1. 목적
본 절차는 ㈜강하넷(이하’당사’라 한다)의 품질시스템 및 품질활동에 대한 결과가 계획된 품질보증 정책과 방침, 관련규정에 따라 적절히 수행되고 있는지를 체계적으로 평가하는데 그 목적이 있다.
2. 적용범위
당사의 품질시스템과 그 활동의 적합성 여부를 자체 검증하는 감사를 계획하고 수행하는 방법 및 책임사항에 대하여 적용한다.
3. 용어의 정의
3.1 내부품질 감사
품질활동에 대한 결과가 계획과 일치되고 있는지의 여부 및 이들 계획이 효과적으로 실시되고 품질목표 달성에 적합한 것인지의 여부를 검증하기 위한 체계적이고 독립적인 조사활동을 의미한다.
3.2 부적합
실제의 업무수행이 품질시스템의 규정된 요건을 충족시키지 못하는 사항으로서 시스템 유지를 위해 시정조치가 필요한 사항을 말한다.
3.3 감사팀장
제반 감사업무를 수행하고 개선활동을 평가하는데 필요한 경험과 훈련을 갖춘자로 본 절차서의 선임감사원 자격요건에 부합하고 감사업무를 총괄하는 감사팀의 책임자를 말한다.
3.4 감사원
내부품질 감사업무를 수행하는 실무자로 본 절차서의 감사원 자격요건을 만족하는
자를 말한다.
3.5 감사팀
내부품질 감사를 수행하기 위하여 선임감사원 및 감사원으로 편성된 조직을 말한다.
4. 책임과 권한
4.1 대표이사
4.4.1 감사계획 및 실행계획을 승인하고, 수시감사를 지시한다.
4.4.2 감사원 및 감사팀장을 임명하고, 감사결과 보고서에 대해 승인한다.
4.2 경영자 대리인
4.2.1 감사결과보고서를 검토 및 시정조치 결과 확인후 대표이사에게 보고
4.2.2 내부품질감사 수행전반의 지휘
4.3 품질관리부서장
4.3.1 년간 내부품질감사 계획서 작성
4.3.2 감사계획 준비 및 진행
4.3.3 품질보증체계 관련규정의 개선 권고
4.3.4 감사팀 지명
4.4 감사팀장
4.4.1 감사팀 지휘 통솔 및 감사원의 감사 체크리스트 검토
4.4.2 내부품질 감사 수행중의 주요 장애요인 해결
4.4.3 감사보고서 작성후 품질관리부서장에게 검토 의뢰
4.4.4 내부품질감사의 효과적 실시를 위한 사전.사후 회의주관 및 회의록 작성
4.5 감사원
4.5.1 감사 체크리스트 작성
4.5.2 감사팀장의 유고시 권한대행
4.5.3 시정조치 요구서를 작성하여 감사팀장에게 보고
4.6 각 부서장
4.6.1 품질시스템에 의한 품질활동 실행
4.6.2 감사팀의 감사활동에 대한 협조
4.6.3 감사 지적사항에 대한 개선대책 및 시정조치 계획수립
4.6.4 시정조치 실행
5. 업무 절차
5.1 감사계획
5.1.1 품질관리부서장은 내부품질감사 년간 감사계획서를 작성하여 승인을 득한 후 관련부서에 통보한다.
5.1.2 년간 내부감사 계획서는 법규, 표준, 품질시스템이 적용되는 업무에 대하여 기술하여야 하며 수감부서의 적합한 감사 체크리스트를 작성한다.
5.2 감사팀 구성
5.2.1 매 감사시마다 내부품질감사원 자격에 따라 품질관리부서장이 감사팀을 지명하여 대표이사가 승인토록 한다.
5.2.2 감사팀은 팀장을 포함하여 2인 이상이어야 한다.
5.2.3 감사원의 자격은 다음과 같다.
1) 감사원은 ISO 9000 내부품질 감사원 과정의 사외교육을 받은 자로서 각 부서장 또는 품질관리부 소속이거나 당사에서 2년이상 근무한 자 중에서 임명된다.
2) 감사팀장은 감사원 중에서 과장급 이상인 자가 될 수 있다.
3) 감사원은 5년에 1회 이상 내부품질 감사원과정의 사외교육을 받아야 그 자격을 유지한다.
5.3 감사준비
5.3.1 감사팀은 사전에 감사항목에 대하여 필요시 품질관리부서장과 협의하여 감사항목에 대하여 충분히 이해토록 한다.
5.3.2 품질관리부서장은 피감사부서의 이전 감사 지적사항을 감사팀에 통보하여 감사항목에 포함시켜 시정조치와 유효성을 검증토록 한다.
5.3.3 내부품질감사 체크리스트는 내부 절차서 및 규정에 따라 품질관리부에서 구성하고, 필요시 감사 당시의 감사대상 부서의 활동상태 및 중요성을 고려하여 피감사부서장이 작성한 체크리스트로 활용될 수 있다.
5.3.4 적합한 작업환경 여부가 평가에 포함되어야 한다.
5.4 감사실시
5.4.1 감사팀은 본 절차서 및 품질감사 체크리스트에 준하여 감사를 실시한다.
5.4.2 감사팀은 품질시스템 문서 및 관련표준에 따라 업무가 잘 수행되고 유지되는지의 여부를 확인하며 감사시 확인한 모든 문서는 감사체크리스트에 기록한다.
5.4.3 감사팀은 피감사부서가 관련부서와의 정보전달 및 업무 협조체계가 원활하며 조직 및 책임자의 전달사항이 명확하게 이행되는지 확인한다.
5.4.4 필요한 품질활동에 대해 명확하게 문서화되어 있는가를 확인하며 감사 지적사항이 있을 경우 근거를 필히 감사체크리스트에 기록하거나 첨부한다.
5.4.5 감사원은 감사시 발견된 지적사항을 감사 체크리스트에 기록하되, 간단히 조치가 되는 사항은 감사팀장의 승인을 받아 즉시 시정을 요구하고, 권고사항으로 기록하며 후속조치를 요구해야 하는 사항은 부적합 사항으로 분류하고 시정조치요구서에 기록한다.
5.5 감사결과 보고
5.5.1 감사원은 감사목적에 따라 수감부서에 적합한 감사 체크리스트를 작성하여 감사팀장의 승인을 득한다.
5.5.2 감사팀은 감사실시전 1회 이상 감사전략회의를 하며 품질관리부서장은 이 회의에 참석하여 의견을 제시할 수 있다.
5.6 감사실시
5.6.1 감사시작회의
1) 감사팀은 감사시작 전에 각 부서와 감사범위 및 일정으로 확인한다.
2) 각 부서장은 감사팀과 협조가 원활하도록 관련자에게 주지시키고 감사팀과의 협조체계 및 대화 통로를 수립한다.
5.6.2 감사실시
1) 감사원은 감사 체크리스트에 따라 관련 업무에 관한 문서 및 현장 실물을 확인조사하고 기록하되 이전 감사시 지적된 부적합사항을 확인한 후 감사를 실시한다.
2) 각 부서는 감사원이 요구하는 사항에 대해 적극 협조하여야 한다.
3) 감사원은 감사결과 지적사항에 대해 시정조치 요구서를 작성하여 감사팀장에게 보고한다.
4) 후속감사 : 감사원은 감사결과 발행됐던 시정조치 요구서를 가지고 그 실행과 유효성을 검증하여 시정조치 요구서의 효과 확인란에 기록하며, 그 결과가 불만족 하면 경영자대리인을 발행부서장으로 하여 요구서를 재발행한다.
5.6.3 감사종료
1) 감사팀과 각 부서는 감사결과에 대한 종합평가 및 의견을 교환한다.
2) 감사원은 감사결과 부적합사항에 대하여 시정조치 요구서를 작성하고 감사팀장의 확인을 받아 품질관리부로 통보한다.
3) 품질관리부는 시정조치 요구서를 시정 및 예방조치 업무절차에 따라 등록하여 각 부서로 통보하고, 각 부서는 시정조치 요구사항을 실행하여 그 결과를 시정조치 요구서에 기록. 감사팀으로 회신하면 감사팀은 후속감사 (5.6.2항)를 실시한 후 시정조치 요구서를 품질관리부로 송부하고 감사를 종료한다.
4) 3)항의 회신은 7일 이내에 하여야 하며 그렇치 못할 경우에는 계획서를 제출하여야 한다. 이 경우 계획서의 제출을 회신으로 간주한다.
5.7 감사결과 정리 및 보고
5.7.1 감사팀장은 감사 종료후 10일 이내에 내부품질 감사결과보고서를 작성한다.
5.7.2 보고서에는 감사원, 수감부서, 감사일정, 감사목적 및 범위, 부적합사항, 감사결과 요약, 등의 내용을 기록하고, 감사 체크리스트 및 시정조치 요구서를 첨부한다.
5.7.3 감사팀장은 감사결과 보고서를 대표이사의 승인을 득한 후 수감부서와 품질관리부로 송부하고 감사팀을 해체한다.
5.7.4 승인된 감사결과 보고서는 품질관리부서장이 피감부서의 부서장에게 통보하고 사후관리가 되도록 한다.
5.8 시정조치 및 사후관리
5.8.1 피감부서장은 감사의 지적사항에 대한 시정조치 대책을 수립하여 품질관리부서장에게 제출하여야 한다. 그 효과성이 인정되지 않을 경우 경영자 대리인을 발행부서장으로 하여 수감부서장에게 시정조치 요구서를 재발행한다.
결과 확인에는 감사를 실시했던 감사원을 참여시킬 수 있다.
5.8.2 본 내부감사 실시결과 및 시정조치 결과는 경영자 검토회의에 자료로 상정한다.
5.8.3 품질관리부서장은 감사팀과 감사결과에 대한 분석을 하고 정리하여 차기감사 업무 및 해당 품질시스템 업무에 반영시키고 그 결과를 경영자 검토회의에 보고한다.