엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

1. 적용범위

당사에서 생산하는 제품의 도면에 대한 작성, 검토, 승인, 등록, 배포, 회수, 폐기 등의 절차 및 고객이 제공한 도면의 관리에 대하여 적용한다.

2. 목적

고객의 요구사항에 적합한 양질의 제품을 생산할 수 있도록 효율적인 도면 작업을 수행하고 도면에 대한 보관관리를 철저히 함으로서 정확한 제품의 생산 및 품질향상에 목적이 있다.

3. 도면관리 프로세스 개요

4. 용어의정의

4. 1 원도(고객도면 포함)

당사에서 제작이 완료되어 승인된 도면으로 당사에서 사용하는 도면

4. 2 사도(배포도면)

당사의 작업수행을 위하여 또는 관련업무 수행을 위하여 윈도를 복사하여 배포한 도면

4. 3 도면번호

도면마다 규정에 의하여 부여된 고유번호를 말한다.

5. 책임과 권한

5. 1 개발팀장

도면(고객도면)의 작성, 등록, 배포, 보관, 회수, 변경 및 폐기 등 도면관리 전반에 대한 책임과 권한이 있다.

5. 2 영업팀장

고객으로부터 송부 및 인수된 도면을 개발팀장에게 인계할 책임이 있다.

5. 3 관련팀장

배포된 도면에 대한 보관 및 유지관리와 구도면의 반납 등의 책임이 있다.

6. 업무 처리 절차

6. 1 고객도면의 접수 및 인계

(1) 영업팀장은 고객의 제품 인수시 또는 고객에 의하여 도면이 배포되면, 고객의 주문내용에 대한 해당 도면인지의 여부 및 최신본 여부 등을 확인하고 인수한다.

(2) 영업팀장은 인수 및 배포된 도면을 개발팀장에게 인계한다.

(3) 개발팀장은 영업팀장으로부터 제공된 도면에 대하여 이상유무를 검토하고 이상이 없을 경우 접수일자가 포함된 “접수도장”(부표 1)를 표지 혹은 적당한 곳에 날인하여 유효본임을 식별하고 도면 접수대장(QP-7303-01)에 접수 순으로 등록한다.

6. 2 도면의 작성 및 등록

(1) 개발팀장은 설계관리 절차서(QP-7301)의 6. 6항에 의한 설계 출력물의 하나로 도면을 작성하는 경우와 시방 변경 및 공정관리를 위하여 도면을 작성하는 경우에는 도면의 작성후 공장장의 승인을 득한 후 “도면번호 부여 방법”(부표 2)에 따라 도면번호를 부여하고 도면등록대장(QP-7303-02)에 등록하여 보관 관리한다.

(2) 도면의 작성시에는 다음사항을 준수함을 원칙으로 한다.

(가) 도면 용지는 필름지, 일반용지 등을 사용하여 작성한다.

(나) 도면의 크기는 다음과 같아야 한다.

(다) 도면의 작도법

도면의 작도법은 제도통칙(KS A 0005) 및 기계제도 표준(KS B 0001)에 준함을 원칙으로 한다.

(3) 등록이 완료된 도면은 필요한 경우 기밀정도를 구분하여 “대외비” 등의 식별을 할 수 있다.

6. 3 도면의 보관

모든 도면은 다음과 같이 분류하여 보관한다.

(1) 해당 제품별, 부품배치도, 기구도면, 외형도, 업체별 등으로 분류하여 보관함을 원칙으로 한다.

(2) DISKETTE는 각 제품별, UNIT별로 구분하여 파일 처리하고 원도는 DISKETTE 관리대장(QP- 7303-03)에 기록하여 관리한다.

(3) 원도 및 사도의 보관 및 보존관리는 손실 및 노화가 발생하지 않도록 하여야 하며, 적절한 장소를 정하여 즉시 사용되어지도록 하여야 한다.

(4) 도면의 사용팀에서는 도면의 손실 및 노화가 방지되도록 적절한 장소에서 보관하여야 한다.

6. 4 도면의 배포

(1) 업무상 도면의 배포가 필요한 경우 개발팀장은 도면 출도 대장(QP-7303-04)에 기록한 다음 관련팀장에게 확인서명을 받고 배포하며, 도면 자체에는 “출도표시”(부표 3)를 하여 “관리본”임을 식별하여야 한다.

(2) 기밀을 필요로 하는 중대한 도면은 사본에 “대외비” 식별을 하여 해당팀장에게 직접 교부한다.

(3) 외주업체에 도면을 배포할 경우에는 개발팀장이 도면 출도 대장(QP-7303-04)을 작성한 다음 배포처를 명기하고 “출도표시”(부표 3) 표시한 후 배포한다.

(4) 고객 또는 외주업체에서 도면의 배포를 요구할 경우에는 개발팀장이 적정성 여부를 고려하여 배포를 허가하여야 한다.

6. 5 도면의 폐기

(1) 개발팀장은 설계 변경 또는 손상으로 도면의 재 공급이 발생하는 경우 회수된 구도면을 폐기할 수 있다.

(2) 개발팀장은 해당 제품에 대한 작업이 종료되면 도면을 배포 받은 팀으로부터 회수 후 폐기한다.

6. 6 도면의 변경

(1) 고객에 의한 설계변경(시방변경) 또는 당사 자체 기술개발, 성능개선 및 요구에 의한 도면의 변경이 발생된 경우 개발팀장은 동 절차서의 6. 2항 및 6. 4항에 따라 작성, 등록 및 배포한다.

(2) 도면의 개정 및 변경은 최초의 작성 절차와 동일한 과정으로 검토 및 승인한다.

(3) 개정 및 변경부분은 그 부위에 “△”으로 표시하며, 개정 및 변경 횟수에 따라 1, 2, 3 ․․․등으로 표시한다.

7. 기록 및 보관

8. 관련문서

설계관리 절차서(QP-7301)

부표   1 도면 접수 식별표시 부표 3 도면 출도 식별표시

부표 2 도면번호 부여 방법

도면의 관리상 필요한 도면의 분류번호는 제품기종별, 일련번호 등으로 분류 표기한다.

부표 4 도면 DISKETTE 번호 부여방법

DISKETTE 관리상 필요한 관리번호는 연도별, 도면종류별, 일련번호 등으로 분류 표기한다.

1. 목    적

본 규정은 강하넷 ㈜ (이하 “당사”라 한다)의 품질시스템이 효율적으로 운영되고 입증할 수 있는 품질 기록의 관리방법을 명확히 하고자 하는데 그 목적이 있다.

2. 적용범위

본 규정은 당사의 전자매체와 관련 외주업체의 품질기록을 포함한 사내 전반적인 품질기록 발생으로부터 폐기에 이르는 절차의 관리방법에 대하여 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1 품질기록

품질시스템을 수행한 결과를 증빙할 수 있는 문서를 품질기록이라 하며, 품질문서가 개정 및 폐기되었을 경우 이에 해당한다.

3.2 품질기록의 보관

승인된 품질기록이 빈번하게 열람되거나 참고할 목적으로 각 부서 내에 지정된 장소에 모아서 관리하는 것을 말한다.

3.3 품질기록의 보존

각 부서 내에 보관중인 문서 중 활용도는 낮으나 추후 증거물로 제시하거나 향후 필요하다고 판단되어 회사가 정한 장소에 보존 년 동안 수집하여 관리하는 것을 말한다.

3.4 보관 문서함

보관 기간이 만료되지 않은 품질기록들을 보관하는 문서함을 말하며, 각 부서 사무실 내에 위치해 있다.

3.5 보존 문서고

보관 기간이 만료된 품질기록들을 이관하여 보존하는 문서고를 말하며 누구나 쉽게 열람이 가능한 곳에 위치해 있다.

4. 책임과 권한

4.1 품질경영팀장

1)  품질기록에 대한 식별 및 색인 파일링 방법 개발, 관리

2)  품질문서 이관 현황 수합     

3)  보존 문서고에 대한 LAY OUT 설정 및 열화, 손상, 손실을 방지하기 위한 적절한 관리의 이행

4.2 해당부서장

1)  품질기록의 수집, 발행, 회수, 검토, 색인, 식별 및 유지 등의 업무의 지속적인 관리 및 이관

2)  품질 기록을 문서고에 이관

3)  문서고로 이관된 문서 및 기록물의 관리 및 폐기의 책임

4)  전자매체를 포함한 전산 DATA를 유지 관리

5. 업무절차

5.1 품질기록에 대한 사항은 아래와 같이 각 부서장이 관리한다.

1)  품질기록은 품질활동의 결과가 쉽게 이해 되도록 작성한다.

2)  품질기록은 그 내용이 임의 수정, 변질 및 훼손으로부터 보호되도록 작성한다.

3)  품질기록은 인쇄본 또는 전자매체 등 어떠한 형태라도 가능하다.

5.2 품질기록의 파악 및 식별

1)   해당부서에서는 품질기록 내용에 따라 분류하며 외주 업체에서 작성된 품질기록도 포함한다.

2)   작성된 품질기록은 작성자, 작성일, 기록명 등으로 식별되며 수집된 기록은 파일에 기록명, 보존 기간, 담당부서(자)등을 기록하여 식별한다.

3)   품질경영팀에서는 기록의 유형별 식별을 표준화하기 위한 표준식별안을 각부서에 배포하여 일관된 식별 방법이 운영되도록 한다.

4)   해당 부서에서는 품질기록이 외부인에게 기밀이 유지되어야 하는 경우 품질경영팀에서 지정한 식별표기를 해당기록에 표기한다.

5.3 품질기록의 수집

1)   각 부서에서는 발생된 기록들을 품질기록 LIST를 근거로 분류하며, 동종의 기록들을 한 파일 내에 수집하도록 한다.

2)   수집된 기록은 열람 및 추적이 가능하도록 발생 순서에 따라 수집되어야 한다.

3)   한파일 내에 다른 종류의 기록들이 수집될 경우에는 식별이 가능하도록 한다.

4)   수집된 기록은 5.4항의 표준화된 색인 양식에 의해 열람 및 추적이 쉽도록 기록한다.

5)   기록의 수집은 해당부서 내에서 열람 또는 추적이 용이하도록 품목별 또는 다른 형태별로의 수집도 가능하다.

6)   수집된 기록들은 훼손, 분실을 방지하고 열람이 용이하도록 각 부서별 문서보관 함에서 보관, 관리 한다.

5.4 품질기록의 색인

1) 화일 조견표 작성 방법

① 소속부서 기재란

문서 보관 부서명을 기재함

② 분류(관리)번호 기재란

부서별 파일 분류(관리)번호를 기재함

③ 파일명 기재란

각 파일내의 문서내용을 대표하는 간단하고 쉬운 파일명을 기재함

④ 보존년한 기재란

해당화일의 보존년한을 기재함 (1, 3, 5, 10, 영구 중 택일)

⑤ 위치번호 기재란

각 파일이 보관 되는 파일BOX의 위치번호를 기재함

2) 파일 BOX 사용방법

  부서별 분류기호 (표1)

       (표1)

       4) 위치번호 부여 방법

위치번호는 3자리로 구성함을 원칙으로 하며 그 의미는 다음과 같다

①  첫째란 : 서고위치 (Alphabet 순)

②  둘째란 : 서고 내에서의 단번호 (상단부터 부여)

③  셋째란 : 서고 단내의 열번호 (촤측부터 부여)

5.5 품질기록의 열람

1) 각부서에 보관중인 품질기록을 열람하고자 할 경우에는 각부서 담당자에게 통보한 후 열람토록 한다. (단, 품질기록의 복사본이 필요한 경우에는 각부서 담당자에게 통보한 후 필요한 부수만큼 복사한다.)

2) 문서고에 보존중인 품질기록을 열람하고자 할 경우에는 해당부서에 통보 후 열람토록 한다.

3) 계약이 합의된 경우, 품질기록은 합의된 기간동안 고객에 의한 평가를 위하여 이용될 수 있다.

5.6 품질기록의 배포 및 파일링

1)   각부서 담당자는 작성된 품질기록이 필요한 때에 적절히 이용될 수 있도록 관련부서에 사본을 배포하고 사본은 관련부서에서, 원본은 작성부서에서 파일링이 되도록 하여야 한다.

2)   파일링은 기록의 교체 등이 용이하도록 하고 향후의 보존방법이 함께 고려되어 정해져야 한다.

5.7 품질기록의 보관 및 유지

1)   품질기록은 규정된 요구사항의 적합성과 품질 시스템의 효과적인 운영을 입증할 수 있도록 유지 되어야 한다

2)   각부서 담당자는 보유하고 있는 품질기록이 훼손, 열화, 분실되지 않도록 적절한 장소에 보관하도록 하여 쉽게 이용할 수 있도록 하여야 한다.

5.8 품질기록의 수정 및 복원

      품질기록을 수정 하고자 할 때에는 수정이 필요한 부위에 두 줄을 긋고, 상단 여백에 수정내용을 기입하여 수정자가 확인 날인하며 재승인이 필요 시에는 해당 승인권자의 승인을 득해야 한다.

5.9 품질기록의 보존관리

5.9.1 문서고 관리

품질경영팀장은 수집된 품질기록이 손상, 열화, 분실됨을 방지하고 설정된 보존기간 동안의 안정적 보존을 위해 적절한 환경이 구비된 문서고를 설치하여 관리되도록 하여야 하며 각부서별 문서가 분류 관리될 수 있도록 LAY OUT을 설정한다.

5.9.2 품질기록의 이관

1) 품질기록을 문서고에 이관 시 해당부서장은 이관이력. 이관일자. 폐기일자 등이 기록된 품질기록 의뢰서를 유지하여야 한다.

2) 품질기록은 취급, 식별이 용이하도록 파일 및 식별된 상태로 이관함을 원칙으로 한다.

5.9.3 보존기간의 설정 및 변경

1) 품질기록의 보존기간 설정은 품질기록의 작성 담당자가 품질기록 LIST를 참고하여 설정하며 외주업체의 품질기록 또한 본 품질기록 LIST의 분류기준에 따른다.

2) 품질기록의 보존기간의 변경이 필요할 때에는 작성부서의 부서장이 품질경영팀장과 협의 또는 업무 협조전으로서 통보하여 기간을 연장 또는 단축시킬 수 있다.

3) 품질기록의 보존년한

품질기록의 보존년한은 다음과 같다.

① 양산부품 승인서, 치공구기록, 구매주문서 및 변경 사항들은 그 부품(또는 부품의계보)이 양산 및 서비스 요구 사항에 적용되는 기간에다 1년을 더한 기간동안 유지되어야 한다.

② 품질성과 기록(예를 들면, 관리도, 검사 및 시험결과)은 기록 생성 후 최소 1년간 보존 되어야 한다.

③ 내부품질 감사 및 경영자 검토의 기록은 3년간 보존되어야 한다.

④ ①)항 ②)항 ③)항은 어떠한 정부 요구사항 또는 고객 요구사항을 대신하지 않으며, 모든 규정된 보존기간은 “최소기간”으로 간주되어야 한다.

⑤ 고객이 지정한 품질기록에 대해서는 (첨부1) “주요 품질기록 보존년한”을 참조하여 관리한다.

5.9.4 폐 기

보관 또는 보존중인 품질기록의 효력이 상실되어 폐기하고자 할 경우 각부서 담당자는 문서관리 및 자료관리 절차서상의 문서 폐기대장에 해당사항을 기록하고 각부서에 폐기에 대한 내용을 통보하고 “폐기”표기후 소각 또는 분쇄하여 재사용이 불가능하도록 폐기하여야 한다.

5.10 전자매체 관리

전산 입력 자료는 각 부서별로 폴더를 만들어 부서별로 관리하며 월 1회 이상 원본을 백업하여 백업본은 해당부서에서 관리한다.

6. 기록 및 양식

 “해당 사항 없음”

7. 관련문서

1)   문서관리 및 자료관리 절차서

2)   주요 품질기록 보존년한 (첨부1)

3)   업무흐름도(첨부2)

(첨부 1)          주요  품질  기록  보존  년한

1. 적용범위 및 목적

본 절차서는 품질경영 활동을 수행하는 모니터링 및 측정업무에 사용되는 모니터링장치 및 측정장치(이하 ‘검사설비’라 한다)의 관리에 대한 업무처리 절차에 대하여 적용하며, 품질에 영향을 미칠 수 있는 검사설비를 교정, 점검, 유지 관리함으로써 요구되는 측정능력을 향상시키는데 그 목적이 있다.

2. 책임과 권한

2.1 기획팀장

2.1.1 검사설비의 구입의뢰, 교정 및 유지관리

2.1.2 검사설비의 교정검사 실시 및 기록유지

2.1.3 검사설비의 불출 승인 및 이력관리

2.2 기획팀장

2.2.1 검사설비의 구입

2.3 검사원

2.3.1 검사설비의 교정검사 의뢰

3. 업무처리 절차

3.1 검사설비의 구입

3.1.1 기획팀장은 행해져야 할 측정 항목에 따른 정확도 및 정밀도를 파악하여 해당 설비에 대한 관련자료를 수집한 후 기안 품의하여 대표의 승인을 득한 후 관리부로 구입 의뢰한다.

3.1.2 기획팀장은 구매업무 절차서에 따라 처리하며 검사설비가 입고되면 품질관리부에 검증을 의뢰한다.

3.1.3 기획팀장은 검사설비가 기능적으로 적절하다는 것을 다음 중 하나 또는 그 이상의 방법으로 검증하며 그 결과는 기획팀장에게 통보한다.

1) 대상 검사설비의 교정검사성적서 또는 시험성적서 확인

2) 기능의 작동상태 조사

3) 시험 소프트웨어 또는 비교 기준의 점검

3.2 검사설비의 등록 및 점검기록표 작성

3.2.1 기획팀장은 검사설비가 구입 또는 제작되었을 경우 즉시 다음과 같이 설비번호를 부여하고 검사설비 관리대장 및 점검기록표를 작성한다.

3.2.2 기획팀장은 검사설비마다 설비번호, 설비명, 관리 책임자 등을 포함한 검사설비 식별표를 부착한다.

3.3 검사설비의 교정검사

3.3.1 기획팀장은 보유 중인 검사설비에 대해 국가 계량법에 정해진 검교정 주기와 다음 사항을 고려하여 검교정 주기를 결정한다.

1) 적용되는 측정부위의 요구되는 정확도

2) 범용으로 사용되는 빈도

3) 보관 및 사용조건

3.3.2 기획팀장은 검교정 주기에 의해 매년 초 년간 검교정 계획서를 작성하여 대표의 승인을 받은 후 국가공인 검교정 기관에 교정검사를 의뢰한다.

3.3.3 기획팀장은 검교정이 완료되면 해당 교정검사 성적서를 검토하여 국가 교정기준 표시 여부와 해당 계측기의 본래 등급 및 정밀도의 변경 여부를 확인한다.

3.3.4 당사에서 사용하는 모든 검사설비는 검교정 상태는 식별하기 위하여 검교정 필증을 설비의 정면이나 보기 쉬운 곳에 부착하며 크기가 작거나 검교정 필증의 부착이 용이하지 못할 경우에는 검교정 필증을 따로 보관한다.

단, 교정검사가 필요하지 않는 설비는 “교정 불필요”라는 라벨을 부착한다.

3.3.5 교정검사 후 봉인되거나 세팅된 사항은 임의로 제거하거나 수리할 수 없다.

3.3.6 시험 하드웨어는 취급 담당자가 관리하고 시험 소프트웨어는 셋팅으로부터 보호하기 위해 복사하여 관리되어야 한다.

3.3.7 고객이 제공한 검사설비 및 개인이 지참한 검사설비를 사용할 때에도 당사의 검사설비와 같은 방법으로 검교정 및 관리되어야 한다.

3.3.8 교정이 유효한 표준물질로 자체교정이 가능한 설비에 대하여는 자격인정 기준에 만족하는 유자격자에 의하여 자체 교정검사로 할 수 있으며 그러한 결과는 자체 교정검사성적서에 기록하여야 한다. 단, 자체 교정검사의 경우에도 식별방법은 3.3.4에 준한다.

3.4 검사설비의 점검

3.4.1 일상점검

검사설비의 일상점검은 설비 운전자가 작업시 작동상태 등의 간단한 점검을 하 고 점검방법은 일반관행에 준하며 특별히 기록으로 남기지 않는다.

3.4.2 정기점검

설비관리자는 설비 점검기준에 의거 정기점검을 실시하고 검사설비 점검기록표에 점검내용을 기록하며 이상 발생에 따른 사항은 조치 후 관련사항을 검사설비 관리대장에 기록한다.

3.4.3 특별점검

기획팀장은 검사설비에 중대한 이상이 발생하였거나 특별히 필요한 경우 실시하며 그 내용은 검사설비 관리대장에 기록한다.

3.5 검사설비의 수리 및 보수

3.5.1 기획팀장은 검사설비의 주기적인 점검과 검교정에 의해 사용에 부적합하다고 판단된 검사설비에 대하여 “부적합 계측기” 적색 꼬리표를 부착하여 식별한다.

3.5.2 부적합 계측기는 외부 전문인력에 의해 수리되어 재 검교정으로 사용여부가 판정되어야 하며 상기 사항이 발생될 경우 검사설비 관리대장에 기록한다.

3.6 검사설비의 취급 및 보관

3.6.1 검사설비는 사용 전에 취급, 작동방법을 충분히 숙지하고 사용한다.

3.6.2 검사설비는 지정된 장소에서 사용, 보관 및 보존은 환경(온도, 습도, 진동 등)변화가 심하지 않는 곳에 관리되어야 한다.

3.7 부적합 설비에 의한 검사 및 시험의 유효성 평가

3.7.1 기획팀장은 부적합 설비가 발생하면 해당 설비로 측정된 검사 및 시험 결과의 유효성을 평가한다.

3.7.2 기획팀장은 유효성 평가 결과 유효하지 못한 검사 및 시험 결과에 대해 재검사 및 시험을 실시하여 조치하며 그 결과는 검사성적서에 기록되어야 한다.

3.8 검사설비의 폐기

기획팀장은 다음의 경우 검사설비를 폐기하고자 할 때에는 폐기 품의서를 작성하여 대표의 승인을 얻은 후 처리한다.

3.8.1 검사설비의 파손, 노화, 마모로 사용이 불가능한 경우

3.8.2 새로운 검사설비의 구입 또는 제작으로 구 검사설비가 필요 없는 경우

3.8.3 검사설비의 검교정 결과 사용이 불가능한 경우

4. 기록 및 보관

5. 관련문서

5.1 문서관리 및 기록관리 절차서(QP-401)

5.2 교육훈련 절차서(QP-601)

5.3 모니터링 및 측정업무 절차서(QP-803)