엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

목 차

1. 적용범위 및 목적

2. 책임과 권한

3. 업무처리 절차

4. 기록 및 보관

5. 관 련 문 서

*. 업무분장 흐름도

1. 적용범위 및 목적

본 절차서는 당사의 조직 및 업무분장 절차에 대하여 적용하며 당사 구성원의 조직 및 업무분장을 명확히 함으로써 업무의 질서를 유지하고 각 부서의 책임과 권한을 분명히 하여 효율적이고 합리적인 운영을 도모하고, 품질경영시스템 운영에 대한 경영자의 방침 설정과 방침관리 절차에 대하여 적용하며 경영자에 의해 수립된 방침을 보다 효율적이고 체계적으로 관리하는데 그 목적이 있다.

2. 책임과 권한

2.1대표

품질방침 및 품질목표 설정

2.2 경영대리인

품질방침 및 품질목표에 따른 부서별 방침 추진 계획 및 실적 검토

2.3 관련팀장

2.3.1 품질방침 및 품질목표에 따른 방침 추진 계획 수립

2.3.2 방침 추진 계획에 따른 실적보고

2.4 공통 업무분장

2.4.1 승인된 처리방침에 입각한 소관업무의 운영 및 관리

2.4.2 소관업무의 예산통제에 관한 사항

2.4.3 소관부서에 지급 또는 배치된 설비, 비품, 기구들의 관리

2.4.4 소관업무에 필요한 조사연구 및 통계자료 등의 작성

2.4.5 소관업무에 관한 사내표준의 기안에 관한 사항

2.4.6 소관업무에 관한 문서의 기록, 유지, 보관 및 처리사항

2.4.7 소관업무에 관련된 정부 및 대외기관의 업무협의, 보고, 신청, 승인에 관한 사항

2.5 각 부서별 업무분장

2.5.1 관리부

1) 총무․경리 담당

① 인사에 관한 업무(승진, 승급, 급여관리, 인원수급)

② 업무용 차량관리

③ 은행업무

④ 현금출납 업무

⑤ 회계 장부 기록 및 관리

⑥ 대외문서 수발, 배포 및 보관

⑦ 사원의 복리후생에 관한 업무

⑧ 노사 관련 업무

⑨ 회사자산 관리

2) 영업업무

① 수주정보 수집, 평가 및 관리

② 계약(변경)사항 검토

③ 관련업체 정보 수집 및 분석

④ 거래선 관리

3) 구매 업무

① 자재 조달에 관한 업무

② 구매 문서 및 자료 관리

③ 구매품의 시장조사 및 견적조회

4) 사내표준화

① 사내 표준화 추진계획 입안 및 추진

② 사내 표준의 제정, 개정 등에 대한 총괄

③ 규격관리와 그 시행 상태의 점검

5) 환경관리

① 환경영향 평가

② 환경법규 관리

③ 환경 관련 내․외부 정보수집 및 검토

2.5.2 생산팀

1) 생산관리

① 제품생산 전반에 대한 업무

② 작업표준 수립 및 그에 따른 업무 실시

③ 생산 현장 내의 정리, 정돈

2) 설비관리(생산/검사)

① 설비의 사전정비 및 점검

② 설비고장의 분석 및 재발방지책 수립

③ 윤활관리 업무

3) 자재관리

① 자재구매 의뢰

② 창고관리

③ 자재재고 조사

4) 제품 및 출하관리

① 제품 출하 계획 및 납품 실시

② 납품 실적 정리

5) 대기, 소음․진동 등 일상 환경관리 및 배출시설 운영

6) 비상사태 대비 및 대응 업무 주관

2.5.3 품질관리부

1) 품질관리

① 자재의 수입검사에 관한 업무

② 공정 및 최종검사에 관한 업무

③ 부적합품의 식별 및 처리

④ 검사성적서의 작성 및 보관

⑤ 검사 데이터의 정리 및 통계적 분석

2)모니터링 및 측정장치의 관리

2.6 회사 조직 및 직급별 직무권한

2.6.1 조직

1) 업무조직

(1) 회사의 조직은 부표 1과 같다.

(2) 회사업무의 전문화 및 합리화를 위하여 필요에 따라 간부회의를 설치하여 업무를 담당할 수 있다.

2) 조직의 구성

회사의 기본 조직은 관리부, 생산팀, 품질관리부로 3팀을 둔다.

2.6.2 경영층

1) 대표

대표는 회사의 최고 책임자로서 최고 경영의사를 결정하고 회사업무 전반을 총괄하고 집행한다.

2) 기획팀장

대표를 보좌하고 회사의 관리업무 및 공장 생산업무를 총괄 수행한다.

2.6.3 사원과 직책

1) 사원의 구분

사원은 관리사원, 기능사원으로 구분한다.

2) 관리사원

일반관리 또는 기술계통의 관리부분에 종사하는 사원을 말한다.

3) 기능사원

특수한 기능을 보유하고 동 기능의 발휘를 주로 하는 사원을 말한다.

2.6.4 직무권한

1) 대표

(1) 경영방침의 결정 및 지시

(2) 회사의 주요한 기본계획(생산, 영업, 자금, 품질경영계획)의 결정

(3) 중요한 계약체결 및 변경에 관한 결정

(4) 자금의 회전 및 거래은행의 설정에 관한 사항

(5) 종업원의 인사문제 결정

(6) 기타 회사 제반 경영상의 최종 결정에 관한 사항

2) 기획팀장

(1) 각 부서를 총괄하고 부서의 업무활동을 조정, 통제한다.

(2) 대표를 보좌하여 회사운영에 원활을 기한다.

3) 팀장

(1) 기획팀장을 보좌하며 기획팀장의 명을 받아 소관업무를 총괄한다.

(2) 소관부서를 총괄하고 부서의 운영방침을 수립하여 실시한다.

(3) 개인별 업무 분장표에 의해 부서원의 개인별 업무분장을 실시하고 이를 승인한다.

(4) 부서 방침의 실시 및 평가업무를 수행한다.

(5) 소관부서의 사원을 지휘, 감독하여 타 부서와 유기적인 협조를 한다.

4) 팀원

팀장의 지휘, 감독 하에 상호간 협력하여 분장업무를 처리한다.

2.6.5 직무대행

공석기간이 장기간이거나 또는 기타 이유로 필요한 경우에는 직무대행의 인사명령을 발해야 한다.

3. 분무분장 업무처리 절차

3.1 업무수행의 원칙

3.1.1 회사의 구성원은 각자에 분장된 업무를 수행해야할 책임과 직무수행에 필요한 권한을 가진다.

3.1.2 회사구성원의 직무수행과 권한의 행사는 제반법규, 사내표준 또는 회사의 방침으로 규정되거나 지시된 범위 내에서 행사되어야 하며 그 결과에 대하여 상사에게 보고되어야 한다.

3.1.3 회사의 구성원은 직책에 따른 임무수행의 결과에 책임을 져야 한다.

3.1.4 본인의 직무를 대행시킬 때에는 위임사항에 대하여 감독이 책임을 지며 수임자는 위임자에 대하여 집행결과에 대한 책임을 진다.

3.2 지휘계통의 통일

3.2.1 조직은 계통적으로 편성하여 명령 또는 지휘경로를 명확히 하고 지휘계통의 통일을 기하여야 한다.

3.2.2 통일 직위에 명령할 수 있는 책임자는 원칙적으로 1인이어야 한다.

3.3 품질경영위원회 운영

3.3.1 위원회 구성

위원회는 위원장(대표) 1인, 간사(기획팀장) 1인 및 위원(각 팀장, 위원장이 위촉한 자)으로 구성한다.

3.3.2 위원회 심의사항

1) 중요 품질문제의 결정사항

2) 시스템 운영 및 경영검토 사항

3) 기타 위원장이 필요하다고 인정되는 사항

3.3.3 위원회 회의 및 의견

1) 위원회 소집은 구두 또는 문서를 발행하여 정기회의는 매월 1회, 임시회의는 위원장이 요청하거나 위원 2인 이상 요청이 있을 때 소집한다.

2) 위원회의 소집이 어려울 경우 회람으로 갈음할 수 있다.

3) 위원회의 재직위원 2/3이상 출석과 재직위원 과반수 이상의 찬성으로 의결한다.

3.3.4 회의내용 기록

1) 회의내용 기록은 회의록에 간사가 기록하여 참석자의 서명을 받는다.

2) 회람으로 회의를 대신할 경우 회의록이나 기안용지에 그 내용을 기록하여 대표의 승인을 득한 후 관련부서에 회람한다.

4. 방침관리 업무처리 절차

4.1 품질목표 입안

대표는 정부시책 및 주변 환경을 감안하여 매년 11월말까지 품질목표를 입안하여 해당팀장에게 목표 달성을 위한 방침 추진 계획을 수립하도록 한다.

4.2 부서별 방침 추진 계획 수립

4.2.1 해당팀장은 품질방침 및 품질목표에 따라 년도 방침 추진 계획서를 작성하여 매년 말까지 관리부로 송부한다.

4.2.2 기획팀장은 부서별 방침 추진 계획을 경영대리인에게 보고하고 대표의 승인을 얻는다.

4.3 방침의 전달

해당팀장은 품질방침 및 품질목표에 따른 방침 추진 계획을 부서원에게 설명하고 필요시 그 내용을 배포하며 전 사원들 간의 의사소통 및 중점 추진시책을 일관성 있게 이행하고 수행되도록 한다.

4.4 방침 추진 실적보고

해당팀장은 방침 추진 계획에 따라 실시한 후 분석하여 6개월마다 방침 추진 실적 보고서에 기록한 후 기획팀장에게 송부하며 기획팀장은 경영대리인에게 보고하고 대표의 승인을 얻는다.

4.5 평가 및 조치

평가 및 조치는 경영검토 절차서에 따라 수행한다.

5. 기록 및 보관

6. 관련문서

5.1 문서관리 및 기록관리 절차서(QP-401)

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1. 목적 및 적용범위

본 절차서는 당사의 품질/환경경영검토(이하 󰡒경영검토󰡓라 함)에 관한 책임과 권한

및 절차에 대하여 적용하며, 주기적인 경영검토를 통하여 품질./환경경영시스템의 지속

적인 개선, 적합성 및 효율성을 보장하는데 목적이 있다.

2. 용어의 뜻

2.1 품질 경영검토

품질경영체제의 적합성과 효율성을 지속적으로 보장하기 위하여 주기적으로 품질경영

체제에 대한 검토와 평가를 실시하는 것

2.2 환경 경영검토

환경경영체제의 적합성과 효율성을 지속적으로 보장하기 위하여 주기적으로 환경경영

체제에 대한 검토와 평가를 실시하는 것

3. 책임 및 권한

3.1 대표이사

(1) 품질방침 및 목표 제시

(2) 경영자검토 실시

3.2 이사

대표이사 부재시 업무 승계

3.3 경영자대리인

(1) 품질방침 시행여부, 목표달성여부, 시정 및 예방조치 시행여부 등을 부서별로 평가 하여 경영자에게 보고 후 유효성 검토

(2) 경영검토 자료 검토

(3) 회의결과 시정조치가 효율적으로 시행되도록 처리결과를 확인

3.4 관련부서장

(1) 품질방침 및 품질목표에 따른 세부추진계획 수립 및 시행

(2) 세부추진계획에 따른 시행결과 작성

(3) 품질방침 시행여부, 목표달성여부, 시정 및 예방조치 시행여부에 대한 시정조치

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4. 업무절차

4.1 경영검토

4.1.1 경영검토 사항

(1) 품질방침 시행여부, 목표달성여부, 시정 및 예방조치 시행여부

(2) 년간 매출현황, 품질현황

(3) 내부감사

(4) 불만 및 불량 현황

(5) 기타 품질시스템에 관련된 사항

4.1.2 절차

(1) 연구개발실장은 목표달성여부를 부서별로 평가하여 경영검토자료로 제출한다.

(2) 경영자대리인은 경영검토 정기회의 개최전에 정기회의 안건에 대한 경영검토자료를 경영자에게 보고하여 유효성을 검토하여야 한다.

(3) 해당부서장은 경영검토 결과에 따라 시정조치하고 그 결과를 연구개발실장에게 제 출하여야 한다.

4.2 경영검토위원회

4.2.1 구성

(1) 위원장

위원장은 대표이사로 하고 위원장의 부재시 부위원장이 대신한다.

(2) 부위원장

대표이사의 직속 하급자로 하되, 특별한 경우 대표이사가 지명한 자로 한다.

(3) 간사

연구개발실장을 당연직으로 한다.

(4) 위원

각 부서장 및 노조대표로 한다. 특별한 경우 위원장이 지명할 수 있다.

(5) 사무국

연구개발실에 사무국을 설치, 운영한다.

4.2.2 절차

(1) 회의 소집

1) 정기회의는 년 1회 개최함을 원칙으로 하며, 필요한 경우 임시회의를 개최할 수

있다.

2) 회의소집은 원칙적으로 의장이 소집하며 간사가 대행한다.

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(2) 회의

1) 정기회의

① 사내외 품질/환경감사의 부적합사항과 시정 및 예방조치 사항

② 품질/환경방침의 검토 및 수정

③ 품질/환경목표 및 세부목표의 달성 정도

④ 품질/환경경영체제의 적합성 여부(변화하고 있는 상황 및 정보에 따른 확인 및

검토)

⑤ 당사와 관련된 이해관계자의 요구사항 및 정보

⑥ 환경영향평가 및 환경경영계획 내역 검토

⑦ 기타 중대한 품질/환경영향을 예방 감소할 수 있는 방안

2) 임시회의

정기회의의 검토내용 중에서 사안에 따라 검토항목을 정하여 실시

(3) 회의록 작성

1) 경영검토회의 종료시 연구개발실장이 회의록(KH-4012-1)을 작성한다.

2) 작성된 회의록은 대표이사에게 보고한다.

(4) 승인

1) 대표이사는 경영검토회의 회의록을 승인한다.

2) 연구개발실장은 승인된 보고서를 관련부서장에게 회람 후 비치하여야 한다.

(5) 시행

관련부서장은 회의결과의 시정조치를 실시하여야 한다.

4.3 품질목표 관리

(1) 연구개발실장은 품질방침에 부합하는 연도별 품질목표를 품질목표검토서

(KH-4012-2)에 작성하여 부서장과 함께 검토한 후 대표이사의 승인을 받는다.

(2) 각 부서장은 품질목표를 달성하기 위한 품질경영계획서(KH-4012-3)를 작성하여 경 영자대리인의 승인을 받는다.

(3) 각 부서장은 품질경영계획에 따라 시행한 후 반기마다 그 결과를 품질경영실적보고 서(KH-4021-4)에 작성하여 경영자대리인에게 보고한다.

(4) 경영자대리인은 품질경영실적보고서의 내용을 검토, 달성정도를 파악하여 경영검토 자료로 제출한다.

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(5) 경영자대리인은 미제출부서, 계획대비 성과진척율이 50%미만인 부서는 시정조치를 요구한다.

(6) 시정조치를 요구받은 부서장은 시정 및 예방조치 절차에 따라 시정조치를 실시한다.

6. 기록관리

7. 첨부

(1) 회의록 (KH-4012-1)

(1) 품질목표검토서 (KH-4012-2)

(2) 품질경영계획서 (KH-4012-3)

(3) 품질경영실적보고서 (KH-4012-4)

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(부표1)

경영검토회의조직체계

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목표및추진계획 절차서

1. 적용범위

이 절차서는 회사의 모든 활동으로부터 발생하거나 발생가능성이 있는 중요한 위 험 요인을 개선하기 위한 목표 및 추진계획을 수립하여 지속적 개선을 유지 관리 하는데 적용한다.

2. 용어의 정의

2.1. 안전보건목표( Objectives )

회사 안전방침을 달성하기 위하여 위험성 평가 자료에 근거한 중요 위험작업등 록부에 의거하여 수립한 회사 전체가 달성하고자 하는 장기적, 포괄적, 전체적인 목표.

2.2 안전보건경영 추진계획( Programmes )

안전보건목표를 달성하기 위해 부서에서 수립하는 해당 항목별 세부실천 계획

2.3 중요 위험작업 등록부

위험성 평가 결과 도출된 중요한 위험(1, 2등급)으로 분류된 위험

3. 책임과 권한

3.1. 안전보건관리부서장

1) 회사 안전보건목표에 따라 목표 및 추진계획을 지속적으로 유지, 발전시킬 책임과 권한이 있다. 2) 안전보건목표 및 추진계획이 안전보건 관련 법규 및 기타 요건에 적합한지를 검토해야 할 책임과 권한이 있다.

3.2. 안전보건담당자

1) 각 부서의 목표, 위험성 평가 결과 등을 종합하여 목표 및 추진계획을 수립 하고 안전보건관리부서장의 승인을 득한 후 해당 각 부서로 통보한다.

2) 각 부서별 추진계획 달성현황을 집계하여 당사목표 달성도를 년 1회 마다 안 전보건관리 부서장에게 검토 자료로 보고해야 하며, 그 결과 변경 사유 발생 시 이를 처리해야 한다.

4. 업무절차

4.1. 중장기 목표 수립

1) 안전보건 담당자는 매년 말 차기년도 경영방침 및 경영계획에 의거 중장기 각 부서단위 안전보건목표 및 1개년 목표를 수립한다. 2) 각부서 단위 안전보건목표 및 1개년 목표 수립 시 다음의 사항을 검토 하여야 한다.

(1) 중장기 경영계획

(2) 1개년 안전보건 실적 추세

(3) 산재 및 공상 등 재해율 실적

(4) 관련 법규 등 기타 필요 사항

3) 안전보건관리부서장은 각 부서 단위 안전보건 중장기 목표 및 1개년 목표를 사장에게 보고하고 승인을 득한다.

4) 안전보건 담당자는 승인된 각 부서 단위 안전보건 중장기 목표 및 1개년 목표 를 전 부서에 통보한다.

4.2. 부서별 목표 및 전사 목표 수립

1) 관리감독자는 다음 사항을 검토하여 해당 부서의 년간 안전보건 목표를 수립 한다.

(1) 각 부서 단위 안전보건 중장기 목표 및 1개년 목표

(2) 위험성 평가 결과

(3) 전년도 산재, 공상 재해율 등 손실비용

(4) 안전보건 법규 및 그 밖의 요구사항

(5) 기술적 대안, 재정, 운영, 사업상의 요건과 이해관계자의 견해

2) 안전보건목표는 달성가능 하고, 측정 가능하여야 하며 안전보건방침과 일치 하여야 하며 지속적 개선에 대한 의지를 포함 하여야 한다.

3) 관리감독자는 해당 부서의 안전보건 목표를 주관부서로 통보한다.

4) 안전보건 담당자는 각 부서 안전보건목표를 취합하여 안전보건관리부서장에게 통보한다.

4.3. 안전보건 목표 감시 및 측정

각 부서별 안전보건 목표 달성에 대한 성과 파악은 성과측정 및 모니터링 절차 서에 따른다.

4.4. 안전보건 목표의 개정

1) 안전보건관리부서장은 다음의 경우 안전보건 목표를 개정한다.

(1) 중장기 경영목표 변경 시

(2) 관련 법규 및 기타 요구사항의 개정

(3) 안전보건 목표 감시 및 측정 결과 달성 가능성이 없는 경우

(4) 경영검토 결과 안전보건관리부서장의 지시

(5) 위험성 평가 재실시

2) 안전보건 목표 개정에 대한 검토 및 승인은 수립 시와 동일 절차로 진행한다.

5. 기록관리

이 절차서와 관련된 기록은 아래와 같이 관리하며 일반관리 사항은 기록관리절차 서(KH-454)에 따른다.

6. 관련 절차서

1) 위험성 평가 절차서(KH-431)

2) 성과측정 및 모니터링 절차서(KH-451)

3) 기록관리 절차서(KH-454)