엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

■ 제ㆍ개정 이력

■ 승 인

1. 적용범위

이 규정은 품질/환경기록의 파악, 수집, 색인, 파일링(Filing), 보관, 유지 및 폐기에 대한 업무의 절차에 대하여 적용한다.

2. 목 적

품질 및 환경기록을 효과적으로 관리하여 제품이 고객의 요구사항 및 회사규격에

적합하다는 것과 품질 및 환경경영시스템의 효과적인 운영을 실증하는데 그 목적이

있다.

3. 용어의 정의

3.1 기록관리

품질/환경경영 시스템의 이행결과를 나타내는 것으로 특히 품질/환경에 영향을 미치 는 활동이나 업무의 과정 및 결과가 적합함을 증명하는 객관적인 증거로서 관리하는 것을 말한다. 모든 기록은 인쇄본 형태이거나 또는 전자매체의 형태일 수 있다.

3.2 보관

발생기록을 폐기 또는 보존하기 위해 관리팀으로 이관하기 전까지 해당 조직에서

유지/관리하는 것을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 품질보증부서

4.1.1 기록의 관리절차 수립

4.1.2 기록 보관에 필요한 비품 및 소모품, 기타 물품의 제공

4.1.3 각 팀/현장으로부터 이관 받은 기록의 보존 및 보존서고 유지 관리

4.1.4 보존년한이 경과한 기록의 폐기시 관련팀장과 협의, 지원 및 입회

4.2 각 해당 부서

4.2.1 관리대상기록의 종류를 구체적으로 정

4.2.2 기록의 식별, 수집, 색인, FILING, 보관, 폐기

4.2.3 기록의 보존년한 설정 및 보관위치 결정

4.2.4 보관기간이 경과한 기록을 관리팀으로 이관

5. 업무절차 및 방법

5.1 기록 관리절차

5.1.1 일반사항

1) 모든 기록은 요구되는 품질/환경경영 시스템의 효과적인 운용을 입증하기 위하여 본 규정에 따라 유지 관리되어야 한다.

2) 모든 기록은 식별이 용이하고 검색이 가능하도록 작성 및 관리되어야 한다.

3) 모든 기록은 지정된 서식이 있을 경우 반드시 해당양식을 사용하여 작성한다.

4) 중요기록은 팀별 및 현장별로 구체적인 종류와 보존년한을 명시하여야 한다.

5.1.2 기록의 식별 및 수집

1) 각 팀장은 관련 규정/지침서에 따라 관리 대상이 되는 모든 기록을 구체적으로 파악하고 중요기록에 대한 보존년한을 설정하여 식별이 용이한 방법으로 분류하여 정리한다.

2) 공급업체가 회사업무와 관련하여 보관하는 기록도 수집하여 관리한다.

5.1.3 기록의 색인, 열람 및 FILING

1) 모든 기록은 문서 및 자료관리규정에 따라 관리되어야 하고, 기록이 발생한

순서에 따라 FILING되어야 한다.

2) 모든 기록은 부서별/현장단위로 색인목록을 기록, 유지하여 관련자가 쉽게 열람할 수 있도록 한다.

3) 열람이 제한되는 기록은 “대외비” “사외비”등의 식별표시를 한다.

4) 기록을 보관 또는 보존시 고객과의 합의가 있거나 기타 필요한 경우 기록을 열람 하게 하거나 배부하여 고객 또는 그 대리인이 당사의 품질/환경경영 시스템의 적합성을 평가 할 수 있도록 한다.

5) 본 규정에서 기술하지 않는 품질/환경기록의 색인, 파일링, 보관, 유지 및 폐기에 대한 일반적인 지침은 부표1 “ 보존년한 설정기준”에 따른다.

5.1.4 기록의 보관

1) 모든 기록의 보관에 관하여 별도의 정함이 없는 경우 각 팀장이 정한 보관기간

동안에는 팀별/현장별로 보관한다.

2) 기록을 전자매체로 보관하는 경우에는 반드시 BACK-UP을 받아 안전한 장소에

보관한다.

3) 기록이 손실 또는 손상되었을 때는 사본으로 대체하거나 재작성하여 보관하여야 관련자가 “원본분실” 또는 “재작성”등의 식별표시를 하고 반드시 서명하고 날자를 표기한다.

5.1.5 기록의 이관, 보존 및 폐기

1) 각 팀장은 각 팀에서 보관기간이 만료된 기록을 관리팀으로 이관하여야 한다.

2) 관리팀장은 기록의 노화 및 손실을 방지하고 분실을 예방할 수 있는 적합한 환경을 갖춘 곳을 보존 장소로 지정하여야 하며 쉽게 검색할 수 있는 방법으로 보존한다.

3) 기록 이관시 문서담당자는 이관대상 FILE목록을 이관목록대장에 기록보관 한다.

4) 각 팀장은 보존년한이 만료된 기록(FILE)을 파악하여 관리부서 입회하에 폐기

처분하고 이를 문서관리대장에 식별토록 한다.

5) 각 팀장은 보존기간의 연장여부를 검토한 후에 관리 부서에 보존연장을 요청

한다.

6) 기록의 보존년한이 팀/현장 내에서의 보관기간에 미달하거나 일치하는 경우에는 팀장의 승인을 받아 해당 팀에서 폐기한다.

6. 기록 및 보관

7. 관련표준

7.1 문서 및 자료관리규정

8. 첨부

8.1 보존년한 설정기준 (별첨1)

8.2 문서보관상자 파일작성요령(별첨2)

8.3 바인더와 전산파일 작성요령(별첨3)

별첨 1 보존연한 설정기준

별첨2 문서 보존, 보관 상자 파일작성요령

① 1차 분류번호

② 2차 분류번호

③ 3차 분류번호

㉮ 1차 분류명

㉯ 2차 분류명

㉰ 3차 분류명

④ ~ ⑬ 파일 및 홀더명

① 폐기 년도

② 서가번호

③ 서가의 단번호

④ BOX의 일련 번호

⑤ 해당부서명

* 표기 방법

․BOX 겉표기는 흑색 유성펜으로 기재하고 수정시는 일반지우개로 지운 후 수정한다.

․부서명은 문서관리 단위별로 사용한다.

① 1차 분류번호

② 2차 분류번호

③ 3차 분류번호

㉮ 1차 분류명

㉯ 2차 분류명

㉰ 3차 분류명

④ ~ ⑬ 소분류명

(파일 및 홀더명)

① 소속 부서명

② 서가번호

③ 서가의 단번호

④ BOX의 일련번호

⑤ BOX의 담당자명

별첨 3 바인더와 전산파일 작성요령

① 바인더 제목

① ② 파일 번호

③ 부서명

① ②

② ③

③