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 (강하넷)

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강하넷           관리표준           표준번호 QP-402 제개정일자 2005.12.10

담 당 검 토 승 인
                 
        기록 관리 프로세스         개정번호 0 페이지 1 / 3                  
                                                                                                     
    조직
절차
  대표이사   경영대리인   관리팀   해당팀   프로세스 설명 관련표준/양식
         
        1  기록으로서 관리해야 할 대상을 파악(법규,고객 규정기록)하여 관리    1 관리대상품질기록
작성     -보유기간, 문서보관, 주관부서 등을 명시    
  2  기록은 읽기 쉽고, 그 내용이 쉽고, 또는 쉽게 이해할수 있도록 정확히  
   작성하되 연필로 작성해서는 안된다. 단, 연필로 작성시와 팩스기록    
       원본은 그 복사본을 기록으로 관리 할 수 있다.     
         
식별   3  품질기록의 파악 및 식별   4  기록보유 목록  
        1)해당팀에서는 품질 기록 내용에 따라 기록 보유 목록에 준하여 분류  
           하며 협력업체에서 작성된 품질 기록도 포함한다.    
수집     2)작성된 품질 기록은 작성자, 작성일, 기록명등으로 식별되며 수집된  
      기록은 파일에 기록명 보유기간, 담당팀(자)등을 기록하여 식별한다   
        3)해당팀에서는 품질기록이 외부인에게 기밀이 유지 되어야 하는 경우   
          관리팀에서 지정한 식별 표기를 해당기록에 표기한다.       
      5 품질기록의 수집 및 색인    
색인    1)각팀에서는 발생된 기록들을 기록보유 목록을 근거로 분류하며, 동종   
열람      의 기록들을 한 파일 내에 수집토록한다.    
       2)수집된 기록은 열람 및 추적이 가능하도록 발생 순서에 따라 수집    
          되어야 한다.    
       3)한 파일 내에 다른 종류의 기록들이 수집될 경우에는 식별이 가능    
화일링       하도록 한다.    
       4)기록의 수집은 해당부서내에서 열람 또는 추적이 용이 하도록 품목별   
          또는 다른 형태별로의 수집도 가능하다.    
보존    5)수집된 기록들은 훼손,분실을 방지하고 열람이 용이하도록 각 부서별   
          문서 보관 함에서 보관, 관리한다.    
      6 품질 기록의 열람    
        1)각 팀에서 보관중인 품질기록을 열람하고자 할 경우에는 각팀 담당자  
처분        에게 통보한 후 열람토록한다    
       2)문서고에 보존중인 품질기록을 열람하고자 할 경우에는 해당팀에     
          통보후 열람토록 한다.    
                                                                                                     
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담 당 검 토 승 인
     
        기록 관리 프로세스         개정번호 0 페이지 2 / 3
                                                                                                     
    조직
절차
            일반사항               프로세스 설명 관련표준/양식
                         
       3)계약이 합의된 경우 품질기록은 합의된 기간동안 고객에 의한 평가를  
          위하여 이용될수 있다.    
        7 품질 기록의 배포 및 파일링    
       1)각팀 담당자는 작성된 품질기록이 필요한 때에 적절히 이용될수    
         있도록 관련팀에 사본을 배포하고 사본은 관련팀에서 원본은 작성팀   
         에서 파일링 되도록 하여야 한다.    
       2)파일링은 기록의 교체등이 용이하도록 하고 향후의 보존 방법이 함께   
          고려되어 정해져야 한다.    
         
      8  품질기록의 보관 및 유지    
        1)품질 기록은 규정된 요구사항의 적합성과 품질 시스템의 효과적인   
           운영을 입증 할 수 있도록 유지되어야 한다.    
        2)각팀 담당자는 보유하고 있는 품질기록이 훼손, 열화, 분실되지     
           않도록 적절한 장소에 보관하도록 하여 쉽게 이용 할 수 있도록     
           하여야 한다.    
       품질기록의 수정 및 복원    
         품질기록을 수정 하고자 할 때에는 수정이 필요한 부위에 두줄을 긋고  
         상단 여백에 수정내용을 기입하여 수정자가 확인 날인하며 재승인이  
         필요시에는 해당 승인권자의 승인을 득해야한다.    
         
      9 품질기록의 이관   10 품질기록 이관목록
       1)품질기록을 문서고에 이관시 해당팀장은 이관이력, 이관일자,     
          폐기 일자 등을 유지하여야 한다.    
       2)품질기록은 취급, 식별이 용이하도록 파일 및 식별된 상태로 이관함을  
          원칙으로 한다.    
         
      11  폐기    
        보관 또는 보존 중인 품질 기록의 효력이 상실되어 폐기하고자 할 경우  
        각 팀 담당자는 총무팀에 폐기에 대한 내용을 통보하고 폐기하여야    
                                                       한다.                                            
강하넷           관리표준           표준번호 QP-402 제개정일자 2005.12.10

담 당 검 토 승 인
     
        기록 관리 프로세스         개정번호 0 페이지 3 / 3
                                                                                                     
STEP 관련양식(OUT PUT) 책임/승인 INPUT 관리항목 주기 보존년한 비고
  관리 대상 품질 기록 관리팀장 품질경영시스템(ISO9001)규격
에서 요구하는 사항
대상의 누락여부 1회/년 5년  
  (F-402-03)   회사표준에서 요구하는 사항,
기타법규, 고객이요구하는           사항파악
       
  기록보유 목록 관리팀장 부서별 보유 기록 대상의 누락여부 1회/년 3년  
  (F-402-01)            
  품질기록 이관 목록 관리팀장 이관대상 목록 파악 처분의 기록유지 1회/년 3년  
  (F-402-02)   사용부서        
      법적, 고객 요구사항        







 

 

 

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Email : kangha@daum.net

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1. 적용범위 


본 절차서는 강하넷() (이하 당사라 한다)의 품질시스템의 유지 관리 결과 발생하는 품질기록관리 (외주업체 품질기록도 포함)에 대하여 적용한다.

 

2. 목적

본 절차서는 품질기록의 식별수집색인파일링보관보존 및 폐기를 통하여 품질이력 관리 및 기술 축적을 하며 요구된 품질이 달성되고 품질시스템의 효율적인 운영을 목적 으로 한다.

 

3. 용어의 정의

3.1 품질기록

품질기록이라함은 품질시스템의 이행 결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 문서로서 제품이 적절하다는 객관적인 증거를 말한다.

3.2 보관/보관기간

보관이라함은 문서가 처리종결된 후로부터 이관되기까지의 관리를 말한다.

보관기간이라함은 이에 소요되는 기간을 보관기한이라 한다.

3.3 이관

이관이라 함은 보관기간이 경과한 문서/자료를 문서고에 넘기는 것을 말한다.

3.4 보존/보존기간

보존이라함은 이관된 문서/자료를 폐기때까지 소정의 기간동안 문서고에서 집중관리 하는 것을 말한다.

보존기간이라 함은 이에 소요되는 기간을 보존기간이라 한다.

3.5 폐기

폐기라함은 보존기간이 경과한 문서를 처분하는 것을 말한다.

 

4. 책임과 권한

4.1 QA 부서장

품질기록에 대한 관리 절차 수립 및 보관 상태의 확인 및 점검 업무를 수행할 책임과 권한

4.2 관련 부서장 및 팀장(영업생산)

해당 부서에서 발행된 기록의 수집색인파일링보관유지 및 관리 업무를 수행할 책임과 권한

 

5. 업무절차

5.1 주요 관리대상 품질기록

5.1.1 경영검토기록

5.1.2 품질기록의 식별 및 준비

5.1.3 계약 검토 기록

5.1.4 외주업체 선정 및 관리기록

5.1.5 고객지급품의 분실손상에 관한 기록(발생시)

5.1.6 식별 및 추적성 관리 기록

5.1.7 공정에 관한 관리기록(발생시)

5.1.8 긴급사유로 수입검사 완료 전에 자재 사용에 관한 기록

5.1.9 검사 및 시험기록(수입검사공정검사제품검사)

5.1.10 비교 측정 장비 점검 기록

5.1.11 검사측정 및 시험장비 교정에 관한 기록

5.1.12 부적합품 처리 기록

5.1.13 시정 및 예방조치 기록

5.1.14 내부품질감사의 시정조치 및 유효성 검증 기록

5.1.15 교육훈련 기록

5.1.16 자격부여 기록

5.2 식별

5.2.1 관련 부서장은 품질활동을 통하여 관리대상 품질기록을 작성한다.

5.2.2 품질기록은 제품 또는 적용된 작업과의 관계를 식별할 수 있는 내용이 포함되 어야 한다.

5.2.3 품질기록은 원본사본전산에 의해 관리되는 기록 모두를 인정한다.

5.3 수집 및 색인

5.3.1 품질기록의 수집은 발행순서에 따라 수집하고 홀더의 문서 목록표에 기재한 다.

5.3.2 품질기록의 수집을 쉽게 판독할 수 있도록 정확하고 이해하기 쉽게 기록 관리 한다.

5.4 파일링

5.4.1 품질기록은 검색 및 열람이 용이하도록 파일링이 되어야 한다.

5.4.2 품질기록은 매건마다 1건으로 묶어서 편철하되 그 발생 완결순으로 최근 품질 기록이 위로 오도록 파일링 한다.

5.4.3 문서를 철하는 방법은 좌철을 원칙으로 한다.(경우에 따라 상철도 허용)

5.4.4 규격은 A4(210×297)로 하는 것을 원칙으로 한다.

5.4.5 홀더 1매에 문서를 100매 내외로 편철한다.(, 100매 이상인 경우 홀더를 2~3매로 할 수 있다.)

5.4.6 홀더의 겉표지는 다음과 같이 한다.

소속부서

작성자

 

 

작성년도

화일번호

 

 

 

보존년한 영구 10년 5년 3년 1

보존만기 년 월 일

5.5 열람

관련 부서에 보관중인 품질 기록을 열람시에는 해당 부서장의 승인 후 열람한다.

5.6 보관

5.6.1 품질기록은 노화 또는 손상을 최소화하고 분실을 방지하는데 적합한 환경을 갖 춘 시설 내에서 쉽게 검색 가능하도록 보관한다.

5.6.2 품질기록은 각 부서에 있는 문서 보관상자에 보관한다.

5.6.3 품질기록은 각 부서장의 허가없이 제거되거나보관상자 밖으로 불출되어서는 안된다.

5.6.4 해당 부서장은 품질기록을 문서관리기준표” 를 작성하여 관리한다.

5.7 보존

5.7.1 품질기록은 해당 부서장이 그 중요도고객과의 계약사항 및 법적(민법상법공정거래법등)년한을 우선하여 따른다다만활용빈도에 따라서 해당 부서장이 보존년한을 결정한다.

5.7.2 품질기록 이관은 보관기간이 지난 품질기록으로 한다.

5.7.3 해당 부서장은 이관문서 목록표를 작성유지한다.

5.7.4 이관은 관련부서장이 주관하여 매년(1월 31일 기준)으로 관리부서로 이관한다.

5.7.5 이관된 품질기록은 문서고에 지정된 장소에 보관한다.

5.7.6 문서고 배열은 기능별발생 년도별로 한다.

5.8 폐기

5.8.1 Q.A 부서장은 보존기간이 만료된 품질기록에 대해서는 폐기한다.

5.8.2 해당 부서장은 품질기록의 보존기간 연장이 필요할 때는 Q.A부서장의 승인을 얻어 연장 할 수 있다.

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1. 목적

본 규정은 강하넷(이하 당사라 한다)의 품질기록의 식별, 색인, 보관, 유지 및 폐기에 관한 절

차를 수립하고 관리하는 것을 목적으로 한다.

 

2. 적용범위

본 규정은 당사의 품질시스템에 영향을 미치는 모든 품질기록의 작성, 수정, 색인, 분류, 보관, 유지

폐기에 대한 전반적인 업무절차에 적용한다.

 

3. 용어의 정의

3.1 품질기록

관리를 요하는 기록으로서 검사기록, 시험기록, 보고서, 외주업체의 품질기록, 자격증관련 기록

등과 같이 품질에 영향을 미치는 요인의 활동 과정에서 생성 완결된 기록이거나 품질경영업무

수행을 위한 지시문서의 최종기록 사항을 말하며 이러한 품질기록류는 각종관련 사내표준에

명시되어 양식으로 등록되어 있어야 한다.

3.2 보존년한

문서의 발생일로부터 폐기시까지의 기간을 말하며, 시행후 1, 3, 5, 영구로 나눈다.

4. 책임과 권한

4.1 작성부서

품질기록의 작성과 승인후 관련부서에 사본 배포 및 원본의 관리.

4.2 관련부서

4.2.1 품질기록 사본의 접수.

4.2.2 접수 검토된 품질기록의 화일링.

 

5. 품질기록의 종류

품질기록은 품질시스템의 각 사내표준에 명시되어 있는 대로 실시된다.

 

6. 품질기록의 성립 및 효력 발생

품질기록은 품질시스템의 다른 규정에서 정한 경우를 제외하고 승인권자의 결재로서 성립되고

관련부서에 도달함으로서 효력이 발생된다.

 

7. 품질기록의 작성과 수정

7.1 작성

7.1.1 품질기록의 작성은 도면, 통계표, 전표, 증빙서류, 기타 특별히 정한 경우를 제외하고는 A4

용지 사용을 원칙으로 한다.

7.1.2 품질에 관련된 기록을 효과적으로 운영하기 위해 작성된 품질기록은 읽기 쉽고, 기재내용

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

 

DQP - 16 - 01

페 이 지

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품질기록 관리 절차서

개정일자

99.07.01

REV.

0

강하넷()

 

이 명확해야 한다.

7.1.3 품질기록의 작성은 적절한 통계적 기법을 사용할 수 있다.

7.1.4 작성된 품질기록은 승인권자의 결재로서 모두 기록되어진 것으로 간주되며 이러한 기록에

는 작성자와 승인자의 서명 및 날인등이 식별되어야 한다.

7.2 수정

품질기록을 수정하였을 경우에는 기록의 수정사항이 확인될 수 있어야 한다.

7.2.1 품질기록 수정은 연필이 아닌 볼펜, 프러스펜 등의 필기구를 사용하여 수정을 요하는 부

위에 두줄을 긋고서 수정자의 서명 또는 날인후 변경된 내용을 기재한다.

7.2.2 품질기록의 수정은 긁거나 지워서 내용을 삭제하지 않는다.

7.2.3 품질기록의 수정 부위에 흰색 수정액을 도포하여 내용을 삭제하지 않는다.

7.2.4 내용상 변경이 없는 기록 사항 및 오자. 탈자의 기록 등은 수정액을 사용할 수 있다.

 

8. 품질기록의 화일링

8.1 품질기록 검색의 신속화와 업무공백의 최소화, 부서간 업무협조 활성화 및 사무환경의 개선

을 위한 차원에서 품질기록 기능상 분류체계에 따라 품질기록을 화일링한다.

8.2 기능상 분류한 품질기록명은 해당부서에서 관리대상 품질기록목록에 품질기록명과 품질기록

분류번호를 기록하여 분류번호의 중복을 예방한다.

8.2 분류체계

8.3.1 당사가 보유하고 있는 품질기록의 취급 및 공유화를 높이기 위하여 기능별로 문서분류

체계를 수립, 사용함으로써 회사 공통의 체계화를 기한다.

8.3.2 보존년한의 적용기준 및 산정법

1) 보존년한의 적용기준은 각 문서에서 언급한 보존년한을 최소기간으로 하고 문서의 경중 에 따라 부서 내에서 그 이상의 기간을 연장 사용할 수 있다.

2) 보관년한의 산정은 문서가 발생한 다음 회계년도 부터 시작한다.

) 1999715일 품질기록 발생

보존년한 : 3

보관기간 : 20001120021231

8.4 파일링에 사용되는 비품은 특별한 경우를 제외하고 다음 사항에 따른다.

구분

종 류

규 격

1

홀더 (HOLDER)

표 준

2

바 인 더

두께 5, 7(3공링)

3

전산 바인더

80CAL, 136CAL

 

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

 

DQP - 16 - 01

페 이 지

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품질기록 관리 절차서

개정일자

99.07.01

REV.

0

강하넷()

 

9 품질 기록 CODE 번호 부여 방법

 

QR-○○-○○

일련번호 ( 01-99 )

분류번호 ( 9.1항 참조 )

 

QUALITY RECORD의 약자

 

9.1 품질기록 분류번호

 

NO

기능분류

NO

기능분류

1

품질경영

11

검사측정 및 시험장비

2

품질시스템

12

검사 및 시험상태

3

계약검토

13

부적합품의 관리

4

설계관리

14

시정 및 예방조치

5

문서관리

15

취급,보관,포장,보존 및 인도

6

구매관리

16

품질기록관리

7

고객지급품의 관리

17

내부품질감사

8

제품식별 및 추적성

18

교육훈련

9

공정관리

19

서비스

10

검사 및 시험

20

통계적기법

 

9.1.1 일반기록은 2199까지 부여하며 QR 대신 GR을 붙여 사용한다.

 

 

10 품질기록의 파일링 (FILING)

 

10.1 FILE의 식별 표시

 

내부감사보고서

QR-17-01

 

 

 

1

 

 

품질경영부

품질기록명

품질기록번호

 

 

 

 

 

 

관리부서()

계약심사결과서

QR-03-01

수주처리접수대장

QR-03-02

 

1

 

 

영 업 부

(측면) (측면)

 

품질기록양이

많을경우

 

품질기록의 양이 적에 1개의 FILE에 여러개의 품질기록을 FILING할 경우

 

 

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

 

DQP - 16 - 01

페 이 지

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품질기록 관리 절차서

개정일자

99.07.01

REV.

0

강하넷()

 

11. 품질기록의 유지 및 보관

11.1 보관되는 품질기록은 품질기록목차(양식 1)에 내용을 기록하고 보관한다.

11.2 품질기록목차의 기록발생일자는 연도, , ,각각 두자리씩 기재한다.

11.3 기록문서번호는 기록발생일자 6자리를 기재하고 발생직전 기록문서번호의 일련번호 3자리와

기록매수를 더한 숫자를 일련번호로 추가 기재한다.

)

1999715일 발생한 품질기록 3(첨부자료 포함)1999718일 발생한 품질기록 5

NO

기록발생일자

기록문서번호

기록제목또는 내용

기록매수

비고

1

99.07.03

990703028

A/S 의뢰서(전주)

1

 

2

99.07.15

990715029

A/S 의뢰서(광주)

3

 

3

99.07.18

990718032

A/S 의뢰서(삼천포)

5

 

 

 

 

 

 

 

11.4 품질기록 문서번호의 일련번호는 연도가 바뀔 때 “001”부터 시작된다.

11.5 품질기록은 변질이나 손상을 최소화하고 예방하기 위한 적절한 환경을 제공할 수 있는 시설

에서 쉽게 찾아볼 수 있도록 보관되고 유지해야 한다.

11.6 품질기록의 보관기간은

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