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1(목적)이 규정은 강하넷(이하 "본 회사"라 한다)의 문서 규정에 의하여 처리된 문서의 편철, 보관, 보존, 폐기의 기준과 절차를 정하여 문서처리의 신속성과 정확성을 기함을 목적으로 한다.

2(적용범위)본 회사의 각종 문서의 보관 및 보존 등에 관하여는 법령 및 본 회사의 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

3(정의)이 규정에서 정하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1."문서"라 함은 본 회사가 대내외적으로 업무상 작성 시행하거나 접수한 모든 문서(그림, 도면, 사진, 디스크, 테이프, 슬라이드 , 전자문서 등의 특수매체기록 포함)를 말한다.

2. "문서과"라 함은 공문서의 수발 등 문서에 관한 전반적인 사무를 주관하는 과로서 총무과를 말한다.

3. "처리과"라 함은 문서내용의 처리를 주관하는 과(부서)를 말한다.

4. 보관: 문서를 처리완결한 날이 속하는 학년도의 말일까지 처리과에서 보관하는 것을 말한다.

5. 이관: 처리과의 보관기간이 지난 문서를 문서고에 보존하기 위하여 문서과에 인계하는 것을 말한다.

6. 보존 : 이관된 문서를 소정의 보존 기간동안 보존하는 것을 말한다.

7. 보존연한 : 보관기간과 보존기간을 합산한 기간을 말한다.

8. 갱신 : 사무실내에 항상 보관하는 문서로서 수시로 내용이 변경갱신되는 것을 말한다.

9. 폐기 : 보존연한이 지난 문서를 소정의 절차에 의해 폐기하는 것을 말한다.

4(문서의 보관 및 보존연한)문서의 보관기간은 1년을 원칙으로 한다.

문서의 보존연한은 다음 원칙에 따라 영구, 10, 5, 3, 1, 갱신으로 구분한다.

1. 영구

역사적 가치가 있는 문서 중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서

교무위원회의 심의나 기획위원회의 심의를 거치는 주요정책 문서 중 영구보존할 필요가 있는 문서

법규 문서 중 공포 원본 문서

대규모 시설 또는 대규모 예산이 투입되는 사업의 기본계획에 관한 문서 및 도면과 그에 대한 추진실적 및 심사분석 보고문서

그 밖의 문서로서 영구 보존할 필요가 있는 문서

3. 10

일반정책 및 제도에 관한 계획, 조사, 연구 및 보고 문서로 6년 이상 10년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

각종 인허가 및 면허등에 관한 원본문서

기타 행정업무 수행의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 6년 이상 10년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

4. 5

결산 및 회계관계 증빙 문서

각종 감사관계 문서

그 밖의 문서로서 4년 이상 5년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

5. 3

각종 증명서의 발급 관계 문서

단기적 업무계획 관계문서

그 밖의 문서로서 2년 이상 3년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

6. 1

당직명령 등 단순업무 처리에 관한 지시문서

부서간의 단순한 자료연구, 업무연락,통보, 조회 등을 위한 문서

기타 2년 이상 보존할 필요가 없는 단순.경미한 내용의 문서

문서분류체계별 보존연한은 별표 1과 같다.

5(기산)보존연한은 생산/발생 연도의 다음학년도 31일부터 기산한다.

2 장 문서의 편철 / 보관

 

6(문서의 편철)문서의 편철은 다음의 원칙에 의한다.

1. 문서분류체계

문서분류체계는 1차분류(행정기능), 2차분류(독립업무), 3차분류(세부업무), 파일분류의 4단계로 분류하며, 고유코드를 부여한다.

2차분류 "0"(전교공통)의 경우, 모든 부서가 부여된 명칭과 코드를 준수하여야 한다.

2. 문서분류코드

문서분류코드는 보유문서에 대한 목록과 검색을 위한 관리코드이며, 문서분류체계상의 확정된 코드를 사용한다.<별표 2참조>

문서분류코드는 파일명칭이 같으면 작성년도에 관계없이 동일하며, 작성시점/문서량에 따라 같은 내용의 파일을 분철한 경우에는 분철기준을 파일명칭뒤에 “( )”를 사용하여 표기한다.

3. 파일명

파일명은 업무담당자 외에도 쉽게 파일의 내용을 파악할 수 있도록 제정하고, 제정된 표준파일명칭은 발생시점에 관계없이 동일하게 표기하여야 한다.

대학/대학원은 표준화로 설정한 표준파일명칭을 사용한다.

대등한 단어의 나열이나 병렬적 개념의 용어조합은 "/"로 표기한다.

 

4. 공통문서

각 부서의 공통문서는 전교공통분류체계를 적용하여 편철한다. <별표 3 참조>

공통문서 파일의 분류체계, 코드, 파일명칭, 보존연한 등은 임의적으로 변경할 수 없다.

전교공통 분류체계의 경우 부여된 명칭과 코드를 준수하여야 하나, 내용이 각 부서의 고유업무에 해당하는 경우에는 고유업무에 해당하는 분류체계를 사용한다.

공통문서에 정의되어 있지 않으며, 고유업무도 아닌 성격의 파일은 각 부서에서 임의로 “51”코드부터 부여할 수 있다.

7(문서의 보관)

문서보관은 문서상자와 개별홀더 사용을 원칙으로 한다.

홀더 기재방법은 다음 원칙에 의한다.

1. 파일명칭 : 문서작성연도와 표준파일명칭을 기재한다.

2. 보존연한 : 보존연한을 기재하되, 사무실과 문서고 보존기간을 구분하여 기재한다.

3. 파일위치(사무실) : 서가번호와 단번호를 기재한다.

4. 파일위치(문서고) : 공란(문서이관 후 총무과에서 기재)

5. 파일정보 : 대내비 또는 대외비로 구별하여 기재한다.

6. 작성기간 : 파일 편철내용이 1년을 초과하는 경우 시작연도와 종결연도를 기재한다.

문서상자 기재 방법은 다음 원칙에 의한다.

1. 최상단 : 보관문서

2. 상단 : 분류코드 및 분류명 기재

3. 중단 : 파일명 기재

4. 하단 : 서가번호/단번호/부서명 기재

8(특수문서의 보관) 보관철에 합철하기가 곤란한 문서는 특수규격문서관리대장에 기재하고 별도로 관리한다.

3 장 이관 및 보존

 

9(문서의 이관)각 처리과의 보관기간이 끝난 문서중 문서고에 보존하여야 할 문서는 이관문서목록 2부를 작성하여 1부는 해당부서에서 보관하고 1부는 문서(이관문서 파일용품 사용, 특수규격문서는 특수문서 관리대장 사본 동봉)와 함께 문서과로 인계한다.

문서과에서는 인계된 문서의 편철상태(분류체계에 따라 재편철), 보존기간 등을 점검한 후 총장의 승인하에 문서고에 보존한다.

10(보존)모든 문서는 부서별, 분류체계별, 보존기간별, 연도별로 보존하여야 한다.

처리과와 문서과는 보존문서의 현황을 파악하기 위하여 보존문서 기록대장을 기록 비치하여야 한다.

비밀문서의 보존에 관한 사항을 따로 정한다.

11(특수규격문서의 보존)특수규격문서는 문서과에서 표면에 특수규격문서의 표시인을 날인한 후 해당 항목을 기재한 다음 보존한다.

12(보존기간 변경)각 부서의 장은 다음 각 호의 1에 해당하는 사유가 있을 때에는 총무처장의 협의하에 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

1. 정책이거나 사업의 내용이 변경 또는 수정되어 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

2. 각종 검사, 수사, 또는 소송과 관련되어 그 종료시까지 문서의 보존기간을 연장 할 필요가 있는 경우

3. 문서의 내용이 경미하여 그 보존기간을 단축할 필요가 있거나 보존할 필요가 있는 경우

4. 그 밖의 사유로 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

13(문서의 마이크로필름 수록)문서의 원본을 마이크로필름으로 수록하여 보존할 필요가 있는 문서는 촬영문서 목록대장에 기재하고 문서과에서는 촬영 지시서를 작성하여 촬영책임자를 지정한 후 마이크로필름에 수록하여야 한다.

필름에 수록한 문서에 대하여는 그 문서의 표지에 마이크로필름 촬영 필인을 날인하여야 한다.

문서과는 마이크로필름 기록대장을 비치하고 필름문서의 촬영, 검사 등의 현황을 기록유지하여야 하며, 필름문서는 해당문서의 보존기간까지 보관하여야 한다.

문서과에서는 선정된 촬영책임자에 의한 문서유출 등의 사례가 없도록 보안에 유의하여야 하며 촬영책임자가 외부인일 경우는 일정한 계약을 체결하여 촬영하여야 한다.

필름의 관리에 관하여 필요한 사항은 따로 정한다.

14(점검 등)문서과에서는 년 1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하고 경보시스템 설치 및 소독 등 문서의 안전한 보존을 위한 조치를 취하여야 한다.

 

4 장 대여 및 열람

 

15(문서의 대출)문서고에 보존중인 문서는 보존문서대출기록부에 대출사항을 기록하고 대출할 수 있다.

대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때는 그 기간을 갱신하여야 한다.

16(문서의 열람 및 복사)각 부서의 장은 필요한 경우 보존문서의 열람이나 복사를 문서과에 요청할 수 있으면 문서과는 특별한 경우를 제외하고는 이를 허락하여야 한다.

교직원이 아닌자가 문서고에 보존중인 문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 문서과는 그 사유의 타당성을 검토하여 총장의 승인을 받아 처리하여야 한다.

5 장 폐 기

 

17(회사내문서의 폐기)회사내문서중 시행문은 문서생산부서에서 보존하고 관련부서장은 그 문서를 처리완결한 후 폐기할 수 있다. 다만, 200131일 이후에 생산된 문서는 문서관리시스템에서 폐기 처리한다.

18(보존기간 경과문서 폐기)보존기간이 끝난 문서는 문서과에서 보존문서기록대장또는 특수 규격문서 관리대장에 폐기일자를 기입한 후 문서생산부서장의 합의하에 폐기하여야 한다.

폐기되는 문서에는 폐기인을 날인하여야 한다.

19(재생)폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 재외하고는 재생하여 활용할 수 있도록 한다.

 

<별표 1> 문서분류 및 보존연한

1차분류

2차분류

3차분류

파일내용

보존연한

비고

0 ○○행정

 

 

 

00 전교공통

 

 

 

001 문서

 

 

 

보유문서리스트

문서수발신대장

대내외문서접수/발송(접수)

대내외문서접수/발송(발송)

갱신

1

1

1

 

 

 

002 서무

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

예산요구/예산운영

의뢰/신청서

규정

회의자료

통계/현황

출장/교육/휴가/근태

업무인수인계

비품대장

직인대장

우편물등기대장

주차증발급대장

3

1

갱신

3

3

3

3

갱신

5

1

1

 

 

 

003 대학발전

 

대학평가/부서평가

교육개혁

3

3

 

 

 

004 정보/자료

간행물/홍보물

갱신

 

 

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