엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

1. 적용범위

이 절차서는 당사의 판매활동의 제반업무에 대하여 적용한다.

2. 목적

이 절차서는 합리적이고 적극적인 판매활동을 친절, 신속, 정확히 수행하고 합리적 운영을 도모함을 목적으로 한다.

3. 업무 분담

3.1 영업관리

1) 영업사업부 판매 계획의 총괄관리

2) 영업 실적의 통계분석 및 현황 자료 작성

3) 영업 홍보자료 및 홍보활동 총괄

3.2 영업본부

1) 제품의 수주와 판매업무

2) 판매대금의 수금 및 미수현황 파악

3) 제품의 생산 의뢰

4) 판매계획 수립

5) 시장개척 및 시장조사와 분석보고

6) 제품 판매에 관한 계약의 체결

7) 불만 접수처리 및 통보업무

8) 신제품 개발의뢰 관한 사항

3.3 경리부서

1) 판매장부의 정리

2) 수금분에 대한 입금처리

4. 영업관리 업무 처리 절차

4.1 영업실적의 통계분석 및 현황자료 작성절차

1) 월별 계약 현황

영업부서에서 관리하고 있는 계약카드 및 작업변경기록부 등 계약 내역을 참조하여 월 계약 현황 (양식 QP 0302-06)을 작성 유지 관리한다.

2) 월별 매출현황

영업부서에서 관리되는 세금계산서 발행 및 계약카드를 참조하여 월별 매출현황 (양식 QP 0302-07)을 작성 유지 관리한다.

3) 월별 수금현황

영업부서의 수입 결의서를 종합 월별 수금현황 (양식 QP 0302-08)을 작성 유지 관리 한다.

4) 월별 납기 현황

계약카드, 작업변경기록부 등을 근거로 월별 납기현황 (양식 QP 0302-09)을 작성 유지 관리한다.

5) 미수현황

수금대장 및 제품 출고 현황 등을 참조하여 사업부별 미수현황을 종합 수입 결의서에의해 월별 미수현황 (양식 QP 0302-10)을 작성 유지 관리한다.

6) 영업 총괄 현황(수주, 매출, 수금, 미수, 납기현황)

월별, 수주, 매출, 수금, 미수, 납기현황 등을 종합하여 익월 최소 15일 이내에 영업총괄 현황 (양식 QP 0302-11)을 작성 대표이사 승인 후 유지 관리한다.

5. 판매제품의 수주

5.1 물품의 주문은 접수한 후 계약카드 (양식 QP 0302-01)에 기재하고 결재를 받아처리하고 해당 부서에 배포한다.

5.2 입찰 또는 판매계약을 할 때는 견적서 (양식 QP 0302-05)와 기타 필요한 서류를 갖추어 결재를 받아 입찰 또는 계약에 임한다.

6. 작업지시

6.1 영업본부는 판매 계획 및 수주를 계약카드 (양식 QP 0302-01)를 작성하여 생산관리 부서, 기술부서, 생산부서 및 품질관리부서로 송부한다.

6.2 작업지시는 생산계획 및 작업 준비등을 충분히 할 수 있도록 여유있게 통보하여야 한다.

다만, 긴급을 요할시는 예외로 하여 관계부서와 사전 협의해야 한다.

6.3 영업본부에서는 수시로 미출하분 명세서를 작성 생산관리부서에 연락하여 생산을 독려 한다.

7. 판매활동

영업 관리 담당은 판매의 증대 판로 개척 및 판매업무의 원활을 기하고 판매실적 향상에총력을 다해야 한다.

8. 신제품 개발

영업본부는 새로운 제품의 개발이 요구될 때에는 그 수요의 예측과 시장성, 거래단가 등을 파악하고 시방서 또는 견본을 조속히 입수하여 사장의 결재를 받아 연구소에 의뢰하여야한다.

9. 판매계획

9.1 영업본부는 매월 25일까지 익월의 제품별 예정량을 파악하여 판매계획을 수립하고 사장 에게 보고, 승인 후 판매 활동을 추진한다.

9.2 판매계획은 전 년 동월의 매출 실적을 하회하지 못함을 원칙으로 계획을 수립한다.

9.3 판매계획의 수립이 있어서 매출증진을 꾀하기 위해 판매실적 및 시장추세와 판매촉진에 영향을 미치는 요인 등을 예의 검토하고 품목별 및 재고 충당 수량을 조정하여 판매 계획을 수립한다.

10. 고객 요구 변경 요청

계약 후 고객요구 변경 요청은 계약검토 절차서 (QP 0301)에 의거하여 처리한다.

11. 수금계획 및 출고계획

영업부서장은 판매대금의 수금 및 미수현황을 파악하여 이에 따른 수금계획을 작성하여 판매대금의 수금에 만전을 기하여야 한다.

11.1 영업관리 담당은 제품의 납품과 동시에 월 계약대장 (양식 QP 0302-06)을 작성한다.

11.2 수금 계획에 따른 판매대금이 수금되면 미수대장에서 제외시키고 경리팀에 입금 처리한다.

11.3 영업관리 담당은 제품을 출고할 때 계약카드 (양식 QP 0302-01)에 따라 출고 한다.

12. 시장 조사

12.1 판매 활용의 조사

1) 지역별 잠재 시장의 측정

2) 제품별 판매량의 결정 및 품명, 위조품 등을 조사 보고하고 실적과 비교, 검토하여 판매 활동 촉진을 진작시킨다.

12.2 유통구조의 분석 조사

13. 불만 처리

당사에서 생산 판매한 제품으로서 품질 사항에 대한 결함으로 인하여 고객으로부터 불만또는 반품이 생겼을 때에는 불만처리 절차서 (QP 1901)에 의거 신속히 처리해야 한다.

14. 수명주기

제품수명주기(PLC : product life cycle)로서 시간경과에 따른 매출액 수준을 나타내는

시장 수요의 변화 패턴을 일컫는다. 이러한 시장수요의 패턴을 이용함으로써 당사에서

제작되는 제품의 단종시기와 수명 연장에 관한 결정, 그리고 신제품 설계 및 제작에 관한

정보를 얻고자 하는데 있다.

14.1 수명주기와 단계

1) 도입기

신제품이 처음으로 등장하여 잠재고객들의 관심을 끌고 구매를 자극해야하는 단계를

말한다. 많은 제품의 도입기는 매우 긴 기간동안 지속되면 매출액도 완만하게

증가한다.

2) 성장기

신제품이 일단 매출액의 완만한 증가단계(도입기)를 거쳐 체증적으로 증가하기 시작하면 성장기가 시작되는 것인데, 이러한 현상은 새로운 고객의 구매와 만족한 기존 고객들의 반복구매에 기인한다.

3) 성숙기

매출액이 체감적으로 증가하거나 안정된 상태를 유지하는 단계를 성숙기라고 하는데,

마케팅전략의 초점은 대체로 리마케팅과 관련된 과업들을 통하여 제품수명주기를 소생

시키는 일이다.

4) 쇠퇴기

모든 제품은 여러 가지 환경요인들의 변화에 따라 결국 수요가 지속적으로 감소하는

시기가 오는데 이 시기를 말한다.

14.2 책임과 권한

1) 영업부

(1) 당사에서 생산되는 제품에 관한 연도별 매출실정 및 판매이익 실적을 제공하여야 한다

(2) 시장수요의 변화 패턴을 판단하여 제품의 안정시기와 수명 연장에 관한 결정을 하고,

신제품 설계 및 제작에 관한 정보를 연구소와 협의를 하여야 한다.

(3) 이를 위한 협의의 주관은 영업부로 한다.

2) 연구소/기술부

(1) 이 분석된 자료를 토대로 향후 방향을 설정할 수 있도록 영업부와 협의를 하여야

한다.

(2) 영업부에서 제공된 매출실적 및 판매이익실적을 가지고 신제품 설계 및 제작에

적용한다.