기록관리 절차서

 기록관리 절차서

 

A. 작성, 검토 및 승인

 

▣ 문서 식별

 

관 리 본	Q M -
비관리본	관리처 :

 

 

▣ 본 품질절차서는 T-Cross의 품질경영 방침에 따라 다음 책임자에 의해 작성(개정), 검토 및 승인이 되어야 효력이 있다.

 

구  분	부 서 명	직    책	성    명	서    명	일    자
작성(개정)	영업지원부	부 서 장			04. 07. 01.
검     토		품질경영대리인			04. 07. 01.
승     인		대표이사			04. 07. 01.

 

 

▣ 합       의

 

부  서  명
성      명
서      명
일      자

 

 

▣ 회       람

 

성      명
서      명
일      자
성      명
서      명
일      자

 

 

 

B. 목차 및 개정 현황

 

개정번호	개정일자	개정내용	개정사유

 

 

 

 

1. 목적

 

규정된 요구사항의 적합성과 품질시스템의 효과적인 운영을 입증하고 기술 축적을 위한 기록의 제공을 목적으로 한다.

 

 

2. 적용범위

 

품질시스템의 유지 관리 결과 발생하는 품질 기록의 식별, 수집, 색인, 파일링, 보관, 보존, 처분 및 관리에 대하여 적용한다.

 

 

3. 용어의 정의

 

3.1.  품질 기록
품질시스템의 이행 결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 서류로서 제품 및 품질시스템 활동의 객관적인 증거를 말한다.

3.2.  보존/보존년한
"보존"이라 함은 이관된 문서/자료를 처분 때까지 소정의 기간 동안 문서고에서 관리하는 것을 말한다.  "보존년한"이라 함은 이에 소요되는 기간을 말한다.

3.3.  이관
보관기간이 경과한 문서/자료로 문서고에 넘기는 것을 말한다.

3.4.  처분
보존년한이 경과한 문서를 처분하는 것을 말한다.

 

 

4. 책임과 권한

 

4.1. 영업지원부서장
품질 기록을 위한 문서고를 유지 관리하며, 각 부서의 요청을 받아 품질 기록을 보존한다.

4.2.  각 부서장

 

4.2.1.  업무 수행과정에서 발생된 품질 기록의 식별, 수집, 열람, 색인, 파일링의 관리와 보관/보존년한을 결정할 책임과 권한이 있다.

4.2.2.  보존기간이 경과된 기록의 대해 본 절차서에 따라 처분할 책임이 있다.

 

 

5.  업무절차

 

5.1. 관리대상 품질 기록 및 보존기간
당사에서 관리하는 품질기록의 대상은 다음과 같으나 이에 국한되지는 않는다. 또한 보존기간은 최소한의 보존기간이며 상황에 따라 조정될 수도 있다.

 

5.1.1.  경영검토 기록                                                                             - 5년

5.1.2.  능력, 인식 및 교육훈련 기록                                          - 3년

5.1.3.  제품실현 기획기록                                                         - 3년

5.1.4.  계약검토 기록                                                                             - 3년

5.1.5.  외주업체 평가 기록                                                                     - 3년

5.1.6.  생산 및 서비스 프로세스에 대한 유효성확인 기록                        - 3년

5.1.7.  추적성관리 기록                                                                          - 3년

5.1.8.  고객자산관리 기록                                                                       - 3년

5.1.9.  내부감사 기록                                                                                          - 3년

5.1.10.  제품에 대한 모니터링 및 측정 기록                                          - 3년

5.1.11.  부적합품관리 기록                                                                    - 3년

5.1.12.  시정조치 기록                                                                                        - 3년

5.1.13.  예방조치 기록                                                                                        - 3년

5.1.14.  기타 업무 수행 중 발생된 고객 요구 기록 및 당사 관리 기록     - 1년

 

5.2.  식별

 

5.2.1.  각 부서장은 품질 활동을 통하여 발생되는 관리대상 품질 기록을 제품 또는 적용된 작업과의 관계를 관련업무 단위로 식별 및 검색이 용이하도록 한다.

5.2.2.  품질기록은 원본, 사본, 전산에 의해 관리되는 기록 모두를 인정한다.

 

5.3. 수집 및 색인

 

5.3.1.  품질기록의 수집은 발생순서에 따라 수집하고 파일의 색인목록표에 순서별로 기입한다.

5.3.2.  일반적인 품질기록 파일링의 분류코드는 ISO 9001(2000)의 요건에 따른다.

          예) MS - 1    또는   MS - 11

          ‘MS’는 ISO 9001의 요건 "4. 품질경영시스템"에 해당한다. (문서번호)

‘1’ ‘11’은 해당 요건의 일련번호를 기입한다.

5.3.3.  단, 양식의 특성상 상기의 방법이 곤란한 경우 간편하게 양식번호로 파일링 할 수 있다.

5.3.4.  프로젝트별 파일은 프로젝트에 관련된 기록을 모두 파일할 수 있으며 상기 5.3.2.항과는 별도의 형태를 가질 수 있다.

 

(1)  파일명 : 프로젝트명

(2)  분류코드 : 프로젝트번호

 

5.3.5. PC 데이터 관리

 

(1)  각 PC의 파일은 다음과 같은 디렉토리관리를 하여야 한다.

①  공유 파일은 [My Documents] 디렉토리에서 관리되어야 한다.

②  파일의 종류별로 세부 디렉토리를 나눠 관리하여야 한다.

③  이미지(그림) 파일을 문서나 기록에 같이 보관시는 한 개의 파일에 같이 보관되도록 하여야 한다.

④  모든 디렉토리는 20개의 파일이 넘지 않도록 세부 디록토리들이 결정되어야 한다.

(2)  공통으로 사용되는 자료는 모두 공유하여야 한다.

(3)  문서(품질매뉴얼, 품질절차서, 품질지침서, 시방서 등)의 공유는 관리자 외의 인원이 임의로 개정/수정하지 못하도록 읽기 권한만 부여하여야 한다.

(4)  기록은 필요한 경우를 제외하곤 모두 읽기 및 쓰기 권한이 부여되어야 한다.

 

5.4. 파일링

 

5.4.1.  품질기록은 검색 및 열람이 용이하도록 파일링 되어야 한다.

5.4.2.  품질기록은 매 건마다 1건으로 묶어서 편철하되 그 발생 완결순으로 최근 품질 기록이 위로 오도록 파일링 한다.

5.4.3.  문서를 철하는 방법은 좌철을 원칙으로 하며 경우에 따라 상철도 허용한다.

5.4.4.  규격은 A4 Size를 기준으로 하고 그 외 규격은 경우에 따라 A4 Size로 축소 또는 확대 복사하여 철한다.

 

5.5.  보관 및 보존

 

5.5.1.  보관

 

(1)  품질 기록은 노화 또는 손상을 방지하고 분실을 방지하는데 적합한 환경을 갖춘 시설 내에서 쉽게 검색 가능하도록 보관하여야 한다.

(2)  품질 기록은 해당 부서장의 허락 없이 제거되거나, 외부로 반출되어서는 안된다.

(3) 컴퓨터의 기록관리

①  컴퓨터는 컴퓨터바이러스로부터 보호하기 위하여 백신프로그램을 설치 운용하여야 한다.

②  이러한 백신프로그램은 1주일에 1회이상 구동하여 항상 안전한 상태가 되도록 유지한다.

 

5.5.2.  보존

 

(1)  품질 기록의 보존년한은 각 부서장이 그 중요도, 고객과의 계약사항 및 법적(민법, 상법, 공정거래법 등)년한을 우선하여 따른다.

(2)  품질기록 이관은 보관기간이 지난 품질 기록으로 한다.

(3)  관리부서장은 이관기록 목록표를 검토, 확인하고 유지한다.

(4)  이관은 관리부서장이 주관하여 "매년 2월경"에 이관한다.

 

5.5.3.  디스켓(CD) 관리

 

(1)  컴퓨터에 의해 작성된 품질기록(이하 '디스켓'이라 한다.)은 CD 또는 3.5"디스켓으로 저장하여 관리한다.

(2)  디스켓의 분실 및 파손방지를 위해 별도의 보관 장소에 각 부서별로 보관한다.

(3)  보관 중인 디스켓은 식별이 가능하도록 식별표시를 해야 하며, 가능하면 기록 발생 연도별 종류별로 분류하여야 한다.

(4)  식별표시는 다음과 같은 내용이 포함되도록 디스켓의 표면에 식별 표시한다.

관리번호 :  작성일자 :  부 서 명 :  내    용 :

(5)  디스켓에 Back-up하는 주기

①  중요한 기록 : 1주일 단위로 Back-up

②  보통의 기록 : 분기 단위로 Back-up

(6)  Back-up관리를 하지 않아도 되는 사항은 다음과 같다.

①  단순보고, 통보, 업무 연락 등 1회성의 기록

②  계속 보관의 필요성이 없는 내용

 

5.6.  처분

 

5.6.1.  보존기간에 경과된 문서의 처분은 보존년한이 경과되었거나 계속 보존할 필요가 없다고  인정되는 문서를 관리부 관리하에 주관부서에서 처분한다.

5.6.2.  처분은 소각을 원칙으로 하여 품질 기록의 계속 보존이 필요한 경우 관련 부서장은 부서내 협의를 거쳐 관리부에 통보한다.

 

 

6. 품질기록

 

   본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록되고 유지되어야 한다.

기   록   명	양식 번호	보존년한	보관부서
이관기록 목록표	TQF-MS-31	3년	각 부서

 

 

7. 관련문서

 

7.1.  품질시스템 관리 절차서 (문서번호 TQP-MS-1)

7.2.  문서관리 절차서 (문서번호 TQP-MS-2)

 

 

8.  첨 부

 

8.1.  이관기록 목록표 (첨부 1)