엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

1.          목적

본 지침은 ㈜강하넷 자동화장비 사업부(이하’당사’라 한다)가 해외로부터 또는 이에 준하는 경우에 구입하는 자재(이하 “도입자재”라 한다.)의 구매 및 납기관리를 효율적으로 하기 위한 지침을 규정하는데 그 목적이 있다.

2.          적용범위

본 지침은 당사가 구매하는 도입자재의 구매신청부터 자재창고에 입고 및 출고까지의 제반사항을 관리하는 업무에 적용한다.

3.      용어의 정의

본 지침에서의 자재란 국내에서 구입되는 자재를 제외한 당사의 L / C , I / C, 또는 LOCAL   L / C를 통하여 수입되어지는 구매품을 말한다.

4.          책임과 권한

4.1             자재관리부서장

4.1.1       발주서를 승인한다.

4.1.2       모든 도입자재의 발주, 통관, 입고, 보관, 출고까지의 업무를 총괄관리 할 책임이

있다.

4.1.3       모든 도입자재의 원가를 관리할 책임이 있다.

4.2             도입자재업무 담당

4.2.1       도입자재 업무담당(이하 “담당자”라 한다.)은 발주서 작성시 제조의뢰서 상 요구된 사양과 일치하는가 확인할 책임이 있다.

4.2.2       담당자는 L / C 개설 시 L / C 상의 내용이 OFFER or ORDER서와 일치하는가 확인할 책임이 있다.

4.2.3       담당자는 각종 비용 발생시 ORDER 번호별로 관리할 책임이 있다.

4.2.4       담당자는 주문에서 출고까지 발생되는 관련서류를 보관할 책임이 있다.

5.          업무 절차

   [표 1 참조]

5.1             제번확정

5.1.1       관련부서 - 영업부

5.1.2       관련서류 – 장비제조의뢰서 OR COMPUTER (장비별 제번조회)

5.1.3       영업부에서 CUSTOMER로 부터 장비 수주가 확정되면 제조의뢰서를 작성 관련부서로 통보함. (단, 제조의뢰서 작성이 신속히 처리되지 않을 경우 납기지연의 우려가 있으므로 수시로 확인 되어야 함.)

5.2             구매청구

5.2.1       관련부서 - 기술부

5.2.2       관련서류 – COMPUTER 구매청구 또는 긴급시 구두처리

5.2.3       구매청구시 사용되어야 할 도입자재의 SPECIFICATION이 이미 결정되어야 하며 그 사양이 확정적인가를 확인하여야 함.

5.2.4       AGENT가 있는 자재에 대하여는 AGENT와 기술부와의 긴밀한 협조에 의거 사양이 결정됨.

5.3             PURCHASE ORDER 발송

5.3.1       관련부서 - 자재부

5.3.2       접수처 – AGENT 및 SUPPLIER

5.3.3       관련양식은 국내 발주시 국문작성 발주서(도입자재용) 1부와 해외 발주시 영문작성 발주서(도입자재용) 1부.

5.3.4       발주코드 기재방법

예) 발주번호  :  X – XXX – X  XX  XX  XX

                                              일련번호를 표시

                                                                                                                                                                                    일자를 표시

                                                                                                                                                                                    월을 표시

                                                                                                                                                                          년도 끝자리 97년 = ‘7’

                                                                                                                                                                                    해당제번 3자리

                                                                                                                                                                                    (재고확보용:SSS)

                                                                                                                                                                                    ‘F’ 강하넷

5.3.5       발주서 송부

1)      AGENT가 있으면 AGENT에게 송부하고, 없으면 공급자에게 직접송부

2)     AGENT가 있으면 국문 발주서, 없으면 영문 발주서

3)     납기결정

일단 당사의 납기를 AGENT 또는 공급자에게 CONFIRM 해 줌

AGENT가 다시 어느정도 확정된 날짜를 당사에 CONFIRM 해 줌

AGENT가 없으면 공급자로부터 납기에 대한 MESSAGE 요구

4)     단가결정

정기적으로 거래되던 품목은 확인하여 일치하면 확정

단가가 인상된 품목은 필히 CHECK하여 AGENT와 통화

만일 재조정 되지 않으면 보고 후 단가 품의를 받야야 함.

5.4             PURCHASE ORDER 접수

5.4.1       관련부서 – AGENT

5.4.2       AGENT는 당사의 P / O를 접수한 날로부터 납기를 계산후 결정함

5.4.3       AGENT가 보내준 OFFER 상에 기재된 PAYMENT 항에 L / C인지 T / T인지 결정이 됨

5.4.4       납기 및 지불조건을 결정 FIRM OFFER 송부

5.5             PURCHASE ORDER 접수

5.5.1       관련부서 – 공급자

5.5.2       공급자는 당사의 P / O를 접수 후 지불조건 및 납기, 단가에 대한 사항을 FAX를 통해 당사에 통보해 줌

5.5.3       서로 확정된 사항을 다시한번 FAX를 통하여 MESSAGE 발송해 줌

5.6             OFFER 및 MESSAGE 인수

5.6.1       당사의 P / O와 OFFER 상의 기재사항이 일치하는가를 확인

5.6.2       당사의 P / O와 MESSAGE 기재사항의 일치여부를 확인

5.6.3       확인사항

1)     단가 – 종전 진행된 단가와의 일치여부 확인

2)     납기 – 당사의 P / O상 납기와의 일치여부

3)     조건 – 종전 진행된 조건과의 일치여부 확인

5.6.4       OFFER 및 P / O는 L / C OPEN시 첨부되어야 할 서류임.

5.7             L / C 개설

5.7.1       OFFER or P / O상의 조건이 L / C 조건이면 L / C를 개설해 줌.

US$5,000 이상은 L / C, 미만은 T / T로 진행함을 원칙으로 하여 공급업체와 협의 후 결정함

5.7.2       L / C 개설 절차

1)      “취소불능화환신용장개설신청서” 양식에 필요한 사항을 기재한다.

2)      개설수수료 산정 후 경리과로 가불신청

개설수수료 산정방법 = 개설총액 * 환율 * 0.18% / 3 * 2

                                           전신료  = 17,500

3)      신용장은 5부(원본, 본점보관용, 무역협회용, 신청자용, COPY)로 구성됨.

4)      은행에 접수하면 신청자용 L / C를 확인도장과 함께 돌려 줌

은행 접수시 신용장5부, OFFER or P / O를 가지고 감

서류에 무역인감을 필히 찍어야 함

5)      개설된 L / C를 업체에 발송해 줌

6)      개설수수료를 전산에 입력처리

5.8             납기관리

5.8.1       납기가 가까워지면 AGENT or SUPPLIER에 SCHEDULE 문의를 수시로 확인한다.

5.8.2       만일 납기 준수를 못하면 공급업체와 납기변경에 대하여 협의, 확정된 사항으로  L / C개설은행에 L / C AMEND를 신청한다.

5.8.3       SUPPLIER or AGENT or FORWARDER로 부터 INVOICE or 선적에 대한 정보가 입수되면 수입통관 대행업체에 그 사실을 통보해 준다.

5.9             수입통관

5.9.1       수입통관 대행업체의 요구에 의거 통관비 및 부대비용 총금액을 가불 후 ON-LINE 입금처리 한다.

5.9.2       발생된 부대비용을 제번별로 전산에 입력처리 한다.

5.9.3       만일 어떤 자료가 요구되면 최대한 빠른 시간내에 협조해야 한다.

5.10         출고 및 원가관리

5.10.1   도입자재 출고시 제번별 출고될 수 있도록 자재 입고시 BOX에 제번을 기입하여 관리한다.

5.10.2   L / C OPEN부터 최종 부대비용이 발생될 때까지 제번별 각종 비용을 제번별로 전산에 입력처리하여 원가계산에 차질이 없도록 처리한다.