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󰏅
관 리 본
관리번호 : CCP -
관리처 :
󰏅
비관리본
배포처 :

개정 현황

개정번호 개정일자 개정내용
01

02

03

04

05

문서 승인

구분 작성 검토 승인
서명일 2015.12.01 2015.12.01 2015.12.01
서명


직책 기획부장 품질경영부장 대표이사

목적

규정된 요구사항의 적합성과 품질시스템의 효과적인 운영을 입증하고 기술축적을 위한 기록의 제공을 목적으로 한다.

적용범위

품질시스템의 유지 관리 결과 발생하는 품질기록의 식별, 수집, 색인, 파일링, 보관, 보존, 처분 및 관리에 대하여 적용한다.

용어의 정의

품질기록

품질시스템의 이행결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 서류로서 제품 및 품질시스템 활동의 객관적인 증거를 말하며 5.1.항에 나타나는 관리대상 품질기록을 총칭한다.

보존/보존년한

보존이라 함은 이관된 문서/자료를 처분 때까지 소정의 기간동안 문서고에서 관리하는 것을 말한다.

보존년한이라 함은 이에 소요되는 기간을 말한다.

이관

보관기간이 경과한 문서/자료로 문서고에 넘기는 것을 말한다.

처분

보존년한이 경과한 문서를 처분하는 것을 말한다.

. 책임과 권한

총무부서장

품질기록을 위한 문서고를 유지 관리하며, 각 부서의 요청을 받아 품질기록을보존한다.

각 부서장

문서관리 담당자를 임명하여 담당업무에서 생산된 품질기록의 식별, 수집, 열람, 색인, 파일링의 관리와 보관/보존년한을 결정하며 처분에 대해 본 절차서에 따라 관리할 책임이 있다.

 

업무절차

관리대상 품질기록

경영 검토기록

품질시스템 관리기록

품질계획서 관리기록

수주계약관리기록

문서관리 및 자료관리기록

자재구매관리기록

협력업체 관리기록

고객지급품 관리기록

제품식별 및 추적성 관리기록

공정관리기록

설비관리기록

검사 및 시험기록

계측기 관리기록

검사 및 시험상태 관리기록

부적합품 관리기록

시정조치 및 예방조치 관리기록

취급, 보관, 포장, 보존 및 인도관리기록

품질기록 관리기록

내부품질 감사기록

교육훈련기록

자격부여기록

부가서비스 관리기록

통계적기법 관리기록

제작수행 중 발생된 고객요구기록 및 당사기록

 

식별

각 부서장은 품질활동을 통하여 발생되는 관리대상 품질기록을 제품 또는 적용된 작업과의 관계를 관련업무 단위로 식별 및 검색이 용이하도록 한다.

품질기록은 원본, 사본, 전산에 의해 관리되는 기록 모두를 인정한다.

수집 및 색인

품질기록의 수집은 발생순서에 따라 수집하고 파일의 색인목록표에 순서별로 기입한다.

품질기록 파일링의 분류코드는 ISO 9001 20가지 요건에 따른다.

) SQP - 09 - 1 또는 SQF - 09 - 11

① ②③

(1)  Samdai Quality Procedure 의 머리글자 SQP로 나타낸다.

(2)  ISO 9001 20가지 요건 “9. 공정관리에 해당한다.

(3) 은 해당요건의 일련번호를 기입한다.

, 양식의 특성상 상기의 방법이 곤란한 경우 간편하게 양식번호로파일링할 수 있다.

 

파일링

품질기록은 검색 및 열람이 용이하도록 파일링 되어야 한다.

품질기록은 매 건마다 1건으로 묶어서 편철하되 그 발생 완결순으로 최근 품질기록이 위로 오도록 파일링 한다.

문서를 철하는 방법은 좌철을 원칙으로 하며 경우에 따라 상철도 허용한다.

규격은 A4 Size를 기준으로 하고 그 외 규격은 경우에 따라 A4 Size로 축소 또는 확대 복사하여 철한다.

보관 및 보존

보관

(1) 품질기록은 노화 또는 손상을 방지하고 분실을 방지하는데 적합한 환경을 갖춘 시설 내에서 쉽게 검색 가능하도록 보관하여야 한다.

(2) 품질기록은 문서고 관리 담당자의 허락 없이 제거되거나, 외부로 반출되어서는 안된다.

 

보존

(1) 품질기록의 보존년한은 각 부서장이 그 중요도, 고객과의 계약사항 및 법적(민법, 상법, 공정거래법 등)년한을 우선하여 따른다.

(2) 품질기록 이관은 보관기간이 지난 품질기록으로 한다.

(3) 총무부서장은 이관기록 목록표를 검토, 확인하고 유지한다.

(4) 이관은 총무부서장이 주관하여 매년 12 31일 기준으로 이관한다.

 

. 처분

보존 문서의 처분은 보존년한이 경과되었거나 계속 보존할 필요가 없다고인정되는 문서를 총무부 관리하에 주관부서에서 처분한다.

처분은 세단을 원칙으로 하여 품질기록의 보존년한이 필요한 경우 관련 부서장은 부서내 협의를 거쳐 총무부에 통보한다.

총무부서장은 보존년한이 만료된 품질기록에 대해서는 각 부서에서 작성한 이관기록 목록표를 관리하고 유지한다.

 

품질기록

 

본 절차서(문서번호 SQP-16-1)의 품질기록은 다음과 같이 기록되고 유지되어야 한다.

기 록 명 양식번호 보존년한 보관부서 비고
품질기록 관리대장 SQF-16-11 10 각부서
이관기록 목록표 SQF-16-12

 

관련문서

문서관리 및 자료관리 절차서 (문서번호 SQF-05-01)

 

첨부

품질기록 관리대장 (첨부 1)

이관기록 목록표 (첨부 2)

 

 

첨 부 1

품질기록 관리대장
부서명 :
NO. 파일명 품 질 기 록 명 보존년한 비이고





























































































































 

첨 부 2

이관기록 목록표

 

부서명 :이관일자 :

No. 파일명 품 질 기 록 명 보존년한 처 분 확 인 비 고
처분일 담 당 부서장
































































































































































































 

 






 

 

 

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품질기록관리규정

 

1. 적용범위

본 규정은 당사 품질경영활동에서 발생한 각종 품질기록 관리에 대하여 적용한다

 

2. 목 적

본 규정은 요구되는 품질의 달성을 실증하고 품질경영시스템을 효율적으로 운영한다는

것을 보증하기 위하여 품질경영시스템과 관련된 모든 기록의 작성, 식별, 보관, 보호,

검색, 보유기간 및 처분에 대한 방법에 대하여 기술하고 품질 기록을 효율적으로 활용

하는 것을 그 목적으로 한다.

 

3. 용어의 정의

3.1 품질기록

품질시스템 전반에 대한 각 업무요소가 효과적으로 수행되었음을 증빙하는 서류를 말한다. 기록은 인쇄본 또는 전자매체등 어떠한 형태로도 가능하다.

 

4. 책임과 권한

4.1 각 부서장

4.1.1 해당부서의 품질기록이 고의 또는 과실에 의한 훼손 및 분실되지 않도록 유지,

관리.

4.1.2 해당부서 품질기록의 작성, 식별, 보관, 보호, 검색, 보유기간 및 처분관리.

 

5. 업무절차

5.1 품질기록의 작성 및 수정

5.1.1 각 부서장은 해당 부서의 품질기록 담당자에 의해 읽기 쉽고, 정확하게 작성

되도록 하여야 한다.

5.1.2 품질기록의 유효성은 담당자에 의해 작성되어 부서장의 서명 및 날인 된 것에

한하여 유효성이 인정된다.

5.1.3 품질기록의 수정은 원칙적으로 불가하다. , 내용에 영향을 주지 않는 오자

대하여는 두줄(=)로 긋고 수정사항을 기록후 수정자가 날인하여 수정할수 있으며

수정전의 내용은 지워서도 안되며, 수정전의 내용에 대한 식별이 가능하여야 한다.

 

5.2 식별 및 검색

5.2.1 각 부서장은 해당부서에서 관리하여야 할 품질기록을 설정하여 식별 분류하고

 

 

 

품질기록서명, 담당자를 설정하여 품질기록 목록표(QP-02-1)에 작성 관리

하여야 한다.

5.2.2 각 부서장은 품질보증의 증빙자료가 될 수 있는 품질기록을 수집하여 목록별로

분류하여 파일링을 하고 검색이 용이하도록 파일안쪽에 색인목록을 부착한다.

5.2.3 파일에는 품질기록명, 보유기간, 작성년도, 분류번호 등을 명기한다.

 

5.3 보관 및 보호

5.3.1 모든 품질기록은 일반문서에 의한 원본 또는 사본으로 보유하고 관리한다.

5.3.2 각 부서장은 품질기록을 보관하기 위하여 적절한 시설 및 환경을 갖춘 장소를

지정하여 기록이 분실 또는 훼손등이 되지 않도록 보관 및 보호하여야 한다.

5.3.3 해당부서는 보유중인 품질기록에 대하여 목록을 유지하고 분실 또는 훼손 등이

되지 않도록 관리하여야 한다.

 

5.4 파일링 및 관리번호 부여 관리

품질기록에 대한 파일링은 일기쉽고 식별하기 쉽게 파일링 되어야 하며 품질기록 목록표상에 부여된 관리번호를 기록하여 관리한다.

 

5.5 품질기록 보유기간

5.5.1 해당부서장은 법규, 계약사항등의 요건과 제품책임의 예방조건등을 고려하여

보유기간을 설정한다.

5.5.3 보유기간은 특별한 언급이 없는 한 문서 발행년도를 제외한 기간으로 산정한다.

5.5.4 품질기록의 보유기간은 해당 규정의 기록 및 보관에 따른다.

 

5.6 유지 및 처분

5.6.1 품질기록발생부서는 보유기간이 만료된 품질기록에 대해서는 해당부서에서 자체

폐기처리한다. , 보유기간 연장이 필요한 경우 적절한 식별표시를 하여 보유

한다.

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기록관리절차서

1. 목적

본 절차서는 품질/환경경영 시스템이 효과적으로 운영됨을 입증하고 계획된 목표에의 충족정도를 나타내기 위함이다.

2. 적용범위

본 절차서는 당사의 품질/환경에 영향을 미치는 기록들인 품질/환경기록(이하 ‘기록’이라 한다)의 관리에 대하여 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1. 품질 기록

품질시스템의 이행 결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 서류로서 제품 및 품질시스템 활동의 객관적인 증거를 말한다.

3.2. 보존/보존년한

“보존”이라 함은 이관된 문서/자료를 처분 때까지 소정의 기간 동안 문서고에서 관리하는 것을 말한다. “보존년한”이라 함은 이에 소요되는 기간을 말한다.

3.3. 이관

보관기간이 경과한 문서/자료로 문서고에 넘기는 것을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1. 각 부서장

1.1.1.

4.1.1. 업무 수행과정에서 발생된 품질 기록의 식별, 수집, 열람, 색인, 파일링의 관리

4.1.2. 기록별 보관기간 및 보존기간을 결정할 책임과 권한

4.1.3. 보존기간이 경과된 기록의 처분할 책임과 권한

5. 업무절차

5.1. 파일링 기록

1.1.

5.1.1. 보관관리

(1) 파일의 표지에 다음과 같은 내용을 표시한다.

① 기록제목

② 파일 작성일자

③ 보관부서명

(2) 파일링의 크기는 A4를 원칙으로 한다.

(3) 편철은 좌철을 원칙으로 하나 상철도 할 수 있다.

(4) 파일링 순서는 신규 발생 기록이 위에 오도록 편철한다.

(5) 파일링의 크기와 색깔은 제한을 두지 않는다.

(6) 보관기간은 별도로 설정하지 않으나 부서장의 재량에 따라 보관기간을 설정할 수 있으며 보존의 시점까지로 한다. 단, 월별로 작성되는 파일의 기록은 1년간 보관한다.

1.1.1.1.

5.1.2. 보존관리

(1) 파일링 기록의 보존창고는 별도로 두지 않고 각 부서별로 관리한다.

(2) 보존기록은 각 부서별로 보관기록과 구분이 되도록 관리하여야 한다.

(3) 보존되는 기록은 보존기록관리대장(첨부 1)에 작성하여 관리한다.

1.1.1.

5.2. PC 관리기록

1.1.2.

5.2.1. 보관관리

(1) 회사 내에 설치된 PC 는 모두 네트워크 작업이 가능하도록 하여야 한다.

(2) 모든 PC는 바이러스로부터 보호하기 위하여 백신이 설치되어 있어야 한다.

(3) 공유한 디렉토리는 다음과 같이 모든 인원이 접근하기 용이하게 작성되어 있어야 한다.

① 1단계 ; 연도별 분류 (2003, 2004, 2005, .... )

② 2단계 ; 기능 또는 업무별 분류 (인사, 총무, 검사, 생산,.... )

③ 3단계 ; 세분류

④ 1개 디렉토리에 들어가는 파일의 수량은 50개가 넘지 않는 것을 원칙으로 한다.

(4) 공통으로 사용되는 자료는 모두 공유하여야 한다. 그러나 일부 공유 데이터의 경우 제한을 둘 수 있다. 이러한 경우 부서장의 승인이 있어야 한다.

(5) 문서(품질매뉴얼, 품질절차서, 품질지침서, 시방서 등)의 공유는 관리자 외의 인원이 임의로 개정/수정하지 못하도록 읽기 권한만 부여하여야 한다.

(6) 기록은 필요한 경우를 제외하곤 모두 읽기 및 쓰기 권한이 부여되어야 한다.

1.1.2.1.

5.2.2. 보존관리

(1) 갑작스런 데이터의 손실을 방지하기 위하여 주기적으로 백업관리 하여야 한다.

① 파일 작성시 항상 백업 ; 경영기획에 관계되는 내용 및 각 부서장이 중요하다고 판단하는 기록

② 월단위 백업 ; 일반적인 기록 및 문서

③ 년단위 백업 ; 보존할 기록 및 문서

(2) CD 또는 DISK로 백업된 경우는 다음과 같은 내용을 표면에 표시하여 관리한다.

① 내용

② 생성일자

③ 보존기간

④ 보존부서명

(3) 보존되는 기록은 보존기록관리대장에 작성하여 관리한다.

1.2.

5.3. 기록의 열람

5.3.1. 부서의 기록은 부서원만이 열람할 수가 있다.

5.3.2. 타부서원 또는 외부인원(고객 포함)이 열람을 원할 경우에는 부서장의 허락이 있어야 열람이 가능하다.

5.3.3. 기록의 보유기간은 법규, 계약 및 고객 요구사항에 충족될 수 있도록 설정되어야 한다.

1.3.

6. 품질기록

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(문서번호 : KH-QP-403)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

기 록 명

양식 번호

보존년한

보관부서

보존기록대장

QP-403-1

폐기시 까지

각 부서

7. 관련문서

7.1. 문서관리 절차서 (문서번호 KH-QP-402)

7.2. 기록관리 절차서 (문서번호 KH-QP-403)

7.3. 내부감사 절차서 (문서번호 KH-QP-802)

8. 첨부

8.1. 보존기록대장 (첨부 1)

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