문서관리절차서

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(주)강하넷	절 차 서 QUALITY PROCEDURE	문서번호 : 제정일자 : 개정일자 : 개정번호 : 페 이 지 :	KH-01-02 2009. 03. 02. 20 . . . Rev. 0 / 5
문 서 관 리

 

 

 

관련 문서

KS Q ISO 9001 (품질경영시스템 - 요구사항)

KH-01-01 (품질경영시스템 일반 절차서)

KH-01-03 (기록관리 절차서)

 

 

 

 

 

 

 

 

Rev.5
Rev.4
Rev.3
Rev.2
Rev.1
Rev.0
개정 번호	제정/개정 일 자	개 정 내 용	작 성	검 토	승 인

 

 

KH0101-01 Rev.0 A4 (210x297mm)

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적용범위

이 절차서는 우리 회사에서 사용되는 문서의 승인, 발행, 배포, 변경, 식별 및 유지 관리방법에 대하여 적용한다.

목 적

품질경영시스템에 필요한 문서의 관리방법을 규정함으로써 업무를 수행할 인원에게 최신판이 활용될 수 있도록 관리함에 그 목적이 있다.

용어의 정의

문 서 (Document)

업무 수행의 기준을 정한 매체로 품질매뉴얼, 절차서, 지침서, 품질계획서, 도면, 시방서 등이 여기에 해당된다.

외부출처 문서 (외부문서)

품질경영시스템을 운용하는데 있어서 기준이 될 수 있는 사외 문서로 국가규격, 국내외 단체규격, 관련 법규, 고객 도면 등이 여기에 해당된다.

관리본 (Controlled Copy) / 비관리본 (Uncontrolled Copy)

관리본 :발행이후 그 개정본이 계속적으로 배부되어 항상 최신본으로 유지되는 문서.

비관리본 :발행당시는 최신본이나 그 개정본이 배부되지 않는 문서.

책임과 권한

품질경영시스템 문서의 작성, 검토 및 승인권자는 부표 1에 따른다.

각 팀장은 업무/작업 수행을 위하여 문서를 제정, 개폐할 책임과 문서가 최신판으로 사용될 수 있도록 유지, 관리할 책임이 있다.

관리팀장은 품질매뉴얼, 절차서(프로세스), 지침서 및 품질계획서를 발행, 배부, 관리할 책임이 있다.

문서관리 일반사항

품질에 영향을 미치는 업무/활동은 문서화되어야 한다.

문서는 인쇄본 또는 전자매체와 같은 형태일 수 있다.

KH0101-02 Rev.0 A4 (210x297mm)

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문서는 최종 승인시부터 유효한 것으로 한다.

회사 내의 모든 문서는 “관리본”이 사용되며, “비관리본”이 사용될 수 없다.

업무절차

문서의 작성, 검토 및 승인

문서의 작성은 KH-01-01 (품질경영시스템 일반 절차서)의 작성지침에 따르며 문서명, 문서번호, 제정일자/개정일자 등이 표시되어야 한다.

문서는 발행 전에 권한이 부여된 자에 의해 적정함을 승인 받아야 한다.

문서는 다음의 경우 검토 및 갱신, 그리고 재승인을 받아야 한다.

KS Q ISO 9001 / ISO 9001 규격의 개정

요구사항 변경시 관련 팀장의 개정 요청

기타 필요하다고 판단되는 경우

문서의 변경

문서의 변경(개정)은 별도의 지정이 없는 한 처음 검토 및 승인을 수행한 동일한 기능/조직에 의해 검토되고 승인되어야 한다.

문서의 변경은 글씨체의 변경, 개정번호 등으로 식별하고 변경상태는 그 문서 또는 적절한 첨부물에 표시하여야 한다.

단, 양식, 도표 등은 내용 변경 표시를 생략하고 양식번호에 개정번호로 표시한다.

문서의 식별

문서는 읽기 쉽도록 유지되고 독자적인 문서번호, 제목 등으로 쉽게 식별된다.

문서의 변경 및 최신 개정상태는 개정번호, 개정일자 등으로 식별한다.

효력이 상실된 문서는 모든 발행 또는 사용처에 신속히 회수하여 제거하되, 즉시 제거가 곤란한 경우는 “이면지활용” 적색스탬프를 날인하여, 오용되지 않도록 한다.

법적 및/또는 지식 보존의 목적으로 폐지된 문서를 보유하고자 할 때에는 문서에 보기 1의 “참고용” 적색스탬프를 날인하여 식별되도록 한다.

※	참고용 / REFERENCE

보기 1.

문서의 발행 및 배부

적용되는 문서의 유효본은 품질경영시스템의 효과적인 기능 발휘에 필수적인 업무가 수행되고 있는 모든 곳에서 이용 가능하여야 한다.

 

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승인된 품질매뉴얼, 절차서, 지침서 및 품질계획서는 관리팀팀에서 문서대장(첨부 1)에 등록한 후, 배포처(부표 1)에 배포하고 원본을 보관한다.

배포를 위한 사본은 보기 2의 “관리본” 청색스탬프를 문서에 날인하여 배포한다.

“관리본” 표시가 없는 것은 “비관리본”이다.

◯	관리본 CONTROLLED COPY

보기 2.

외부문서의 관리

외부문서가 입수된 경우 관리팀장은 식별관리를 위해 겉표지의 왼쪽 상단에 보기3의 표시를 청색으로 날인하여 관리번호를 기록한다.

관리번호는 아래와 같이 부여하며, 문서번호가 없는 것은 관리번호를 사용한다.

■ 외부문서 No.

관리번호 부여방법

ED

-

XX

-

XXX

입수 일련번호

입수년도 (20XX)

보기 3.

외부문서 및 데이터의 약칭 (External Document and Data)

 

관리팀장은 외부문서를 외부문서대장(첨부 2)에 등록하고 관련 팀에 배포한다.

외부문서가 최신본의 구입 또는 발행으로 불필요한 경우 관리팀장은 외부문서대장에 기록하고 폐기한다.

기안문서 작성

품의, 보고, 지시, 협조의 기안은 기안서(첨부 3)에 해당 담당자나 조직이 1문 1건으로 작성한다.

기안서의 식별번호는 다음 보기와 같이 부여한다.

보기.

관리

-

XX

-

XXX

작성순서에 따른 일련번호

작성년도 (20XX)

작성 팀의 약칭 (관리팀)

 

공문서의 접수 및 발송

외부로부터 입수된 공문서는 관리팀장이 목록을 작성하여 파일링하고, 관련 팀장/담당에게 배포한다.

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외부로 발송되는 공문서는 관리팀장의 통제를 받아 사본을 보유하고, 외부로 발송하여야 한다.

펙시밀리에 의한 접수 및 발송되는 공문서도 전항 (1) 및 (2)에 따른다.

양식 관리

절차서 및 프로세스에 관련된 양식은 양식관리대장(첨부 4)에 등록하여 관리한다.

기록 및 보관

문서관리 기록은 KH-01-03 (기록관리 절차서)에 따라 기록사항이 완결된 다음 년도부터 아래와 같이 보관, 유지되어야 한다.

첨 부	문서 / 기록명	양식 번호	보유 기간	보관 부서
첨부 1 첨부 2	문서대장 외부문서대장	KH0102-01 KH0102-02	영 구 영 구	관리팀
첨부 3	기 안 서	KH0102-03	3 년	해당팀
첨부 4	양식관리대장	KH0102-04	3 년	관리팀
-	구문서 (개정전 문서)	-	다음개정 후 1년	관리팀

 

 

 

부표 1. 관리문서의 작성·검토·승인권자 및 배포처

문 서 명		작 성	검 토	승 인	배 포 처
품질매뉴얼		관리팀장	관리팀장	사 장	① 관리팀장 ② 영업팀장 ③ 공사팀장
절차서(프로세스)		해당 팀장	C	사 장
지침서	검사지침서	공사팀장	공사팀장	사 장	① 영업팀장 ② 공사팀장
	작업지침서	공사팀장	관리팀장	사 장
품질계획서/ 시공품질계획서		현장소장	관리팀장	생산팀장	①현장소장(공사팀장) ②

비고 1. 해당 팀장이란 업무에 관련된 주관 팀장을 뜻한다.