엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

전산자료관리대장

1. 적용범위

데이터 백업 및 복원관리, 소프트웨어 관리 업무에 관한 사항은 본 지침서가 정하는 바에 따른다.

2. 목적

중요한 데이터를 관리와 사무환경 구축을 위해 일관된 지침을 제시하고 이를 수행함으로써 안정

적이고 효과적인 업무지원과 자료관리를 수행하는데 있다.

3. 용어의 정의

(1) 프로그램(Program : PRG)

사용자가 원하는 일을 수행할 수 있도록 컴퓨터에 설치하는 제품의 총칭

(2) 자료(Data)

규격화하여 정형화된 정보

(3) 파일(File)

정보처리를 위하여 특정한 주제나 범위로 수집된 집합체

(4) 백업(Backup)

저장매체를 사용하여 자료를 보관하는 일련의 작업

(5) 복원(Restore)

백업된 자료를 복원하는 일련의 작업

4. 책임과 권한

4.1 총무부서장

4.1.1 소프트웨어의 선정 및 각 부서에서 구매하고자 하는 소프트웨어의 승인 상신 및 구매

4.1.2 하기 일반 사무용 소프트웨어의 구매, 유지관리, 라이센스관리

1) OA PACKAGE

2) 재무회계, 근태급여인사등 관리패키지 프로그램

4.1.3 총무과 구매물품외의 전산소모품 일괄 구매 및 배포

4.2 각 부서장

(1) 부서내 P/C 장비의 총괄적인 관리

(2) 부서별 특정 소프트웨어 구매 및 관리

(3) 백업 자료 추출

부서별 구매한 전용프로그램 : 각 부서장

(4) 자료의 백업 및 복원

(5) 부서별 P/C 소모품의 신청과 분배

5. 업무절차

5.1 소프트웨어 관리

5.1.1 소프트웨어 선정

1) 기능의 정확성 및 다양성

2) 제조업체의 신뢰성

3) 제품의 가격

4) 지속적인 업그레이드

5.1.2 소프트웨어 구매

1) 4.1과 4.2에 의거 해당하는 소프트웨어 제품의 구매 주체 결정

A. 총무부서장 주체 구매일 경우

총무 부서장 작성 → 부서별 협조 검토→공장장 승인 → 사장승인

B. 각 부서장 주체 구매일 경우

부서별 결재라인을 따르고 반드시 총무과 통보 협조를 해야 함

2) 해당부서장은 입고 시 참여하에 검수확인

3) 검수시 하기와 같은 구비서류를 확인하고 .B,D,E항의 서류를 총무과에 이관

A. 견적서 또는 발주서

B. 소프트웨어 라이센스(원본 필수)

C. 제품설명서

D. A/S 보증서(원본)

E. 연락처/CONTACT(사본가능)

5.1.3 소프트웨어 등록

1) 라이센스 관리를 위해 총괄적으로 총무과에서 통합관리

2) 헤딩부서에서는 소프트웨어 대장을 작성, 비치하여야 한다.

3) 총무과는 해당부서로부터 라이센스를 접수하여 소프트웨어등록대장에 등록한다.

4) 부서에서 시용하는 소프트에어의 경우 원본 소프트웨어는 총무과에서 백업본은 해당부서

에서 관리한다.

5.1.4 소프트웨어 배포 및 설치

1) 원칙적으로 자체 설치 가능한 제품일 경우는 해당부서에서 소프트웨어를 설치한다.

2) 상기의 경우와 다를 경우는 사후 관리의 목적상 해당부서 책임자의 참여하에 판매업자 또는 판매처의 엔지니어가 설치한다.

5.1.5 소프트웨어 사용 및 교육

1) 사용상 문의사항 또는 교육은 판매 또는 제작처에 연결하여 문의 후 사용자에게 구두전달

하고 필요시 교육을 의뢰할 수 있다.

2) 부서내 신입사원 교육은 부서자체에서 실시한다.

5.1.6 소프트웨어 제거 또는 폐기

1) 최고경영자 또는 부서장의 승인없이 임의로 제거 또는 폐기할 수 없다.

2) 폐기할 경우 사전 총무과에 통보해야 한다.

5.1.7 소프트웨어 업그레이드의 경우 제거 또는 폐기와 구매가 일괄적으로 이루어지는 것으로

간주한다.

5.1.8 임의적인 개인프로그램이나 불법/복제 프로그램을 설치하지 못하며 불법복제 사용으로

문제발생시 해당 부서장이 책임을 진다.

5.2 백업 관리

5.2.1 백업은 다음과 같이 한다.

1) 데이터 백업

품질문서나 업무특성상 반드시 필요로 하는 자료에 대해서 행해지는 백업

2) 프로그램 복사 본 백업

원본 프로그램의 보존과 안정성을 위해 라이센스가 허가하는 범이 내에서 백업

3) 임시 백업

불가피하게 한시적이고 단기간 적으로 데이터를 보관해야 할 경우의 백업

5.2.2 백업/복원 저장매체

1) 하드디스크(HDD)

PC에서 임시적으로 사용하는 저장매체로 개인 PC의 파일관리는 특정한 규정없이 개인

이 관리한다.

2) 사용 및 표준 저장매체

부서관리용 : FDD 1.4MB 3.5" - 부서장이 전적으로 관리

3) 백업 저장매체 관리

가. 저장매체 일련번호 및 라벨링 작성요령

A. ####, ##, ##, #, #### (등록번호) ↔ 제일상단에

B. 년 월 일 부서명

C. 라벨용지는 3.5디스켓 스티커 사용

D. 2번째 상단에 원본디스켓 고유번호기재

나. 수록화일명 기재

6. 관련표준

6.1 문서 및 자료관리절차서(BR-QP-0501)

7. 기록의 관리 및 보존