728x90

강하넷

DQP - 05 - 01

페 이 지

2 OF 7

표준작성 및 관리 절차서

개정일자

2000.02.14

REV.

1

 

 

1. 목적

본 규정은 강하넷(이하 당사라 한다)의 문서 및 자료(이하 문서라 한다)의 관리방법을 표준화 하므로서 항상 최신판으로 적합하게 사용하는데 그 목적이 있다.

 

2. 적용범위

본 규정은 당사에서 운용되는 품질시스템 업무를 수행하기 위한 문서의 관리업무와 취급절차에 대하여 적용한다.

 

 

3. 용어의 정의

본 규정에서 사용하는 용어들은 다음과 같으며 본 규정에 국한한다.

3.1 문서

당사의 업무수행에 따른 작성,검토,승인,배포,개정의 절차를 거쳐 시행되는 각종 서류를 말한다.

3.2 품질매뉴얼

품질시스템에 관해 기술한 문서로써 품질시스템을 추진하는데 필요한 방침, 조직, 책임, 권한 관리방법 및 운영과 같은 기본적 사항을 정한 것으로 품질보증체계를 규정하는 문서를 말한다.

3.3 사내표준

당사의 품질시스템을 운영하기 위한 목적으로 성문화된 모든 문서를 의미하며, 관리표준(절차 서)과 기술표준을 총칭한다.

3.4 기술표준

작업기준서, 검사기준서, 설비관리 표준서, 제조/QC공정도, 게시용 표준, 도면 등과 같이 제품의

생산을 위하여 업무의 기술적인 사항을 기재한 문서.

3.5 자료

당사에서 업무에 활용하기 위해 수집된 국제규격, 국가규격, DATA BOOK등의 문서를 말한다.

3.6 관리본 (CONTROLLED COPY)

문서가 작성, 승인, 배포되어 개정본이 계속적으로 교체되어 항상 최신본으로 유지되어 관리본이라는 적색 도장이 찍힌 문서.

3.7 비관리본 (UNCONTROLLED COPY)

당사내의 지정배포처 이외 또는 사외로 배포되는 문서로 비관리본이라는 흑색도장이 찍힌 문서

 

 

4. 책임과 권한

 

 

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

 

강하넷

DQP - 05 - 01

페 이 지

3 OF 7

표준작성 및 관리 절차서

개정일자

2000.02.14

REV.

1

 

순번

업 무

표 준

책 임 과 권 한

비 고

작 성

검 토

승 인

1

제정 / 개정

품질보증메뉴얼

품질경영부서장

관련부서장

대표이사

 

사내표준/기술표준

해당부서

관련부서장

2

등록,배포,회수,폐지

사내표준/기술표준

품질경영부서장

-

대표이사

 

 

4.1 품질경영 부서장

품질경영부서장은 당사의 문서관리에 대한 제반업무의 운영 책임이 있으며 다음과 같은 책임과

권한이 있다.

4.1.1 문서의 등록, 배포, 회수 및 폐기 등의 업무

4.1.2 원본 문서의 보관 관리 업무

4.1.3 문서의 제정, 개정, 배포에 관한 목록의 작성 및 유지관리

4.2 문서활용 부서장

4.2.1 문서관리 부서로부터 배포된 문서의 활용, 보관 및 유지관리

4.2.2 배포된 문서의 숙지, 교육, 이행 및 교육 근거의 비치

 

5. 문서의 작성

5.2 문서작성 시기

문서작성 부서에서는 다음과 같은 사유가 발생되었을 때 작성한다.

5.2.1 승인권자의 지시가 있을 때

5.2.2 해당분야의 품질문서가 없을 때

5.2.3 신제품 개발 및 생산으로 필요성이 인정될 때

5.2.4 기타 대내외 환경변화에 따른 사내표준의 필요성이 인정될 때

5.3 문서작성 요령

5.3.1 사내표준(절차서)은 문서작성 부서에서 문서작성 요령(별첨 1)에 따라 문서를 작성한다.

5.3.2 기술표준은 문서작성부서에서 기술표준 관리 절차서(DQP-05-02)에 따라 문서를 작성한다

 

6. 문서의 검토

6.1 문서작성자는 문서를 작성한 후 4[1]에 따라 검토를 의뢰한다.

6.2 검토결과 의견이 있는 경우에는 작성된 문서를 조정 보완하며, 필요시 관련부서 회의를 통해

조정할 수 있다.

7. 문서의 승인

문서의 검토가 완료되면 문서작성 부서는 [1]의 승인권자에게 승인을 득한다.

 

 

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

강하넷

DQP - 05 - 01

페 이 지

4 OF 7

표준작성 및 관리 절차서

개정일자

2000.02.14

REV.

1

 

 

8. 문서의 등록

8.1 사내표준 등록방법

품질경영 부서장은 승인을 득한 사내표준을 문서등록대장(관련양식 4)에 문서번호, 문서명, Rev. No, 개정일, 작성부서를 기록후 등록한다.

(, 기술표준중 도면 및 제조규격서는 기술표준 관리절차서(DQP-05-02)에 따라 등록한다.)

 

9. 문서의 배포 및 회수

9.1 문서의 배포

9.1.1 문서작성 부서의 의견을 참조하여 품질경영 부서장은 등록된 사내표준에 대하여 문서가 필 요한 장소에서 활용이 가능하도록 배포처를 결정하고 배포한다.

(, 기술표준중 도면 및 제조규격서는 기술표준 관리 절차서(DQP-05-02)에 따른다.)

9.1.2 문서를 배포할 때는 관리문서인 경우 문서의 첫페이지에 [그림 1]과 같이 "관리본󰡓이라는

적색 도장을 찍어 비관리문서와 식별한다.

 

[그림 1] [그림 2]

관 리 본

 

비 관 리 본

9.1.3 고객의 요청이나 타부서에서 업무 협조용으로 배포의 요청이 있을시 문서의 첫페이지에 [그림 2]와 같이 󰡒비관리본󰡓라는 흑색 도장을 찍어 비관리본임을 식별한 후 배포한다.

9.2 문서의 회수

개정된 사내표준을 배포시 반드시 구 표준을 일괄 회수하여 품질경영 부서에서 폐기한다.

 

10. 효력발생

10.1 문서의 효력발생은 문서의 제정(개정)일자를 적용일로 한다.

10.2 관리본임을 확인할 수 있는 관리본[그림 1]는 도장이 찍힌 문서만 업무에 적용한다.

 

11. 문서의 교육

사내표준(절차서) 및 기술표준의 교육은 교육훈련 절차서(DQP-18-01)에 따라 해당부서에서 교

육을 실시한다.

 

12. 문서의 개정

12.1 개정의시기

12.1.1 내부품질감사 결과에 따른 규정의 개정이 필요할 때

12.1.2 새로운 업무실시 또는 기존업무의 변동 및 개선이 필요할 때

12.1.3 현행 사내표준이 불합리하거나 개선점이 발견 되었을 때

12.1.4 기타 개정의 사유가 발생 하였을 때(, 오자 및 탈자의 수정은 개정으로 보지 않는다.)

12.2 개정방법

12.2.1 사내표준의 개정은 별도의 지정이 없는 한 문서를 최초로 작성하여 검토 및 승인 요청한

부서에 의해 최초 문서작성시 동일한 절차에 따라 개정한다.

12.2.2 문서작성부서에서는 문서의 개정되는 부분을 명확히 확인하기 위하여 개정이력(관련양

 

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

강하넷

DQP - 05 - 01

페 이 지

5 OF 7

표준작성 및 관리 절차서

개정일자

2000.02.14

REV.

1

 

 

2)사항을 기입하고, 개정부분은 상이한 글자체(:필기체)적는다.

12.2.3 문서의 내용상의 수정은 없이 오자, 탈자 등 일부수정의 경우는 원본에 수정하고자 하는

단어의 중앙에 두줄을 긋고 수정인의 도장 또는 SIGN 확인을 함으로써 수정할 수 있다.

12.2.4 기술표준 문서중 도면의 경우는 도면 관리절차서(DQP-04-02)에 따라 문서를 개정한다.

 

13. 문서의 유지 관리

13.1 사내표준은 문서번호, 개정번호, 검토 및 승인자가 있어야 하며, 개정이력이 기록, 관리되어야

한다.

13.2 품질경영 부서에서는 사내표준에 대하여 다음과 같은 현황을 항상 최신 상태로 기록하고 유

지해야 한다.

13.2.1 등록현황

13.2.2 배포현황

13.2.3 폐기현황

13.3 문서가 보관되는 바인더의 첫장에 문서 목록표(양식 7)를 작성한다.

13.4 문서는 외부환경 요인등에 손상이 없는 곳에 보관하고, 식별이 용이하도록 지정된 장소에 FILE 및 바인더 보관을 원칙으로 한다.

14. 문서의 폐기

14.1 사내표준의 폐기절차는 제정절차와 동일하다.

14.2 사내표준의 폐기 시기는 다음과 같다.

14.2.1 조직의 해체, 분리, 변경 등으로 인해 해당 사내표준을 활용할 수 없을 때

14.2.2 제품의 단종, 공정의 변경 등으로 인한 불용화 된 사내표준

14.2.3 관리의 혁신 또는 공정관리의 자동화 등으로 기존 사내표준의 적용이 무의미 할 때

14.3 사내표준의 폐기시 승인권자는 품질경영 부서장으로 한다.

14.4 품질경영 부서는 폐기되는 해당 원본문서에 [그림 3]과 같은 󰡒폐기󰡓라는 적색 도장을 찍고 폐기본 FILE에 보관할 수 있다.

폐 기

[그림 3]

 

 

15. 표준번호부여방법

15.1 표준의 번호부여방법은 다음과 같다.

D Q P - □ □ - □ □

표준일련번호

업무기능별번호부여(15.2참조)

강하넷 Quality Procedure의 약자

 

 

 

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

 

 

강하넷

DQP - 05 - 01

페 이 지

6 OF 7

표준작성 및 관리 절차서

개정일자

2000.02.14

REV.

1

 

 

15.2 업무기능별 번호부여

NO

기능

NO

기능

1

품질경영

11

검사측정 및 시험장비

2

품질시스템

12

검사 및 시험상태

3

계약검토

13

부적합품의 관리

4

설계관리

14

시정 및 예방조치

5

문서관리

15

취급,보관,포장 및 인도

6

구매관리

16

품질기록의 관리

7

구입자에 의한 지급품

17

내부품질감사

8

제품식별 및 추적성 관리

18

교육 훈련

9

공정관리

19

서비스

10

검사 및 시험

20

통계적기법

 

16. 사내 양식 관리

사내 양식의 관리는 양식관리 방법(별첨)에 따른다.

 

17. 자료의관리

17.1 자료의 접수는 활용부서에서 하며, 활용부서의 문서관리 담당자가 그 문서 맨앞에 결재방 도

장을 찍어 내부 결재를 득한다.

17.2 업무에 직접 적용되는 사외문서는 [2]와 같이 문서 앞장에 LABEL을 부착하여 관리문서로

식별되도록 한다.

[2]

관리 No.

 

보존 년한

 

관리 부서

 

담 당 자

 

17.3 활용부서의 문서관리 담당자는 [2]의 관리 No.를 아래와 같이 부여하고, 자료 등록대장(

관련양식 8)에 등록한다.

- □ □ □ □ - □ □

일련번호(0199)

소분류 : 해당월 두자리

중분류 : 해당 년도의 끝 두자리

대분류 : 종류별 분류

 

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

강하넷

DQP - 05 - 01

페 이 지

7 OF 7

표준작성 및 관리 절차서

개정일자

2000.02.14

REV.

1

 

 

17.3.1 대분류CODE

장비매뉴얼 : M 국내국제규격 : S DATA BOOK : D

카달로그 : C 기타 : E

17.3.2 중분류 번호

해당 년도의 끝 두자리(EX : 2001“01”)

17.3.3 소분류 번호

해당 월의 두자리(EX : 7“07”)

17.3.4 등록 일련번호

문서의 종류에 관계없이 해당월 등록 순서에 따라 일련번호(0199)를 부여한다.

 

18. 품질기록 및 유지

본 규정과 관련된 품질기록은 품질기록 관리 절차서(DQP-16-01)에 따라 유지 관리되며, 그 기록

은 다음과 같다.

No.

품 질 기 록 명

보조 년한

관리 부서

비 고

1

품질매뉴얼 표지부

영 구

품질경영부

양식 1

2

관리표준(절차서) 표지부

영 구

품질경영부

양식 2

3

품질매뉴어 본문부

영 구

품질경영부

양식 3

4

관리표준(절차서) 본문부

영 구

품질경영부

양식 4

5

문서 등록 대장

3

품질경영부

양식 5

6

출장보고서

3

해당부서

양식 6

7

문서 목록표

3

품질경영부

양식 7

8

자료 등록 대장

3

품질경영부

양식 8

9

업무협조전

3

해당부서

양식 9

10

기안용지

3

해당부서

양식 10

11

출장(공사)보고서

3

생산부

양식 11

 

19. 관련 절차서

19.1 품질기록 관리 절차서 (DQP-16-01)

19.2 기술표준 관리 절차서 (DQP-05-02)

19.3 도면 관리 절차서 (DQP-04-02)

 

(별첨)

 

 

 

 

문서 및 양식작성 방법

 

 

 

 

 

1. 사내표준의 구성방법

1.1 사내표준의 기본구성은 다음과 같이 구성하여 작성한다.

[1] 관리표준의 기본구성 및 기재내용

기본 구성

기 재 내 용

1. 개정 이력

해당 사내표준의 개정 이력을 기록한다.

2. 목 적

해당 사내표준이 추구하는 목적과 해당업무의 관리목적을 설명한다.

3. 적용 범위

해당 사내표준을 적용받는 조직의 범위와 업무의 범위를 기록한다.

4. 용어의 정의

문서를 활용하는 인원의 이해를 돕기 위하여 또는 사용하는 용어의

개념 통일을 위하여 필요한 용어를 해설한다.

5. 책임과 권한

해당 업무수행에 수반되는 방법, 영역, 업무의 한계 등에 대한 권한과

책임사항을 명확히 기록한다.

6. 업무 절차

업무처리 순서에 따라 실시내용을 구체적으로 명확하게 기술한다.

이상 판단의 기준과 처리 방법을 설명한다.

필요한 경우에는 처리사례 및 업무 흐름도를 사용할 수 있다.

7. 품질기록 및 유지

문서에서 다루게 될 품질기록류들의 최소 보존년한, 보관부서 등을

명기한다.

첨부서류

해당 업무수행에 수반되는 양식, 별첨을 첨부하고, 첨부되는 내역을

순서대로 명기한다.

1.2 문서의 번호 배열체계는 다음과 같다.

1. 대항목 --------------- 내용을 대표하는 대항목의 명칭을 쓴다.

1.1 중항목 ------------ 대항목의 내용을 중항목별로 구분하고자 할 때.

1.1.1 소항목 --------- 중항목의 내용을 소항목별로 구분하고자 할 때.

1) 소항목 세분 ------- 소항목의 내용을 세부항목으로 구체화 시키고자

세부항목 세분 --- 세부항목에 대해 이해를 돕기 위하여 필요한 사항을

세세히 기록 할 때.

1.2 중항목 ------------ (상기 중항목 반복)

------------ 대항목과의 구분을 위해 한줄 건너뜀.

2. 대항목 --------------- (상기 대항목 반복)

1.3 사내표준의 구성 양식은 다음과 같다.

1.3.1 품질매뉴얼 표지부 (양식 1)

1.3.2 품질매뉴얼 본문부 (양식 2)

1.3.3 사내표준 표지부 (양식 3)

1.3.4 사내표준 본문부 (양식 4)

 

2. 작성요령

2.1 사내표준의 표현방식

사내표준의 내용은 한글, 한자, 숫자, 부호 등을 사용하여 가로쓰기를 원칙으로 하며,

쉽고 간결하게 표현한다. 다만, 사내표준의 성격에 따라 부득이한 경우 특수한 문자의

표현방법으로 전문어, 외래어를 사용할 수 있다.

 

3. 양식 작성 및 등록

양식을 활용하는 부서에서는 문서작성으로 발생되는 양식에 대해서는 별도의 등록절차

없이 문서의 제개정, 폐지가 함께 이루어 진다.

 

+ Recent posts