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문서번호

KH-401

표준 문서관리 절차서

REV. : 0

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품 질 문 서 제 . 개 정 이 력 표

순번

.개정일

개정#

작성부서

작성자

주 요 개 정 내 용

검토

승인

식별

1

 

2011.12.10

 

0

관리부

 

-

 

 

-

2

 

 

 

 

 

 

 

󰆲

3

 

 

 

 

 

 

 

󰆳

4

 

 

 

 

 

 

 

󰆴

5

 

 

 

 

 

 

 

󰆵

6

 

 

 

 

 

 

 

󰆶

7

 

 

 

 

 

 

 

󰆷

8

 

 

 

 

 

 

 

󰆸

9

 

 

 

 

 

 

 

󰆹

10

 

 

 

 

 

 

 

󰆺

 

 

󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚

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1. 적용범위

 

본 절차서는 ()강하넷(이하 회사라 한다)의 품질시스템에 관련된 사내

표준의 관리에 대한 책임과 권한, 방법 및 절차에 대하여 규정한다.

 

2. 목적

 

본 절차서는 품질문서와 품질자료에 대한 관리절차를 규정함으로써 효과적으로 운영

및 유지하는데 그 목적이 있다.

 

 

3. 용어의 정의

 

3.1 문서(DOCUMENT)

 

품질시스템의 내용을 기술한 문서로서 품질매뉴얼, 품질절차서, 표준 및 도면등의

품질시스템과 직접적인 관련이 있는 문서.

3.2 관리본(Controlled copy)

 

문서가 제정되어 발행된 후 그 개정본이 계속적으로 배부됨으로써 항상 최신본이

유지되는 문서.

 

3.3 비관리본(Uncontrolled copy)

 

문서가 발행된 이후 그 개정본이 배부되지 않는 참고용 문서.

 

 

4. 책임과 권한

4.1 관리부서장

 

4.1.1 표준문서의 제.개정 관리 주관

4.1.2 표준문서의 승인 신청 및 관련부서에 배포

4.1.3 배포 문서의 이력관리 및 개정관리 (최신본 관리)

4.1.4 사내 표준문서의 유지관리 / 사외 표준문서의 관리

 

󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚

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5. 관리절차

 

5.1 사내 표준문서의 관리

 

5.1.1 문서번호 부여기준

 

품질매뉴얼

 

QM

) 각 항에 대한 설명은 다음과 같다.

Q M : 매뉴얼 (Quality Manual)

 

품질절차서

 

KH

-

X

Y

Y

 

) 각 항에 대한 설명은 다음과 같다.

 

KH : 품질절차서 (Quality Procedure)

X : ISO 9001:2008 규격의 대분류 번호, Y Y : 일련번호

대분류 번호

내 용

4

품질경영시스템

5

경영책임

6

자원경영

7

제품실현

8

측정, 분석 및 개선

 

품질표준류

 

Q

I

-

X

Y

Y

) 각 항에 대한 설명은 다음과 같다.

 

Q I : 품질표준 (Quality Instruction)

X : 중분류, ) 1 - 작업표준, 2 - 검사 및 시험표준, 3 - 업무표준

Y Y : 소분류, 일련번호에 의해 설정한다. 필요시 세부 분류를 할 수 있음

 

󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚

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5.1.2 문서의 작성 및 검토, 승인

 

문서의 구분

작 성 자

검 토 자

승 인 자

품질 매뉴얼

생산관리부서장

품질경영자

대리인

(이사)

대표이사

품질 절차서

관리부서장

작업표준

생산관리부서장

Q C 공정도

생산관리부서장

일반표준(취업등)

관리부서장

검사 및 시험표준

생산부서장

영업부서장

 

 

5.1.3 문서의 제,개정 방법

 

최초 제정시 담당부서장은 문서의 초안을 작성하여 관리부서로 송부해야

하며 관리부서는 1차 검토한 후 이상이 없을 경우 2차 관련부서에 회람을

통해 상호 의견을 수렴하고 그에 대한 이의가 없을 경우 상기 기준에 따라

최종적 검토 및 승인을 받아야 한다.

개정의 절차도 위와 동일하게 진행하여야 한다. 또한 생산관리부서장은 승인

된 문서에 대해 "문서양식관리대장(KH-401-01)"에 기록하여야 한다.

 

5.1.4 문서의 개정표시 방법

 

개정을 표시하는 방법은 개정내용을 포함한 문장 또는 삭제된 부분의 좌측

앞에 영문 알파벳(상자형: 󰍽,󰍾,󰍿,..)으로 표시하며, 개정표시는 가장 최

근의 개정표시만 식별표시하고 이전 개정식별은 삭제한다.

 

5.1.6 양식의 제,개정 방법

 

양식의 제정 및 개정의 경우 해당 양식 위에 관련 부서의 협의 서명을 통해

제정, 개정 및 폐지를 한다. 또한 관리부서장은 사용서식의 개정이력을

"문서양식관리대장(KH-401-01)"에 기록하여야 한다.

 

 

󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚

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5.1.7 문서의 배포

 

생산관리부서장은 발행된 문서를 관련부서에 배포하고문서양식관리대장

(KH-401-01)“에 기록하여 배포하여야 한다.

배포시 관리본, 비관리본 식별을 명확히 하여 배포하며 구본과 교체하고

구본은 오용됨을 방지하기 위하여 식별 가능한 방법으로 구본표시를

하거나 즉시 폐기하여야 한다.

 

 

5.2 일반공문(팩스,우편물)의 발송 및 접수

 

관리부는 외부에서 팩스, E-Mail등 업무와 연관된 공문이 접수되면 일반공문

접수대장(KH-401-02)"에 기록한 후 해당부서에게 전달하여야 한다.

공문이 해당부서로 직접 접수되는 경우에는 상기와 동일하게 관리대장을 운영

하여야 한다.

또한 공문을 외부에 발송하는 방법도 접수 절차와 동일하게 운영하여 일반

공문 발송대장(KH-401-03)"에 기록하여야 한다.

 

5.3 기안 및 회의록 관리 절차

 

해당부서는 기안 및 회의를 자체적으로 실행 및 관리할 수 있으나 필요시, 사본을

관련부서로 통보하여 정보를 상호 공유하여야 한다.

 

 

 

6. 식별 및 표시

 

6.1 구문서의 원본 또는 사본을 참고로 보관할 경우에는 아래의 표식과 같이 문서에

붉은색 스템프로 참고용이라 식별한 후 보관할 수 있다.

 


 

 

 

 

󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚

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6.2 일반공문의 식별

 

일반공문의 발송 및 접수 시 아래와 같이 식별하여 접수 및 발송일자와 번호를

부여하고 그 내용을 일반공문접수대장또는 일반공문발송대장에 기록하며

해당문서가 보관되어 있는 파일명을 명시하여 추적이 가능하도록 한다.

 

 

 

 

7. 기록

 

이 규정의 이행에 따라 발생되는 품질기록은 다음과 같이 관리한다.

NO

품 질 기 록 명

서 식 번 호

보관 및 보존년한

보관책임자

1

문서관리대장

KH-401-01

3

생산관리부

2

일반공문 접수대장

KH-401-02

3

관리부

3

일반공문 발송대장

KH-401-03

3

관리부

4

회의록

KH-401-04

3

관리부

5

기안지

KH-401-05

3

관리부

6

기타서류

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚󰠚

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