(강하넷)

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  목         차

1.     목          적

2.      적  용  범  위

3.     용 어 의 정 의

4.     책 임 과 권 한

5.     업  무  절  차

6.     기 록 및 보 관

7.     관련 사내 표준

8.     첨 부 및 양 식

1.   목적.

본 절차서는 당사에서 경영활동에 필요한 자재의 구매업무 처리기준을 정하여 구매업무의 효율화와 합리화를 도모하고 나아가 적정가격, 적정품질의 자재를 적절한 시기에 조달하여 생산활동의 운영을 원활히 하고 원가절감을 통한 이익증대에 기여함을 목적으로 한다.

2.   적용범위.

본 절차서는 당사에서 사용되는 원·부자재를 구매하는 구매품에 관한 구매업무의 처리 방법과 그 절차에 대해서 적용한다.

3.   용어의 정의.

3.1   협력업체.

구매자(수요자)에게 제품을 제공하는 조직을 협력업체라 한다.

3.2   시방서.

당사업무의 구매품에 대한 요구사항을 기술한 검토, 승인된 구매문서를 말한다.

3.3   구매품.

제품의 조립에 필요한 원·부자재를 구매품이라 한다.

3.4   일반 구매품.

제품을 생산하는데 있어서 생산활동에 연관된 부서에서의 생산활동을 위해 상대의 시방 또는 합의적 시방에 의해 구매되는 소모품, 공구류, 설비 및 기계장치 등을 말한다.

4.   책임과 권한.

4.1   대표이사.

4.1.1   협력업체 승인 및 취소.

4.2   품질보증부서장.

4.2.1   수입검사 업무.

4.2.2   부적합품의 기록, 보전 관리.

4.2.3   시정조치 의뢰 업무.

4.2.4   협력업체 평가.

4.2.5   설비구매의 평가.

4.3   업무부서장.

4.3.1   협력업체 평가 선정 및 변경 의뢰업무.

4.3.2   구매문서의 발행, 변경, 회수와 승인.

4.3.3   부적합품 발생에 대한 조치 및 예방.

4.3.4   구매 DATA 검토 확인.

4.3.5   물품 대금 지불 의뢰.

4.4   생산부서장.

4.4.1   생산에 관련된 일반 구매품의 구매요청.

4.4.2   자재 및 제품 입고, 보관 및 출고, 창고관리 업무.

4.4.3   자재 입고 검사 의뢰 업무.

5.   업무절차.

5.1   발주.

5.1.1   업무담당은 생산계획이 확정되면 부족한 원·부자재를 확인하여 구매계획 수립 후 원판출고의뢰서(Q-0601-0100) 또는 구매 발주서(Q-0601-0200)를 작성하여 시행한다.

5.1.2   원판출고의뢰서 또는 구매발주서는 FAX, E-Mail 또는 우편 등을 통하여 업체에 전달한다.

5.1.3   “원판출고의뢰서”, "구매발주서"에 다음 사항이 명기되어야 한다. (품명, 규격, 단위, 수량, 납기)

5.1.4   긴급을 요하거나 당사 구매 사정상 소액, 소량의 자재를 구매하는 경우에도 같다.

5.2   납기관리.

5.2.1   구매담당은 자재의 납기가 엄수되도록 확인하여 구매 요구부서에 지장을 초래하지 않도록 관리한다.

5.2.2   납기가 지연될 경우에는 구매 요청부서와 협의하여 처리한다.

5.3   수입검사 의뢰.

5.3.1   구매품은 주문서와 구매업체의 제품발송장 또는 거래명세서를 대조하여 일치여부를 확인하고 품질보증부서에 검사 의뢰한다.

5.3.2   설비 및 기계장치 구입시 요청부서에서 시방서와의 비교 및 성능검사를 실시하고, 부서장의 승인 후 업무부서로 통보하며, 업무부서장은 대표이사의 승인을 받는다.

5.4   지불의뢰.

5.4.1   자재담당은 구매품 입고 거래명세표를 매월말 입고분의 세금계산서를 업체로부터 접수하여 구매품에 대한 대금지불을 한다.

5.5   구매품에 대한 고객의 검증.

고객이 당사 제품에 대한 품질보증을 검증하기 위해 고객의 요구에 따라 당사 및 구매품의 협력업체를 방문하여 구매품을 검증할 수 있으며 당사 고객에 대한 검증이 이루어진 경우에도 구매품은 "검사업무절차서"(Q-1001)에 따라 처리된다.

5.6   시장정보 파악.

구매담당자는 구매품에 대한 시장의 정보를 명확히 파악하여 가격의 폭등이나 품귀 현상에 대비할 수 있는 방법을 강구하고 대책을 세워야 한다.

5.7   구매문서 관리.

협력업체로부터 접수되거나 협력업체로 발송되는 문서는 품질기록관리절차서(Q-1601)에 따른다.

6.   기록 및 보관.

6.1   모든 전산자료의 기록보관 및 확인방법은 전산기록 매체에 의한 처리방법에 준한다. 단, 구매발주서는 기록 관리한다.

7.   관련사내표준.

7.1   검사업무 절차서.(Q-1001)

7.2   부적합처리 절차서.(Q-1301)

7.3   자재 및 제품관리 절차서.(Q-1501)

7.4   품질기록관리 절차서.(Q-1601)

7.5   협력업체평가절차서.(Q-06A1)

8.   첨부 및 양식.

8.1   (첨부1) 구매업무 흐름도.

8.2   원판출고의뢰서(Q-0601-01)

8.3   구매발주서. (Q-0601-02)

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문서 식별

개정 현황

문서 승인

목적

내부품질감사의 계획수립, 품질감사 수행 및 후속조치를 위한 전반적인 요구사항에 대하여 기술함으로써 품질활동 및 관련결과가 계획된 사항에 부합되는지의 여부를 검증하고 품질시스템의 유효성과 적절성을 판단하는 것을 목적으로 한다.

적용범위

강하넷(이하 “당사”라 한다.)의 내부품질감사에 대하여 적용한다.

용어의 정의

내부품질감사

품질활동 및 관련결과가 품질시스템에 부합되는 지의 여부와 이 계획들이 효과적으로 실시되고 목표달성을 위해 적합한 지 여부를 결정하기 위한 체계적이고 독립적인 조사를 말한다.

품질감사원

품질감사를 수행할 수 있도록 자격 부여된 요원으로 내부품질감사 계획에 따라 품질감사 수행에 대한 책임을 갖는다.

피감사자

피감사조직

지적사항

품질감사시 발견된 문제점 중 시정조치하여 회신을 요하는 사항을 말한다.

책임과 권한

총무부서장

품질감사에 대한 총괄적인 책임이 있다.

감사원 자격을 부여한다.

품질감사의 계획수립, 실시, 시정 및 예방조치를 요청한다.

각 부서의 시정조치 결과, 감사결과를 취합하고 품질경영대리인에게 보고한다.

피감사부서의 시정조치 계획 및 결과를 확인한다.

품질감사원

감사계획에 따라 품질감사점검표(첨부 3)를 준비하고 감사를 주관한다.

감사 완료후 감사결과를 요약한 품질감사보고서(첨부 5)를 작성하여 총무부서장에게 보고한다.

감사계획에 따른 피감사조직의 감사점검표 작성, 감사수행 및 감사결과를 문서화한다.

감사에 필요한 사무실, 작업장, 현장인원 및 관련서류를 요구할 권한이 있다.

감사실시중 알게된 회사의 기밀에 속하는 내용을 누설, 공개 또는 남용해서는 안된다.

피감사부서장

품질감사원의 감사가 효율적으로 수행될 수 있도록 요구사항에 대해 적극 협조한다.

품질감사 지적사항에 대하여 시정조치계획을 수립하여 이행하고 그 결과를 총무부서장에게 문서로 통보한다.

업무절차

품질감사 계획

총무부서장은 품질감사일정표(첨부 1)에 년간 정기감사계획을 수립한다.

정기감사는 년1회 실시하며, 품질에 관련된 부서의 감사계획에 의거 감사를 실시한다.

비정기감사는 다음과 같은 경우에 시행할 수 있다.

(1) 조직의 변경, 품질시스템상 중대한 변화가 발생했을 경우

(2) 대표이사 또는 품질경영대리인의 특별지시가 있을 경우

(3) 품질관련 업무수행 중 중대한 결함이 예상되거나 발생했을 경우

(4) 시정조치 결과를 확인하기 위해 재감사가 필요한 경우

(5) 생산부서장 및 부서장의 요청이 있거나 기타 특수사정으로 인해 감사를 수행할 필요가 있을 경우

감사일정 수립 및 통보

(1) 총무부서장은 감사 내용 및 목적에 따라 실시 계획을 품질감사계획서(첨부 2)로 작성하여 대표이사의 승인을 득한다

(2) 품질감사계획서에는 피감사조직, 감사일자, 감사범위 및 목적, 해당요건, 해당문서, 감사팀인원, 이전 감사지적사항에 대해 명기한다.

(3) 총무부서장은 감사실시전에 피감사부서장과 정확한 감사일자와 시간에 대해 협의한 후 품질감사계획서(감사일정, 감사범위 및 목적)를 피감사 부서에 통보한다.

(4) 협의된 일정이 실행될 수 없을 경우 합의하에 연기하되 2주 이상 연기되지 않도록 한다.

감사팀 구성 및 교육

감사에 있어 총무부서장은 감사원을 선정한다.

품질감사원이 효율적인 감사를 수행하기 위해 피감사부서의 업무에 직접적인 책임이 없는 독립적인 인원이어야 하며 조직상의 자유와 충분한 권한을 가진다.

품질감사원의 교육은 교육훈련절차서(SQP-18-1)에 따른다.

품질감사원의 자격부여는 자격부여 절차서(SQP-18-2)에 따른다.

감사 실시

감사전 회의

(1) 감사팀은 피감사부서의 부서장을 포함한 부서원들과 감사 시작 전에 회의를 갖는다.

(2) 회의시 다음과 같은 사항들이 수행되어야 한다.

1) 감사팀 및 피감사부서원들의 소개

2) 감사범위의 확인

3) 감사일정의 설명

4) 기 실시된 감사 미결사항 협의

감사 진행

(1) 품질감사원은 감사를 실시하기 전에 피감사부서의 감사에 필요한 품질감사점검표(첨부 3)를 작성한다.

(2) 품질감사원은 준비된 품질감사점검표에 따라 감사를 진행한다.

(3) 품질시스템의 적합성에 대한 조사는 시스템개선에 반영되도록 하여야 한다.

(4) 품질감사원은 준비된 품질감사점검표(첨부 3)에 따라 객관적 증거를 확인하여야 한다.

(5) 감사는 품질감사점검표의 내용에만 국한될 필요는 없으며, 품질감사점검표에 없는 사항이라도 품질시스템에 위배되는 사항이 발견될 경우 그 사항에 대해 감사를 수행할 수 있다.

(6) 감사원은 지적사항을 품질감사지적보고서(첨부 4)에 기록한다.

감사후 회의

(1) 감사가 끝나면 피감사부서의 부서장을 포함하여 감사에 참여했던 부서원들과 감사결과에 대해 회의를 갖는다.

(2) 품질감사원은 감사중 지적된 문제점들을 설명하고 다음의 사항들에 대해 토의한다.

1) 감사결과에 대한 종합평가

2) 감사 지적사항 및 권고사항

3) 지적사항에 대한 시정조치 방법, 책임자, 일정협의

품질감사 보고

품질감사원은 품질감사점검표상의 지적사항을 품질감사지적보고서(첨부 4)에 작성후 회의 결과 내용을 정리, 작성하고 피감사부서장 확인후 해당부서에 시정토록 송부한다.

품질감사원은 감사종료 후 품질감사보고서(첨부 5)를 작성하고 품질경영대리인의 검토를 받아 대표이사에게 보고한다.

총무부서장은 승인된 품질감사보고서를 피감사부서에 배부한다.

품질감사 결과 처리

피감사부서장은 품질감사지적보고서 접수후 원인을 조사하고 시정조치 계획 및 일정을 7일 이내에 총무부서장에게 보고하여야 한다.

총무부서장은 피감사부서로부터 통보 받은 시정조치 내용이 적합한가를 다음의 사항에 따라 검토하고 승인한다.

(1) 대응방안이 적절한가?

(2) 감사에 지적된 문제점들에 대해 빠짐없이 시정조치가 계획되어 있는가?

내부품질감사의 결과는 경영검토 절차서(문서번호 SQP-01-1)에 따라 검토되어야 한다.

후속감사

시정조치가 완료된 후 감사자로 하여금 시정조치결과를 확인하도록 하여 조치가 완료되면 총무부서장은 품질감사지적보고서를 종결시킨다.

총무부서장은 시정조치되지 않은 감사 지적사항에 대해서는 시정이 완료될 때까지 지속적으로 관리한다.

시정조치 결과가 만족스럽지 못하거나 재발의 가능성이 있을 경우 품질경영대리인은 재감사를 지시할 수 있다.

차기 내부품질감사시 이전감사지적사항에 대해 점검 및 유효성을 확인하여야 한다.

품질기록

내부품질감사에 대한 기록은 품질기록 관리 절차서(문서번호 SQP-16-1)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

관련문서

경영검토 절차서 (문서번호 SQP-01-1)

품질기록 관리 절차서 (문서번호 SQP-16-1)

첨 부

품질감사 일정표 (첨부 1)

품질감사 계획서 (첨부 2)

품질감사 점검표 (첨부 3)

품질감사 지적보고서 (첨부 4)

품질감사 보고서 (첨부 5)

첨 부 1

품질감사일정표

첨 부 2

첨 부 3

품질감사 점검표

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첨 부 4

첨 부 5

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Email : kangha@daum.net