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물품.자재 구매의뢰서

물품.자재 구매의뢰서

      물품/자재 구매의뢰서      
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1 장 총 칙

 

1(목적)이 규정은 강하넷(이하 "본 회사"라 한다)에서 물품을 구매(제조에 의한 구매 및 수리를 포함한다)함에 있어 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

2(물품의 정의)이 규정에서 "물품"이라 함은 현금, 유가증권, 부동산 이외의 것으로서 교육용, 사무용 등의 용도 및 종류에 구분을 하지 아니한 일체의 기계, 기구, 비품, 도서, 인쇄출판물, 소모품, 원자재, 유류 등을 말한다.

3(구매부서)모든 물품은 총무처 구매과에서 관장 구매함을 원칙으로 한다. 다음 각 호의1에 해당하는 경우에는 해당부서에서 구매할 수 있으며, 이 경우에도 구매절차 및 방법에 관하여는 당해 물품구매에 관하여 따로 정한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

1. 외자에 의한 실험실습기자재 및 기타 물품의 구매(실험관리과), 배정된 실험실습비에 의한 실험실습기자재의 구매(단과대학 및 대학원), 도서의 구매(중앙도서관), 보건기자재 및 약품의 구매(보건진료소), 인쇄출판물의 구매(출판부), 유물의 구매(박물관과 미술관) 등 특성물품의 구매에 대하여 주관부서가 명확한 경우

2. 긴급구매를 요하는 물품으로 지체없이 처리하지 않을 경우 본 회사의 학사운영에 현저하게 지장을 초래한다고 판단되는 물품을 구매하는 경우

3. 고도의 전문지식을 요하는 물품이거나 특정인의 기술, 용역, 설비나 시장성이 없는 희귀한 물품으로서 해당 부서에서 구매함이 타당한 경우

4. 각 부서에 배정된 용품비로 물품을 구매하는 경우

 

2 장 구 매

 

5(물품구매요구)해당 부서에서 직접 물품을 구매하는 경우를 제외하고는 물품을 구입하고자 하는 부서에서는 구매에 필요한 각종 절차에 소요되는 기간을 충분히 고려하여 물품구매요구서 (1호 서식)에 위임전결규정이 정하는 전결권자의 결재를 득하여 그 원본을 구매과에 제출한다.

물품구매요구서는 품명, 규격, 단위, 수량, 용도, 성능, 품질 등을 정확하게 기재하여 보유비품 대체여부를 확인받아야 하며, 필요한 경우 도면, 시방서, 제조회사의 물품설명서, 산출내역서 등을 첨부하여야 한다. 당해 부서에서 직접 물품을 구매하는 경우에도 또한 같다.

6(구매결의)물품을 구매할 때에는 그 물품의 가격을 조사하고, 입찰에 의한 계약 또는 수의계약 등의 구매방법을 결정한 후 구매결의서(2호 서식)를 작성한다.

구매결의서는 위임전결규정이 정하는 전결권자의 결재를 득한 후 원본은 지출을 위한 서류에 첨부한다

7(계약의 원칙)계약의 원칙은 사학기관 재무회계규칙 제35조의 규정에 따른다.

8(검수와 인수)납품된 물품은 구매요구 부서에서 검수 및 인수한다. 당해 부서에서 직접구매하는 경우에는 당해 부서에서 검수 및 인수한다.

물품의 검수와 인수는 일과시간 내에 하는 것을 원칙으로 한다.

검수자 및 인수자는 [사무용인 경우에는 신청직원이 인수를 하고 그 상급자가 검수를 하며, 교육용인 경우에는 신청교수가(전임강사이상) 검수 및 인수를 한다]납품된 물품이 발주한 물품과 품명, 규격, 수량, 품질 및 성능, 제조회사 등의 이상유무를 철저히 확인하고 검수에 합격된 물품에 한하여 검수 및 인수증에 확인 날인한다.

검수에 합격하지 못한 모든 물품은 납품자의 책임으로 관리 운송케 하여야 하며, 본 회사에서는 이에 관하여 어떠한 재정적 책임도 지지 않는다.

구매 부서는 발주서를 작성하여 납품업체에 교부하고, 구매요구 부서에서 인수 확인 날인한 검수 및 인수증에 등재 부서의 등재확인을 필한 후 지출을 위한 서류에 첨부한다.

9(재산등재)구매 부서는 구입한 물품 중 소모품을 제외하고는 납품일로부터 10일 이내에 해당 재산의 관리 부서에 통보하여 등재토록 하여야 한다.

등재를 필한 재산에 대한 서류에는 재산관리 부서에서 "등재필" 확인을 받아야 한다.

10(대금지불)물품대금은 제8조 및 제9조의 절차를 마친 물품에 한하여 지불하되 물품구매요구서, 구매결의서, 견적서, 세금계산서, 인수 및 검수증, 입찰 및 계약관계서류, 계약서, 품질보증서 등 물품구입과 관련한 일체의 서류를 첨부하여 청구한다.

 

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구매관리절차서

1. 목적

본 절차서는 당사 고객의 요구사항을 만족시키는 품질 수준을 달성하기 위해서 사용되는 구매품이 규정된 요구조건에 적합하게 구매관리 되고 있다는 것을 보증하는데 목적이 있다.

2. 적용범위

본 절차서는 제품생산에 직접 또는 간접적으로 사용되는 원부자재, 설비 및 소모품 등의 모든 구매품에 적용된다.

3. 용어의 정의

3.1. 원자재

제품생산 시 완제품을 구성하는 성분배합비상의 재료

3.2. 부자재

포장지, BOX 등과 같이 제품을 보조하여 유통, 보관 등을 용이하게 하는 자재

3.3. 소모품

제품을 제조하는데 부수적으로 소모되는 재료와 공무환경 관련 자재

3.4. OEM 제품

외부 거래업체에서 당사의 상표를 부착 생산하여 당사에 납품하는 제품

3.5. 협력업체

당사에 제품을 제공하는 조직으로 해당 자재의 생산 및 공급능력이 있는 자

3.6. 구매부서장

관리부서장, 생산부서장, 영업부서장을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1. 관리부서장

4.1.1. 구매관리 업무를 주관

4.1.2. 원부자재 및 소모품의 가격동향 파악

4.1.3. 협력업체 선정 및 관리

4.2. 영업부서장

4.2.1. 상품(OEM) 구매

4.2.2. 상품 구매업체의 선정 및 평가

4.3. 생산부서장

4.3.1. 설비의 구매

4.3.2. 설비 협력업체의 선정 및 평가

4.3.3. 설비의 품질검사

4.4. 연구개발실장

4.4.1. 설비를 제외한 구매품에 대하여 품질검사를 수행

5. 업무절차

5.1. 구매의 기본방침

5.1.1. 구매품의 품질확보

5.1.2. 체계적 구매 계획에 의한 적정 재고유지

5.1.3. 구매 가격의 적절한 책정

5.2. 협력업체의 선정

협력업체관리 절차서(KH-QP-706)에 따른다.

5.3. 가격결정 및 조정

5.3.1. 신규 구매품 발주의 경우에는 복수의 거래업체로부터 견적서를 청구하여 가격 및 제반조건을 검토한 후 합리적이고 경제적인 입장에서 결정한다.

5.3.2. 기존 거래처의 구매품인 경우에 있어서 구매가격의 인하가 기대되는 경우에는 거래업체의 견적서를 검토하여 경제적인 가격 수준으로 조정하도록 한다. 단, 기존 거래처의 가격조정이 불가능한 경우 구매처의 변경을 고려할 수 있다.

5.3.3. 가격결정 및 조정 시 품질의 변화(품질저하)를 초래해서는 안된다.

5.4. 구매계획

구매부서장은 구매품별로 적정재고 및 월 소요량을 산출하고 재고를 파악하여 구매를 계획한다.

5.5. 구매 계약

5.5.1. 신규업체

구매계약 체결은 원칙적으로 계약서를 작성하여 구매계약을 체결한다. 구매계약 체결에는 다음 사항을 문서화 해야한다.

(1) 계약일자

(2) 품명, 수량, 단가, 금액

(3) 품질보증 조건 및 지불조건

(4) 품질규격 및 검사규격

(5) 군납 제품에 관련되는 구매품은 정부 품보원의 요구가 있을 경우 외주업체 시설에서의 정부품질보증활동 보장 내용 포함

(6) 기타 구매에 필요한 사항(납기, 출하방법 등)

5.5.2. 기존업체

(1) 협력업체의 사업자 등록 변경이나 품목 추가시 갱신 계약을 체결한다.

(2) 품질규격 및 검사규격 등 제품 품질에 영향을 미치는 조건이 변경되었을 경우 또는 별도의 계약 체결 없이 계속 거래해온 업체인 경우에는 서면으로 품질규격 및 검사규격을 통보해야 한다.

5.6. 발주 및 검증

5.6.1. 구매품의 사용부서는 구매요구서(첨부 1)를 작성하여 구매부서에 요청한다.

5.6.2. 구매부서장은 구매요구서에 의하여 구매품의서(첨부 2)를 작성하여 대표이사의 승인을 득하고 전화 또는 FAX로 구매처에 물품을 발주한다.

5.6.3. 구매부서장은 구매품의 입고수량을 구매계약과 일치하는지의 여부를 확인하여야 한다.

5.6.4. 모든 입고된 구매품은 검증을 위해 연구개발실장 또는 생산부서장에게 검증을 요청하여야 한다.

5.6.5. 군납 제품에 관련되는 구매품은 정부 품보원의 요구가 있을 경우 외주업체 시설에서 구매품의 품질을 정부품질보증 활동을 통하여 검증해야 한다.

6. 품질기록

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(문서번호 : KH-QP-403)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

기 록 명

양식 번호

보존년한

보관부서

구매요구서

QP-705-1

3년

사용부서, 구매부

구매품의서

QP-705-2

3년

구매부

표준계약서

QP-705-3

3년

관리부

7. 관련문서

7.1. 문서관리 절차서 (문서번호 KH-QP-402)

7.2. 기록관리 절차서 (문서번호 KH-QP-403)

7.3. 내부감사 절차서 (문서번호 KH-QP-802)

8. 첨부

8.1. 구매요구서 (첨부 1)

8.2. 구매품의서 (첨부 2)

8.3. 표준계약서 (첨부 3)

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