구매관리절차서

 

A. 작성, 검토 및 승인

 

▣ 문서 식별

 

관 리 본	Q M -
비관리본	관리처 :

 

 

▣ 본 품질절차서는 강하넷의 품질경영 방침에 따라 다음 책임자에 의해 작성(개정), 검토 및 승인이 되어야 효력이 있다.

 

구  분	부 서 명	직    책	성    명	서    명	일    자
작성(개정)	영업지원부	부 서 장			04. 07. 01.
검     토		품질경영대리인			04. 07. 01.
승     인		대표이사			04. 07. 01.

 

 

▣ 합       의

 

부  서  명
성      명
서      명
일      자

 

 

▣ 회       람

 

성      명
서      명
일      자
성      명
서      명
일      자

 

 

 

B. 목차 및 개정 현황

 

개정번호	개정일자	개정내용	개정사유

 

 

 

 

1. 목적

 

구매하는 제품의 품질 요구사항을 만족할 수 있도록 효율적인 구매 절차를 확립하여 구매품의 품질 향상을 목적으로 한다.

 

 

2. 적용범위

 

고객이 요구하는 제품의 구매 시 품질에 영향을 미치는 모든 구매 활동에 적용한다.

 

 

3. 용어의 정의

 

3.1.  규격품목
표준품으로 각종 규격에 따라 대량 생산되는 일반 품목

3.2.  제작품
구매시방서에 의거하여 제작되거나 비규격품으로 특수 품목

3.3.  협력업체
협력업체 관리 절차서(문서번호 TQP-PR-3)에 따라 등록되어 T-Cross(이하 '당사'라 한다)에 제품 및 용역을 공급하는 업체

3.4.  견적
현장에 필요한 자재의 구매, 입찰, 실행예산 편성 등을 목적으로 협력업체 들로부터 절차에 따라서 당사가 필요로 하는 가격정보를 획득하는 것과 이에 관련된 일체의 행위

 

4. 책임과 권한

 

4.1.  대표이사

 

4.1.1.  구매에 대한 최종승인

 

4.2. 영업지원부, 중국지사장 (이하 “구매부서장”이라 한다)

 

4.2.1.  협력업체 선정, 평가 및 관리

4.2.2.  제품단가 관리 및 시장조사

4.2.3.  발주된 품목의 납기 관리

4.2.4.  소요물량 집계 후 수급계획 수립

4.2.5.  요구 납기관리에 대하여 해당부서와 협의

 

4.3.  검사자

 

4.3.1.  반입제품에 대한 검사

4.3.2.  부적합품에 대한 식별관리

4.3.3.  협력업체별 품질수준 측정

 

 

5. 업무절차

 

5.1.  협력업체 평가 및 등록

 

5.1.1.  협력업체의 평가, 등록/승인의 관리 등은 협력업체 관리 절차서 (PR-3)에 따른다.

 

5.2.  구매계획

 

5.2.1.  구매품은 고객의 요구납기를 고려하여 적기에 납품될 수 있도록 충분한 기간을 가지고 계획되어야 한다.

5.2.2.  국가별, 바이어별로 여러가지 관련 요인을 파악하여 구매계획에 반영되어야 한다.  국가별, 바이어별 성향, 휴일, 주요제품 및 관습 등은 별도(지침서)로 작성하여 관리되어야 한다.

 

5.3.  구매품의

 

5.3.1.  협력업체와 년간 단가 계약에 의해 구매되는 품목은 별도의 구매품의를 하지 않고 구매할 수 있다.

5.3.2.  협력업체로 등록된 업체 중에서 가능한 한 2개 이상의 업체로부터 동일방법, 동일조건을 제시하여 견적을 받는다.

5.3.3.  견적에 참여한 업체 중에서 가격, 납기, 품질, 지불조건 등을 감안하여 동일조건에서는 절충(NEGO)을 통하여 구매부서장이 최적업체를 선정한다.

5.3.4.  협력업체로 등록되지 않은 업체로부터의 구매 및 단일견적으로도 구매할 수 있는 경우는 다음과 같다.

(1)  구매하는 자재가 독과점 품목으로 업체가 한정된 경우

(2)  고객이 지정한 업체 및 타업체가 납품할 수 없는 제품인 경우

(3)  자재의 특성상 지역이 국한된 경우

(4)  긴급을 요하는 구매품

(5)  당사의 경영전략상 경영진이 지정한 경우

 

5.4.  발주 또는 계약

 

5.4.1.  절차에 따라 구매 품의가 확정되면 구매부서장은 협력업체와 구매계약을 체결하여야 한다.

 

5.4.2.  계약(발주)은 일반적으로 발주서(첨부 1) 또는 Purchase Order(첨부 2)를 작성하여 협력업체에 통보하여야 하나, 다음 각 호의 경우에는 계약서를 작성 사용하여야 한다.

(1)  년간 단가계약

(2)  용역(서비스) 계약

(3)  주문제작품으로 납기가 장기간 소요되는 품목

(4)  기타 품목 특성상 계약서의 작성이 필요한 경우

 

5.4.3.  계약서나 발주서에는 아래 사항이 명기 또는 첨부되어야 한다.

(1)  품명, 규격, 수량, 납기

(2)  단가 또는 금액, 지불조건, 지불방법

(3)  인도조건

(4)  필요시 계약이행 보증보험증권, 하자이행 보증보험증권, 구매 및 계약시방서, 도면 또는 견본

5.4.4.  구매품의 변경에 의한 변경계약 또는 변경 발주서도 신규계약과 동일한 방법으로 진행하며 변경계약서 또는 변경 발주서에는 원계약과 상이한 내용이 식별되어야 한다.

 

5.5.  납품관리

 

5.5.1.  구매부서장은 구매품 발주 후 납품이 완료될 때까지 전화, FAX, 업체방문 등 적절한 방법으로 납기 관리를 한다.

5.5.2.  납기상 차질이 예상되면 구매부서장은 영업부서장에게 사전에 통보하고 납기지연으로 인한 대책을 수립한다.

 

5.6.  검사 및 시험

 

5.6.1.  계약서(발주서)에 정하는 바에 따라 검사 장소 및 수입검사 시기를 협력업체와 협의 결정하여 검사자는 모니터링 및 측정 절차서에 따라 다음과 같은 사항을 검사 및 시험을 실시한다.

(1)  계약서와 일치 여부

(2)  수량 및 규격의 정확성 여부

(3)  제품의 파손 여부

(4)  기타 필요한 사항

5.6.2.  계약에 규정된 경우, 고객 또는 고객 대리인은 협력업체의 현장 및 당사의 현장에서 외주품이 규정된 요구사항에 적합하다는 것을 검증할 권리를 부여받아야 한다.

 

 

6. 품질기록

 

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(문서번호 : MS-3)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

기   록   명	양식 번호	보존년한	보관 부서
발주서	QF-21	3년	영업지원부
Purchase Order	QF-22	3년	“

 

 

7. 관련문서

 

7.1.  품질기록의 관리 절차서 (문서번호 MS-3)

7.2.  협력업체 관리 절차서 (문서번호 PR-3)

 

 

8. 첨 부

 

8.1.  발주서 (첨부 1)

8.2.  Purchase Order (첨부 2)