기록관리절차서

강하넷(주)	품질/환경경영 절차서	표준번호	KH-4161
		제정일자	2003. 1. 2
	기 록 관 리	개정번호	5
		페 이 지	1/4

 

 

1. 목적

본 절차서는 품질/환경경영 시스템이 효과적으로 운영됨을 입증하고 계획된 목표에의

충족정도를 나타내기 위함이다.

2. 적용범위

본 절차서는 당사의 품질/환경에 영향을 미치는 기록들인 품질/환경기록(이하 기록이라 한다)의 관리에 대하여 적용한다.

 

3. 기록의 구분 및 관리대상

3.1 품질기록

품질시스템의 각 업무요소가 효과적으로 수행되었음을 증빙하고 요구되는 품질의 달 성을 나타내는 공식기록으로 품질기록의 대상은 다음과 같다.

3.1.1 경영자 책임

1) 경영자 검토 및 지적사항과 시정조치 기록

2) 품질시스템 유지에 요구되는 자원 및 인원의 파악 내역 기록

3.1.2 품질시스템

1) 품질시스템 관련 문서의 배포기록

2) 품질시스템 문서의 제정, 개정, 시행, 폐기일자 등에 관한 기록

3.1.3 계약검토

1) 고객과의 +계약검토 기록

2) 계약검토상 요구사항 중 수정사항 및 합의 내역

3.1.4 구매

1) 외주업체의 평가 및 선정내역, 외주업체 등록 및 승인 목록

2) 구매품에 대한 검사기록

3) 구매자 공급제품에 대한 검사 기록

3.1.5 제품의 식별 및 추적성

최종제품의 부적합원인 조사가 가능하도록 원부재료, 공정간제품 및 최종제품의 식 별 기록

3.1.6 공정관리

공정을 관리상태로 유지하기 위해 취해진 운전일지 및 시정조치기록

3.1.7 검사 및 시험

수입, 공정간, 최종제품 시험성적서 및 검사 기록

3.1.8 검사, 측정 및 시험장비

1) 검사, 측정 및 시험장비의 검교정기록

2) 주요보전기록

QP-4022-1 강하넷(주) A4(210×297)

강하넷(주)	품질/환경경영 절차서	표준번호	KH-4161
		제정일자	2003. 1. 2
	기 록 관 리	개정번호	5
		페 이 지	2/4

 

 

3.1.9 부적합품의 관리

1) 부적합제품의 파악, 평가, 처분기록 및 관련부서에 발행한 보고서

2) 특채승인, 재작업, GRADE변경, 폐기 등의 기록

3.1.10 시정 및 예방조치

1) 부적합 형태별 시정초지 내역

2) 부적합품 및 관련분석의 조사기록(취해진 시정/예방조치 기록 및 얻어진 결과)

3.1.11 품질기록

획득한 요구 품질수준의 실증과 품질시스템 실행을 위한 품질기록

3.1.12 내부품질감사

1) 수행된 내부품질감사 기록, 지적사항 및 취해진 시정조치에 대한 기록

2) 내부품질감사 결과에 따른 절차서의 변경기록 및 실시 결과 기록

3.1.13 교육훈련

1) 품질에 영향을 미치는 업무에 참여하는 인원의 내역

2) 인원의 교육훈련 내역

3) 실시한 교육훈련결과 기록

3.1.14 서비스

고객불만 접수현황, 취해진 시정조치의 기록

3.1.15 형상관리

형상관련 자료

 

4. 책임과 권한

4.1 주관부서

기록관리의 주관부서는 연구개발실로 하며 그 임무는 다음과 같다.

1) 기록의 식별 및 보존 관리

2) 기록의 유지 및 폐기 관리

4.2 해당부서

각 부서는 기록의 작성, 수집, 색인, 파일링, 보관업무를 수행한다.

 

5. 업무 절차

5.1 식별

기록의 식별은 기록목록대장(QP-4161-1)에 식별하여 관리한다.

5.2 수집

기록은 기록 완료시 부서 실정 및 기록 양에 맞게 년별로 작성자가 수집한다.

 

 

QP-4022-1 강하넷(주) A4(210×297)

강하넷(주)	품질/환경경영 절차서	표준번호	KH-4161
		제정일자	2003. 1. 2
	기 록 관 리	개정번호	5
		페 이 지	3/4

 

 

5.3 색인

여러 양식의 기록들을 한데 묶어 관리할 경우에는 색인목록을 작성하고 단일양식으로

기록을 관리할 경우에는 색인목록을 작성하지 않는다.

5.4 열람

모든 기록은 부서로 지정장소에 보관 관리하여 필요시 열람이 가능하도록 해야 한다.

5.5 파일링

5.5.1 파일링 기간

통상 1년 단위로 수집된 기록을 묶어 파일링 하며 기록 양이 많을 경우 1년 이내 의 기록을 파일링 할 수 있다.

5.5.2 파일링 표시

파일링된 기록은 보기 쉬운 곳에 제목, 작성기간, 보존기간, 보관부서를 표시하여야

한다.

5.6 보관

5.6.1 기간

각 기록의 보관기간은 1년으로 하고 보존기간은 해당 절차서에 명시된 기간으로 한다.

5.6.2 방법

1) 보관할 기록은 각 부서별로 지정장소에 보관한다.

2) 각 부서장은 보관기간이 경과된 기록을 연구개발실에 인계하고 연구개발실장은 그 내용을 보존문서관리대장(QP-4161-2)에 기록하여 관리하여야 한다.

5.7 유지

5.7.1 분실 및 훼손 방지

각 부서장은 기록을 지정장소에 보관하고 이를 확인하여 분실 및 훼손되지 않도록

관리해야 한다.

5.7.2 기록 정정

기록을 정정할 때에는 다음조건을 준수하여 실시한다.

1) 기록주관부서 통제하에 실시한다.

2) 최초 작성자가 정정하되, 정정사유를 그곳에 명시한다.

5.8 폐기

연구개발실장은 보존기간이 경과된 기록을 폐기전에 보존문서관리대장의 확인란에 작성 부서장의 확인을 득하고 폐기한다.

 

QP-4022-1 강하넷(주) A4(210×297)

강하넷(주)	품질/환경경영 절차서	표준번호	KH-4161
		제정일자	2003. 1. 2
	기 록 관 리	개정번호	5
		페 이 지	4/4

 

 

6. 기록관리

기 록 명	양식번호	보관부서	보존기간	비 고
기록목록대장	QP-4161-1	연구개발실	폐기시까지
보존문서관리대장	QP-4161-2	연구개발실	“

 

7. 관련표준

1) 사내표준관리 절차서 (KH-4021)

2) 문서 및 자료관리 절차서(KH-4051)

 

8. 첨부

1) 기록목록대장(QP-4161-1)

2) 보존문서관리대장 (QP-4161-2)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

QP-4022-1 강하넷(주) A4(210×297)

 

기 록 목 록 대 장

 

 

양식번호	기 록 명	보관부서	보존기간	비고
QP-4012-1	회의록	연구개발실	5 년
QP-4012-2	품질목표검토서	“	“
QP-4012-3	품질경영계획서	“	“
QP-4012-4	품질경영실적보고서	“	“
QP-4021-1	사내표준승인서	“	폐기시까지
QP-4021-2	문서관리대장	“	“
QP-4021-3	양식관리대장	“	“
QP-4031-1	계약검토서	영업부	3 년
QP-4051-1	외부문서관리대장	연구개발실	폐기시까지
QP-4061-1	구매요구서	자재과	1 년
QP-4062-1	거래업체평가표	“	평가유효시까지
QP-4062-2	거래업체등록신청서	“	등록유효시까지
QP-4062-3	거래업체관리대장	“	“
QP-4091-1	생선묵공정관리일지	생산부	1 년
QP-4091-2	핫바공정관리일지	“	“
QP-4091-3	식육패티공정관리일지	“	“
QP-4091-4	돈까스공정관리일지	“	“
QP-4091-5	소시지공정관리일지	“	“
QP-4091-6	면류공정관리일지	“	“
QP-4091-7	맛어묵공정관리일지	“	“
QP-4091-8	김치류공정관리일지	“	“
QP-4091-9	생선까스공정관리일지	“	“
QP-4092-1	기계이력카드	공무환경과	폐기시까지
QP-4092-2	제조설비점검일지	생산부	1 년
QP-4012-1	점검수리기록카드	공무환경과	폐기시까지
QP-4093-1	위생점검일지	연구개발실	1 년
QP-4093-2	위생교육일지	“	3 년

QP-4161-1 R.0 강하넷(주) A4(210×297)

 

 

기 록 목 록 대 장

 

 

양식번호	기 록 명	보관부서	보존기간	비고
QP-4101-1	수입검사성적서	연구개발실	3 년
QP-4101-2	제품검사성적서	“	“
QP-4101-3	원부재료검수대장	“	“
QP-4111-1	년간검교정계획서	“	“
QP-4111-2	검사설비관리대장	“	영 구
QP-4111-3	검사설비점검일지	“	1 년
QP-4131-1	부적합품통보서	“	3 년
QP-4131-2	부적합품발생원인분석	생산부	3 년
QP-4141-1	시정/예방조치요구서	연구개발실	3 년
QP-4141-2	시정/예방조치관리대장	“	3 년
QP-4151-1	자재보관상태평가보고서	“	1 년
QP-4151-2	제품평가상태평가보고서	“	1 년
QP-4161-1	기록목록대장	연구개발실	폐기시까지
QP-4161-2	보관문서관리대장	“	3 년
QP-4171-1	년도내부감사계획서	“	“
QP-4017-2	내부감사일정계획서	“	“
QP-4171-3	내부감사체크리스트	“	“
QP-4171-4	감사지적보고서	“	“
QP-4171-5	내부감사보고서	“	“
QP-4181-1	교육훈련계획서	“	“
QP-4181-2	교육훈련기록부	“	“
QP-4181-3	교육훈련이수보고서	“	“
QP-4181-4	개인별교육기록카드	“	영 구
QP-4191-1	불만접수처리대장	영업부	3 년
QP-4191-2	불만처리보고서	“	“
QP-4191-3	불만처리통보서	“	“

QP-4161-1 R.0 강하넷(주) A4(210×297)

 

 

보 존 문 서 관 리 대 장

 

부서명 :

문 서 철 명	작성기간	보존기간	폐기년도	확인	비고

QP-4161-2 R.0 강하넷(주) A4(210×297)