. 1 업무 수행상 법규 및 표준규격을 활용하는 조직은 해당법규 및 표준규격을 관리문서대장에 등록시키고 최신본으로 Up- Dating하여 관리하여야 한다.

10. 7. 2 국내법규의 최신 개정본에 대한 정보는 관보 또는 기타 방법에 의해 이용될 수 있어야하고, 직접적으로 영향을 받는 부서는 그 내용을 회람하거나 전달교육을 통해 부서원에게 숙지시켜야 한다.

10. 7. 3 이러한 문서들에 대한 식별번호는 문서번호부여절차서(UC -CWP-07)에 따라 부여하거나 별도의 식별번호를 부여한다.

 

 

 

 

 

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10. 8 기타문서

 

10. 8. 1 주요관리문서와는 별도로 각 부서 / 현장에서 관리하는 각종 참고도서 또는 기술축적용자료 등은 자체의 식별번호 및 목록표 등을 작성하여 관리한다.

 

10. 8. 2 공사관련부서, 견적 / 입찰관련부서의 조직에서 사업성검토, 견적 / 입찰관련업무 또는 기술성 검토 등으로 일정기간 보유하고 있는 도면 / 시방서 등에 대하여는 자체 식별번호를 부여하여 관리한다.

 

 

11. 참 조

 

문서작성 절차서(QP-06)

문서번호부여 절차서(QP-07)

자재구매관리 절차서(QP-08)

 

 

12. 첨 부

 

첨부 05-01 : 주요 관리문서 관리표

첨부 05-02 : 관리문서대장

첨부 05-03 : 관리문서배포대장

첨부 05-04 : 회사업무 개정 요청서

 

 

 

 






 

 

 

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문서 및 데이터관리 지침서

 

강하넷 문 서 및 데 이 터 관 리 문서번호 KI-4051 페이지
제 정 일 1996. 09. 02 1 / 11
지 침 서 개 정 일 2001. 01. 02
개정번호 3


1. 적용범위
본 지침서는 당사의 문서 및 데이터관리 절차서에서 시행하도록 명시한
부분에 대해 적용한다.


2. 목 적
문서관리 매뉴얼이나 절차서에서 세부활동 내용을 구체적이고 명확하게 명시
되어 효율적인 문서관리가 되기 위함이다.


3. 양식 등록 및 번호부여
3.1 두개 이상의 조직 단위에서 사용되는 양식은 반드시 등록한 후 등록번호가
부여되는 것을 인쇄 또는 복사하여 사용하여야 하며 한부서에서 사용하더
라도 번번히 사용하는 양식은 등록후 사용하는 것이 좋다.


3.1.1 양식의 구성
1) 규정,규격,시방서,매뉴얼,절차서,지침서,시험성적서,점검표,도면,작업
지도서,발주서 용지를 사용하여 세우거나 눕혀서 외곽선을 표시
하고 하단 왼쪽끝의 양식 등록번호 및 종이 SIZE를 기록,하단
오른쪽 끝에는 년 월 일 및 개정번호 (REV.NO)를 기록하며 중앙에
회사명을 표시한다. ,전표나 전산용지 등은 예외로 한다.
2) 외곽선 표시는 A4용지 상부로부터 25 mm, 하부로부터 25 mm,
왼쪽은 20 mm, 오른쪽은 20 mm의 여백을 두어야 한다.


3.1.2 등록절차
1) 품질 및 일반문서(이하문서)의 양식을 등록하고자 할때는 양식2부를
작성하여 신청서 2(KI-4051-001)와 함께 주관부서 문서관리
담당자에 제출한다.
2) 문서관리 담당자는 작성원칙과 내용등을 검토하여 타당성이 인정될
경우 승인권자의 결재를 득한후 원칙에 의거 신청서에 신규등록 번호
을 부여한 후 작성의뢰부서에 통보하고 양식등록대장(KP-4050
-001)에 기록한다.
3) 등록번호부여가 된 신청서와 양식 등록을 통보받은 작성담당자는
이를 근거로 인쇄의뢰 및 PC를 이용 인쇄하여 사용하도록 한다.

KI-4021-002 A4 ()강하넷 1996. 03. 04. (Rev. 0)

 

 

 

 

 

강하넷 문 서 및 데 이 터 관 리 문서번호 KI-4051 페이지
2 / 11
제 정 일 1996. 09. 02
지 침 서 개 정 일 2001. 01. 02
개정번호 3


3.2 양식 등록 번호 부여 방법
3.2.1 양식 번호는 표준관리 지침서 5.3항에 일반문서 번호부여 방법
5.4 품질문서 번호부여 방법에 의거 부여된 번호뒤에 제정되는
일련번호 세자리 숫자를 추가하여 구성된다. 단 지도서와 기준서의 경우
일련번호 세자리 숫자 뒤에 알파벳 순서를 추가하여 표시한다.
0 0 0 - 0 0 0 0 - 0 0 0 ( 0 )
󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 󰠏󰠏󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏 󰠇
󰠐 󰠐 알파벳 대문자 순서(지도서,기준서만해당)
󰠐 󰠌󰠏󰠏󰠏󰠏 제정순 일련번호
󰠌󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 관련 일반문서 및 품질문서 번호


3.2.2 양식부여 표시
) 일반문서중 인사고과 운영규칙”(IGr-2021)에 관련된 양식의 종류가
nnn(n=1,2,3.....0까지의 정수)가지인 경우의 표준번호 표시방법
 첫번째 등록 양식 : IGr-2021-001
 두번째 등록 양식 : IGr-2021-002
 nnn번째 등록 양식 : IGr-2021-nnn
) 품질문서중 표준관리 지침서”(KI-4021)에 관련된 양식,서식의 종류가
nnn(n=1,2,3.....9까지의 정수)가지인 경우의 표준번호 표시방법
 첫번째 등록 양식 : KI-4021-001
 두번쨰 등록 양식 : KI-4021-002
 nnn번째 등록 양식 : KI-4021-nnn


4. 문서등록 및 번호부여
4.1 문서번호 부여는 문서작성자가 승인권자의 결재를 받으면 아래 문서번호
부여 요령에 의거 문서번호를 기록한다.
4.2 문서등록비고란에는 품의서, 협조전, 보고서, FAX등 문서구분을 명기한다.
4.3 문서번호 부여원칙
4.3.1 문서번호는 부서명 및 사업장표시 두자리 or 세자리,년도 두자리, 월표시
두자리,세자리 총 9~10자리의 문서와 숫자로 구성되며 각 부서별 업무
특성에 맞도록 각 부서에서 정하여 운영한다.

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부 서 명 업무기능 등록번호구성예

총 무 부 총무 총무 0101 - 001

무역 무역 0101 - 001

경리 경리 0101 - 001

영 업 부 영업 영업 0101 - 001

개발 개발 0101 - 001

구 매 부 구매 구매 0101 - 001

자재 자재 0101 - 001

생 산 부 생산 생산 0101 - 001

외주 외주 0101 - 001

품질관리부 품관 품관 0101 - 001





4.3.2 문서번호 부여
xx p xxxx - xxx
󰠏󰠏󰠇 󰠏󰠏 󰠏󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏󰠏 󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏󰠏
󰠐 󰠐 󰠐 󰠌󰠏󰠏󰠏 일련번호
󰠐 󰠐 󰠌󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 연도 두자리와 월 두자리
󰠐 󰠌󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 공장(P)에만 적용
󰠌󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 부단위별 코드
) 품질관리부에서 2001 1월 첫번째로 업무연락을 작성하여
승인권자의 결재를 득했을때 품관 0101-001로 표기한다.
) 생산부에서 2001 1월 두번쨰 발행한 회의록의 경우
생산P 0101-002로 표기 한다.


5. 문서종류 및 작성
5.1 공통 사항
5.1.1 모든 문서는 한글사용을 원칙으로 하고 그 뜻을 이해하기 곤란한 경우는
한글을 명시하고 ( )안에 한자 또는 영문으로 표기하는것을 원칙으로 한다.
5.1.2 문서는 정자로 자필 또는 타자,PC로 좌측에서 우측으로 횡서한다.
5.1.3 ,,일 표시는 1996. 01.04. (1996.1.4)로 표기한다.

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5.1.4 시간 표시는 오전 9 50분 일 경우 09:50 또는 AM 9:50이고
오후 9 50분 일 경우는 21:50 또는 PM 9:50으로 표기한다.
5.1.5 기술 및 특수 용어는 국가 기관이나 전문 기관의 심의회에서 제정한
용어를 사용하는 것을 원칙으로 한다.
5.1.6 대외문서나 기안, 보고문, 협조문, 통신문, FAX 등은 문서 말미에 --입니다.
---합니다. ---바랍니다로 하고 하달문(기사문)에는 간략한 용어인 --
,바람등으로 표기한다.
5.1.7 글씨, 그림, 도표, 양식 등은 문장 구성에 따른다.
5.1.8 번호 부여방법
1) 조항 번호는 1. 2. 3. 으로 한다.
2) 조항에 이은 세별 번호는 1.1, 2.1, 3.1, ․․로 한다.
3) 세별 번호에 이은 내용번호 1.1.1, 2.1.1, 3.1.1, ․․로 한다.
4) 내용에 이은 내용번 번호는 1), 2), 3), ․․로 한다.
5) 내용에 이은 세부내용 번호는 , , , ․․로 한다.
) 1. 문서관리 (조항번호)
1.1 문서구분 (세별번호)
1.1.1 관 리 본 (내용번호)
1) 규 정 (내용번호)
 규 칙 (세부 내용 번호)


5.2 문서의 구성 및 작성법
5.2.1 품의서, 협조전
1) 기안문서의 작성은 양식등록대장에 의한 양식을 사용한다.
2) 작성일자는 문서를 작성한 일자를 쓴다.
3) 문서번호부여는 문서작성자가 승인권자의 결재를 받으면 상기 4.3
항의 원칙에 의거 문서번호란에 기재하고 문서등록대장에 기록한다.
4) 제목 : 본문의 내용을 요약하여 간단 명료하게 표현해야 한다.
5) 내용 : 표현하고자 하는 내용을 쉬운말로써 논리적으로 작성하여야
하며 본문이 끝나면 끝글자에서 한자 띄우고 자를 쓰며
명부나 서식 또는 통계표로 된것은 그 소요사항이 끝난줄의

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바로 아랫줄 우측에 자를 쓴다.
6) 관계서류의 첨부 : 본문이 끝난 다음줄에 별첨이라 표시하고 첨부물의
명칭을 쓴다.
5.2.2 대외공문, FAX(사외)
1)대외공문
 수신 : 문서를 받아 최종 처리 권한이 있는 수신처의 직책을 쓴다.
 발신 : 문서를 송부하는 부서장의 직책을 쓴다.(대외공문은 제외)
 참조 : 문서를 받아 처리할 수 있는 실무책임자의 직책을 쓴다.




주식회사강하넷
(전화번호)
문서번호 : 일자 :
수 신 :
참 조 :
제 목 : X X X X X
1. 근거(문서번호,일자)에 의거 X X X
X X X X X X X X X X X니다.
첨부 : X X X X X X X1.
.




주소
회사이름
보내는 사람(부서/이름)






·

2) FAX(사외)
 대외공문의 양식를 사용하지않고 문서를 대외적으로 보낼때는 FAX
표지양식(KI-4051-003)를 사용한다
 FAX표지양식밑에 보내는 사람의 서명를하고 보내는 것이 좋다.
5.2.3 계획서,보고서
) 기안 용지를 사용하지 않고 계획서나 보고서를 작성할때는 A4
세우거나 눕혀서 작성한다.
) 겉표지에는 문서번호 결재인(작성자,검토자,승인권자)문서명,작성일
제정일,결재일등을 표기하여야 한다.

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5.2.4 문서의 발,수신,도장표기
1) 문서 발송 도장 (적색)












2) 문서 접수 도장 (청색)












5.2.5 문서구분 및 폐기도장 표기 (적색)
1) 관리본 도장




관 리 본 NO 부서명
관리번호





() 강하넷 ① ②











2) 비관리본 도장




비 관 리 본
본 자료를 사용전 최신본인지 확인 하시오
() 강하넷












3) 폐기 도장




폐 기





()강하넷














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5.2.6 관리본번호 부여방법
1) 관리번호
 X - XXX
󰠏󰠇󰠏 󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏
󰠐 󰠌→일련번호( : 001. 002 ․․ )
󰠌→ M. P. I. W. A. I. Q. S. F 구분
( M : MANUAL / p : 절차서 / I : 지침서 / W : 작업지도서(가공)
A : 작업지도서 (ASS'Y) / B : 업무 설명서.사업계획서
Q : 검사지도서 / S : 표준공정도 / F : 생산공정도 / R : 규정 )
 배포부서명
6. 결재의 종류 및 방법
6.1 결재는 작성자가 담당자(작성자)란에 서명하고 상위자에게 결재를 올리면
문서 내용과 위임 전결에 의거 결재권자를 정하여 결재란에 서명 또는 날인
하여 결재하는 것으로 전결,대결,후결,협조사인등으로 구분한다.
6.2 전 결 ( : 전결권자가 부장인 경우)




담 당 상위자(대리) 과 장 부 장 전 무 사 장













전결


































































6.2.1 담당자는 담당자란에 날인과 날짜를 명기하고 상위자(대리)에게 결재
를 올린다.
6.2.2 상위자는 문서의 내용을 검토하고 전결권자를 결정하여 전결도장을
날인하거나 쓴다.
6.2.3 과장이 결재를 완료후 부장은 자기 전결 사항이므로 전무란은 대각선
을 긋고 사장란에 서명한다.
6.3 대 결 ( : 결재권자인 전무가 부재인 경우)




담 당 상위자(대리) 과 장 부 장 전 무 사 장















대결






















































































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개정번호 3


6.3.1 정규의 결재권자가 출장,휴가 기타 사유로 부재중일때 정식으로 직무
대리를 임명받은자가 결재하는 것으로 결재권자와 동일한 효력을 발
휘한다.
6.3.2 전무가 부재중이고 부장에게 권한을 위임했을 경우 전무란에 대결이
라쓰고 서명하거나 날인한다.
6.4 후 결 ( : 결재권자인 사장이 부재인 경우)




담 당 상위자(대리) 과 장 부 장 전 무 사 장

















후결






























































6.4.1 정규의 결재권자가 출장,휴가 기타 사유로 부재중일때 대리 결재가
어려운때 결재란에 후결이라 표기한다.
6.4.2 후결은 결재권자에게 다시 결재를 받아야하고 결재권자가 수정 결재후
부터 효력을 발생한다.
6.5 문서처리인 (결재인)
결재란이 인쇄되어 있지 않은 문서에 결재인을 날인하는 경우로 다음과
같이 날인한다.
6.5.1 겉표지가 있는 경우 상단우측 여백이 있는 곳에 날인한다.
6.5.2 대외 공문이나 FAX등과 같이 문서 앞면에 내용이 가득한 경우 상단
우측 여백이 있는 곳에 날인하거나 여의치 못한 경우는 하단 또는
여유공간에 날인한다.
6.5.3 문서처리인 (결재인)은 부서별 업무위임전결 사항에 맞게 사용되어야
한다.
6.6 협조서명
6.6.1 문서내용이 타부서와 관련되어 있을경우에는 승인권자의 결재를
득하기 전에 관련부서장의 협조서명을 받아야한다.
6.7 문서보존기간
6.7.1 보존기간의 구분은 문서보존기간 설정기준 (별첨 #1) 따른다.
6.2.2 전항의 문서보존기간의 기산일은 법령에 따로 정하여 진것을 제외
하고는 사업년도 종료일로한다.

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7. 문서의 편철 및 분류
7.1 문서의 결재 및 처리가 끝난 경우에는 각 부서별로 해당문서의 종류,
내용별로 분류 편철하여야 한다.
7.2 문서의 Index 기재 요령
7.2.1 관리번호 :  4.3.1항의 업무기능의 첫자를 딴후 각 부서별로 일련
번호를 부여한다.
7.2.2 연 도 : 해당연도를 기재한다.
7.2.3 보존기간 :  6.7항의 기간을 기재한다.
7.2.4 제 목 : 문서분류 내용에 적절한 제목을 기재한다.
7.2.5 부 서 명 : 해당서류의 부서명을 기재한다.
7.3 문서의 Index의 양식은 별도 정함이 없이 각종 File의 형태에 따라 7.2항의
내용이 기재 된것으로 한다.
7.4 각 부서는 문서 편철을 위한 관리번호 부여 후 문서관리 번호대장(KI-4051
-002)을 작성 비치하고,정해진 서류함에 보관토록한다. 서류함 배치도는
별첨#2와 같다.
7.5 문서의 Index 부착요령
7.5.1 일반 File : File의 왼쪽 상단에서 하단까지의 길이로 작성 부착한다.
























1.2cm




































































관 리
번 호































2.4


cm


























12cm




























제 목



·













3.5 cm











2


2.4 cm




연 도















































































보 존
기 간


















26.5 cm




2.4 cm











































































1.2cm

제 목




















































































12.2cm






 8 cm 























2.5 cm 부 서 명










1.2cm

부서명























































4.2cm






























































































(측 면) (전 면)

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7.5.2 면장철 형 File























2.5cm



4cm




























































제목





관 리
번 호
















3cm








연 도
6.5cm













보 존
기 간








제 목 3.5cm

























































9 cm










































2.5cm





























부서명








































6.5cm










9 cm






















부 서 명















3.5cm








































































(측 면) (전 면)






















7.5.3 전산용지 File





































4cm

































































관 리
번 호

































연 도

3cm















보 존
기 간





제 목 3.5cm

































































9 cm



















































9 cm





















부 서 명














3.5cm




































































KI-4021-002 A4 ()강하넷 1996. 03. 04. (Rev. 0)

 

강하넷 문 서 및 데 이 터 관 리 문서번호 KI-4051 페이지
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개정번호 3


8. 기록과 보관


양 식 번 호 양 식 명 작성부서 보관부서 보존년한

KI-4051-001 양식(제정,개정)신청서 전부서 품질관리부 3

KI-4051-002 문서관리번호 대장 전부서 전부서 1

KI-4051-003 FAX문서 표지 전부서 전부서 1







9. 관련 표준
9.1 표준관리 지침서(KI-4021)
9.2 문서 및 데이터 관리 절차서(KI-4050)



























































KI-4021-002 A4 ()강하넷 1995. 03. 04. (Rev. 0)

 

 

 

 

 

별첨 #1

 

* 문서보존기간 설정기준 *
구 분 설 정 기 준 비 고


영구


- 회사가 존속하는 한 동시에
있어야 될 문서
- 임원 및 종업원의 인사문서
- 효력이 계속되는 문서
- 기타 중요하다고 인정되는
문서



- 품질매뉴얼 절차서, 지침서


- 회사발전 사료
- 정관
- 인사관계 서류



10


- 예산 결산 또는 회계에 관한
증빙서류
- 사내 전반에 관한 지시문서 및
조사문서
- 급여 및 후생관리문서
- 관공서 제출문서 및 시달명령
문서
- 계약서류



- 전표, 원장, 결산보고서


- 설계도면, 규격, 지도서등

5

- 세무관련 중요문서
- 업무상 사고 관련문서
- 반제품 및 원부자재
출고 전표
- 설비도입 관련문서


- 세금계산서, 매출장, 거래
내역서 및 증빙서류
- 전표류
- 설비도입 검토,도입 품의서

3

- 보고서 (통지 및 조사서류)
품의서
- 법령에 정해진 문서
- 품질 중장기 계획



- 안전, 공해 관련문서
- 중요품질 기술품의서, 보고서
- 품질 중장기 계획서
- 년간 사업계획서
- 교정 DATA점검표

1

- 일반 회의록
- 업무연락문서
- 원본이 있는 사본
- 기술,작업방법 및 작업조건
개선자료



- 회의록
- 시험검사 성적서
- 이상발생 통보서, 개선대책서
- 통신문, 협조전, FAX

 

 

 

 

 

 

 

양 식 등 록 대 장

󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲

NO 양식번호 양 식 명 의뢰부서 의뢰일자 승인일자 비 고





























































































































































































KP-4050-001 A4 ()강하넷 1996. 03. 04 (Rev. 0)

 

 

문 서 관 리 번 호 대 장

󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲

부 서 명 :

관리번호 연 도 별 보존기간 제 목 보 관 처







































































































































KP-4051-002 A4 ()강하넷 1996. 03. 04 (Rev. 0)

 

 





 

 

 

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