계약검토절차서
- 목차 -
1. 목적
2. 적용범위
3. 용어의 정의
4. 책임과 권한
5. 업무절차
5.1 계약전 검토
5.2 계약 및 주문
5.3 계약 후 문서관리
5.4 계약의 변경 및 취소
5.5 자체 개발품 제작
5.6 자체 설비 제작
6. 관련절차
7. 기록 및 양식
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개정번호 |
작성일 |
변 경 내 용 |
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01 |
1997.02.20 |
조직개편에 따른 개정 |
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02 |
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1. 목적
본 절차는 강하넷(주) 자동화장비 사업부(이하 ‘당사’라 한다)의 계약 전.후 고객의 요구사항을 명확히 하고, 그 충족 가능 여부 파악 및 고객의 요구사항을 만족시키는 계약을 체결함에 그 목적이 있다.
2. 적용범위
계약체결에 있어 전 관련조직이 고객의 요구사항을 검토, 숙지하고 충족키 위한 활동에 대한 책임사항, 권한 및 절차에 대하여 적용한다.
3. 용어의 정의
3.1 고객
당사로부터 물품을 구매하는 개인이나 단체
3.2 주문서(발주서, P/O)
고객과 협의한 구매내용을 고객이 작성하여 발행하는 문서
3.3 계약서
구매내용과 조건을 고객이 작성하여 갑과 을의 거래조건과 시작을 알리는 문서
3.4 견적서(QUOTATION)
고객이 검토의뢰 및 문의한 내용에 대하여 당사에서 작성하여 제출하는 문서
3.5 기존제품
당사에서 기존에 제작한 제품과 동일한 제품 또는 반도체 MARKING SYSTEM을 기존제품으로 본다.
3.6 신제품
기존제품에 해당하지 않은 제품
3.7 SPARE PART
당사에서 납품한 제품에 사용되는 소모성 부품 및 장비의 부분적인 Modify.
3.8 계약변경
계약 후 고객 혹은 당사의 요구에 의하여 계약서 및 사양서 등의 내용이 변경되는 것.
4. 책임과 권한
4.1 담당임원
담당임원은 최종 판매가와 제조의뢰서를 승인한다. (단, SPARE PART는 담당확인 전결 사항임.)
4.2 영업부서장
4.2.1 계약 및 주문내용에 대한 검토 및 통보
4.2.2 기존제품에 대한 제조의뢰서(장비) 발행 승인한다.
4.2.3 신제품에 대한 개발검토의뢰서 발행 승인한다.
4.2.4 당사 생산 설비에 대한 제조의뢰서 발행.
4.2.5 계약변경에 대하여 고객과 또는 내부적인 조정 및 통보
4.2.6 담당임원 부재시 최종판매가와 제조의뢰서를 승인한다.
4.3 기술부서장
4.3.1 영업부 요청 시 생산 가능성 검토 및 통보
4.3.2 기존제품/신제품에 대한 고객요구사항의 기술적인 검토
4.3.3 검토결과에 대한 영업부로의 통보
4.4 자재관리부서장
영업부의 요청 시 부품의 최근단가 및 공급가능성과 정확한 공급기일을 검토 및 통보한다.
4.5 품질관리부서장
완성된 제품에 대한 최종검사 및 출하검사를 하고 결과를 관련부서에 통보
5. 업무 절차
5.1 계약 전 검토
5.1.1 기존제품의 주문접수
1) 영업부는 고객으로부터 FAX, LETTER, DRAWING, SAMPLE, SPECIFICATION, 전화 등을 통하여 의뢰요청을 접수하면 고객의 NEED에 부응하는 장비를 선정하여 계약검토 기준서 에 따라 그 결과를 견적서로 작성하여 고객에게 발송하여 업무협의를 진행한다.
국내 : 고객으로부터 FAX로 사양서를 접수 견적서 발송 또는 고객을 방문하여 사
양 미팅 후 견적서 발송한다.
해외 : 고객으로부터 FAX, E-mail, 전화 등을 통해 접수 후 E-mail, 전화로 사양협의를 진행하여 견적서를 발송한다.
(E-mail의 백업은 담당자가 관리, 보관하도록 한다. )
2) 고객에게 발송한 견적서는 견적서 관리대장에 고객명, 제품명, 견적일련번호, 발행일 등을 기록하여 검토의 이력을 알 수 있게 한다. (국내, 국외 동일)
3) 견적서 작성시 다음내용을 준수하여 진행하여야 한다.
(1) 견적서 일련번호 부여방법
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FQ |
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A |
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DONG YANG QUOTATION |
해당년도 |
일련번호 |
개정이력 |
(2) 기존제품에 사용된 기존견적을 자료로 하여 준비 필요 시에는 관련부서(기술부)에 문의한다.
(3) 준비된 자료를 바탕으로 담당자가 견적서를 작성하고 부서장으로부터 검토를 받은 후 고객에게 발송한다.
(4) 견적서 발송 후 고객으로부터 COUNTER OFFER가 접수되고, NEGO가격이 결정되면 견적서에 최종NEGO가를 기재하고, 담당자 서명 후 부서장과 최종적으로 담당임원의 승인을 득한 후 견적서(제안서)를 고객에게 재발송 한다.
(5) 발송된 견적서는 견적파일 또는 E-mail로 보관하여 다음사양에 자료로 사용할 수 있게 한다.
5.1.2 신제품의 주문접수
1) 영업부는 고객으로부터 FAX, E-mail, 전화 등을 통하여 의뢰요청을 접수한 후 기존제품에서 고객의 NEED에 적합한 장비를 발견하지 못했을 때 고객을 방문하여 사양을 협의하고 고객의 요구사항을 개발검토의뢰서에 작성하여 영업부서장의 승인 후 기술부서로 개발가능여부를 의뢰하여야 한다.
(첨부서류 : 개발내용의 회의록)
2) 기술부서는 개발검토의뢰서를 접수 받아 고객요구사항에 충족할 수 있는 개발 가능성을 검토하며 결과를 개발검토의뢰서에 기록하여 기술부서장의 승인 후 영업부서로 통보한다. 기술부서 단독으로 검토가 불가능할 때에는 관련부서의 협조를 얻어 검토를 진행하고 기록한다.
3) 기술부서는 검토에 필요한 자료가 부족할 시에는 영업부서에 필요한 사항을 요청하고 영업부서는 고객과 협의하여 결과를 기술부서에 통보한다.
4) 개발 가능여부가 의뢰서에 의해 보고된 후 고객과 협의하여 개발장비에 대한 준비과정으로 견적서를 작성하여 발송한다.
5) 견적서 작성시에 견적서 관리대장에 기존제품 견적서 작성방법과 동일하게 진행한다.
5.1.3 SPARE PARTS 주문접수
1) 고객으로부터 부품 제작이나 기성품 구매요청을 받은 영업부 담당자는 부품 명, 모델, SERIAL NUMBER, 도면 등을 확인한 후 진행한다.
2) 주문서가 바로 도착했을 경우 제조의뢰서(SPARE PART)를 관련부서로 배포하여 납기일을 확인하고 진행하며, 납기일을 고객이 필요 시 알린다.
3) 주문서가 아닌 견적 요청서가 오면, 관련부서에 견적단가, 납기일을 확인하여 담당자는 바로 견적서를 발송한다.
4) 견적서 작성시에는 다음사항을 준수하여 작성 진행한다.
(1) SPARE PART 견적서 일련번호 부여방법
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FQ |
S
SPARE PARTS |
(해당년도) |
일련번호 |
A 개정이력 |
(2) 견적서 일련번호를 부여하고, 견적서 관리대장(SPARE PART)에 기록하여 이력을 알 수 있게 한다.
(3) 견적서는 각 업체별 SPARE PART파일에 보관하여 사후관리에 자료로 사용할 수 있게 한다.
5.2 계약 및 주문
5.2.1 기존제품 및 신제품 계약
1) 영업부는 주문서를 FAX, E-mail, 또는 구두로 선 주문을 받고, 고객의 요청에 따라 견적내용과 고객과 협의한 내용을 정확하게 검토 한 후 제조의뢰서(장비)를 작성하여 부서장, 담당임원의 승인을 득한 후 관련부서로 배포하여 작업을 진행한다.
2) 고객과의 계약은 고객의 요청에 따라 두 가지로 이루어진다.
(1) 주문서 계약
국내 : 주문서(발주서)는 금액, 납기, 수량 등으로 기본 주문내용이 있으며,
계약서가 없이 고객요청에 따라 주문서(발주서)만으로 제작계약이 이루어 진다.
해외 : 주문서(P.O)는 금액, 납기, 수량, 결재조건, 운임조건, 주의사항 등의
내용이 기재되어 있으며, 고객요청에 따라 계약서가 아닌 주문서(P.O)만으로 제작계약이 이루어진다.
(2) 계약서 계약
국내 : 고객의 요청에 따라 자세한 내용을 근거로 계약서를 접수 계약서 내
용을 검토하고 고객을 방문하여 계약을 이루고, 증권 세금계산서 등 고객이 요구하는 서류를 제출하여 계약을 체결한다.
해외 : 고객은 국내와 다르게 계약서가 아닌 사양서에 서명 날인을 하여
FAX로 발송하여 문서상 계약을 이룬다.
(3) 제조의뢰서(장비)의 일련번호 (이하’제번’이라 한다)는 다음과 같은 방법으로 부
여 한다. 단, 제번 부여는 계약일 기준으로 당해년도 제번 을 부여한다.
5.2.2 SPARE PART주문서 계약
1) 고객으로부터 주문 SPARE PART는 각종 기존제품에 들어가는 소모성 부품으로 주문서만으로 고객과 구매계약이 이루어지며, 주문서를 득한 후 즉시 제조의뢰서(SPARE PART)를 작성하여 관련부서로 배포하여 진행한다.
2) SPARE PART 제조의뢰서 일련번호 부여방법
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S |
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A |
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해당년도 |
SPARE PARTS 표시 |
일련번호 |
개정이력 |
5.3 계약 후 문서관리
5.3.1 기존제품 및 신제품(장비)
계약주문서 접수 후 모든 관련문서 (견적서, 사양서, 회의록, 관련전문 등)는
각 제번 별로 분류 파일보관 또는 전산(E-mail발송문서)보관하고, 거래진행내역 즉 계약부터 납품, 수금까지의 거래내역을 기록관리 한다.
5.3.2 SPARE PART
각 업체별 SPARE PART파일에 관련문서(주문서, 견적서)를 보관관리하고 거래내역은 제번관리대장(SPARE PART)에 기록 관리한다.
5.4 계약의 변경 및 취소
5.4.1 계약의 변경은 다음과 같은 경우에 발생할 수 있다.
1) 고객사유 – 고객측의 사양변경, 추가기능 삽입 및 그 외 사양, 납기, 가격에 관한 변경요청
2) 당사사유 - 부득이하게 고객과의 계약을 지키기 불가능할 경우 계약의 변경을 요
청할 수 있다.
5.4.2 계약변경의 합의
1) 고객이나 우리측의 사유로 계약변경의 요청이 발생할 경우 고객과의 재계약 또는 변경합의를 통하여 계약변경이 이루어진다.
2) 고객으로부터 계약변경 요청을 접수한 영업부는 고객의 요구사항을 관련부서와 협의 후 계약 변경가능성을 타진하고 가능할 경우 고객과의 계약서를 다시 작성하거나 문서화된 합의서(E-mail 혹은 FAX)를 교환한다.
3) 우리측의 사유로 인한 계약변경의 필요 시는 고객과의 협의를 통해 계약서를 다시 작성하거나 문서화된 합의서(E-mail 혹은 FAX)를 교환한다.
4) 고객과의 합의를 통해 계약 변경 시 영업부는 제조의뢰서 상에 변경내용을 기재하여 담당임원의 승인을 득한 후 관련부서에 배포한다 .
5.4.3 계약의 취소
1) 계약의 취소는 고객의 부득이한 사정으로 인한 계약취소 요청이 접수나 계약변경의 요구 시 합의를 도출하지 못하였을 경우 발생할 수 있다.
2) 계약취소의 확정 시 영업부는 제조의뢰서 상에 계약취소를 명기하여 담당임원의 승인을 득한 후 관련부서에 통보한다.
5.5 자체 개발품 제작
5.5.1 영업부는 고객으로부터 입수된 정보 (전화의뢰, 고객방문 시 얻은 정보, 기타 모든정보 포함) 등에 근거하여 자체 시장조사가 완료되면 해당부서와의 미팅을 거쳐 자체 개발품 제작에 착수 한다.
5.5.2 자체 개발품 제조의뢰서는 기존 제조의뢰서의 일련번호에서 501부터 시작하는 것으로 부여한다.
예)
5.5.3 영업부는 개발완료 된 자체 개발품에 대해 고객에게 구매의사 여부를 확인한다.
5.5.4 자체개발품에 대해 고객이 구매를 원하면 계약체결 후 판매하며 고객이 별도의 사양이나 샘플, 도면 등의 자료와 함께 의뢰를 해올 경우 개발검토 의뢰서를 이용하여 상기의 계약체결 절차에 의거 업무를 진행할 수 있다.
5.6 당사 생산설비 제작
5.6.1 당사에서 요구하는 생산설비의 제작 필요 시 이에 부응하는 장비를 선정하여 제번을 부여한 후 제조의뢰서를 발부한다.
5.6.2 당사 생산설비의 제조의뢰서는 기존 제조의뢰서의 일련번호에 301로부터 시작하는 것으로 제번을 부여한다.
5.6.3 당사 생산설비의 제작은 기존제품과 동일한 절차에 의거하여 진행한다.
예)
6. 관련절차
6.1 계약검토 기준서
6.2 계약검토 절차도
7. 기록 및 양식
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양 식 명 |
문서번호 |
보관부서 |
보존년한 |
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개발검토의뢰서 |
FQ-SF-0302 |
영업부 |
5년 |
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제조의뢰서 (SPARE PART) |
FQ-SF-0303 |
영업부 |
5년 |
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제조의뢰서 (장비) |
FQ-SF-0304 |
영업부 |
5년 |
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견적서 관리대장 |
FQ-SF-0305 |
영업부 |
5년 |
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회 의 록 |
FQ-SF-0306 |
영업부 |
5년 |
|
제번관리대장 |
FQ-SF-0307 |
영업부 |
5년 |
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견적서관리대장 (SPARE PART) |
FQ-SF-0309 |
영업부 |
5년 |
|
제번관리대장 (SPARE PART) |
FQ-SF-0310 |
영업부 |
5년 |
