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| 강하넷 | 문서 관리 규정 | 문서번호(REV.) | KH-301(1) | |||||||||||||||||||||||
| 페 이 지 | 1/6 | |||||||||||||||||||||||||
| 개정번호 | 개정일자 | 개정조항 | 개정내용 | 결재 | 배포 | 회수 | ||||||||||||||||||||
| 작성 | 검토 | 승인 | 일자 | 확인 | 일자 | 확인 | ||||||||||||||||||||
| 0 | 2002.02.01 | 제정 | ISO9001:2000/KS A 9001:2001규격의 요구사항에 따라 최초 제정 | |||||||||||||||||||||||
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| 강하넷 | 문서 관리 규정 | 문서번호(REV.) | KH-301(1) | ||||||||||||
| 페 이 지 | 2/6 | ||||||||||||||
| 1.0 목적 | 2)규정 | ||||||||||||||
| 조직의 파생적인 업무처리, 운영의 원칙 및 주요 활동 범위를 | |||||||||||||||
| 본 규정은 품질에 관련된 모든 문서의 작성, 검토, 승인, 배포 및 | 정하고 개별 업무의 구체적 단계, 절차 및 기준을 분명히 하기 | ||||||||||||||
| 폐기에 대한 규정을 정하여 효율적으로 사용될 수 있도록 관리하는데 | 위한 표준이다. | ||||||||||||||
| 그 목적이 있다. | |||||||||||||||
| 3.2 일반문서 | |||||||||||||||
| 2.0 적용범위 | 품질문서를 제외한 기타 문서로 대외 공문서, 기술문서 등 | ||||||||||||||
| 외부 출처 문서를 말한다. | |||||||||||||||
| 본 규정은 제품 품질에 영향을 미치는 매뉴얼, 규정 등의 품질 문서와 | |||||||||||||||
| 일반문서의 관리에 대하여 적용한다. | 4.0 책임과 권한 | ||||||||||||||
| 3.0 용어의 정의 | 4.1 대표 | ||||||||||||||
| 문서의 제정, 개정 및 폐지의 승인 | |||||||||||||||
| 3.1 문서 | |||||||||||||||
| 인쇄 또는 복사되어 수정 또는 추가 기입되지 않는 서류 | 4.2 품질관리부서장 | ||||||||||||||
| 문서 관리의 주관자로서 제출된 초안에 대하여 유효성 및 | |||||||||||||||
| 3.2 품질문서 | 타당성 검토 후 관련 부서장과 협의하여 최종 결정을 내리고 | ||||||||||||||
| 경영 및 품질시스템 운영을 위하여 주요 업무 처리 절차에 대한 | 유지 관리 | ||||||||||||||
| 기준을 정한 문서로 경영, 총무, 영업, 생산, 품질 등 경영에 | |||||||||||||||
| 필요한 모든 문서를 포함한다. | 4.3 관련 부서장 | ||||||||||||||
| 문서의 필요성이 요구되는 사항을 판단하여 문서의 제정,개정 | |||||||||||||||
| 1)매뉴얼 | 및 폐지를 요구 | ||||||||||||||
| 조직의 품질 방침을 명시하고 품질 시스템을 기술한 문서 | |||||||||||||||
| 위한 표준이다. | |||||||||||||||
| 강하넷 | 문서 관리 규정 | 문서번호(REV.) | KH-301(1) | |||||||||||||||
| 페 이 지 | 3/6 | |||||||||||||||||
| 5.0 품질문서의 관리 | ||||||||||||||||||
| (2) 관련 법규 및 규제의 변경 등으로 문서가 필요치 않은 경우 | ||||||||||||||||||
| 5.1 제정 및 개정 | (3) 기술 개발, 작업 방법의 변경, 설비의 변경 등으로 인해 | |||||||||||||||||
| 1)관련 과는 제,개정의 사유가 있는 경우 품질관리부서장과 | 문서가 필요치 않은 경우 | |||||||||||||||||
| 협의하여문서의 작성이 필요시되면 해당 문서를 제정하거나 | (4) 기타 문서의 폐지가 합의된 경우 | |||||||||||||||||
| 개정하여품질기술부서에 신청한다. | ||||||||||||||||||
| 2)경영, 핵심 및 지원프로세스는 품질문서서식 A-2에 기록하고, | 5.4 품질문서의 등록 | |||||||||||||||||
| 기술표준은 품질문서서식 B-2에 기록한다. | 1) 품질관리부서장은 승인이 완료된 문서에 문서번호(REV.)를 부여하여 | |||||||||||||||||
| 3)품질문서가 개정일 될 경우 개정된 부분이 식별될 수 있도록 | 품질문서 등록대장에 등록하여 전체 품질문서의 검색 및 식별이 | |||||||||||||||||
| '이탤릭체'로 표기한다. 단, 개정된 부분이 광범위하거나 | 용이하도록 관리하고 각각의 품질문서는 품질문서 서식에 관리 사항을 | |||||||||||||||||
| 총체적인 개정인 경우는 제외한다. | 기록하여 관리한다. | |||||||||||||||||
| 4)품질문서가 개정된 경우, 개정사유를 기록하여 개정관리를 | 2) 품질문서의 문서번호(REV.)는 다음과 같이 부여한다. | |||||||||||||||||
| 하여야 한다. | ||||||||||||||||||
| 5.2 검토 및 승인 | ||||||||||||||||||
| 1)품질기술부서장은 제/개정 내용에 대하여 타당성과 적합성을 | 소분류(일련번호) | |||||||||||||||||
| 관련 부서장과 협의하여 제/개정 확정을 한다. | 중분류(일련번호) | |||||||||||||||||
| 2)작성 부서장은 관련 과에서 검토 완료한 규정에 대하여 | 대분류(규정분류기호) | |||||||||||||||||
| 승인권자의 승인을 득해야 하며 검토 중 이견이 해소가 | A: 표준화일반(경영프로세스) | |||||||||||||||||
| 안된 경우 승인권자에게 보고하여 최종 결정을 내리도록 | B: 관리표준(핵심 및 지원프로세스) | |||||||||||||||||
| 한다. | C: 제품규격(기술표준) | |||||||||||||||||
| D: 자재규격(기술표준) | ||||||||||||||||||
| 5.3 문서의 폐기 | E: 검사규격(기술표준) | |||||||||||||||||
| 1)품질문서의 폐기가 요구될 경우 해당 부서에서는 폐기 사유를 | F: 작업표준(기술표준) | |||||||||||||||||
| 기록하여 관리과에 폐기 신청을 한다. | ||||||||||||||||||
| 2)품질문서의 폐기는 다음과 같은 경우에 실시한다. | ||||||||||||||||||
| (1) 문서의 내용이 중복되어 있는 경우 | ||||||||||||||||||
| 강하넷 | 문서 관리 규정 | 문서번호(REV.) | KH-301(1) | ||||||||||||
| 페 이 지 | 4/6 | ||||||||||||||
| 3)시행일자 | 6) 사용시 불편함이 있거나 기록 목적에 맞지 않는 때는 즉시 개정 | ||||||||||||||
| 품질문서의 승인일로 부터 즉시 시행되는 것을 원칙으로 한다. | 또는 폐지한다. | ||||||||||||||
| 단, 그 내용의복잡함, 해석의 어려움 등 현장에서 즉시 적용되기 | 6.3 회사 양식은 소정의 절차를 거쳐 승인된 후 사용되도록 하여야 한다. | ||||||||||||||
| 어려운 경우에는 승인 후 일정 교육을 통해 숙지시킨후 시행하며, | |||||||||||||||
| 이때 기간은 7일 이내로 한다. | 7. 회사양식의 신청 및 승인 | ||||||||||||||
| 7.1 양식의 신청은 기안서에 신청사유를 기록하여 관리과에 제정, 개정 | |||||||||||||||
| 5.5 품질문서의 관리 | |||||||||||||||
| 1) 원본 보관 | 7.2 양식의 승인은 품질경영위원회에서 5.2항의 내용을 고려하여 양식의 | ||||||||||||||
| 품질문서의 원본은 컴퓨터 HARD DISK에 저장하여 보관하고, | 사용을 승인 또는 보류한다. | ||||||||||||||
| 이는 반드시 Back-up되어 문서의 삭제, 훼손 등으로부터 | 7.3 양식 번호 부여 | ||||||||||||||
| 보호되어야 한다. | 양식 번호를 해당 규격의 번호를 사용한다. | ||||||||||||||
| 2) 배포 | 예) KH - 401 - 01 | ||||||||||||||
| 등록이 완료된 품질문서는 사본을 발행하여 각 과에 배포하며, | 일련번호 | ||||||||||||||
| 배포(회수) 내역을 품질문서 서식에 기록하여 관리한다. | 규격번호 | ||||||||||||||
| 고객 또는 기타의 용도로 사외로 배포될 경우 각 페이지에 비관리본 | 회사약호 및 규정 분류기호 | ||||||||||||||
| 표시를 하여 식별한 후 배포한다. | 7.4 양식번호의 표시 | ||||||||||||||
| 3)관리 | 양식번호는 해당 양식 하단에 좌측에는 양식번호를 적고 중앙에는 | ||||||||||||||
| 품질문서가 제정되면 그 내역을 품질문서서식A-1 및 B-1에 기록하여 | 회사명을 적고, 우측에는 사용 용지의 크기를 적는다. | ||||||||||||||
| 배포 및 회수 사항을 관리한다. | |||||||||||||||
| 8. 양식의 사용 | |||||||||||||||
| 6.0 양식의 작성 | 양식은 승인이 있어야 만 사용 가능하며, 원본은 복사하여 사용한다. | ||||||||||||||
| 6.1 양식은 사내에서 기록되고 보관이 필요로 하는 기록 문서들에 | |||||||||||||||
| 대하여 해당 규격의 번호를 표시하여 기록되는 내용을 양식화 시킬 | 9.0 외부출처문서의 관리 | ||||||||||||||
| 수 있다. | |||||||||||||||
| 6.2 양식의 작성시 다음과 같은 사항에 대하여 고려하여야 한다. | 9.1 외부출처문서의 구분 | ||||||||||||||
| 1) 기록되는 내용을 구체적이고 명확하게 식별 또는 기록 할 수 | 대외문서: 외부기관에서 접수 또는 제출한 문서(관공소, 은행, 법원 등) | ||||||||||||||
| 있어야 한다. | 기술문서: KS규격, 법규집 등 회사 업무에 기준 및 참고되는 문서 | ||||||||||||||
| 2) 항상 기록되는 내용을 명시하여 기록에 누락이 없도록 하여야 한다. | |||||||||||||||
| 3) 기록시 불편함이 없도록 효과적으로 배열하여야 한다. | 9.2 외부출처문서의 등록 | ||||||||||||||
| 4) 기록 내용이 일정하지 않을 시에는 비고 또는 특기사항으로 둔다. | 1)품질관리부서장은 사내에서 보유할 것이 결정된 문서에 관리번호를 | ||||||||||||||
| 5) 증거 제시용으로의 사용이 가능하도록 하여야 한다. | 부여하고, 일반문서 등록대장에 기록하여 문서 등록을 한다. | ||||||||||||||
| 강하넷 | 문서 관리 규정 | 문서번호(REV.) | KH-301(1) | ||||||||||||||||||||||||
| 페 이 지 | 5/6 | ||||||||||||||||||||||||||
| 2)일반문서의 관리번호는 다음과 같이 부여한다. | |||||||||||||||||||||||||||
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| 접수순의 일련번호 | |||||||||||||||||||||||||||
| M : 각종 기기, 설비 등의 사용 매뉴얼 | |||||||||||||||||||||||||||
| T : KS규격, 법규 등 펌프 관련 기술문서 | |||||||||||||||||||||||||||
| H : 기타 보유가 필요시되는 외부 문서 | |||||||||||||||||||||||||||
| X : 제품과 관련하여 공인 기관에서 배포된 문서 | |||||||||||||||||||||||||||
| 부서명(품질기술부:A , 생산관리:B , 영업부:C , 관리부:D) | |||||||||||||||||||||||||||
| 9.3 외부출처문서의 관리 | |||||||||||||||||||||||||||
| 등록이 완료된 문서는 품질관리부서에서 관리하며, 공인기관 등 'X'로 | |||||||||||||||||||||||||||
| 분류되는 문서는 관계자외 열람이 불가하도록 관리함으로 사내의 | |||||||||||||||||||||||||||
| 기밀을 유지하여야 한다. | |||||||||||||||||||||||||||
'문서 및 자료 > 【 문서참고자료 】' 카테고리의 다른 글
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