엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

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문서 식별

개정 현황

문서 승인

목적

품질시스템과 관련하여 발생되는 제반 문서의 작성, 검토, 승인, 발행, 배포, 변경,처분에 대한 절차를 정하고 이의 관리를 체계화하여 품질관련문서 및 자료가 효율적으로 관리되어 운영되게 하는 것을 그 목적으로 한다.

적용범위

문서 및 자료의 작성, 검토, 승인, 발행, 배포, 보관, 개정, 회수 및 처분의 관리에적용한다.

용어의 정의

문서(품질관련문서,협의의 문서)

당사에서 업무를 수행하는데 필요한 사항을 작성한 것으로 개정이 되면 원본은 필요시 보관하고, 사본은 처분한다.

※협의의 문서는 사규 또는 사전적 문서를 말하는 것으로 사규인 문서관리 규정상의 해석을 적용한다.

자료

외부에서 접수한 문서로 국가규격, 고객제시 문서, 단체규격, 국제규격, 기술자료 등

처분

개정이 된 경우 구문서의 사용을 방지하는 방법 또는 사용이 불가능하도록 하는것

관리본

문서관리대장에 기록되어 발행이후 문서의 개정본이 계속적으로 배부, 항상 최신본으로 유지되는 문서를 말한다. 단, 품질매뉴얼 및 품질절차서 등 시스템 문서에는 관리본이라는 스탬프 또는 필기구 등으로 필요시 관리번호를 부여하여 관리한다.

비관리본

발행 당시에는 최신본이나 그 문서의 개정본이 배부되지 않는 문서를 말하며 품질에 영향을 미치는 업무에 직접적으로 적용할 수 없고, 단지 참고용의 목적으로만 사용되는 문서를 말한다.

책임과 권한

총무부서장

문서 및 자료를 분류하고, 문서의 작성을 주관한다.

문서의 원본을 보관, 관리할 책임과 권한이 있다.

영업부서장/생산부서장

제작용/승인용 도면을 보관, 관리할 책임이 있다.

각 부서장

4.3.1. 필요한 문서를 파악하여 문서를 작성, 검토하고 관련부서와 합의 및 승인을 받아 적용부서에 배포를 한다.

4.3.2. 문제 발생시 개정을 검토하고 개정 요청을 하고, 구문서 또는 효용성이 상실된 문서는 처분한다.

4.3.3. 해당부서장은 그 부서의 문서관리 책임자가 되어 규정된 문서관리 절차에 의해 업무에 필요한 문서를 관리하는 책임과 권한이 있으며, 문서관리 담당자를 선임 지정할 수 있다.

4.3.4. 문서를 접수시 문서 사용자를 파악하여 회람 혹은 교육훈련을 실시하고, 문서를 적용하며 적용한 결과 문제가 발생하면 작성부서에 통보한다.

업무절차

문서 및 자료의 분류와 관리기준

총무부서장은 품질시스템 운영에 필요한 문서 및 자료를 파악하고 분류하며 작성, 검토, 합의, 승인, 배포, 보관, 개정, 회수 및 처분의 관리를 위한 기준을 수립한다.

문서작성

문서작성의 요구

(1) 필요한 문서작성이 요구되면 업무수행자는 담당부서장 또는 총무부서장에게 통보한다.

(2) 요구된 문서는 작성 여부를 검토하여 작성부서를 결정하고 작성 책임부서에 문서의 작성을 요구한다.

문서의 작성 원칙

(1) 문서의 용지 결정 : A4 (필요시 별도 규격 사용가능)

(2) 문서의 내용 결정

(3) 문서의 양식 결정

(4) 이해가 용이한 용어로 작성한다

(5) 날짜의 표시는 ○○. ○○. ○○. 로 한다.

(6) 문서의 페이지는 해당 페이지/총페이지로 표시한다.

예) 4/9

(7) 문서번호, 부서명, 제정일, 개정일, 개정차수, 검토자, 승인자, 필요시 합의자와 양식번호 등을 기재한다.

문서의 작성

(1) 문서의 작성은 본 절차서에 의한다.

(2) 작성이 완료되면 작성자는 서명, 날인을 하고 일자를 기재한다.

문서의 개정 및 수정

(1) 별도의 규정이 없는 한 해당 문서를 최초에 검토, 승인한 부서에서 개정한다.

(2) 문서가 개정되면 개정일자, 개정차수를 기록한다. 개정차수는 1차 개정의 개정차수가 1이다.

(3) 문서가 개정되면 개정이력을 작성하여 개정된 사항이 표시되도록 한다. 개정이력은 개정일자, 개정차수, 해당페이지, 항목, 개정사유, 개정내용을 기록한다.

(4) 글자의 중복, 탈자, 오자, 페이지 변경 등이 발생되면 개정 절차를 거 치지 않고 작성자 또는 보관자가 수정한다.

문서의 검토, 합의 및 승인

발행된 문서 및 자료는 관련내용과의 연관성을 고려하고 품질시스템 규격, 매뉴얼, 관련절차, 시방서, 도면 등을 참고하여 지정된 부서에서 검토한다. 검토결과 문제가 있는 경우는 해결사항을 기록하고, 서명하여 작성자에게 통보한다.

문서의 승인

승인은 그 문서의 승인권자가 승인한 서명으로 하며 승인 후 특별한 사항이 없으면, 승인된 날로부터 효력이 발생된다.

문서의 발행

총무부서장은 문서를 발행하기 전에 필요시 문서번호를 부여한다. 문서의 번호는 적용하는 품질시스템의 규격 요구사항의 번호와 추적이 되도록 부여한다.

품질문서 및 자료에 대한 번호부여는 문서번호 및 자료번호 부여표(첨부 1)에 의한다.필요시 해당부서에서 부여할 수 있다.

문서 및 자료의 배포

부서간의 배포

(1) 문서 및 자료를 배포하는 배포자는 문서관리대장에 배포할 내역을 기재하고 문서를 배포한다.

(2) 문서관리대장은 배포 및 작성이 완료되면 문서 및 자료의 원본과 함께 보관한다.

(3) 문서 및 자료가 관리본일 경우는 “관리본”을 표시하고, 비관리본일 경우 “비관리본”을 표시한다.

사외배포

(1) 사외배포는 비관리본으로 배포하는 것을 원칙으로 한다.

(2) 고객 또는 고객대리인의 요구가 있을 경우에 배포한다.

구문서 및 구자료의 회수 및 처분

문서 및 자료가 개정되어 개정문서가 배포되면 접수부서에서 구문서 및 구자료를 처분한다.

문서 및 자료의 처분 방법은 세단, 소각, 매각 기타 방법으로 하며, 구본은 필요시 보관, 관리할 수 있으나 사용을 금지하는 식별표시를 한다.

식별표시 방법은 문서의 앞면에 ‘X’자, ‘참고용’, 'REFERENCE', 'VOID', ‘이면지활용’ 등으로 표기하여 구분되도록 하여야 한다.

문서 및 자료의 접수

문서 및 자료를 접수하는 부서의 문서담당자는 해당문서에 접수자, 접수부서명을 기록하고, 개정본을 접수하였을 경우 구본은 처분한다.

문서 및 자료를 접수하면 문서관리대장에 문서명/자료명을 기록하고 부서장의 승인을 받아 필요 부수를 복사하여 배포 또는 해당 적용자에게 회람한다.

문서 및 자료의 배포 후 관리

문서 및 자료는 사용되는 모든 곳에서 품질관련 업무에 올바르게 사용되도록 관리한다. 문서의 적용결과는 해당문서의 관련양식에 기록, 유지한다.

문서 및 자료는 사용적합성 및 효율성에 문제가 되면 적용자는 문서검토 신청서에 그 내용을 기록하여 작성부서장에 통보하여 문서를 개정토록 한다.

문서 및 자료는 검색이 용이하도록 보관한다.

제작도면 관리

제작용으로 작성된 도면은 도면의 작성자가 작성란에 서명을 하고 최종적으로 총무부서장의 검토 및 승인을 받아 필요부서에 배포하여야 한다.

승인된 도면은 도면관리대장에 기록하여 보관, 관리하여야 한다.

제작용으로 작성된 도면은 생산부, 협력업체에 배포하고 도면관리대장에 배포처를 기록하여야 한다.

품질기록

문서 및 자료 관리에 대한 기록은 품질기록 관리 절차서(문서번호 SQP-16-1)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

관련문서

품질시스템관리 절차서 (문서번호 SQP-02-1)

품질기록 관리 절차서 (문서번호 SQP-16-1)

첨 부

문서번호 및 자료번호 부여표 (첨부 1)

문서 관리대장 (첨부 2)

문서접수대장 (첨부 3)

문서발송대장 (첨부 4)

첨부 1

문서번호 및 자료번호 부여표

첨 부 3

문 서 접 수 대 장

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첨 부 4

문 서 발 송 대 장

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