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 (강하넷)

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품질기록관리절차서



강하넷 회사업무절차서 문서번호 QP-20
품질기록관리 개정번호 1
쪽 번 호 1 / 5


 


1. 목 적


2. 적 용 범 위


3. 용 어 정 의


4. 책 임 사 항


5. 일 반 사 항


6. 절 차


7. 참 조


8. 








* 전 면 개 정



구 분 작 성 자 검 토 자 승 인 자
직 위



성명/서명



일 자




직 위



성명/서명



일 자



 

QP-06-04A-R.0 강하넷()

강하넷 회사업무절차서 문서번호 QP-20
품질기록관리 개정번호 1
쪽번호 2 / 5

 

1. 목적

 

본 절차서는 강하넷()에 의해 생성된 품질기록을 효율적으로 관리하여 당사의 시공건설에 요구된 업무요건에 적합하게 달성되었는가 또는 업무시스템이 효과적으로 운용되었는가를 입증해 보이는 증거로서 뿐만아니라 기술을 축적하고 보다 효율적인 업무시스템의 운영을 위한 자료로서 이러한 품질기록을 활용하기 위함이다.

 

 

2. 적용범위

 

2. 1 본 절차서는 각 부서 / 현장에서 생성된 품질기록의 파악, 수집, 색인, 열람, 편철, 보관, 유지 및 폐기에 대한 관리절차를 기술한다.

 

2. 2 특정 프로젝트 담당조직이나 현장은 업무의 특성 또는 계약 요건에 따라 품질기록 관리를 위한 세부절차를 수립하여 적용한다.

 

 

3. 용어정의

 

품질기록 : 강하넷()가 시공하는 건설의 품질 또는 품질 관련 업무의 객관적 증빙자료로서 제공되는 작성 완료된 서류

 

 

4. 책임사항

 

4. 1 현장소장은 현장에서 작성완료된 품질기록을 총괄 관리하고 현장 종료시 발주처나 본사 각 관련부서에 양도 또는 이관시킬 책임이 있다.

 

4. 2 각 부서장은 해당 조직에서 발생되거나 관련 현장으로 부터 수집된 품질기록을 전체적으로 관리할 책임이 있으며 이관이 필요한 문서는 총무팀에 이관목록을 제출하고 총무팀으로 이관하여 관리한다..

강하넷 회사업무절차서 문서번호 QP-20
품질기록관리 개정번호 1
쪽번호 3 / 5

 

4. 3 총무팀은 Filing System을 수립하고 이를 유지관리할 책임이 있으며 각 조직의 문서관리자는 조직내의 품질기록을 Filing System에 따라 색인, 편철, 보관, 보존 및 폐기 관리할 책임이 있다.

 

 

5. 일반사항

 

5. 1 품질기록은 수행된 프로젝트나 공사 또는 작업에 대해 적합하도록 이해하기 쉽고 정확하게 기록되어야 한다.

 

5. 2 품질기록은 보존기간이 수립되고 기록되어야 하며 보관, 보존 및 유지관리는 본 절차서, Filing System지침서 및 계약 요건에 따라서 수행되어야 한다.

 

5. 3 품질기록은 최초 작성자나 작성조직의 책임자에 의해 수정될 수 있다. 수정작업은 원문을 지우지 않는 적절한 방법을 써서 수행되어야 하며(수정액 사용금지), 그 수정된 부분에 수정한 사람의 서명과 수정한 날짜로 식별 표시하여야 한다.

 

5. 4 현장에서 생성된 품질기록은 공사기간 중에는 현장에서 관리 되어야하고, 공사 완료 후에는 계약요건이나 발주처와의 합의에 따라 발주처에게 양도할 품질기록 목록을 작성한후 양도되어야 한다. 또한 발주처 양도목록 및 필요시 양도된 기록의 사본 등을 포함한 주요 품질기록은 관련절차에 따라 본사 관련부서에 이관시켜 보관 / 보존 되어야 한다.

 

5. 5 계약상에 합의된 경우, 품질기록은 규정된 기간동안 발주처나 그의 대리인이 평가를 하는데 이용될 수 있어야 한다.

 

5. 6 본사의 기술관련부서, 설계관련부서 등은 해당 공사나 각각의 Project 수행과 관련하여 수집되거나 발생한 성과물 등 품질기록을 관련절차서나 부서업무지첨서에 따라 분류하고 색인하여 보관 또는 보존하여야 한다.

강하넷 회사업무절차서 문서번호 QP-20
품질기록관리 개정번호 1
쪽번호 4 / 5

 

6. 절차

 

6. 1 구분 및 정리

 

6. 1. 1 발주처에게 양도될 품질기록은 계약요건 또는 강하넷()와 발주처간의합의에 따라 명시되고 구분되어야 한다.

 

6. 1. 2 관련 협력업체의 품질기록은 강하넷() 품질기록의 일부분이 될 수 있다.

 

6. 1. 3 각 부서 / 현장은 해당 조직에서 생성된 품질기록을 구분하여 기록 정리해야 한다.

 

6. 2 색인

 

6. 2. 1 품질기록은 제목에 따라 구분되어야 하고, 현장에서 생성된 품질기록은 해당 공사명이나 관련 CODE 등으로 식별되어야 한다.

 

6. 2. 2 개정되어 교체된 회사업무매뉴얼 / 절차서의 개정별 원본은 품질보증팀에서 보존한다.

 

6. 2. 3 품질기록은 다음과 같은 방법 등으로 유지되어야 하나, 제한되는 것은 아니다.

 

(1) 종이인쇄본(복사본)

(2) 마이크로 필름

(3) 전산자료

 

6. 2. 4 품질기록은 퇴색이나 손상을 최소화하고 손실을 방지하기 위한 적합한 환경을 제공하는 시설내에서 쉽게 검색되고 열람 및 활용 될 수 있도록 보관, 보존 되어야 한다.

 

강하넷 회사업무절차서 문서번호 QP-20
품질기록관리 개정번호 1
쪽번호 5 / 5

 

6. 2. 5 관리되어야 할 중요 품질기록의 원본이 손실, 손상된 때에는 원본 손실이란 식별표시를 하여 사본으로 본관 또는 보존되어야 하고, 필요시 재작성될 경우 재작성이란 식별표시를 하여야 한다.

 

6. 3 조치

 

각 조직의 부서장은 주요품질기록 목록표( 20-01)에 명시된 주요품질 기록에 대하여 최소보존기간동안 관리하여야 하며, 기타 조직이 필요로하는 기록은 별도 보존기간을 설정하고 주기적으로 검토하여 폐기 또는 보관, 보존되도록 하여야 한다.

 

 

7. 참조

 

문서 및 데이터관리 절차서(QP-05)

 

 

8. 

 

 20-01 주요품질기록 목록표

 

 

 20-01 주요 품질기록 목록표

 

기 록 명 담 당 조 직 최소 보존기간
경영자검토 관련기록 품질보증팀 완료후 3
회사업무매뉴얼/절차서 품질보증팀 각 개정별 5
적용된부서업무절차서/지침서 발행부서 각 개정별 3
적용된 공사관리 계획서/
작업지침서
현장 / 관련부서 하자보증기간
품질관리계획서 /
작업지침서
현장 / 관련부서 5
현장 특수공정 및
특기사항에 관한 기록
현장 시설물 존속기간
계약 검토 관련기록 각 계약관련부서 하자보증기간
설계검토/검증관련기록 각 설계관련부서 하자보증기간
협력업체 명부 / 평가서 자재팀 계속 UP-DATING
구매문서 자재팀 하자보증기간
검사/시험 관련기록 해당 부서/현장 하자보증기간
시정/예방조치관련기록 해당 부서/현장 하자보증기간
교육훈련 관련기록 각 부서/현장 특정프로젝트관련-하자보증기간
전사일반 - 1
부적합사항 관련기록 해당 부서/현장 특정프로젝트관련-하자보증기간
전사일반 - 1
내부품질감사 관련기록 품질보증팀 특정프로젝트관련-하자보증기간
전사일반 - 1
인원 자격 검정 기록서 해당 부서/현장 특정프로젝트관련-하자보증기간
전사일반 - 1
검사, 측정 및
시험장비 검교정 기록
해당 부서/현장 특정프로젝트관련-하자보증기간
검교정 유효기간
현장생성 주요품질기록 해당부서 하자보증기간
준공도면, 준공내역서
시방서, 구조계산서
해당부서 시설물 존속기간

 



 

 

 

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8.                                      

 

 

 

 

구분

   

   

   

직책

 

 

 

성명

 

 

 

서명

 

 

 

일자

/

/

/

작성팀

품질관리부

등록처

 

관련부서

  

 

 

 

관련부서

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

차수

()정일

시행일

주 요 개 정 내 용

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.    

본 규정은 강하넷 ㈜ (이하 당사라 한다)의 품질시스템이 효율적으로 운영되고 입증할 수 있는 품질 기록의 관리방법을 명확히 하고자 하는데 그 목적이 있다.

 

2. 적용범위

본 규정은 당사의 전자매체와 관련 외주업체의 품질기록을 포함한 사내 전반적인 품질기록 발생으로부터 폐기에 이르는 절차의 관리방법에 대하여 적용한다.

 

3. 용어의 정의

3.1 품질기록

품질시스템을 수행한 결과를 증빙할 수 있는 문서를 품질기록이라 하며, 품질문서가 개정 및 폐기되었을 경우 이에 해당한다.

3.2 품질기록의 보관

승인된 품질기록이 빈번하게 열람되거나 참고할 목적으로 각 부서 내에 지정된 장소에 모아서 관리하는 것을 말한다.

3.3 품질기록의 보존

각 부서 내에 보관중인 문서 중 활용도는 낮으나 추후 증거물로 제시하거나 향후 필요하다고 판단되어 회사가 정한 장소에 보존 년 동안 수집하여 관리하는 것을 말한다.

3.4 보관 문서함

보관 기간이 만료되지 않은 품질기록들을 보관하는 문서함을 말하며, 각 부서 사무실 내에 위치해 있다.

3.5 보존 문서고

보관 기간이 만료된 품질기록들을 이관하여 보존하는 문서고를 말하며 누구나 쉽게 열람이 가능한 곳에 위치해 있다.

 

4. 책임과 권한

4.1 품질경영팀장

1)  품질기록에 대한 식별 및 색인 파일링 방법 개발, 관리

2)  품질문서 이관 현황 수합     

3)  보존 문서고에 대한 LAY OUT 설정 및 열화, 손상, 손실을 방지하기 위한 적절한 관리의 이행

4.2 해당부서장

1)  품질기록의 수집, 발행, 회수, 검토, 색인, 식별 및 유지 등의 업무의 지속적인 관리 및 이관

2)  품질 기록을 문서고에 이관

3)  문서고로 이관된 문서 및 기록물의 관리 및 폐기의 책임

4)  전자매체를 포함한 전산 DATA를 유지 관리

 

5. 업무절차

5.1 품질기록에 대한 사항은 아래와 같이 각 부서장이 관리한다.

1)  품질기록은 품질활동의 결과가 쉽게 이해 되도록 작성한다.

2)  품질기록은 그 내용이 임의 수정, 변질 및 훼손으로부터 보호되도록 작성한다.

3)  품질기록은 인쇄본 또는 전자매체 등 어떠한 형태라도 가능하다.

5.2 품질기록의 파악 및 식별

1)   해당부서에서는 품질기록 내용에 따라 분류하며 외주 업체에서 작성된 품질기록도 포함한다.

2)   작성된 품질기록은 작성자, 작성일, 기록명 등으로 식별되며 수집된 기록은 파일에 기록명, 보존 기간, 담당부서()등을 기록하여 식별한다.

3)   품질경영팀에서는 기록의 유형별 식별을 표준화하기 위한 표준식별안을 각부서에 배포하여 일관된 식별 방법이 운영되도록 한다.

4)   해당 부서에서는 품질기록이 외부인에게 기밀이 유지되어야 하는 경우 품질경영팀에서 지정한 식별표기를 해당기록에 표기한다.

5.3 품질기록의 수집

1)   각 부서에서는 발생된 기록들을 품질기록 LIST를 근거로 분류하며, 동종의 기록들을 한 파일 내에 수집하도록 한다.

2)   수집된 기록은 열람 및 추적이 가능하도록 발생 순서에 따라 수집되어야 한다.

3)   한파일 내에 다른 종류의 기록들이 수집될 경우에는 식별이 가능하도록 한다.

4)   수집된 기록은 5.4항의 표준화된 색인 양식에 의해 열람 및 추적이 쉽도록 기록한다.

5)   기록의 수집은 해당부서 내에서 열람 또는 추적이 용이하도록 품목별 또는 다른 형태별로의 수집도 가능하다.

6)   수집된 기록들은 훼손, 분실을 방지하고 열람이 용이하도록 각 부서별 문서보관 함에서 보관, 관리 한다.

 

5.4 품질기록의 색인

1) 화일 조견표 작성 방법

① 소속부서

  파일명

④ 보존년한

⑤ 위치번호

 

② 분류번호

 

 

 

 

 

 

 

① 소속부서 기재란

문서 보관 부서명을 기재함

② 분류(관리)번호 기재란

부서별 파일 분류(관리)번호를 기재함

③ 파일명 기재란

각 파일내의 문서내용을 대표하는 간단하고 쉬운 파일명을 기재함

④ 보존년한 기재란

해당화일의 보존년한을 기재함 (1, 3, 5, 10, 영구 중 택일)

⑤ 위치번호 기재란

각 파일이 보관 되는 파일BOX의 위치번호를 기재함

2) 파일 BOX 사용방법

   





  부서별 분류기호 (1)

       (1)

총무

경리

구매

영업

생산

생산

기술

품질

관리

M

C

S

B

P

T

Q

       4) 위치번호 부여 방법

위치번호는 3자리로 구성함을 원칙으로 하며 그 의미는 다음과 같다

  첫째란 : 서고위치 (Alphabet )

  둘째란 : 서고 내에서의 단번호 (상단부터 부여)

  셋째란 : 서고 단내의 열번호 (촤측부터 부여)

 

5.5 품질기록의 열람

1) 각부서에 보관중인 품질기록을 열람하고자 할 경우에는 각부서 담당자에게 통보한 후 열람토록 한다. (, 품질기록의 복사본이 필요한 경우에는 각부서 담당자에게 통보한 후 필요한 부수만큼 복사한다.)

2) 문서고에 보존중인 품질기록을 열람하고자 할 경우에는 해당부서에 통보 후 열람토록 한다.

3) 계약이 합의된 경우, 품질기록은 합의된 기간동안 고객에 의한 평가를 위하여 이용될 수 있다.

 

5.6 품질기록의 배포 및 파일링

1)   각부서 담당자는 작성된 품질기록이 필요한 때에 적절히 이용될 수 있도록 관련부서에 사본을 배포하고 사본은 관련부서에서, 원본은 작성부서에서 파일링이 되도록 하여야 한다.

2)   파일링은 기록의 교체 등이 용이하도록 하고 향후의 보존방법이 함께 고려되어 정해져야 한다.

 

5.7 품질기록의 보관 및 유지

1)   품질기록은 규정된 요구사항의 적합성과 품질 시스템의 효과적인 운영을 입증할 수 있도록 유지 되어야 한다

2)   각부서 담당자는 보유하고 있는 품질기록이 훼손, 열화, 분실되지 않도록 적절한 장소에 보관하도록 하여 쉽게 이용할 수 있도록 하여야 한다.

 

 

 

5.8 품질기록의 수정 및 복원

      품질기록을 수정 하고자 할 때에는 수정이 필요한 부위에 두 줄을 긋고, 상단 여백에 수정내용을 기입하여 수정자가 확인 날인하며 재승인이 필요 시에는 해당 승인권자의 승인을 득해야 한다.

 

5.9 품질기록의 보존관리

5.9.1 문서고 관리

품질경영팀장은 수집된 품질기록이 손상, 열화, 분실됨을 방지하고 설정된 보존기간 동안의 안정적 보존을 위해 적절한 환경이 구비된 문서고를 설치하여 관리되도록 하여야 하며 각부서별 문서가 분류 관리될 수 있도록 LAY OUT을 설정한다.

   

5.9.2 품질기록의 이관

1) 품질기록을 문서고에 이관 시 해당부서장은 이관이력. 이관일자. 폐기일자 등이 기록된 품질기록 의뢰서를 유지하여야 한다.

2) 품질기록은 취급, 식별이 용이하도록 파일 및 식별된 상태로 이관함을 원칙으로 한다.

 

5.9.3 보존기간의 설정 및 변경

1) 품질기록의 보존기간 설정은 품질기록의 작성 담당자가 품질기록 LIST를 참고하여 설정하며 외주업체의 품질기록 또한 본 품질기록 LIST의 분류기준에 따른다.

2) 품질기록의 보존기간의 변경이 필요할 때에는 작성부서의 부서장이 품질경영팀장과 협의 또는 업무 협조전으로서 통보하여 기간을 연장 또는 단축시킬 수 있다.

3) 품질기록의 보존년한

품질기록의 보존년한은 다음과 같다.

① 양산부품 승인서, 치공구기록, 구매주문서 및 변경 사항들은 그 부품(또는 부품의계보)이 양산 및 서비스 요구 사항에 적용되는 기간에다 1년을 더한 기간동안 유지되어야 한다.

② 품질성과 기록(예를 들면, 관리도, 검사 및 시험결과)은 기록 생성 후 최소 1년간 보존 되어야 한다.

③ 내부품질 감사 및 경영자 검토의 기록은 3년간 보존되어야 한다.

④ ①)항 ②)항 ③)항은 어떠한 정부 요구사항 또는 고객 요구사항을 대신하지 않으며, 모든 규정된 보존기간은최소기간으로 간주되어야 한다.

⑤ 고객이 지정한 품질기록에 대해서는 (첨부1) “주요 품질기록 보존년한을 참조하여 관리한다.

 

5.9.4 폐 기

보관 또는 보존중인 품질기록의 효력이 상실되어 폐기하고자 할 경우 각부서 담당자는 문서관리 및 자료관리 절차서상의 문서 폐기대장에 해당사항을 기록하고 각부서에 폐기에 대한 내용을 통보하고폐기표기후 소각 또는 분쇄하여 재사용이 불가능하도록 폐기하여야 한다.

 

5.10 전자매체 관리

전산 입력 자료는 각 부서별로 폴더를 만들어 부서별로 관리하며 월 1회 이상 원본을 백업하여 백업본은 해당부서에서 관리한다.

 

6. 기록 및 양식

 “해당 사항 없음

 

7. 관련문서

1)   문서관리 및 자료관리 절차서

2)   주요 품질기록 보존년한 (첨부1)

3)   업무흐름도(첨부2)


(첨부 1)          주요  품질  기록  보존  년한

   

                

보존년한()

   

초기

관리

단계

품질보증책임자 출하검사원 등록서

유효본만 영구

 

품질보증 조직도

유효본만 영구

 

도면(조립도, 소재도 단품도)

영구

 

시작

생산단계

설비 승인기록

5

*설비폐기후

양산

준비

단계

제조 공정도, 품질관리공정도,작업표준서

5

*부품단종후

검사기준서

5

*부품단종후

재외주업체/부품승인 현황

유효본만 영구

 

시험/계측 설비 관리기록

5

*장비 폐기후

양산견본품 승인서

5

*부품 단종후

PILOT 자재 보증서

5

 

양산

단계

공정변경 통보서

5

 

설변품 적용기록(외주부품 포함)

6

 

공정능력 평가기록

5

 

부적합 사항 개선계획 대책서

6

 

LOT 관리이력

6

 

열처리, 표면처리, 용접부품 품질현황

10

 

시험/검사 성적서

법규제/보안부품

10

*원재료/수입/출하

양산

단계

모니터링/공정검사결과

일반부품

5

 

한도견본 승인기록

1

 

금형관리 이력

5

*금형폐기후

교정/자체검정 기록

1

*유효기간 종료후

특채의뢰 승인

6

 

기타

자격인정기록

자격유지시까지

 

교육훈련기록(내부품질감사원 포함)

3

*특별공정작업자,검사원

 

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강하넷

품질보증절차서

문서번호

KH 1601

제정일자

1993.01.27.

품질기록 관리

개정일자

2000.06.01.

Rev.

06

Page

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1. 적용범위

이 절차서는 당사의 품질보증 업무와 운영 및 절차에 관한 기록관리에 대하여 적용한다.

 

2. 목 적

품질시스템을 효과적으로 운영 관리함을 목적으로 한다.

 

3. 책임과 권한

3.1 품질관리부서장은 품질관련 품질기록을 관리할 책임이 있다.

3.2 생산관리부서장은 생산 및 공정관리에 관한 품질기록을 관리할 책임이 있다.

3.3 영업본부장은 계약검토에 따른 품질기록을 관리할 책임이 있다.

3.4 구매부서장은 구매에 관한 품질기록을 관리할 책임이 있다.

3.5 생산관리부서장은 자재에 관한 품질기록을 관리할 책임이 있다.

3.6 기술부서장은 설계에 관한 품질기록을 관리할 책임이 있다.

3.7 연구소장은 연구개발에 관한 품질기록을 관리할 책임이 있다.

 

4. 업무절차

4.1 품질기록 조치사항

1) 품질기록은 식별표시, 수집, 색인, 목록작성, 보관, 유지처분 한다.

2) 품질기록은 읽기 쉽고, 선명하고, 관련제품과 연결되어야 한다.

3) 손상과 분실을 방지할 수 있는 장소에 보관하고, 즉시 검색할 수 있어야 한다.

4) 품질기록의 보존기간을 개별 지정 관리한다.

5) 계약서에 명시된 경우 고객에게 관련 품질기록을 공개한다.

통합 FILE시는 품질목록 중 한 CODE를 지정 (품질기록 중 많은 문서항목) 사용할 수 있다.

4.2 관리대상 품질기록

KS A 9001(1995)/ISO 9001(1994)

1) 경영자에 의한 검토기록 (4.1.3)

 

강하넷

품질기록 관리

문서번호

KH 1601

Rev.

06

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2) 품질기록의 파악 및 작성 (4.2.3.f)

3) 계약검토 기록 (4.3.4)

4) 설계 및 걔발계획(4.4.2), 설계입력(4.4.4), 설계심사(4.4.5), 설계출력(4.4.6), 설계검증(4.4.7), 설계검인정(4.4.8), 설계변경(4.4.9)에 대한 기록

5) 협력업체 평가에 대한 기록 (4.6.2)

6) 고객 지급품에 대한 기록 (4.7)

7) 제품식별 및 추적성에 관한 기록 (4.8) : 계약서에 명시된 경우

8) 자격이 부여된 공정.장비 및 인원 (4.9)

9) 수입 검사 및 시험에 관한 기록(4.10.2.3)

10) 검사 및 시험에 관한 기록 (4.10.5)

11) 검사,계측 및 시험장비에 관한 기록 (4.11.1)

12) 검사,계측 및 시험장비에 대한 교정검사 기록 (4.11.2.e)

13) 부적합의 검토 및 처분에 관한 기록 (4.13.2)

14) 부적합의 원인조사 및 조사결과에 관한 기록 (4.14.2.b)

15) 내부품질감사에 관한 기록 (4.17)

16) 교육/훈련에 관한 기록 (4.18)

( )KS A/ISO 9001 규격항목번호

4.3 일반적 품질기록

일반적으로 관리, 보존되는 품질기록은 다음과 같다.

1) 품질매뉴얼, 절차서 등의 배포에 관한 기록

2) 설계 입출력, 검증/확인 및 설계변경에 관한 기록

3) 문서관리에 관한 기록

(1) 문서 발행일 (2) 문서 고유번호 (3) 문서 개정번호 (4) 개정일자

4) 구매관리에 관한 기록 : (1) 구매 (2) 시방서 (3) 발주서 등

5) 공정관리에 영향 미치는 주요 결정에 관한 기록

 

 

 

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6) 측정,검사설비에 관한 기록

(1) 측정,검사 설비목록

(2) 사용 부적합 설비의 처분 등

7) 부적합품 관리에 관한 기록

(1) 부적합품의 식별, 평가에 관한 기록

(2) 폐기처분에 관한 기록

8) 시정.예방조치에 관한 기록

(1) 부적합에 대한 시정조치 내용

(2) 부적합의 조사, 분석기록 및 예방조치기록

(3) 시정조치 결과에 관한 기록

9) 자재 및 제품의 식별에 관한 기록

10) 품질기록의 일반적 사항에 관한 기록

(1) 품질기록 목록에 관한 기록

(2) 품질기록 보관장소 보존기간

11) 내부품질 감사에 관한 기록

(1) 부적합사항 및 시정조치

(2) 시정조치 결과에 따라 절차서 등의 변경에 관한 기록

12) 통계적 기법에 관한 기록

 

5. 품질기록의 구분

품질기록은 제품에 대한 품질기록과 품질시스템 운영에 관한 기록으로 구분한다.

5.1 제품에 대한 품질기록

1) 제품시방

2) 부자재, 주요설비 도면

3) 검사 성적서

4) 특채, 부적합 기록

5) 소비자 불만에 대한 시정조치 기록 등

 

 

 

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5.2 품질시스템 운영에 관한 기록

1) 내부품질감사 기록

2) 경영검토 기록

3) 협력업체 선정관리 기록

4) 공정관리 및 시정조치 기록

5) 측정, 검사설비의 교정 기록

6) 교육/훈련 기록 등

 

6. 보관 및 보존

6.1 보존

보존기간은 계약서의 요건, 관련법률, 사회통념상의 관습등을 고려 최소 3년 이상으로설정하며, 각 품질기록의 보존기간은 해당 절차서에 따른다.

6.2 보관

각 부서별 품질기록은 연도별로 사용 부서에서 보관, 관리하며, 연도별로 철하여 보존년한에 따라 보존하는 것을 원칙으로 하나 기록의 특성에 따라 전년 실적의 참조가 필요하다고 판단될 때에는 관련부서장의 재량으로 전년도 기록을 함께 보관, 관리한다.

 

8. 품질기록 점검

내부품질감사 및 경영 검토 시 품질기록 관리 상태를 확인 조치한다.

 

9. 품질기록 작성 방법

9.1 읽기에 지장이 없도록 선명함.

9.2 내용이 간결하고 명료함.

9.3 관련제품, 공정 기타 업무에 연계함.

9.4 필요한 곳에 서명, 날인 함.

 

10. 검토 및 승인

10.1 품질기록의 검토

1) 품질기록 작성자는 해당 부서장에게 적합성에 대한 검토를 받아야 한다.

 

 

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2) 해당 부서장은 품질기록 작성내용이 검토 관련부서의 협조가 필요한 경우 관련부서와협의한다.

10.2 품질기록의 승인

작성부서 및 관련 부서의 검토, 조정이 완료된 품질기록은 품질관리부서장의 승인을 받는다.

 

11. 품질기록의 목록

품질기록 목록은 (부표1)과 같다.

 

12. 개정 품질기록의 검토, 승인

개정된 품질기록은 문서 제정시와 동일한 절차 및 방법에 따른다.

 

13. 품질기록의 유지보관

모든 기록은 다음과 같이 유지하고 검증되어야 한다.

13.1 품질기록은 문서관리 담당자가 품질기록을 분류 보관한다.

13.2 특별히 관리하여야할 품질기록은 컴퓨터 등으로 보관할 수 있다.

13.3 청결하고 가독성있게 유지한다.

13.4 잉여정보 및 폐지정보에 구애받지 않는다.

13.5 제품, 공정, 설비등으로 식별 유지한다.

13.6 요구된 품질수준이 달성되고 있다는 충분한 증거를 포함한다.

 

14. 폐 지

14.1 품질기록 폐지시기

품질기록은 다음 사항에 해당하는 경우 폐지한다.

1) 사용 목적이 소멸된 경우

2) 개정 품질기록이 접수된 경우

3) 품질기록의 보존기간 만료된 경우

14.2 품질기록 폐지

문서폐지 절차에 따라 결재권자의 허가와 서명이 있어야 한다.

 

 

 

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14.3 폐지 품질기록의 원본관리

폐지 품질기록의 원본 보관 필요시 품질기록 중앙 하단에 적색 폐지도장을 찍은 후 별도 구분 보관한다.

 

( 부표1 )

품질기록 목록

󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

품 질 기 록 명

Code

관 리 부 서

관 리 자

보존년한

비 고

 

 

장학금 지원 신청서

BA

총 무 팀

부서장

3

 

 

 

상조금 신청서

BB

총 무 팀

 

3

 

 

 

업무 지시철

BG

해 당 부 서

 

3

 

 

 

FAX (수신, 접수)

BM

해 당 부 서

 

3

 

 

 

사외 공문철

BI

해 당 부 서

 

3

 

 

 

ISO 관계철

BJ

해 당 부 서

 

3

 

 

 

업무선급금 신청서

BC

해 당 부 서

 

3

 

 

 

지출/대체/정산/ 결의서

BD

해 당 부 서

 

3

 

 

 

소액현금 사용정산서

BE

해 당 부 서

 

3

 

 

 

수입 결의서

BF

해 당 부 서

 

3

 

 

 

전월 계약현황

DA

해 당 부 서

 

3

 

 

 

납품현황

DB

해 당 부 서

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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품질기록 목록

󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

품 질 기 록 명

Code

관 리 부 서

관 리 자

보존년한

비 고

 

 

수금현황

DC

영업사업부,해당부서

부서장

3

 

 

 

전월 납기현황

DE

영업사업부,기 획 팀

 

3

 

 

 

미수현황

DF

영업사업부,기 획 팀

 

3

 

 

 

미수 현황표

BJ

영업사업부,기 획 팀

 

3

 

 

 

미납품 현황

BK

영업사업부,기 획 팀

 

3

 

 

 

수주, 납품, 매출수금현황

BL

영업사업부,기 획 팀

 

3

 

 

 

보관품현황/계약취소LIST

BM

영업사업부,기 획 팀

 

3

 

 

 

제안서

AA

품 질 관 리 부

 

3

 

 

 

제안 접수 대장

AB

품 질 관 리 부

 

3

 

 

 

제안 심사 기준표

AC

품 질 관 리 부

 

3

 

 

 

제안 심사 결과 통보서

AD

품 질 관 리 부

 

3

 

 

 

제안 심사 이의 신청서

AE

품 질 관 리 부

 

3

 

 

 

제안실시지시 및 보고서

AF

품 질 관 리 부

 

3

 

 

 

분임조 등록카드

AG

품 질 관 리 부

 

3

 

 

 

분임조 회의록

AH

품 질 관 리 부

 

3

 

 

 

분임조 활동 계획서

AI

품 질 관 리 부

 

3

 

 

 

분임조 활동 완료 보고서

AJ

품 질 관 리 부

 

3

 

 

 

분임조 활동 이력카드

AK

품 질 관 리 부

 

3

 

 

 

분임조 평가 심사표

AL

품 질 관 리 부

 

3

 

 

 

회의록 (앞장)

QA

품 질 관 리 부

 

5

 

 

 

원인조사 및 대책수립서

QB

품질관리부,생 산 부

 

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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품질기록 목록

󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲󰠲

 

 

품 질 기 록 명

Code

관 리 부 서

관 리 자

보존년한

비 고

 

 

영업정보 관리카드

PA

영 업 사 업 부

 

3

 

 

 

견적서 발급대장

PB

영 업 사 업 부

 

3

 

 

 

가격명세분석표

PC

영 업 사 업 부

 

3

 

 

 

계 약 대 장

PD

영 업 사 업 부

 

3

 

 

 

계 약 대 장 (통신)

PE

영 업 사 업 부

 

3

 

 

 

작업변경기록부

PF

영 업 사 업 부

 

3

 

 

 

목 록 표

PG

영 업 사 업 부

 

-

 

 

 

계 약 카 드 (A)

PH

영 업 사 업 부

 

3

 

 

 

계 약 카 드 (B)

PH

영 업 사 업 부

 

3

 

 

 

계 약 카 드 (C)

PH

영 업 사 업 부

 

3

 

 

 

계 약 카 드 (D)

PH

영 업 사 업 부

 

3

 

 

 

월 영업대장

PI

영 업 사 업 부

 

3

 

 

 

견 적 서

PJ

영 업 사 업 부

 

3

 

 

 

연구개발 계획/평가서

RA

전력전자연구소

 

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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