엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

 (강하넷)

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QP-06-04A-R.0 강하넷(주)

1. 목 적

본 절차서는 강하넷(주)에서 발행 또는 적용하는 업무관련 주요 관리문서 및 데이터가 해당 업무에 수행되는 모든 분야(조직 / 인원)에서 올바르게 활용되게 하기 위함이다.

2. 적용범위

본 절차서는 강하넷(주)에서 활용하는 업무관련 주요관리문서 및 데이터(이하 주요 관리문서)의 작성, 검토, 승인, 배포, 변경 및 유지관리에 대한 방법을 기술한다.

3. 책임사항

3. 1 각 조직의 책임자는 주요 관리문서의 효율적인 관리를 위해 조직내 문서관리책임자를 임명하여 총괄관리하고, 해당 조직에서 발행하거나 접수된 주요 관리문서가 올바르게 활용되도록 교육을 실시할 책임이 있다.

3. 2 문서관리책임자는 주요 관리문서의 배포, 접수 등 조직의 Filing System에 대한 유지 관리 책임이 있다.

4. 일반사항

4. 1 본 절차서에 따라야 하는 주요 관리문서의 유형은 강하넷(주)에서 업무에 대한 기준 또는 지침으로 사용되는 문서로서, 업무가 수행되는 모든 장소에서 해당문서의 유효본이 사용됨을 보장하기위하여 적절한 관리가 필요한 문서이다.

4. 2 주요 관리문서에 관하여 보다 세부적인 관리가 필요하거나 특정적으로 계약상 요구될 경우 해당 부서 및 현장은 주요문서 관리를 위한 별도의 절차를 수립, 이행할 수 있다.

4. 3 본 절차서에 따라 관리되어야 하는 주요 관리문서는 다음과 같으나 이에 제한되는 것은 아니며, 적용가능한 범위까지의 규격 및 발주처 도면과 같은 외부 문서가 포함된다.

(1) 사규

(2) 회사업무매뉴얼

(3) 회사업무절차서

(4) 부서업무절차서

(5) 업무지침서

(6) 공사(품질)관리계획서 / 작업지침서

(7) 발주처문서

(8) 구매문서

(9) 도면 / 시방서

(10) 협력업체 명부

(11) 법규 및 표준규격

(12) 개정관리되는 업무의 기준이 되는 문서 (데이터 포함)

4. 4 주요 관리문서는 읽기 쉽고, 날짜가 적히고, 식별이 용이하며 질서정연한 방법으로 관리되어야 한다.

4. 5 주요 관리문서는 인쇄본 형태이거나 전자매체와 같은 형태일 수 있다.

4. 6 회사업무매뉴얼 / 절차서를 포함한 주요관리문서는 항상 최신본으로 관리되어야 한다.

4. 7 본 절차서를 적용하는 주요 관리문서는 주요 관리문서 관리표(첨부 05-01)에 따라 작성자, 검토자, 승인자 및 배포처가 지정되어 발행되고 배포 관리되어야 한다.

4. 8 각 부서 / 현장에서 발행하거나 활용하는 조직내 주요 관리문서는 목록 및 개정현황을 나타내는 관리문서대장(첨부 05-02)에 등록하여 등록된 최신본만이 업무활동에 적용되여야 하며 도면은 별도대장으로 관리할 수 있다.

4. 9 발행된 주요 관리문서는 최종 승인자가 별도로 지정하는 경우를 제외하고는 최종 승인시점부터 유효한 것으로 간주한다.

4. 10 무효화 / 폐기된 문서는 잘못 사용됨을 방지하기 위해 발행처 또는 사용처에서 신속히 제거되거나 파기되어야 한다. 단, 주요 관리문서중 무효화 / 폐기된 구문서를 법적, 지식보존을 목적으로 또는 품질기록으로 보관하고자 할 때는 “참고용”으로 식별표시를 하며, 주요 관리문서의 발행조직은 구문서원본에 대하여 보존년한을 명기한 후 일정기간 보관한다.

4. 11 주요 관리문서의 발행조직은 추후 개정 및 배포를 위해 승인된 원본을 적절히 관리하여야 하고, 회사업무매뉴얼 / 절차서 개정별 원본은 품질보증팀에서 관리한다.

4. 12 본사의 각 조직이나 현장이 더 이상 존재하지 않게되거나 공사가 완료되어 철수를 하게되면 당시까지 적용한 회사업무매뉴얼 / 절차서는 품질보증부로 반납되어 재활용되도록 하여야한다.

5. 주요 관리문서의 작성, 검토 및 승인

5. 1 품질요건을 명시하거나 품질에 영향을 미치는 업무를 규정한 주요 관리문서는 발행전에 충분한 능력이 있고 권한을 가진 자에 의해 적합성이 검토되고 승인을 받아야 하며, 필요시 관련조직의 검토 및 협의를 받을 수 있다.

5. 2 발행된 주요 관리문서는 업무시스템의 효과적인 기능발휘에 필수적인 업무가 수행되는 모든 조직에서 즉시 활용되도록 교육 또는 배포 관리되어야 한다.

6. 주요 관리문서의 개정

6. 1 주요 관리문서의 개정은 특별히 지정을 하지 않는한 최초의 문서를 검토하고 승인했던 동일한 부서 / 조직에 의해 검토되고 승인되어야 한다.

6. 2 원래의 조직이 존재하지 않거나 기타 다른 이유로 지정된 조직이 문서의 개정을 검토, 승인하는 경우 문서작성 당시의 근거가 되는 기존자료를 확보하여야 한다.

6. 3 부분개정

6. 3. 1 원래의 목적과 의미가 크게 퇴색되지 않은 인쇄시의 오타나 기타 경미한 내용의 변경은 개정관리 절차를 밟지 않아도 되며, 관련 조 직에서 적절히 표시하여 적용하고 발행처 또는 배포처에 통보하여 추후 전면 개정시 참조하도록 하여야 한다.

6. 3. 2 개정의 내용이 1~2장에 국한되어 발생할 경우 업무의 효율성을 고 려하여 개정내용이 포함된 장만을 부분 개정하여 관리할수 있다.

6. 3. 3 부분개정이 발생하면 부분개정 목록표(첨부 06-02A)에 개정내역 및 필요한 기재사항을 기록한 후 문서 승인자의 승인을 득한후 부 분개정 목록표와 함께 배포하여 관리한다.

6. 3. 4 부분개정된 관리문서의 개정번호는 기존의 개정번호 뒤에 영문 알 파벳 대문자를 순서대로 부여하여 식별하며, 개정번호는 전면 개정 시에만 변경한다.

6. 3. 5 부분 개정 목록표는 목차와 본문 사이에 간지로 보관하고 전면 개 정시 개정내용을 반영한후 폐기한다.

6. 3. 6 이 외에 언급되지 않는 부분은 관리문서의 관리방법과 동일한 방법 으로 관리한다.

6. 4 6. 3항과는 별도로 실무수행과 관련하여 타조직이 발행한 주요 관리문서의 개정이 요구되면 해당 조직이나 담당자는 회사업무 개정요청서(첨부 05-04)에 기록하여 개정요구 내용을 발행처에 요청하여야 하고, 발행처는 변경여부를 결정하여 그 결과를 요청조직에 통보하여야 한다.

6. 5 회사업무매뉴얼 / 공사관리계획서의 개정은 목록표와 함께 장(section)별로 수행되어야 하며, 회사업무절차서, 부서업무절차서, 품질관리계획서, 각종 지침서 등의 문서개정은 해당 절차서, 지침서별로 이루어져 발행 및 배포 관리되어야 한다.

6. 6 문서의 개정시 변경사항은 밑줄을 그어 식별하여야 하며 변경요약을 표지의 변경사유에 명기하고 전면 개정시는 이를 생략한다.

7. 주요 관리문서의 배포

7. 1 주요 관리문서중 관리본이 발행 또는 변경 되었을 때 해당조직의 최종승인자는 문서 관리자로 하여금 관리문서대장에 등록하여 개정관리하고 관리문서배포대장(첨부 05-03)을 작성케하여 관련업무가 수행되는 지정된 배포처 또는 책임하에 있는 세부조직이나 인원에게 배포 관리하여 그 문서가 즉시 활용될 수 있도록 하여야 한다.

7. 2 주요 관리문서의 배포관리는 관리문서배포대장에 기록하고 관리번호를 부여한후 협조전, 업무연락 등에 의해 수행되어야 하며, 필요시 교육을 실시하고 그 근거를 기록으로 남겨야 한다.

8. 주요 관리문서의 접수

8. 1 주요 관리문서가 접수되면 문서관리자는 관리문서대장에 등록하여 Filing System에 따라 관리한다.

8. 2 각 조직의 책임자는 접수된 주요 관리문서가 올바르게 활용되고 즉시 적용될 수 있도록 조직원에게 회람, 전달교육 등 적절한 방법으로 교육을 실시하고 그 근거를 기록으로 남겨야 한다.

9. 주요 관리문서의 식별

9. 1 주요 관리문서는 독자적인 문서번호나 제목 등으로 구분되고 개정시에는 개정번호, 개정일자가 명확히 표시되어야 한다.

9. 2 주요 관리문서의 번호부여는 문서번호부여절차서(QP-07)에 따라 부여되고 식별되어야 한다.

9. 3 주요 관리문서중 관리본이라 함은 지속적으로 개정 관리하고 Up-Dating하여 지정된 배포처에 배포관리를 하여야 하며 업무에 바로 적용되는 문서를 말하고, 비관리본이라 함은 상기의 관리절차가 필요치 않고 업무에 적용시켜서는 안되며 단순히 업무 참고용으로 관리 되는 문서를 말한다.

9. 4 주요 관리문서의발행부서에서는 관리문서가 관리본일 경우 해당문서표지에 일련번호를 기입하고 관리본항에 “√”표시를 하여 배포한다. 단, 비관리본일 경우 비관리본항에 “√”표시를 하고 접수부서는 관리문서대장에 등록하지 않는다.

9. 5 국문본과 영문본으로 작성된 문서의 의미가 상충될 경우 국문본이 영문본에 우선한다.

10. 주요 관리문서별 관리절차

10. 1 회사업무매뉴얼

10. 1. 1 회사업무매뉴얼은 한권으로 합본되어 관리된다.

10. 1. 2 회사업무매뉴얼의 제정본 및 개정본은 품질보증부의 검토를 거쳐 품질보증팀장의 승인을 받는다.

10. 1. 3 관리본 회사업무매뉴얼은 항상 최신본으로 사용되어야 하고 원본은 품질보증부에서 관리한다.

10. 1. 4 품질보증부 품질기획담당은 발행된 회사업무매뉴얼을 지정된 배포처에 배포하여야 하고 배포처, 배포일자, 일련번호 등을 관리문서배포대장에 기록하고 관리한다.

10. 1. 5 품질보증팀장은 발주처의 요구시나 참고 또는 홍보를 목적으로 하는 회사업무매뉴얼은 비관리본으로 배포할 수 있다.

10. 1. 6 회사업무매뉴얼의 개정은 내부검토결과, 대표이사 / 품질경영책임자의 지시가 있을 때 또는 각부서 / 현장에서의 변경요청시 품질보증팀장이 판단하여 효율적이고 합리적이라고 인정될 때 목록표와 함께 장(section)별로 이루어지며, 현 개정번호는 목차상의 개정번호로 표시된다. 단, 전면 개정시에는 새로운 개정번호를 일괄적으로 부여할 수 있다.

10. 1 7 품질보증팀장은 필요시 승인된 회사업무매뉴얼의 국문본을 영문본으로 번역하여 배포 관리할 수 있으며, 원본은 품질보증팀에서 관리한다.

10. 2 절차서 / 지침서

10. 2. 1 회사업무절차서는 ISO 9002 규격의 요건이 적용되는 모든 부서, 현장에 주요 관리문서로 배포되어야 한다.

10. 2. 2 만약 실무수행과 관련하여 회사업무절차서의 변경이 요청될 때 각 부서장 / 현장소장은 변경 이유와 내용을 품질보증팀장에게 요청해야 한다.

10. 2. 3 각 부서에서 발행되는 부서업무절차서나 각종 지침서는 그 조직책임자의 승인에 앞서 품질보증팀의 검토에 의해 회사업무매뉴얼 / 절차서와의 일관성 여부를 확인하여야 한다.

10. 2. 4 부서업무절차서나 각종 지침서는 개정시 지정된 배포처 및 관련 조직에 배포 관리되어야 한다.

10. 3. 공사관리계획서 / 작업지침서

10. 3. 1 현장소장은 회사업무매뉴얼 / 절차서, 프로젝트 또는 계약요건에 따라 규정된 품질요건을 만족시키기 위한 공사관리계획서 및 필요시 현장작업지침서를 발행하고 본사관련 부서 / 현장에 배포하여야 하며, 발주처의 요구가 있거나 필요시 발주처에게도 배포할 수 있다.

10. 3. 2 계약서 검토후 특수공사와 관련된 특정의 품질수행, 인적, 물적자원 및 업무수행 등을 명시하는 별도의 절차가 요구될시 현장소장은 당사의 회사업무매뉴얼 / 절차서 및 해당 공사의 계약조건에 따라 공사관리계획서 외에 특수공정 계획서 또는 현장작업지침서 등을 작성하고 이행하여야 한다.

10. 3. 3 만약 공사관리계획서가 요구되지 않거나 필요하지 않으면 현장의 공사수행은 강하넷(주) 회사업무매뉴얼 / 절차서의 요건에 따라 수행한다.

10. 4 발주처문서

10. 4. 1 발주처에 의해 제공된 문서(예 : 계약서, 공사도면 / 시방서, 업무지시서 등)는 계약에 따른 공사 / 용역이 완료되는 시점까지 해당부서 / 현장에서 주요 관리문서로 취급 관리하여야 한다.

10. 4. 2 계약의 특성상 단기간 또는 사안에 따라 수시로 접수되어 관리되는 업무 / 작업지시서 등과 같은 발주처 문서는 관리문서대장에 기록하지 않고 별도의 절차를 수립하여 목록 및 접수 / 배포사항을 관리 할 수 있다.

10. 4. 3 발주처문서의 식별번호는 자체번호 사용을 원칙으로 하되 자체번호가 없을 경우 문서번호부여절차서(QP-07)에 따라 부여하거나 별도의 식별번호를 부여한다.

10. 5 도면 / 시방서

10. 5. 1 설계담당자는 도면 / 시방서에 대하여 필요한 검증 및 승인을 받아야할 책임이 있고, 승인 / 배포 상태가 표시되어야 한다. 또한 작성부서는 현재의 문서 개정상태를 나타내는 색인목록을 유지하여야 한다.

10. 5. 2 설계에 의한 도면 / 시방서는 설계주관부서에서 주요 관리문서로서 관리해야하고 관련부서에서 보관하고 있는 발주처 제공 도면 / 시방서는 참고용으로 보관한다. 단, 현장은 해당 공사의 도면 / 시방서에 대하여 주요 관리문서로서 자체관리하여야 한다.

10. 6 구매문서 / 협력업체 명부

자재구매용 사양서 및 도면, 자재청구서 등의 구매문서와 협력업체명부는 관련 절차서, 해당 부서업무지침서에 따라 관리된다.

10. 7 법규 및 표준규격

10. 7. 1 업무 수행상 법규 및 표준규격을 활용하는 조직은 해당법규 및 표준규격을 관리문서대장에 등록시키고 최신본으로 Up- Dating하여 관리하여야 한다.

10. 7. 2 국내법규의 최신 개정본에 대한 정보는 관보 또는 기타 방법에 의해 이용될 수 있어야하고, 직접적으로 영향을 받는 부서는 그 내용을 회람하거나 전달교육을 통해 부서원에게 숙지시켜야 한다.

10. 7. 3 이러한 문서들에 대한 식별번호는 문서번호부여절차서(UC -CWP-07)에 따라 부여하거나 별도의 식별번호를 부여한다.

10. 8 기타문서

10. 8. 1 주요관리문서와는 별도로 각 부서 / 현장에서 관리하는 각종 참고도서 또는 기술축적용자료 등은 자체의 식별번호 및 목록표 등을 작성하여 관리한다.

10. 8. 2 공사관련부서, 견적 / 입찰관련부서의 조직에서 사업성검토, 견적 / 입찰관련업무 또는 기술성 검토 등으로 일정기간 보유하고 있는 도면 / 시방서 등에 대하여는 자체 식별번호를 부여하여 관리한다.

11. 참 조

문서작성 절차서(QP-06)

문서번호부여 절차서(QP-07)

자재구매관리 절차서(QP-08)

12. 첨 부

첨부 05-01 : 주요 관리문서 관리표

첨부 05-02 : 관리문서대장

첨부 05-03 : 관리문서배포대장

첨부 05-04 : 회사업무 개정 요청서

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자료등록대장.xls

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우편물 발송대장

QP-4050-005 A4 (주)강하넷 1996. 03. 04 (Rev. 0)

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